Werken met rapporttaken
Als rapportontwikkelaar kunt u met rapporttaken configuraties maken voor het centraal genereren van rapporten. Maak en beheer rapporttaken op het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.
Een rapporttaak zet de rapportsjabloon om in de rapportuitvoer. De taak kan handmatig of volgens schema worden uitgevoerd.
Een rapporttaak is waar alle bouwstenen van een rapport staan – sjablonen, filters en distributielijst. Deze bouwstenen werken samen om de uitvoer te genereren. Wanneer u een rapporttaak maakt, stelt u ook de rapportbestandsnamen, de gebruikers en groepen die de uitvoer ontvangen, de e-mail- of uitvoermapgegevens en het schema voor het genereren van de rapporten in.
Het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app
Met de hulp van rapportfilters kunt u één rapporttaak gebruiken om een gebruikscase met burst-rapporten in te zetten. Met burst-rapporten kunt u rapporten genereren met verschillende informatie en verschillende subgegevensverzamelingen voor verschillende ontvangersgroepen. Ga voor meer informatie naar Burstrapportage met rapportfilters.
Hoe werkt het genereren van rapporten
U moet een distributielijst voor de app definiëren voordat u rapporttaken kunt maken.
In een rapporttaak selecteert u de ontvangers en groepen uit uw distributielijst waarvoor u rapporten wilt genereren. Wanneer u ontvangers toevoegt als ontvangers van de taakuitvoer, kunt u de ontvanger toevoegen als een gebruiker/filter-combinatie die bij één filter op ontvangersniveau hoort dat op deze ontvanger is toegepast in de distributielijst. U kunt niet in hetzelfde gebruikersrapport meerdere filters op ontvangersniveau combineren. U kunt wel elke gebruiker/filter-combinatie afzonderlijk toevoegen aan de taakconfiguratie, zodat er een afzonderlijk rapport wordt gegenereerd en per filter naar dezelfde gebruiker wordt verzonden.
Bij het uitvoeren van een rapporttaak wordt een uniek rapport gegenereerd voor elk afzonderlijk filter op ontvangersniveau dat wordt toegepast voor alle gebruikers die zijn toegevoegd aan de rapporttaak.
Een rapporttaak kan maximaal 500 unieke rapporten genereren. Deze limiet wordt geëvalueerd voor alle sjablonen die aan de taak zijn toegevoegd, in plaats van per sjabloon in de taak. Deze limiet geldt ook voor alle rapporttaken, ongeacht of er één of meer cycli worden toegepast.
U kunt ervoor kiezen de gegenereerde rapporten via e-mail te verzenden, ze op te slaan in een Microsoft SharePoint-map, of allebei. Als u rapporten aflevert via een Microsoft SharePoint-distributiemap, worden rapporten niet rechtstreeks naar ontvangers verzonden en wordt er een apart rapport opgeslagen per filter dat is gedefinieerd voor de ontvangers die u aan de taak hebt toegevoegd.Ga voor meer informatie naar Rapporten genereren met distributiemappen.
Vereisten voor levering via e-mail
Om rapportaakuitvoer via e-mail te verzenden, schakelt u de switch bij E-mail onder Distribueren in het dialoogvenster in wanneer u de rapporttaak maakt.
Als u de rapporten via e-mail verzendt, moet een e-mailprovider worden geconfigureerd voor de Qlik Cloud-tenant. Zie E-mail configureren voor rapporten en meldingen voor instructies voor hoe u deze opzet.
Vereisten voor de opslag van rapporten in Microsoft SharePoint-mappen
Als u automatisch rapporten in een map in uw Microsoft SharePoint-netwerk wilt opslaan, schakelt u de switch bij Map in onder Distribueren in het dialoogvenster wanneer u de rapporttaak aanmaakt.
Om de rapportuitvoer in een Microsoft SharePoint-map op te slaan, moet een verbinding met de Office 365 Sharepoint-connector in de ruimte zijn aangemaakt. Ga voor meer informatie naar Rapporten aan een distributiemap leveren.
