Trabajar con tareas de informes

Una tarea de informe controla la generación de resultados de informes tabulares desde una app de Qlik Sense. Cree una tarea de informe para configurar la entrega del informe a los destinatarios que desee. Cree y administre las tareas de informes en la pestaña Tareas de informes dentro de la sección Informes de una aplicación.

Una tarea de informe convierte la plantilla de informe en un informe de salida. La tarea se puede ejecutar manualmente o conforme a una programación.

Una tarea de informe es donde todos los componentes básicos de un informe tabular (plantilla, filtros y lista de distribución) confluyen para generar el resultado. Cuando crea una tarea de informe, también configura los nombres de los archivos del informe, los usuarios y grupos que reciben el resultado, el correo electrónico o los detalles de la carpeta de salida y la programación para generar los informes.

Con la ayuda de los filtros de informes, puede utilizar una única tarea de informe para administrar y emplear un caso de uso de generación de informes. La distribución masiva de informes le permite generar informes con información variada con diferentes subconjuntos de datos para diferentes destinatarios. Para más información, vea Informes en ráfagas mediante filtros de informes.

Cómo funciona

Debe definir una lista de distribución para la aplicación antes de poder crear tareas de informes.

En una tarea de informe, selecciona los destinatarios y grupos de su lista de distribución para los que desea generar informes. Al agregar destinatarios como receptores de la tarea de salida, se agrega el destinatario como un par de filtro de usuario que corresponde a un único filtro a nivel de destinatario que se les ha aplicado en la lista de distribución. No puede combinar varios filtros a nivel de destinatario en el mismo informe de usuario, pero puede agregar cada par de filtro de usuario individualmente en la configuración de la tarea para que se genere y envíe un informe aparte al mismo usuario para cada filtro.

Puede optar por enviar los informes generados por correo electrónico, almacenarlos en una carpeta de Microsoft SharePoint o ambas cosas. Cuando entrega informes a través de una carpeta de distribución Microsoft SharePoint, los informes no se envían directamente a los destinatarios y se almacena un informe aparte por cada filtro definido en los destinatarios que ha incluido en la tarea. Para más detalles, vea Generación de informes con carpetas de distribución..

Requisitos para la entrega por correo electrónico

Para enviar el resultado de la tarea de informe por correo electrónico, active la opción Correo electrónico en Distribuir en el cuadro de diálogo cuando esté creando la tarea de informe.

Si envía los informes por correo electrónico, se debe configurar un servidor SMTP para el espacio inquilino en Qlik Cloud. Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esto, vea Configurar el soporte por correo electrónico.

Requisitos para almacenar informes en carpetas de Microsoft SharePoint

Si necesita guardar automáticamente los informes generados en una carpeta de Microsoft SharePoint de su red, active la opción Carpeta en Distribuir en el cuadro de diálogo cuando esté creando la tarea de informe.

Para almacenar el informe de salida en una carpeta de Microsoft SharePoint, se debe crear una conexión al conector Office 365 Sharepoint en el espacio. Para más información, vea Envío de informes tabulares a una carpeta de distribución.

Crear una tarea de informe

Haga lo siguiente:

1. Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de la app de Qlik Sense.

2. Haga clic en Crear tarea de informe. Se abre el cuadro de diálogo de la tarea de informe.

3. Escriba un Título para la tarea de su informe. Añada una Descripción, si lo desea.

4. Si ya cargó una plantilla, haga clic en Agregar plantilla actual y seleccione la plantilla. Agregue la plantilla de informe que se creó con el complemento de Qlik para Microsoft Excel.

   Haga clic en Cargar nuevo si aún no ha cargado la plantilla que desea usar.

5. Haga clic en Siguiente. El cuadro de diálogo pasa a la pestaña Salida.

6. Escriba un Nombre de archivo para el informe de salida. Este es el nombre de archivo que verán sus destinatarios.

   Nota informativa

   Si agrega cualquiera de los siguientes símbolos al nombre del archivo, se eliminarán de los nombres de los archivos de salida:

   • \ / < > : " ' ? *

   • Caracteres de control ASCII

   • Espacio en blanco al principio y al final del nombre del archivo.

7. Seleccione un formato de fecha-hora: Este se agrega al Nombre del archivo que indicó anteriormente.

8. En Formato, seleccione el formato de salida para los informes. Puede seleccionar: Microsoft Excel (.xlsx) o PDF.

   Para obtener información sobre cómo preparar su plantilla para PDF o impresión, consulte Comenzar a usar el complemento de Qlik para Microsoft Excel.

9. Seleccione un Filtro para aplicarlo a los informes. 

   Este filtro se aplica a toda la tarea del informe, a diferencia de los filtros que agrega a destinatarios individuales. Para más información sobre cómo interactúan entre sí los filtros a nivel de tarea y a nivel de destinatario, vea Utilizar filtros en los informes.

10. Haga clic en Siguiente para pasar a la pestaña del cuadro de diálogo Distribuir.

11. Agregue los destinatarios y grupos de su lista de distribución que recibirán el resultado del informe. Tenga en cuenta que se debe agregar un destinatario independiente para cada filtro a nivel de destinatario para el que desee generar informes. Vea Cómo funciona.

    Nota informativaUna tarea de informe tiene un límite de destinatarios en tiempo de ejecución de 100 usuarios.

12. Haga clic en Siguiente para pasar a la pestaña del cuadro de diálogo Distribuir.

13. Especifique cómo desea distribuir y entregar sus informes. Active al menos una de las siguientes opciones:

    • Para enviar sus informes por correo electrónico, habilite Correo electrónico. Este es el método de entrega predeterminado.

    • Para entregar sus informes a una carpeta de Microsoft SharePoint, active la opción Carpeta.

