Arbeta med rapportuppgifter

En rapportuppgift styr hur utdata från tabellrapporter genereras från en Qlik Sense-app. Skapa en rapportuppgift för att konfigurera leverans till rapporten till dina önskade mottagare. Skapa och hantera rapportuppgifter i fliken Rapportuppgifter i avsnittet Rapporter i en app.

En rapportuppgift konverterar rapportmallen till rapportutdata. Uppgiften kan köras manuellt eller efter ett schema.

En rapportuppgift där alla byggstenar i en tabellrapport – mall, filter och distributionslista – sammanfogas för att generera utdata. När du skapar en rapportuppgift ställer du också in rapportfilnamn, vilka användare och grupper som får utdata, information om e-postadress eller utdatamapp och schemat för när dess rapporter genereras.

Med hjälp av rapportfilter kan du använda en enda rapportuppgift för att administrera och använda ett användningsfall med burstrapporter. Med burstrapporter kan du generera rapporter med varierad information med olika delmängder av data för olika mottagarparter. Mer information finns i Burstrapporter med rapportfilter.

Hur det fungerar

Du måste definiera en distributionslista för appen innan du kan skapa rapportuppgifter.

I en rapportuppgift väljer du mottagarna och grupperna från distributionslistan som du vill generera rapporter för. När du lägger till mottagare som ska ta del av utdata från uppgiften lägger du till mottagaren som en parkoppling mellan användare och filter som motsvarar ett enstaka filter på mottagarnivån som har tillämpats på dem i distributionslistan. Du kan inte kombinera flera filter på mottagarnivån i samma användarrapport, men du kan lägga till varje parkoppling mellan användare och filter individuellt i uppgiftskonfigurationen så att en separat rapport genereras och skickas till samma användare för varje filter.

Du kan välja att skicka de genererade rapporterna via e-post, lagra dem i en Microsoft SharePoint-mapp eller både och. När du levererar rapporter via en Microsoft SharePoint-distributionsmapp skickas inte rapporter direkt till mottagare och en separat rapport lagras för varje filter som definierats utifrån mottagarna som du har inkluderat i uppgiften. Mer information finns i Rapportgenerering med distributionsmappar.

Krav för e-postleverans

För att skicka utdata från rapportuppgifter via e-post aktiverar du alternativet E-post under Distribuera i dialogen när du skapar rapportuppgiften.

Om du skickar rapporter via e-post måste en SMTP-server vara konfigurerad för Qlik Cloud-klientorganisationen. Instruktioner om att konfigurera detta finns i Konfigurera e-postsupport.

Krav för att lagra rapporter i Microsoft SharePoint-mappar

Om du behöver spara genererade rapporter automatiskt till en mapp i ditt Microsoft SharePoint-nätverk aktiverar du Mapp under Distribuera i dialogen när du skapar rapportuppgiften.

För att lagra rapportutdata till en Microsoft SharePoint-mapp måste en koppling till Office 365 Sharepoint-kopplingen skapas i utrymmet. Leverera tabellrapporter till en distributionsmapp

Skapa en rapportuppgift

Gör följande:

1. Öppna fliken Rapportuppgifter i avsnittet Rapporter i en Qlik Sense-appen.

2. Klicka på Skapa rapportuppgift. Dialogen för rapportuppgiften öppnas.

3. Ange en Rubrik för din rapportuppgift. Du kan även lägga till en Beskrivning.

4. Om du redan har laddat upp en mall klickar du på Lägg till befintlig mall och väljer mallen. Lägg till den rapportmall som du skapade med Qlik-tillägget för Microsoft Excel.

   Klicka på Ladda upp ny om du inte redan har laddat upp den mall du vill använda.

5. Klicka på Nästa. Dialogen flyttas till fliken Utdata.

6. Ange ett Filnamn för rapportutdata. Detta är det filnamn som dina mottagare kommer att se.

   Anteckning om information

   Om du lägger till något av följande textelement i filnamnet tas det bort från utdatafilnamnen:

   • \ / < > : " ' ? *

   • ASCII-specialtecken

   • Blanksteg i början och slutet av filnamnet

7. Välj ett Tidsmarkörformat. Detta läggs till det Filnamn som du angav ovan.

8. Under Format väljer du utdataformatet för rapporterna. Du kan välja antingen Microsoft Excel (.xlsx) eller PDF.

   Information om att förbereda din mall för PDF eller utskrift finns i Komma igång med att använda Qlik-tillägget för Microsoft Excel.

