Skapa en distributionslista för din rapport

Innan du skapar en rapportuppgift måste du definiera distributionslistan för den Qlik Sense-app som din rapport baseras på. Distributionslistan innehåller alla mottagare och grupper med mottagare som kan vara mottagare av rapportuppgifterna från en app.

Använd distributionslistan för att konfigurera de personer som rapporter skickas till. När du konfigurerar en rapportuppgift väljer du de mottagare och grupper från din distributionslista som kommer att få utdata från den rapportuppgiften.

I distributionslistan finns följande information:

• Alla mottagare av tabellrapporter som genererats från appen, inklusive deras namn, e-postadresser, vilka filter som gäller för dem och vilka grupper de tillhör.

• Alla grupper (samlingar av en eller flera mottagare) som kan ta emot rapporter som genererats från appen.

Om du laddar upp en källfil som distributionslista visas den i flikarna Mottagare och Grupper i avsnittet Rapporter i appen.

Det går bara att lägga till en källfil i en app. Om du behöver göra ändringar i källfilen redigerar du den fil (eller datakälla) som du ursprungligen laddade upp och laddar upp den igen. Om du i stället använder datakopplingar för att definiera distributionslistan redigerar du skriptet efter behov. Tänk på att när du gör det så måste rapportuppgiftens konfiguration och filter ändras på motsvarande sätt.

Vem kan få tabellrapporter?

I Qlik Cloud-analys kan du skicka Excel-epostrapporter till både interna och externa mottagare.

Identifiering av interna mottagare

Mottagarens e-postadress används också för att identifiera om denne är en intern mottagare eller inte. Om e-postadressen matchar e-postadressen för en användare i Qlik Cloud-klientorganisationen är mottagaren intern. Om det inte går att hitta någon träff är mottagaren extern.

Utdata och avsnittsåtkomst

I tabellen nedan beskrivs varje typ av mottagare och vad de kan förvänta sig att se i sina rapporter. I den här tabellen beskrivs beteendet för appar med och utan avsnittsåtkomst. Mer information om tabellrapporter och avsnittsåtkomst finns i Tabellrapporter och avsnittsåtkomst.

Microsoft SharePoint-rapportdistribution

Om du i stället distribuerar rapporter via en distributionsmapp (Microsoft SharePoint) kan alla som har åtkomst till den angivna platsen som anges i motsvarande koppling komma åt rapporterna. Identifieringen av interna mottagare fungerar på samma sätt som för utdata via e-post.

Rapportleverans via distributionsmappen för Microsoft SharePoint är inte tillgänglig om appen använder avsnittsåtkomst.

När du skickar rapporter via distributionsmapp måste du fortfarande definiera en distributionslista för att appen ska kunna generera rapportutdata. Distributionslistan för appen hjälper fortfarande till med att avgöra hur många versioner av rapportutdata som genereras varje gång rapportuppgiften körs (vanligen en fil för varje enskilt mottagarfilter). Mer information om att lagra rapporter i en distributionsmapp finns i Leverera tabellrapporter till en distributionsmapp.

Distributionslistan, mottagarfilter och utdata från uppgifter

Distributionslistan styr de rapportfilter som tillämpas för varje mottagare individuellt. När du lägger till distributionslistan i appen skapas en separat mottagare för varje filter du tillämpar till dem. När du konfigurerar en rapportuppgift lägger du till varje mottagare som en parkoppling mellan användare och filter som motsvarar ett enstaka filter.

Om du exempelvis tillämpar filter A och B till en mottagare benämnd Användare1 läggs två mottagare till i appen – Användare1 med filter A och Användare1 med filter B.

Mer information om att konfigurera din rapportuppgift för att generera de utdata som behövs finns i:

• Arbeta med rapportuppgifter

• Arbeta med rapportfilter

• Leverera tabellrapporter till en distributionsmapp

Överväganden för ägande av laddningsschema

Distributionslistor fungerar via automatiska eller manuella modifieringar av laddningsskriptet till en app. När du utför någon av följande åtgärder kan du eventuellt bli ny ägare av appens laddningsschema.

• Ladda upp en källfil som distributionslista

• Ta bort distributionslistan

• Göra manuella redigeringar av laddningsskriptet

Det är viktigt att ha de här scenarierna i åtanke, eftersom ägaren av schemat måste ha den åtkomst som krävs för appen och dess datakällor när laddning sker via ett schema. Annars kommer appen inte att laddas.

Mer information finns i Ägande av inläsningsscheman.