Een rapporttaak maken
Om een configuratie voor een op taken gebasseerd rapport te maken, volgt u de onderstaande secties.
Deel 1: de taak maken
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van de Qlik Sense-app.
-
Klik op Rapporttaak maken. Het dialoogvenster Rapporttaak wordt geopend.
-
Voer een titel in voor uw rapporttaak.
-
Voer desgewenst een beschrijving in.
Deel 2: één of meer sjablonen selecteren
Vervolgens moet u de sjablonen definiëren.
Doe het volgende:
-
Op het tabblad Sjabloon klikt u op Bestaande sjabloon toevoegen. Selecteer een sjabloon die u al hebt gemaakt.
Klik desgewenst op Nieuwe uploaden als u de sjabloon die u wilt gebruiken nog niet hebt toegevoegd.
-
Optioneel kunt u extra sjablonen aan de taak toevoegen met behulp van de procedure in de eerste stap.
U kunt maximaal vijf exemplaren van rapportsjablonen aan een rapporttaak toevoegen, inclusief kopieën van dezelfde sjabloon. Als u bijvoorbeeld twee keer een Excel-sjabloon aan een taak toevoegt, met één .xlsx- en één PDF‑uitvoer, dan telt dit als twee sjablonen die aan de taak zijn toegevoegd.
-
Klik op Volgende. Het dialoogvenster gaat naar het tabblad Uitvoer.
Deel 3: de uitvoer configureren
Configureer nu de uitvoer. De uitvoer wordt afzonderlijk geconfigureerd voor elk sjabloonexemplaar dat u aan de taak toevoegt. De uitvoer bestaat uit:
-
Het definiëren van de eigenschappen van de gegenereerde rapporten.
-
Het definiëren van de lokalisatie van rapportelementen (alleen voor PDF-uitvoer). Gebruikers die een rapport openen in de Excel-indeling zien regio-afhankelijke opmaak (datums, getallen en andere informatie) volgens hun Excel-instellingen.
-
Het toepassen van een filter op taakniveau.
-
Cycli toepassen.
Doe het volgende:
-
Vouw op het tabblad Uitvoer een sjabloonexemplaar uit dat u hebt toegevoegd.
-
Voer een bestandsnaam in voor de rapportuitvoer. Deze wordt gebruikt in de bestandsnaam van de rapporten, samen met de cyclus- en tijdstempelnotatie.
InformatieSpeciale tekens zijn niet toegestaan in de bestandsnaam die u hier invoert. Ook worden de lege ruimten voor en na uw ingevoerde bestandsnaam verwijderd.
-
Als u PDF-uitvoer hebt geselecteerd, definieert u de Instellingen regionale opmaak voor de PDF. Deze instelling bepaalt volgens welke landinstellingen de datums, getallen en andere informatie worden opgemaakt in de rapporten.
Als u andere configuraties moet uitvoeren ter voorbereiding van de PDF- of afgedrukte uitvoer, gaat u terug naar het aanmaakproces van de sjabloon.
-
Selecteer eventueel een filter om op de rapporten toe te passen.
Dit filter is van toepassing op alle rapporten die zijn gegenereerd op basis van het sjabloomexemplaar. Dit is anders dan filters die u voor individuele ontvangers toevoegt. Voor meer informatie over hoe filters op taakniveau en filters op ontvangersniveau interactie met elkaar hebben, raadpleegt u Filters in rapporten gebruiken.
-
Selecteer onder Cyclus maximaal drie dimensies om als cycli te gebruiken. Het toevoegen van cycli genereert een unieke versie van de rapporten voor elke unieke waarde in de dimensie. Ga voor meer informatie naar Rapporten met cycli.
-
Selecteer een Tijdstempelnotatie. Deze wordt gebruikt in de bestandsnamen van de rapporten, samen met de cyclus- en tijdstempelnotatie.