9. Välj ett Filter att tillämpa på rapporterna. 

   Det här filtret gäller för hela rapportuppgiften, till skillnad från filter som du lägger till i individuella rapporter. Mer information om hur filter på uppgiftsnivån och mottagarnivån interagerar med varandra finns i Använda filter i rapporter.

10. Klicka på Nästa för att fortsätta till dialogrutan Distribuera.

11. Lägg till mottagare och grupper från din distributionslista som kommer att ta emot rapportutdata. Observera att en separat mottagare måste läggas till för varje filter på mottagarnivån som du vill generera rapporter för. Se Hur det fungerar.

    Anteckning om informationEn rapportuppgift har en mottagarbegränsning vid körning på 100 användare.

12. Klicka på Nästa för att fortsätta till dialogrutan Distribuera.

13. Ange hur du ska distribuera och leverera dina rapporter. Aktivera minst ett av följande alternativ:

    • För att leverera dina rapporter via e-post låter du E-post vara aktivt. Detta är den förvalda leveransmetoden.

    • För att leverera dina rapporter till en Microsoft SharePoint-mapp aktiverar du Mapp.

    Närmare information om att konfigurera alternativen för e-post- och mappdistribution finns i Krav för e-postleverans och Krav för att lagra rapporter i Microsoft SharePoint-mappar.

14. Klicka på Nästa för att fortsätta till dialogrutan Schema.

15. Konfigurera rapportdistributionsschemat. Rapporter kan skickas när som helst när data uppdateras, eller efter ett dagligt, veckovis, månatligt eller årligt schema.

16. Klicka på Spara.

Din rapport kommer att skickas till mottagarna vid den schemalagda tiden. Du kan också skicka utdata från rapportuppgiften när som helst. Se Skicka rapporter manuellt.

Skicka rapporter manuellt

Du kan köra en rapportuppgift manuellt när mottagare behöver ta emot rapporter omedelbart.

Det är också användbart när du testar din rapportkonfiguration.

Gör följande:

1. Öppna fliken Rapportuppgifter i avsnittet Rapporter i en appen.

2. Klicka på bredvid den rapportuppgift som du vill köra.

3. Klicka på Skicka nu.

Krav för att en rapportuppgift ska kunna köras

Skaparen av rapportmallen skapar en mall baserat på deras åtkomst till appinnehållet. Men en rapportuppgift körs baserat på den appåtkomst rapportuppgiftens ägare har. Där kan inte rapportuppgiften slutföras om en användare skapar en mall baserat på ett appark som är privat för dem.

Det finns också krav med anknytning till ägande av rapportuppgifter. Mer information finns i Ägare av rapportuppgifter.

Redigera rapportuppgifter

Du kan ändra konfigureringen för rapportuppgiften efter att den har skapats

Gör följande:

1. Öppna fliken Rapportuppgifter i avsnittet Rapporter i en appen.

2. Klicka på bredvid rapportuppgiften.

3. Klicka på Redigera.

Ta bort rapportuppgift

Gör följande:

1. Öppna fliken Rapportuppgifter i avsnittet Rapporter i en appen.

2. Klicka på bredvid den rapportuppgift som du vill ta bort.

3. Klicka på Ta bort.

Huvudadministratörer kan ta bort och hantera rapportuppgifter i avsnittet Prenumerationer i Hanteringskonsol. Se Hantera användarrapporter och prenumerationer.

Aktivera eller inaktivera en rapportuppgift

En rapportuppgift kan aktiveras eller inaktiveras. När den aktiveras genererar rapportuppgiften utdata enligt det konfigurerade schemat och kan köras manuellt efter behov. När den inaktiveras kan rapportuppgiften inte generera utdata enligt schemat, men kan fortfarande köras manuellt efter behov.

Du kan behöva aktivera eller inaktivera rapportuppgiften manuellt. Det finns också situationer när en rapportuppgift kommer att inaktiveras automatiskt.

Gör följande:

1. Öppna fliken Rapportuppgifter i avsnittet Rapporter i en appen.