Lägga till distributionslistan

Lägg till distributionslistan med någon av följande två metoder:

• Ladda upp en källfil

• Definiera mottagare och grupper manuellt i laddningsskriptet

Varje metod förklaras i nedanstående avsnitt.

Lägga till distributionslistan genom att ladda upp en källfil

Du kan definiera en distributionslista genom att ladda upp en källfil som innehåller informationen som behövs. Den här filen måste ha en specifik formatering och struktur. Det enklaste sättet att skapa källfilen är att hämta exempelfilen och modifiera den med dina mottagare och gruppinformationen.

Om en källfil laddas upp som distributionslista ersätts den befintliga källfilen, i förekommande fall. Endast en källfil kan tillämpas på en app. Om du laddar upp en källfil ersätter den filen den källfil som tidigare hade laddats upp till appen, i förekommande fall. Detta kan leda till att befintliga rapportuppgifter misslyckas om den gamla och den nya filen inte matchar.

När du lägger till en distributionslista genom att ladda upp en källfil genereras ett nytt avsnitt (Distribution List) automatiskt i appens laddningsskript och appen laddas. I det här skriptavsnittet anges mottagarna och grupperna för appen. Informationen i distributionsfilen blir sedan tillgänglig i appens datamodell.

När du laddar upp en källfil som distributionslista läggs filen också till som en datafil i utrymmet som innehåller appen. Skriptavsnittet i Distribution List refererar till den här filen som ett element i utrymmet.

Överväganden

Var medveten om följande information som är viktig att känna till innan du laddar upp en källfil:

• Det nya skriptavsnittet med Distribution List läggs till som det sista avsnittet i skriptet. Till följd av detta kommer alla skriptformateringsproblem i det sista avsnittet före Distribution List leda till laddningsfel. Det kan vara sådant som exempelvis att ett semikolon saknas i slutet av den sista tabellen som ska laddas.

• Ändra inte SubField-funktionsuttrycken i det autogenererade Distribution List-skriptavsnittet. De här uttrycken behövs för att du ska kunna använda kommaseparerade värden för dina filter och grupper.

  SubField([Filters],',') AS [DL_DISTRIBUTION_FILTERS], SubField([Groups],',') AS [DL_DISTRIBUTION_GROUP_NAMES]

• Eftersom uppladdning av källfilen fungerar genom att ladda data till din app räknar den också in den inköpta dataladdningsvolymen som defineiras i Qlik Cloud-prenumerationen (endast tillämpligt för kapacitetsbaserade prenumerationer). Se Qlik Cloud kapacitetsbaserade prenumerationsmodeller.

Hämta exempelfilen

Exempelkällfilen är ett Excel-arbetsbok som du kan modifiera innan du laddar upp det till appen.

Gör följande:

1. Öppna fliken Mottagare eller Grupper i avsnittet Rapporter i en app.

2. Klicka på Lägg till mottagare och grupper.

3. välj Hämta exempel.

När du har hämtat exempelfilen kan du modifiera den och lägga till mottagare och grupper för appen.

Lägga till mottagare

Öppna exempelfilen som du just hämtade och kontrollera att du har öppnat följande kalkylblad:

DL_DISTRIBUTION_SVC_USERS_QCS

Därefter kan du ersätta uppgifterna i arket med dina egna mottagare. Ändra inte och ta inte bort den första raden med kolumnrubrikerna.

Gör följande:

1. I kolumnen Namn lägger du till mottagarens namn.

2. I kolumnen E-post lägger du till mottagarens e-postadress. Observera att den här kolumnen formateras automatiskt till en hyperlänk med en e-postadress som destination.

3. I Filter-kolumnen lägger du till de filtergrupper som motsvarar dem som har lagts till i fliken Filter i appens Rapport-avsnitt. Separera filtergrupper med komma.

4. I Grupper-kolumnen lägger du till de grupper som mottagaren tillhör. Separera varje grupp med ett komma.

Lägga till grupper

I källfilen defineras grupper i bladet med denna rubrik:

DL_DISTRIBUTION_SVC_GROUPS_QCS

Öppna det här kalkylbladet och ersätt uppgifterna för att skapa grupperna i distributionslistan. Ändra inte och ta inte bort den första raden med kolumnrubrikerna.

Gör följande:

1. I Namn-kolumnen lägger du in namnet på gruppen.

2. I Beskrivning-kolumnen lägger du till en beskrivning av gruppen.

Ladda upp filen med distributionslistan

När du har skapat källfilen laddar du upp den till någon av flikarna Mottagare eller Grupper i avsnittet Rapporter i appen. När du gör det laddas appen och mottagarna och grupperna fylls i i sina respektive avsnitt.