-
Herhaal de bovenstaande procedure voor alle andere sjabloonexemplaren die u aan de taak hebt toegevoegd.
-
Klik op Volgende om verder te gaan naar het tabblad Distribueren.
Deel 4: distributie configureren
U bevindt zich nu op het tabblad Distribueren van het dialoogvenster.
Doe het volgende:
-
Voeg de ontvangers en groepen uit uw distributielijst toe die de rapportuitvoer zullen ontvangen. Zorg dat er een afzonderlijke ontvanger is toegevoegd per filter op ontvangersniveau waar u rapporten voor wilt genereren. Zie: Hoe werkt het genereren van rapporten.
-
Specificeer hoe uw rapporten moeten worden gedistribueerd en geleverd. Schakel ten minste één van de volgende opties in:
-
Om rapporten via e-mail te leveren, houdt u E-mail ingeschakeld. Dit is de standaardlevermethode.
Voor Excel- en PixelPerfect-sjablonen in de taak worden rapporten als e-mailbijlagen meegestuurd. Voor HTML-sjablonen in de taak kunt u ervoor kiezen om rapporten als bestanden bij te voegen, een rapport in het e-mailbericht zelf in te sluiten of beide. Ga voor meer informatie naar Rapportinhoud in een e-mailbericht insluiten.
-
Als u uw rapporten wilt leveren naar een Microsoft SharePoint-map, schakelt u de wisselknop bij Map in.
Voor details over de configuratieopties voor e-mail en distributiemappen, raadpleegt u Vereisten voor levering via e-mail en Vereisten voor de opslag van rapporten in Microsoft SharePoint-mappen.
-
-
Vul de vereiste velden voor uitvoer van e-mail en/of map naar wens in.
-
Klik op Volgende om verder te gaan naar het dialoogvenster Planning.
Deel 5: rapportlevering plannen
Doe het volgende:
-
Op het tabblad Planning configureert u het rapportdistributieschema. Rapporten kunnen worden verzonden wanneer gegevens worden vernieuwd, of volgens een dag-, week-, maand-, of jaarschema.
-
Klik op Opslaan.
Uw rapport wordt op de geplande tijd naar uw ontvangers verzonden. U kunt ook de rapporttaakuitvoer op elk gewenst moment verzenden. Zie: Handmatig rapporten verzenden.
Handmatig rapporten verzenden
U kunt een rapporttaak handmatig uitvoeren wanneer wilt dat ontvangers de rapporten onmiddellijk ontvangen.
Dit is ook handig wanneer uw rapportconfiguratie wilt testen.
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.
-
Klik op
naast de rapporttaak die u wilt uitvoeren. -
Klik op
Nu verzenden.
Vereisten voor het uitvoeren van een rapporttaak
De rapportsjabloonmaker maakt een sjabloon aan op basis van zijn of haar toegang tot de appcontent. Maar een rapporttaak wordt uitgevoerd op basis van de app-toegang van de eigenaar van de rapporttaak. Als een gebruiker een sjabloon aanmaakt op basis van een app-werkblad dat privé is voor die gebruiker, kan de rapporttaak niet goed worden uitgevoerd.
Er zijn ook vereisten die verband houden met het eigendom van de rapporttaak.Ga voor meer informatie naar Eigendom van rapporttaken.
Rapporttaken bewerken
U kunt de configuratie van de rapporttaak wijzigen nadat deze is gemaakt.
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.
-
Klik op
naast de rapporttaak. -
Klik op
Bewerken.
Een rapporttaak verwijderen
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.
-
Klik op
naast de rapporttaak die u wilt verwijderen. -
Klik op
Verwijderen.
Tenantbeheerders kunnen rapporttaken verwijderen en beheren in de sectie Abonnementen van het Beheer-activiteitencentrum. Zie: Rapportage en abonnementen beheren.
