Работа с задачами отчета

Задача отчета управляет созданием выходного файла табличного отчета из приложения Qlik Sense. Создайте задачу отчета, чтобы настроить доставку отчета нужным получателям. Создавайте задачи отчета и управляйте ими на вкладке Задачи отчета в разделе Отчетность приложения.

Задача отчета преобразует шаблон отчета в выходной файл отчета. Задача может запускаться вручную или по графику.

Задача отчета объединяет в себе все компоненты, составляющие табличный отчет: шаблон, фильтры и список рассылки, и преобразует их в выходной файл. Когда создается задача отчета, также настраиваются имена файлов, пользователи и группы, которые получают выходной файл, адреса электронной почты и выходная папка, а также график создания отчетов.

С помощью фильтров отчета можно создать одну задачу отчета для реализации и развертывания сценария применения с пакетными отчетами. Пакетные отчеты позволяют создавать отчеты, содержащие разную информацию, упорядоченную в разные подгруппы данных для разных получателей. Для получения дополнительной информации см. раздел Создание пакетных отчетов с использованием фильтров отчетов.

Принципы работы

Необходимо определить список рассылки для приложения, и только после этого можно создавать задачи отчета.

В задаче отчета необходимо выбрать из списка рассылки получателей и группы, для которых требуется создать отчеты. При добавлении пользователя в качестве получателя выходного файла отчета он добавляется в качестве пары «пользователь-фильтр», соответствующей одному фильтру на уровне получателя, который применен к нему в списке рассылки. Нельзя объединять несколько фильтров на уровне получателя в отчете для одного пользователя, но можно добавить в конфигурацию каждую пару «пользователь-фильтр» отдельно, чтобы отдельный отчет создавался и отправлялся тому же пользователю для каждого фильтра.

По выбору можно отправлять созданные отчеты на адрес электронной почты, в папку Microsoft SharePoint или одновременно в оба места назначения. Когда отчеты доставляются через распределительную папку Microsoft SharePoint, они не отправляются непосредственно получателям ― отдельный отчет сохраняется для каждого фильтра, который определен для получателей, включенных в задачу. Для получения дополнительной информации см. раздел Создание отчета с распределительными папками.

Требования для доставки по электронной почте

Чтобы отправлять выходной файл отчета по электронной почте, в процессе создания задачи отчета выберите переключатель Электронная почта на вкладке Распространить в диалоговом окне.

Если отчеты отправляются по электронной почте, необходимо настроить сервер SMTP для клиента Qlik Cloud. Инструкции по его настройке см. в разделе Поддержка настройки электронной почты.

Требования для хранения отчетов в папках Microsoft SharePoint

Если требуется автоматически сохранять созданные отчеты в папке в сети Microsoft SharePoint, в процессе создания задачи отчета выберите переключатель Папка на вкладке Распространить в диалоговом окне.

Чтобы сохранить выходной файл отчета в папку Microsoft SharePoint, в пространстве необходимо создать подключение к коннектору Office 365 Sharepoint. Для получения дополнительной информации см. раздел Доставка табличных отчетов в распределительную папку.

Создание задачи отчета

Выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Задачи отчета в разделе Отчетность приложения Qlik Sense.

2. Щелкните Создать задачу отчета. Откроется диалоговое окно задачи отчета.

3. Введите Заголовок для задачи отчета. Добавьте Описание (необязательно).

4. Если шаблон уже загружен, щелкните Добавить существующий шаблон и выберите шаблон. Добавьте шаблон отчета, созданный с помощью надстройки Qlik для Microsoft Excel.

   Щелкните Загрузить новый, если нужный шаблон еще не загружен.

5. Щелкните Далее. В диалоговом окне открывается вкладка Выходные данные.

6. Введите Имя файла для выходного файла отчета. Это имя файла, которое будет отображаться для получателей.

   Примечание к информации

   Если в имя файла добавлены следующие текстовые элементы, они будут удалены из имен выходных файлов:

   • \ / < > : " ' ? *

   • Управляющие символы ASCII

   • Пробел в начале или в конце имени файла

7. Выберите Формат метки времени. Это значение добавляется к введенному выше имени файла.