2. Klicka på bredvid den rapportuppgift som du vill aktivera eller inaktivera.

3. Klicka på Aktivera eller Inaktivera.

Om du är huvudadministratör kan du aktivera och inaktivera rapportuppgiften i avsnittet Prenumerationer i Hanteringskonsol. Mer information finns i Hantera användarrapporter och prenumerationer.

Avbryta en rapportuppgift som körs för tillfället

Det kan hända att en rapportuppgift körs för tillfället men du behöver avbryta den. Det kan exempelvis vara om ett serverfel har inträffat eller om uppgiften tar för lång tid.

Gör följande:

1. Öppna fliken Rapportuppgifter i avsnittet Rapporter i en appen.

2. Klicka på bredvid den rapportuppgift som du vill avbryta.

3. Klicka på Avbryt.

Överväganden om avsnittsåtkomst

Det är viktigt att tänka på att arbetet med rapportuppgifter fungerar annorlunda om appen använder avsnittsåtkomst:

• Om avsnittsåtkomst läggs till eller tas bort från appen inaktiveras rapportuppgiften automatiskt. Den kan återaktiveras manuellt. På så sätt kan rapportutvecklaren utvärdera huruvida denne vill fortsätta med rapportleveranser baserat på definitionerna av mottagarna i distributionslistan.

• Om appen har avsnittsåtkomst och en huvudadministratör ändrar ägare till rapportuppgiften i Hanteringskonsol inaktiveras rapportuppgiften automatiskt. Därefter kan bara den nya ägaren av rapportuppgiften återaktivera rapportuppgiften.

• Rapportleverans via distributionsmappen för Microsoft SharePoint är inte tillgänglig om appen använder avsnittsåtkomst.

Mer allmän information finns i Tabellrapporter och avsnittsåtkomst.

Ägare av rapportuppgifter

När du skapar en rapportuppgift blir du dess ägare. Administratörer kan byta ägare av en rapportuppgift. Mer information finns i Hantera användarrapporter och prenumerationer. För att överföra ägandet av en rapportuppgift till en annan användare i ett delat utrymme måste den användaren ha Kan redigera-behörighet i utrymmet.

Alla med Kan redigera-behörighet till utrymmet kan köra en rapportuppgift, men om ägaren av rapportuppgiften inte har Kan redigera-behörighet till utrymmet kan rapportuppgiften inte köras. Om den användare som äger en rapportuppgift förlorar Kan redigera-behörigheten, eller tas bort från utrymmet eller klientorganisationen måste antingen ägandet av rapportuppgiften ändras eller rapportuppgiften skapas om av någon med tillräckliga behörigheter.

Tänk på att om du byter ägare för en rapportuppgift som använder avsnittsåtkomst kan vissa beteenden förväntas. Se Överväganden om avsnittsåtkomst.

Rapportfilter och ägare av rapportuppgifter

Rapportfilter har också motsvarande ägare. Den som skapade rapportfiltret är den första ägaren. Att byta ägare på en rapportuppgift innebär inte att rapportfilter som används av rapportuppgiften byter ägare.

Behörigheter för rapportuppgifter

För att hantera rapportuppgifterna i en app krävs specifika roller. Behörighetskraven varierar beroende på vilken typ av utrymme som din app finns i.

Krav för appar i delade utrymmen

Du behöver Kan redigera-åtkomst till utrymmet för att utföra följande åtgärder på en rapportuppgift inifrån appen:

• Visa

• Skapa

• Kör

• Radera

• Aktivera

• Inaktivera

Mer information finns i Hantera behörigheter i delade utrymmen.

Krav för appar i hanterade utrymmen

Användare med utrymmesrollerna Ägare (rättigheterna Professional, Full User eller Analyzer), Kan hantera (rättigheterna Professional, Full User eller Analyzer) eller Kan styra (endast Användarrättighet Professional eller Full User) i det hanterade utrymmet kan utföra följande åtgärder på en rapportuppgift inifrån appen:

• Visa

• Skapa

• Kör

• Radera

• Aktivera

• Inaktivera

Hantera behörigheter i hanterade utrymmen

Krav för en app i ditt personliga utrymme

Du måste ha Private Analytics Content Creator-användarrollen i klientorganisationen för att visa, skapa, redigera och ta bort rapportuppgifter.

Administrera rapportuppgifter i Hanteringskonsol

Som administratörer hanterar du rapportuppgifter i avsnittet Prenumerationer i Hanteringskonsol. Se Hantera användarrapporter och prenumerationer.