Werken met rapporttaken

Een rapporttaak bepaalt het genereren van de rapportuitvoer in tabelvorm vanuit een Qlik Sense-app. Maak een rapporttaak om de levering van het rapport naar de gewenste ontvangers te configureren. Maak en beheer rapporttaken op het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.

Een rapporttaak zet de rapportsjabloon om in de rapportuitvoer. De taak kan handmatig of volgens schema worden uitgevoerd.

Een rapporttaak is waar alle bouwstenen van een rapport in tabelvorm staan, de sjabloon, de filters en de distributielijsten. Deze bouwstenen werken samen om de uitvoer te genereren. Wanneer u een rapporttaak maakt, stelt u ook de rapportbestandsnamen, de gebruikers en groepen die de uitvoer ontvangen, de e-mail- of uitvoermapgegevens en het schema voor het genereren van de rapporten in.

Met de hulp van rapportfilters kunt u één rapporttaak gebruiken om een gebruikscase met burst-rapporten in te zetten. Met burst-rapporten kunt u rapporten genereren met verschillende informatie en verschillende subgegevensverzamelingen voor verschillende ontvangersgroepen. Ga voor meer informatie naar Burst-rapporten met rapportfilters.

Zo werkt het

U moet een distributielijst voor de app definiëren voordat u rapporttaken kunt maken.

In een rapporttaak selecteert u de ontvangers en groepen uit uw distributielijst waarvoor u rapporten wilt genereren. Wanneer u ontvangers toevoegt als ontvangers van de taakuitvoer, kunt u de ontvanger toevoegen als een gebruiker/filter-combinatie die bij één filter op ontvangersniveau hoort dat op deze ontvanger is toegepast in de distributielijst. U kunt niet in hetzelfde gebruikersrapport meerdere filters op ontvangersniveau combineren. U kunt wel elke gebruiker/filter-combinatie afzonderlijk toevoegen aan de taakconfiguratie, zodat er een afzonderlijk rapport wordt gegenereerd en per filter naar dezelfde gebruiker wordt verzonden.

U kunt ervoor kiezen de gegenereerde rapporten via e-mail te verzenden, ze op te slaan in een Microsoft SharePoint-map, of allebei. Als u rapporten aflevert via een Microsoft SharePoint-distributiemap, worden rapporten niet rechtstreeks naar ontvangers verzonden en wordt er een apart rapport opgeslagen per filter dat is gedefinieerd voor de ontvangers die u aan de taak hebt toegevoegd.Ga voor meer informatie naar Rapporten genereren met distributiemappen.

Vereisten voor levering via e-mail

Om rapportaakuitvoer via e-mail te verzenden, schakelt u de switch bij E-mail onder Distribueren in het dialoogvenster in wanneer u de rapporttaak maakt.

Als u rapporten via e-mail verzendt, moet een SMTP-server worden geconfigureerd voor de Qlik Cloud-tenant. Zie E-mailondersteuning configureren voor instructies voor hoe u deze opzet.

Vereisten voor de opslag van rapporten in Microsoft SharePoint-mappen

Als u automatisch rapporten in een map in uw Microsoft SharePoint-netwerk wilt opslaan, schakelt u de switch bij Map in onder Distribueren in het dialoogvenster wanneer u de rapporttaak aanmaakt.

Om de rapportuitvoer in een Microsoft SharePoint-map op te slaan, moet een verbinding met de Office 365 Sharepoint-connector in de ruimte zijn aangemaakt. Ga voor meer informatie naar Rapporten in tabelvorm aan een distributiemap leveren.

Een rapporttaak maken

Doe het volgende:

1. Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van de Qlik Sense-app.

2. Klik op Rapporttaak maken. Het dialoogvenster Rapporttaak wordt geopend.

3. Voer een titel in voor uw rapporttaak. Voer desgewenst een beschrijving in.

4. Als u al een sjabloon hebt geüpload, klikt u op Bestaande sjabloon toevoegen en selecteert u de sjabloon. Voeg de rapportsjabloon toe die is gemaakt met de Qlik-add-in voor Microsoft Excel.

   Klik op Nieuwe uploaden als u de sjabloon die u wilt gebruiken nog niet hebt geüpload.

5. Klik op Volgende. Het dialoogvenster gaat naar het tabblad Uitvoer.

6. Voer een bestandsnaam in voor de rapportuitvoer. Dit is de bestandsnaam die u ontvangers te zien krijgen.

   Informatie

   Als u een van de volgende tekstelementen aan de bestandsnaam toevoegt, worden ze verwijderd uit de uitvoerbestandsnamen:

   • \ / < > : " ' ? *

   • ASCII-stuurtekens

   • Witruimte aan het begin of aan het eind van de bestandsnaam

7. Selecteer een Tijdstempelindeling. Deze wordt toegevoegd aan de bestandsnaam die u hierboven hebt ingevoerd.

8. Selecteer onder Indeling de uitvoerindeling voor de rapporten. U kunt kiezen uit Microsoft Excel (.xlsx) of PDF.

   Raadpleeg Aan de slag met de Qlik-add-in voor Microsoft Excel voor informatie over het voorbereiden van uw sjabloon voor PDF-uitvoer of afdrukken.