8. В списке Формат выберите формат выходного файла для отчетов. Можно выбрать Microsoft Excel (.xlsx) или PDF.

   Для получения информации о подготовке шаблона для вывода в файл PDF или на печать см. раздел Начало работы с надстройкой Qlik для Microsoft Excel.

9. Выберите Фильтр для применения к отчетам. 

   Этот фильтр применяется ко всей задаче отчета, в отличие от фильтров, добавляемых для отдельных получателей. Для получения дополнительной информации о взаимодействии фильтров на уровне задачи и на уровне получателей см. раздел Использование фильтров в отчетах.

10. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти на вкладку Распространить.

11. Добавьте получателей и группы из списка рассылки, которые будут получать выходной файл отчета. Обратите внимание, что необходимо добавить отдельного получателя для каждого фильтра на уровне получателя, который требуется использовать при создании отчетов. См. Принципы работы.

    Примечание к информацииДля задачи отчета установлено ограничение числа получателей во время выполнения — 100 пользователей.

12. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти на вкладку Распространить.

13. Укажите способ распространения и доставки отчетов. Включите хотя бы один из следующих параметров:

    • Чтобы добавлять отчеты по электронной почте, оставьте включенным вариант Электронная почта. Это метод доставки по умолчанию.

    • Чтобы добавлять отчеты в папку Microsoft SharePoint, выберите вариант Папка.

    Для получения специфических сведений о настройке доставки по электронной почте и доставки через распределительную папку см. разделы Требования для доставки по электронной почте и Требования для хранения отчетов в папках Microsoft SharePoint.

14. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти на вкладку График.

15. Настройте график рассылки отчетов. Отчеты можно отправлять при каждом обновлении данных или по графику: раз в день, раз в неделю, раз в месяц или раз в год.

16. Щелкните команду Сохранить.

Отчет будет отправляться получателям в запланированное время. Также можно отправить выходной файл задачи отчета в любое время. См. Отправка отчетов вручную.

Отправка отчетов вручную

Можно запустить задачу отчета вручную когда необходимо доставить отчеты получателям немедленно.

Это также полезно при тестировании конфигурации отчета.

Выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Задачи отчета в разделе Отчетность приложения.

2. Щелкните рядом с задачей отчета, которую требуется запустить.

3. Щелкните Отправить сейчас.

Требования для успешного выполнения задачи отчета

Автор шаблона отчета создает его на основе своего доступа к содержимому приложения. Однако задача отчета выполняется на основе доступа к приложению, определенного для владельца задачи отчета. Поэтому, если пользователь создает шаблон на основе своего частного листа приложения, задача отчета не будет выполнена.

Также имеются требования, связанные с владением задачей отчета. Для получения дополнительной информации см. раздел Владение задачами отчета.

Редактирование задач отчета

Конфигурацию созданной задачи отчета можно изменить позже.

Выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Задачи отчета в разделе Отчетность приложения.

2. Щелкните рядом с задачей отчета.

3. Нажмите Изменить.

Удаление задачи отчета

Выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Задачи отчета в разделе Отчетность приложения.

2. Щелкните рядом с задачей отчета, которую требуется удалить.

3. Нажмите Удалить.

Администраторы клиента могут удалять задачи отчета и управлять ими в разделе Подписки в Консоль управления. См. Управление отчетами и подписками.

Включение или отключение задачи отчета

Задачу отчета можно включить или отключить. Когда задача отчета включена, она создает выходной файл в соответствии с настроенным графиком и при необходимости может запускаться вручную. Когда задача отчета отключена, она не может создавать выходной файл по графику, но при необходимости может запускаться вручную.

Может потребоваться включить или отключить задачу отчета вручную. Также бывают ситуации, когда задача отчета отключается автоматически.

Выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Задачи отчета в разделе Отчетность приложения.