Gör följande:

1. Öppna fliken Mottagare eller Grupper.

2. Klicka på Lägg till mottagare och grupper.

3. Välj Ladda upp ny version (.xlsx).

Definiera distributionslistan manuellt i laddningsskriptet

Att lägga till en distributionslista via en filuppladdning modifierar appens laddningsskript indirekt. Alternativt kan du använda laddningsskriptet direkt för att lägga till mottagare och grupper. Detta är ett lämpligt alternativ för avancerade användare och är framför allt till hjälp om du vill använda datakällkopplingar för att tillhandahålla information om mottagare och grupper.

Om dina mottagare och grupper exempelvis är definierade i en extern källfil, eller finns i en databas eller i ett HR-system (exempelvis Workday) ger det här alternativet möjlighet för mottagare och grupper i appen att dynamiskt uppdateras baserat på den kopplade källan.

Krav

För att fälten i skriptet ska kunna identifieras som tillhörande appens distributionslista måste du sätta in taggar för varje nödvändigt fält som motsvarar det nödvändiga elementet i distributionslistan. Se tabellen nedan för mer information.

Exempelskript

Här finns ett exempel på ett skriptavsnitt som kopplar till mottagare och grupper:

Ta bort en distributionslista

Vid behov kan du ta bort alla mottagare och grupper från appen.

Gör följande:

1. Öppna fliken Mottagare eller Grupper.

2. Klicka på intill alla mottagare eller grupper och välj Ta bort alla.

Tabellrapporter och avsnittsåtkomst

Om appen använder avsnittsåtkomst fungerar rapportgenerering annorlunda. Mer information finns i Tabellrapporter och avsnittsåtkomst.

Distributionslistor i hanterade utrymmen

För appar i hanterade utrymmen kan inte distributionslistan redigeras från avsnittet Rapporter i appen. Innan en app publiceras i ett hanterat utrymme laddar du upp en testdistributionslista eller hänvisar till den nödvändiga fjärrkällan manuellt i skriptet. Vi rekommenderar att du använder utrymmesmedveten syntax i laddningsskriptet. Med andra ord ska referenserna till datakällorna peka på det utrymme som appen för tillfället finns i. Beroende på hur du lägger till distributionslistan kan syntaxen användas automatiskt.

De datakällor som tillhandahåller distributionslistan måste innehålla samma parameternamn (namn på kopplingar, filer och fält) som de källor distributionslistekällor som används i källappens laddningsskript.

Själva datakällorna till distributionslistan laddar du upp till det hanterade utrymmet.

Mer information finns i följande guider:

• Tabellrapporter i hanterade utrymmen

• Datakällor för appar i hanterade utrymmen

Behörigheter för distributionslistor

För att kunna hantera distributionslistan i en Qlik Sense-app krävs specifika roller. Behörighetskraven varierar beroende på vilken typ av utrymme som din app finns i.

Krav för appar i delade utrymmen

Följande krav gäller för appar i delade utrymmen:

• För att visa distributionslistan i avsnittet Rapporter i appen behöver du Kan redigera-åtkomst till utrymmet.

• För att redigera, återuppladda och ta bort distributionslistan måste du ha Kan redigera data i appar-åtkomst i utrymmet.

Mer information finns i Hantera behörigheter i delade utrymmen.

Krav för appar i hanterade utrymmen

Distributionslistan kan inte konfigureras direkt i ett hanterat utrymme. Laddningsskriptet refererar till de datakällor som kommer att användas för att ladda distributionslistan. För att lägga till de här datakällorna i utrymmet måste du ha de nödvändiga behörigheterna för att lägga till och hantera datakällor i ett hanterat utrymme. Mer information finns i Hantera behörigheter i hanterade utrymmen.

Mer information om tabellrapporter i hanterade utrymmen finns i Tabellrapporter i hanterade utrymmen.

Krav för en app i ditt personliga utrymme

Du behöver användarrollen Private Analytics Content Creator i klientorganisationen för att fullständig kontroll över distributionslistan.

Begränsningar i distributionslistan

• Du kan inte använda komman i fälten som innehåller namn på mottagare och grupper och e-postadresser till mottagare. Den här begränsningen gäller både vid uppladdning av distributionslistan som fil och vid manuell definiering av den i laddningsskriptet.

• Du kan lägga till maximalt 1000 mottagare och 1000 grupper i distributionslistan för en app.