9. Selecteer een Filter om op de rapporten toe te passen. 

   Dit filter is van toepassing op de gehele rapporttaak. Dit is anders dan filters die u voor individuele ontvangers toevoegt. Voor meer informatie over hoe filters op taakniveau en filters op ontvangersniveau interactie met elkaar hebben, raadpleegt u Filters in rapporten gebruiken.

10. Klik op Volgende om verder te gaan naar het dialoogtabblad Distribueren.

11. Voeg de ontvangers en groepen uit uw distributielijst toe die de rapportuitvoer zullen ontvangen. Zorg dat er een afzonderlijke ontvanger is toegevoegd per filter op ontvangersniveau waar u rapporten voor wilt genereren. Zie: Zo werkt het.

    InformatieEen rapporttaak heeft een ontvangersbeperking per runtime van 100 gebruikers.

12. Klik op Volgende om verder te gaan naar het dialoogtabblad Distribueren.

13. Specificeer hoe uw rapporten moeten worden gedistribueerd en geleverd. Schakel ten minste één van de volgende opties in:

    • Om rapporten via e-mail te leveren, laat u de switch bij E-mail ingeschakeld. Dit is de standaardlevermethode.

    • Als u uw rapporten wilt leveren naar een Microsoft SharePoint-map, schakelt u de switch bij Map in.

    Voor details over de configuratieopties voor e-mail en distributiemappen, raadpleegt u Vereisten voor levering via e-mail en Vereisten voor de opslag van rapporten in Microsoft SharePoint-mappen.

14. Klik op Volgende om verder te gaan naar het dialoogvenster Planning.

15. Configureer het rapportdistributieschema. Rapporten kunnen worden verzonden wanneer gegevens worden vernieuwd, of volgens een dag-, week-, maand-, of jaarschema.

16. Klik op Opslaan.

Uw rapport wordt op de geplande tijd naar uw ontvangers verzonden. U kunt ook de rapporttaakuitvoer op elk gewenst moment verzenden. Zie: Handmatig rapporten verzenden.

Handmatig rapporten verzenden

U kunt een rapporttaak handmatig uitvoeren wanneer wilt dat ontvangers de rapporten onmiddellijk ontvangen.

Dit is ook handig wanneer uw rapportconfiguratie wilt testen.

Doe het volgende:

1. Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.

2. Klik op naast de rapporttaak die u wilt uitvoeren.

3. Klik op Nu verzenden.

Vereisten voor het uitvoeren van een rapporttaak

De rapportsjabloonmaker maakt een sjabloon aan op basis van zijn of haar toegang tot de appcontent. Maar een rapporttaak wordt uitgevoerd op basis van de app-toegang van de eigenaar van de rapporttaak. Als een gebruiker een sjabloon aanmaakt op basis van een app-werkblad dat privé is voor die gebruiker, kan de rapporttaak niet goed worden uitgevoerd.

Er zijn ook vereisten die verband houden met het eigendom van de rapporttaak.Ga voor meer informatie naar Eigendom van rapporttaken.

Rapporttaken bewerken

U kunt de configuratie van de rapporttaak wijzigen nadat deze is gemaakt.

Doe het volgende:

1. Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.

2. Klik op naast de rapporttaak.

3. Klik op Bewerken.

Een rapporttaak verwijderen

Doe het volgende:

1. Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.

2. Klik op naast de rapporttaak die u wilt verwijderen.

3. Klik op Verwijderen.

Tenantbeheerders kunnen rapporttaken verwijderen en beheren in de sectie Abonnementen van de Beheerconsole. Zie: Gebruikersrapporten en abonnementen beheren.

Een rapporttaak in- of uitschakelen

Een rapporttaak kan worden in- of uitgeschakeld. Wanneer hij is ingeschakeld, genereert de rapporttaak uitvoer volgens het geconfigureerde schema en kan deze zo nodig handmatig worden uitgevoerd. Wanneer hij is uitgeschakeld, kan de rapporttaak niet volgens het schema uitvoer genereren, maar kan hij, zo nodig, wel handmatig worden uitgevoerd.

Het kan zijn dat u de rapporttaak handmatig wilt in- of uitschakelen. Er zijn ook situaties waarin een rapporttaak automatisch wordt uitgeschakeld.

Doe het volgende:

1. Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.

2. Klik op naast de rapporttaak die u wilt in- of uitschakelen.

3. Klik op Inschakelen of Uitschakelen.

Als u een tenantbeheerder bent, kunt u de rapporttaak in de sectie Abonnementen van de Beheerconsoleuitschakelen. Ga voor meer informatie naar Gebruikersrapporten en abonnementen beheren.

