Utilisation de tâches de rapport
Une tâche de rapport contrôle la génération de la sortie de rapports tabulaires provenant d'une application Qlik Sense. Créez une tâche de rapport pour configurer la distribution du rapport auprès des destinataires de votre choix. Créez et gérez des tâches de rapport dans l'onglet Tâches de rapport dans la section Génération de rapports d'une application.
Une tâche de rapport convertit le modèle de rapport en sortie de rapport. La tâche peut être exécutée manuellement ou en fonction d'une planification.
Une tâche de rapport est le lieu où les blocs de construction d'un rapport tabulaire – le modèle, les filtres et la liste de distribution – sont rassemblés pour générer la sortie. Lorsque vous créez une tâche de rapport, vous définissez également les noms de fichier du rapport, les utilisateurs et les groupes qui reçoivent la sortie, les détails des e-mails ou du dossier de sortie et la planification de la génération des rapports.
L'onglet Tâches de rapport de la section Génération de rapports d'une application
Grâce aux filtres de rapport, vous pouvez utiliser une seule tâche de rapport pour administrer et employer un scénario de distribution de rapports en rafale. La diffusion en rafale vous permet de générer des rapports contenant des informations variées avec différents sous-jeux de données pour différentes parties destinataires. Pour plus d'informations, consultez Génération de rapports en rafale via les filtres de rapport.
Fonctionnement de la génération de rapports
Vous devez définir une liste de distribution pour l'application avant de pouvoir créer des tâches de rapport.
Dans une tâche de rapport, vous sélectionnez les destinataires et les groupes de votre liste de distribution pour lesquels vous souhaitez générer des rapports. Lors de l'ajout de destinataires en tant que récepteurs de la sortie de tâche, vous ajoutez le destinataire sous forme de paire utilisateur-filtre correspondant à un seul filtre au niveau du destinataire qui lui a été appliqué dans la liste de distribution. Vous ne pouvez pas combiner plusieurs filtres au niveau du destinataire dans le même rapport utilisateur ; en revanche, vous pouvez ajouter chaque paire utilisateur-filtre individuellement dans la configuration de la tâche afin de générer un rapport distinct et de l'envoyer au même utilisateur pour chaque filtre.
Lors de l'exécution d'une tâche de rapport, un rapport unique est généré pour chaque filtre distinct au niveau du destinataire appliqué à tous les utilisateurs ajoutés à la tâche de rapport. Une tâche de rapport peut générer un maximum de 100 rapports uniques.
Vous pouvez décider d'envoyer les rapports générés par e-mail et/ou de les stocker dans un dossier Microsoft SharePoint. Lorsque vous distribuez des rapports via un dossier de distribution Microsoft SharePoint, les rapports ne sont pas envoyés directement aux destinataires et un rapport distinct est stocké pour chaque filtre défini sur les destinataires inclus dans la tâche. Pour des informations plus détaillées, voir Génération de rapports avec des dossiers de distribution.
Conditions pour l'envoi par e-mail
Pour envoyer la sortie d'une tâche de rapport par e-mail, activez le commutateur E-mail sous Distribuer dans la boîte de dialogue lors de la création de la tâche de rapport.
Si vous envoyez les rapports par e-mail, vous devez configurer un serveur SMTP pour le client Qlik Cloud. Pour des instructions sur cette configuration, voir Configuration de la prise en charge des e-mails.
Conditions de stockage des rapports dans des dossiers Microsoft SharePoint
Si vous devez enregistrer automatiquement les rapports générés dans un dossier sur votre réseau Microsoft SharePoint, activez le commutateur Dossier sous Distribuer dans la boîte de dialogue lors de la création de la tâche de rapport.
Pour stocker la sortie du rapport dans un dossier Microsoft SharePoint, vous devez établir une connexion au connecteur Office 365 Sharepoint dans l'espace. Pour plus d'informations, consultez Envoi de rapports tabulaires à un dossier de distribution.
Création d'une tâche de rapport
Pour créer une configuration de rapport basée sur les tâches, suivez les sections ci-dessous dans l'ordre.
1re partie : Créez la tâche
Procédez comme suit :
-
Ouvrez l'onglet Tâches de rapport de la section Génération de rapports de l'application Qlik Sense.
-
Cliquez sur Créer une tâche de rapport. La boîte de dialogue Tâche de rapport s'ouvre.
-
Saisissez un Titre pour la tâche de rapport.
-
Ajoutez éventuellement une Description.
2e partie : Sélectionnez un modèle
Ensuite, vous devez définir le modèle créé avec le complément Qlik pour Microsoft Excel.
Procédez comme suit :
-
Dans l'onglet de la boîte de dialogue Modèle, cliquez sur Ajouter un modèle existant. Sélectionnez un modèle déjà chargé.
Sinon, cliquez sur Charger nouveau si vous n'avez pas encore chargé le modèle à utiliser.
-
Cliquez sur Suivant. La boîte de dialogue passe à l'onglet Sortie.
3e partie : Configurez la sortie
La configuration de la sortie consiste à effectuer les opérations suivantes :
-
Définissez les propriétés des rapports générés.