Een rapporttaak in- of uitschakelen
Een rapporttaak kan worden in- of uitgeschakeld. Wanneer hij is ingeschakeld, genereert de rapporttaak uitvoer volgens het geconfigureerde schema en kan deze zo nodig handmatig worden uitgevoerd. Wanneer hij is uitgeschakeld, kan de rapporttaak niet volgens het schema uitvoer genereren, maar kan hij, zo nodig, wel handmatig worden uitgevoerd.
Het kan zijn dat u de rapporttaak handmatig wilt in- of uitschakelen. Er zijn ook situaties waarin een rapporttaak automatisch wordt uitgeschakeld.
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.
-
Klik op
naast de rapporttaak die u wilt in- of uitschakelen. -
Klik op
Inschakelen of 
Uitschakelen.
Als u een tenantbeheerder bent, kunt u de rapporttaak in de sectie Abonnementen van het Beheer-activiteitencentrum uitschakelen. Ga voor meer informatie naar Rapportage en abonnementen beheren.
Een rapporttaak annuleren die op dit moment wordt uitgevoerd
Er kan een situatie optreden waarin een rapporttaak in uitvoer is, maar u deze moet annuleren. Dit kan zijn wanneer er een serverfout is of wanneer de taak te lang duurt.
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.
-
Klik op
naast de rapporttaak die u wilt annuleren. -
Klik op
Annuleren.
De uitvoeringsgeschiedenis voor een rapporttaak bekijken
U kunt de geschiedenis bekijken van wanneer de rapporttaak werd uitgevoerd. Gebruik de geschiedenisweergave om meer informatie te bekijken over fouten die mogelijk zijn opgetreden tijdens het uitvoeren van de taak.
Doe het volgende:
-
Open in een app de sectie Rapporten.
-
Klik in het tabblad Rapporttaken op
naast een rapporttaak. -
Selecteer
Geschiedenis.
Ga voor meer informatie naar Uitvoeringsgeschiedenis voor een rapporttaak weergeven.
Meerdere soorten uitvoer voor dezelfde sjabloon instellen
U kunt maximaal vijf exemplaren van rapportsjablonen aan een rapporttaak toevoegen, inclusief kopieën van dezelfde sjabloon. Als u bijvoorbeeld twee keer een Excel-sjabloon aan een taak toevoegt, met één .xlsx- en één PDF‑uitvoer, dan telt dit als twee sjablonen die aan de taak zijn toegevoegd.
Hieronder volgen veelvoorkomende gebruikscenario's voor het meer dan eens toevoegen van dezelfde sjabloon aan een afzonderlijke rapporttaak:
-
Rapporten genereren in twee verschillende bestandsindelingen, bijvoorbeeld een .xls-x en PDF‑kopie van één rapport.
-
Het rapport insluiten in een e-mailbericht, maar ook een HTML-kopie van hetzelfde rapport als e-mailbijlage meesturen.
-
Rapporten genereren met twee verschillende lokalisatie-instellingen.
Om deze uitvoer met dezelfde sjabloon te bereiken, voegt u deze tweemaal (of vaker dan twee) toe aan de rapporttaak.
Doe het volgende:
-
Op het tabblad Sjabloon wanneer u een rapporttaak configureert, selecteert u de sjabloon die u wilt gebruiken of klikt u op Nieuwe uploaden om deze te uploaden.
-
Nadat u het eerste sjabloonexemplaar hebt toegevoegd, klikt u op Bestaande sjabloon toevoegen.
-
Selecteer dezelfde sjabloon opnieuw.
-
Klik op Volgende.
-
Stel in de uitvoerinstellingen voor elke sjabloon een andere nestandsnaam in. Dit is nodig om de gegenereerde rapporten te onderscheiden.
-
Voltooi de configuratie voor de rapporttaak.
Overwegingen voor sectietoegang
Als de app sectietoegang gebruikt, werkt het genereren van rapporten anders. Ga voor meer informatie naar In-app rapportage en sectietoegang.