Een rapporttaak annuleren die op dit moment wordt uitgevoerd

Er kan een situatie optreden waarin een rapporttaak in uitvoer is, maar u deze moet annuleren. Dit kan zijn wanneer er een serverfout is of wanneer de taak te lang duurt.

Doe het volgende:

1. Open het tabblad Rapporttaken in de sectie Rapportage van een app.

2. Klik op naast de rapporttaak die u wilt annuleren.

3. Klik op Annuleren.

Overwegingen voor sectietoegang

Het is belangrijk om te weten dat werken met rapporttaken anders is als de app gebruikmaakt van sectietoegang:

• Als een sectietoegangtabel wordt toegevoegd aan of verwijderd uit de app, wordt de rapporttaak automatisch uitgeschakeld. Deze kan handmatig opnieuw worden ingeschakeld. Hiermee kan de rapportontwikkelaar evalueren of hij/zij wil doorgaan met rapportleveringen op basis van de definities van de ontvangers in de distributielijst.

• Als de app sectietoegang heeft en een tenantbeheerder het eigendom van de rapporttaak in de Beheerconsole wijzigt, wordt de rapporttaak automatisch uitgeschakeld. Hierna kan alleen de nieuwe rapporttaakeigenaar de rapporttaak opnieuw inschakelen.

• Rapportlevering via de Microsoft SharePoint-distributiemap is niet beschikbaar als de app sectietoegang gebruikt.

Zie Rapporten tabelvorm en sectietoegang voor meer algemene informatie.

Eigendom van rapporttaken

Wanneer u een rapporttaak maakt, wordt u de eigenaar van deze taak. Beheerders kunnen de eigenaar van een rapporttaak wijzigen. Ga voor meer informatie naar Gebruikersrapporten en abonnementen beheren. Als u in een gedeelde ruimte het eigendom van een rapporttaak wilt overdragen naar een andere gebruiker, moet die gebruiker het toegangsrecht Kan bewerken hebben in de ruimte.

Iedereen die het toegangsrecht Kan bewerken in de ruimte heeft, kan een rapporttaak uitvoeren, maar als de eigenaar van de rapporttaak het toegangsrecht Kan bewerken in de ruimte niet heeft, kan de rapporttaak niet worden uitgevoerd. Als de gebruiker die de eigenaar van een rapporttaak is, het toegangsrecht Kan bewerken verliest, of als deze gebruiker wordt verwijderd uit de ruimte of de tenant, moet het eigendom van de rapporttaak worden gewijzigd of moet de rapporttaak opnieuw worden gemaakt door iemand met de juiste toegangsrechten.

Vergeet niet dat als u de eigenaar wijzigt van een rapporttaak voor een app die gebruikmaakt van sectietoegang, bepaald gedrag kan worden verwacht. Zie Overwegingen voor sectietoegang.

Eigendom van rapportfilters en rapporttaken

Rapportfilters hebben ook bijbehorende eigenaars. De maker van een rapportfilter is de eerste eigenaar van dat filter. Als de eigenaar van een rapporttaak wordt gewijzigd, wijzigt de eigenaar van eventuele rapportfilters die door de rapporttaak worden gebruikt niet.

Toegangsrechten voor rapporttaken

De rapporttaken van een app beheren, vereist specifieke rollen. De vereiste machtigingen variëren op basis van het type ruimte waarin uw app staat.

Vereisten voor apps in gedeelde ruimten

U hebt het toegangsrecht Kan bewerken voor de ruimte nodig om vanuit de app de volgende handelingen te kunnen uitvoeren voor een rapporttaak:

• Weergeven

• Maken

• Uitvoeren

• Verwijderen

• Inschakelen

• Uitschakelen

Ga voor meer informatie naar Machtigingen in gedeelde ruimtes beheren.

Vereisten voor apps in beheerde ruimten

Gebruikers met de ruimterollen Eigenaar (Professional-, Full User- of Analyzer-rechten), Kan beheren (Professional-, Full User- of Analyzer-rechten) of Kan uitvoeren (alleen Recht professioneel of volledige gebruiker) in de beheerde ruimte kunnen de volgende acties uitvoeren in een rapportaak vanuit de app:

• Weergeven

• Maken

• Uitvoeren

• Verwijderen

• Inschakelen

• Uitschakelen

Ga voor meer informatie naar Rechten in beheerde ruimtes beheren.

Vereisten voor een app in uw persoonlijke ruimte

U moet in de tenant de gebruikersrol Private Analytics Content Creator hebben om rapporttaken te kunnen weergeven, maken, bewerken en verwijderen.

Rapporttaken beheren in de Beheerconsole

Als een beheerder kunt u rapporttaken beheren in de sectie Abonnementen van de Beheerconsole. Zie: Gebruikersrapporten en abonnementen beheren.