-
Définissez la localisation des éléments des rapports (uniquement pour la sortie PDF). Les utilisateurs qui ouvrent un rapport Excel verront le formatage régional (dates, nombres et autres informations) conformément à leurs paramètres Excel.
-
Appliquez un filtre au niveau des tâches.
Procédez comme suit :
-
Dans l'onglet de la boîte de dialogue Sortie, saisissez un Nom de fichier pour la sortie du rapport. Il s'agit du nom de fichier que vos destinataires verront.
Note InformationsSi vous ajoutez l'un des caractères suivants au nom de fichier, il sera supprimé des noms de fichier de sortie :
-
\ / < > : " ' ? *
-
Caractères de commande ASCII
-
Espace blanc au début et à la fin du nom de fichier
-
-
Sélectionnez un format d'horodatage. Il est ajouté au Nom de fichier saisi ci-dessus.
-
Si vous avez sélectionné la sortie PDF, définissez les Paramètres de format régional pour le PDF. Ce paramètre contrôle le format régional des dates, nombres et autres informations dans les rapports.
Si vous devez effectuer d'autres configurations pour préparer votre PDF ou votre sortie imprimée, revenez à la création de modèle. Consultez Préparation pour une sortie au format PDF et imprimé.
-
Sélectionnez un Filtre à appliquer aux rapports.
Ce filtre s'applique à la tâche de rapport toute entière, contrairement aux filtres que vous ajoutez aux destinataires individuels. Pour plus d'informations sur les interactions mutuelles des filtres au niveau de la tâche et au niveau du destinataire, voir Utilisation de filtres dans des rapports.
Cliquez sur Nouveau pour passer à l'onglet de boîte de dialogue Distribuer.
4e partie : Configurez la distribution
Vous devriez maintenant vous trouver dans l'onglet Distribuer de la boîte de dialogue.
Procédez comme suit :
-
Ajoutez les destinataires et groupes de la liste de distribution qui recevront la sortie du rapport. Notez qu'un destinataire distinct doit être ajouté pour chaque filtre au niveau du destinataire pour lequel vous souhaitez générer des rapports. Consultez Fonctionnement de la génération de rapports.
-
Indiquez le mode de distribution et d'envoi des rapports. Activez au moins l'une des options suivantes :
-
Pour distribuer vos rapports par e-mail, laissez l'option E-mail activée. Il s'agit de la méthode de distribution par défaut.
-
Pour distribuer vos rapports dans un dossier Microsoft SharePoint, activez le commutateur Dossier.
Pour des informations spécifiques sur la configuration des options de distribution par e-mail et dans un dossier, voir Conditions pour l'envoi par e-mail et Conditions de stockage des rapports dans des dossiers Microsoft SharePoint.
-
-
Renseignez les champs obligatoires pour une sortie par E-mail et/ou dans un Dossier selon les besoins.
-
Cliquez sur Suivant pour passer à l'onglet de boîte de dialogue Planification.
5e partie : Planifiez la distribution des rapports
Procédez comme suit :
-
Dans l'onglet de la boîte de dialogue Planification, configurez la planification de la distribution des rapports. Les rapports peuvent être envoyés chaque fois que les données sont actualisées ou en fonction d'une planification quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
-
Cliquez sur Enregistrer.
Votre rapport sera envoyé aux destinataires de votre choix au moment planifié. Vous pouvez également envoyer la sortie de la tâche de rapport à tout moment. Consultez Envoi manuel des rapports.
Envoi manuel des rapports
Vous pouvez exécuter une tâche de rapport manuellement lorsque vous avez besoin que les destinataires reçoivent immédiatement les rapports.
Cela s'avère également utile lorsque vous testez la configuration de vos rapports.
Procédez comme suit :
-
Ouvrez l'onglet Tâches de rapport de la section Génération de rapports d'une application.
-
Cliquez sur
à côté de la tâche de rapport à exécuter. -
Cliquez sur
Envoyer maintenant.
Conditions pour l'exécution correcte d'une tâche de rapport
L'auteur du modèle de rapport crée un modèle basé sur son accès au contenu de l'application. En revanche, une tâche de rapport s'exécute en fonction de l'accès à l'application du propriétaire de la tâche de rapport. Par conséquent, si un utilisateur crée un modèle basé sur une feuille d'application qui lui est réservée (privée), la tâche de rapport ne peut pas s'exécuter correctement.
Il existe également des conditions à respecter relatives au propriétaire de la tâche de rapport. Pour plus d'informations, voir Propriétaires des tâches de rapport.
Édition de tâches de rapport
Vous pouvez modifier la configuration de la tâche de rapport une fois qu'elle a été créée.
Procédez comme suit :
-
Ouvrez l'onglet Tâches de rapport de la section Génération de rapports d'une application.
-
Cliquez sur
à côté de la tâche de rapport. -
Cliquez sur
Modifier.
Suppression d'une tâche de rapport
Procédez comme suit :
-
Ouvrez l'onglet Tâches de rapport de la section Génération de rapports d'une application.
-
Cliquez sur
à côté de la tâche de rapport à supprimer. -
Cliquez sur
Supprimer.