Eigendom van rapporttaken
Wanneer u een rapporttaak maakt, wordt u de eigenaar van deze taak. Beheerders kunnen de eigenaar van een rapporttaak wijzigen. Ga voor meer informatie naar Rapportage en abonnementen beheren. Als u in een gedeelde ruimte het eigendom van een rapporttaak wilt overdragen naar een andere gebruiker, moet die gebruiker de machtiging Kan bewerken hebben in de ruimte.
Iedereen die het toegangsrecht Kan bewerken in de ruimte heeft, kan een rapporttaak uitvoeren, maar als de eigenaar van de rapporttaak het toegangsrecht Kan bewerken in de ruimte niet heeft, kan de rapporttaak niet worden uitgevoerd. Als de gebruiker die de eigenaar van een rapporttaak is, het toegangsrecht Kan bewerken verliest, of als deze gebruiker wordt verwijderd uit de ruimte of de tenant, moet het eigendom van de rapporttaak worden gewijzigd of moet de rapporttaak opnieuw worden gemaakt door iemand met de juiste toegangsrechten.
Vergeet niet dat als u de eigenaar wijzigt van een rapporttaak voor een app die gebruikmaakt van sectietoegang, bepaald gedrag kan worden verwacht. Ga voor meer informatie naar In-app rapportage en sectietoegang.
Eigendom van rapportfilters en rapporttaken
Rapportfilters hebben ook bijbehorende eigenaars. De maker van een rapportfilter is de eerste eigenaar van dat filter. Als de eigenaar van een rapporttaak wordt gewijzigd, wijzigt de eigenaar van eventuele rapportfilters die door de rapporttaak worden gebruikt niet.
Machtigingen voor rapporttaken
Voor het beheer van de rapporttaken van een app zijn specifieke rollen vereist. De vereiste machtigingen variëren op basis van het type ruimte waarin uw app staat.
Om te werken met rapporttaken voor een app, hebt u het volgende nodig:
-
Machtigingen die u zijn toegewezen door een tenantbeheerder. Voor meer informatie kan een beheerder Machtigingen instellen voor functies voor rapportage op basis van verbruik raadplegen.
-
Voor informatie over ruimtemachtigingen voor rapportage, gaat u naar Machtigingen voor Qlik Rapportageservice .
Ruimtemachtigingen
Voor het beheer van de rapporttaken voor een app zijn specifieke ruimterollen vereist. De vereisten zijn afhankelijk van het type ruimte waarin uw app staat.
Vereisten voor apps in gedeelde ruimten
U hebt het toegangsrecht Kan bewerken voor de ruimte nodig om vanuit de app de volgende handelingen te kunnen uitvoeren voor een rapporttaak:
-
Weergeven
-
Maken
-
Uitvoeren
-
Verwijderen
-
Inschakelen
-
Uitschakelen
Ga voor meer informatie naar Machtigingen in gedeelde ruimtes beheren.
Vereisten voor apps in beheerde ruimten
Gebruikers met de ruimterollen Eigenaar (Professional-, Full User- of Analyzer-rechten), Kan beheren (Professional-, Full User- of Analyzer-rechten) of Kan uitvoeren (alleen Professional- of Full User-recht) in de beheerde ruimte kunnen de volgende acties uitvoeren in een rapportaak vanuit de app:
-
Weergeven
-
Maken
-
Uitvoeren
-
Verwijderen
-
Inschakelen
-
Uitschakelen
Ga voor meer informatie naar Rechten in beheerde ruimtes beheren.
Vereisten voor een app in uw persoonlijke ruimte
U moet in de tenant de gebruikersrol Private Analytics Content Creator hebben om rapporttaken te kunnen weergeven, maken, bewerken en verwijderen.
Rapporttaken beheren in het Beheer-activiteitencentrum
Als een beheerder kunt u rapporttaken beheren in de sectie Abonnementen van het Beheer-activiteitencentrum. Zie: Rapportage en abonnementen beheren.