2. Щелкните рядом с задачей отчета, которую требуется включить или отключить.

3. Щелкните Включить или Отключить.

Администратор клиента может включить или отключить задачу отчета в разделе Подписки в Консоль управления. Для получения дополнительной информации см. раздел Управление отчетами и подписками.

Отмена задачи отчета, которая выполняется в данный момент

В некоторых случаях может потребоваться отменить задачу отчета, которая выполняется в настоящий момент. Это происходит, когда возникает ошибка сервера или когда задача выполняется слишком долго.

Выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Задачи отчета в разделе Отчетность приложения.

2. Щелкните рядом с задачей отчета, которую требуется отменить.

3. Щелкните Отмена.

Замечания о Section Access

Важно понимать, как отличается работа с задачами отчетов, если в приложении используется Section Access.

• Если в приложении добавляется или удаляется таблица Section Access, задача отчета автоматически отключается. Ее можно повторно включить вручную. Это позволяет разработчику отчета оценить, требуется ли продолжать доставку отчета на основе определений получателей в списке рассылки.

• Если в приложении используется Section Access и администратор клиента изменяет владельца для задачи отчета в Консоль управления, задача отчета автоматически отключается. После этого только новый владелец отчета может повторно включить задачу отчета.

• Доставка отчета через распределительную папку Microsoft SharePoint недоступна, если в приложении используется Section Access.

Для получения дополнительной информации см. раздел Табличные отчеты и Section Access.

Владение задачами отчета

Создавая задачу отчета, пользователь становится ее владельцем. Администраторы могут изменять владельца задачи отчета. Для получения дополнительной информации см. раздел Управление отчетами и подписками. В общем пространстве для передачи задачи отчета другому пользователю требуется, чтобы у этого пользователя были разрешения Может изменять в этом пространстве.

Любой пользователь с доступом Может изменять в пространстве может запускать задачу отчета, но если у владельца отчета нет доступа Может изменять в пространстве, то задачу отчета не удастся выполнить успешно. Таким образом, если владелец задачи отчета теряет доступ Может изменять или удаляется из пространства или клиента, то необходимо изменить владельца задачи отчета либо повторно создать задачу отчета от имени пользователя с достаточными правами.

Помните, что в случае изменения владельца задачи отчета для приложения, в котором используется Section Access, можно ожидать определенного поведения. См. Замечания о Section Access.

Фильтры отчета и владение задачей отчета

Фильтры отчета также имеют соответствующих владельцев. Создатель фильтра отчета является ее первым владельцем. Изменение владельца задачи отчета не приводит к изменению владельца фильтров отчета, используемых в задаче отчета.

Разрешения для задач отчета

Для управления задачами отчета в приложении требуются определенные роли. Требуемые разрешения зависят от типа пространства, в котором находится приложение.

Требования для приложений в общих пространствах

Требуется доступ Может изменять к пространству, чтобы выполнять следующие действия с задачей отчета в приложении:

• Показать

• Создать

• Запустить

• Удалить

• Включить

• Отключить

Для получения дополнительной информации см. раздел Управление разрешениями в общих пространствах.

Требования для приложений в управляемых пространствах

Пользователи, которым назначена роль пространства Владелец (право пользователя Professional, Full User или Analyzer), Может управлять (право пользователя Professional, Full User или Analyzer) или Может выполнять задачи оператора (только для Право пользователя «Профессионал» или «Пользователь с полными правами») в управляемом пространстве, могут выполнять следующие действия с задачей отчета в приложении:

• Показать

• Создать

• Запустить

• Удалить

• Включить

• Отключить

Для получения дополнительной информации см. раздел Управление разрешениями в управляемых пространствах.

Требования для приложения в личном пространстве

Для просмотра, создания, редактирования и удаления задач отчета необходима роль пользователя Private Analytics Content Creator в клиенте.

Администрирование задач отчета в Консоль управления

Администратор может удалять задачи отчета и управлять ими в разделе Подписки в Консоль управления. См. Управление отчетами и подписками.