Les administrateurs de clients peuvent supprimer et gérer des tâches de rapport dans la section Abonnements du centre d'activités Administration. Consultez Gestion des abonnements et des rapports utilisateur.
Activation ou désactivation d'une tâche de rapport
Il est possible d'activer ou de désactiver une tâche. Lorsqu'elle est activée, la tâche de rapport génère une sortie en fonction de la planification configurée et peut être exécutée manuellement, si nécessaire. Lorsqu'elle est désactivée, la tâche de rapport ne peut pas générer de sortie en fonction de la planification, mais elle peut tout de même être exécutée manuellement, si nécessaire.
Vous pouvez souhaiter activer ou désactiver la tâche de rapport manuellement. Dans certaines situations, une tâche de rapport sera également automatiquement désactivée.
Procédez comme suit :
-
Ouvrez l'onglet Tâches de rapport de la section Génération de rapports d'une application.
-
Cliquez sur
à côté de la tâche de rapport à activer ou désactiver. -
Cliquez sur
Activer ou sur 
Désactiver.
Si vous êtes administrateur de clients, vous pouvez activer et désactiver la tâche de rapport dans la section Abonnements du centre d'activités Administration. Pour plus d'informations, voir Gestion des abonnements et des rapports utilisateur.
Annulation d'une tâche de rapport en cours d'exécution
Il peut arriver qu'une tâche de rapport soit en cours d'exécution, mais que vous deviez l'annuler. Par exemple, en cas d'erreur de serveur ou lorsqu'une tâche prend trop de temps.
Procédez comme suit :
-
Ouvrez l'onglet Tâches de rapport de la section Génération de rapports d'une application.
-
Cliquez sur
à côté de la tâche de rapport à annuler. -
Cliquez sur
Annuler.
Considérations relatives à Accès de section
Si l'application utilise Accès de section, la génération de rapports fonctionne différemment. Pour plus d'informations, voir Rapports tabulaires et Accès de section.
Propriétaires des tâches de rapport
Lorsque vous créez une tâche de rapport, vous en devenez le propriétaire. Les administrateurs peuvent modifier le propriétaire d'une tâche de rapport. Pour plus d'informations, consultez Gestion des abonnements et des rapports utilisateur. Dans un espace partagé, pour transférer l'appartenance d'une tâche de rapport à un autre utilisateur, ce dernier doit être titulaire d'autorisations d'Accès en écriture dans l'espace.
Toute personne titulaire d'un Accès en écriture dans l'espace peut exécuter une tâche de rapport, mais, si le propriétaire de la tâche de rapport n'est pas titulaire d'un Accès en écriture dans l'espace, la tâche de rapport ne peut pas s'exécuter correctement. Par conséquent, si un utilisateur propriétaire d'une tâche de rapport perd son Accès en écriture ou s'il est retiré de l'espace ou du client, la tâche de rapport doit changer de propriétaire ou être recréée par une personne titulaire d'autorisations suffisantes.
N'oubliez pas que si vous modifiez le propriétaire d'une tâche de rapport d'une application qui utilise Accès de section, vous devez vous attendre à certains comportements. Pour plus d'informations, voir Rapports tabulaires et Accès de section.
Propriétaires des filtres de rapport et des tâches de rapport
Les filtres de rapport ont également leurs propres propriétaires. Le créateur d'un filtre de rapport est le premier propriétaire du filtre. Le changement de propriétaire d'une tâche de rapport ne change pas le propriétaire des filtres de rapport utilisés par la tâche de rapport.
Autorisations relatives aux tâches de rapport
La gestion des tâches de rapport d'une application nécessite des rôles spécifiques. Les conditions des autorisations varient suivant le type d'espace dans laquelle se trouve l'application.
Conditions relatives aux applications dans des espaces partagés
Vous devez être titulaire d'un Accès en écriture dans l'espace pour pouvoir effectuer les actions suivantes sur une tâche de rapport depuis l'application :
Afficher
Créer
Exécuter
Supprimer
Activer
Désactiver
Pour plus d'informations, consultez Gestion des autorisations dans les espaces partagés.
Conditions relatives aux applications dans des espaces gérés
Les utilisateurs titulaires des rôles d'espace Propriétaire (droit Professional, Full User ou Analyzer), Peut gérer (droit Professional, Full User ou Analyzer) ou Peut utiliser (Droit Professional ou Full User uniquement) dans l'espace géré peuvent effectuer les opérations suivantes sur une tâche de rapport depuis l'application :
Afficher
Créer
Exécuter
Supprimer
Activer
Désactiver
Pour plus d'informations, consultez Gestion des autorisations dans les espaces gérés.
Conditions relatives à un application dans votre espace personnel
Vous devez être titulaire du rôle utilisateur Private Analytics Content Creator dans le client pour pouvoir afficher, créer, modifier et supprimer des tâches de rapport.
Administration de tâches de rapport dans le centre d'activités Administration
En tant qu'administrateur, vous gérez les tâches de rapport dans la section Abonnements du centre d'activités Administration. Consultez Gestion des abonnements et des rapports utilisateur.