    Para obtener detalles específicos sobre la configuración de opciones de carpetas de distribución y correo electrónico, vea Requisitos para la entrega por correo electrónico y Requisitos para almacenar informes en carpetas de Microsoft SharePoint.

14. Haga clic en Siguiente para ir a la pestaña del cuadro de diálogo Programación.

15. Configure el programa de distribución de informes. Los informes se pueden enviar cada vez que se actualizan los datos o según un programa diario, semanal, mensual o anual.

16. Haga clic en Guardar.

Su informe se enviará a sus destinatarios a la hora programada. También puede enviar el resultado de la tarea del informe en cualquier momento. Vea Enviar informes manualmente.

Enviar informes manualmente

Puede ejecutar una tarea de informe manualmente cuando necesite que los destinatarios reciban los informes inmediatamente.

Esto también es útil cuando prueba la configuración de su informe.

Haga lo siguiente:

1. Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.

2. Haga clic en junto a la tarea de informe que desea ejecutar.

3. Haga clic en Enviar ahora.

Requisitos para que una tarea de informe se ejecute correctamente

El creador de la plantilla de informe crea una plantilla en función de su acceso al contenido de la aplicación. Sin embargo, una tarea de informe se ejecuta según el acceso a la aplicación del propietario de la tarea de informe. Por lo tanto, si un usuario crea una plantilla basada en una hoja de aplicación que es privada para él, la tarea de informe no se puede ejecutar correctamente.

También existen requisitos relacionados con la propiedad de la tarea de informe.Para más información, vea Propiedad de las tareas de informes.

Edición de tareas de informes

Puede cambiar la configuración de la tarea de informe una vez creada.

Haga lo siguiente:

1. Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.

2. Haga clic en junto a la tarea de informe.

3. Haga clic en Editar.

Eliminar una tarea de informe

Haga lo siguiente:

1. Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.

2. Haga clic en junto a la tarea de informe que desea eliminar.

3. Haga clic en Eliminar.

Los administradores de un espacio empresarial inquilino pueden eliminar y administrar tareas de informes en la sección Suscripciones de la Consola de gestión. Vea Administrar informes y suscripciones de usuarios.

Habilitar o deshabilitar una tarea de informe

Una tarea de informe se puede habilitar o deshabilitar. Cuando está habilitada, la tarea de informe genera resultados según el programa configurado y se puede ejecutar manualmente según sea necesario. Cuando está deshabilitada, la tarea de informe no puede generar resultados según la programación, pero todavía se puede ejecutar manualmente si es necesario.

Es posible que desee habilitar o deshabilitar la tarea de informe manualmente. También hay situaciones en las que una tarea de informe se desactivará automáticamente.

Haga lo siguiente:

1. Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.

2. Haga clic en junto a la tarea de informe que desea activar o desactivar.

3. Haga clic en Habilitar o Deshabilitar.

Si es administrador de un espacio inquilino, puede habilitar y deshabilitar la tarea de informe en la sección Suscripciones de la Consola de gestión. Para más información, vea Administrar informes y suscripciones de usuarios.

Cancelar una tarea de informe actualmente en ejecución

Puede haber un momento en el que se esté ejecutando una tarea de informe pero deba cancelarla. Esto puede ocurrir cuando hay un error en el servidor o cuando la tarea lleva demasiado tiempo.

Haga lo siguiente:

1. Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.

2. Haga clic en junto a la tarea de informe que desea cancelar.

3. Haga clic en Cancelar.

Consideraciones sobre la sección de acceso

Es importante tener en cuenta en qué se diferencia el trabajo con tareas de informes si la aplicación utiliza sección de acceso:

• Si se añade o elimina una tabla de la sección de acceso de la aplicación, la tarea de informe se desactiva automáticamente. Se puede volver a habilitar manualmente. Esto permite al desarrollador del informe evaluar si desea proceder con las entregas del informe, basándose en las definiciones de los destinatarios en la lista de distribución.

• Si la app tiene sección de acceso y un administrador de un espacio empresarial inquilino cambia la propiedad de la tarea de informe en la Consola de gestión, la tarea de informe se deshabilita automáticamente. Tras esto, el nuevo propietario de la tarea de informe es el único que puede volver a habilitar la tarea de informe.

• La entrega de informes a través de la carpeta de distribución de Microsoft SharePoint no está disponible si la app utiliza sección de acceso.

Para más información general, vea Informes tabulares y sección de acceso.

Propiedad de las tareas de informes

Cuando crea una tarea de informe, se convierte en su propietario. Los administradores pueden cambiar el propietario de una tarea de informe. Para más información, vea Administrar informes y suscripciones de usuarios. En un espacio compartido, para transferir la propiedad de una tarea de informe a otro usuario, ese usuario debe tener los permisos Puede editar en el espacio.

Cualquier persona con un acceso Puede editar al espacio puede ejecutar una tarea de informe, pero si el propietario de la tarea de informe no tiene el acceso Puede editar en el espacio, la tarea de informe no se podrá ejecutar correctamente. Por lo tanto, si el usuario propietario de una tarea de informe pierde el acceso Puede editar o es eliminado del espacio o del espacio empresarial inquilino, es necesario cambiar la propiedad de la tarea de informe o alguien con permisos suficientes debe volver a crear la tarea de informe.

Tenga en cuenta que si cambia el propietario de una tarea de informe para una aplicación que utiliza sección de acceso, cabe esperar ciertos comportamientos. Vea Consideraciones sobre la sección de acceso.

Filtros de informes y propiedad de tareas de informes

Los filtros de informes también tienen sus propietarios correspondientes. El creador de un filtro de informe es su primer propietario. Cambiar el propietario de una tarea de informe no cambia el propietario de ningún filtro de informe utilizado por la tarea de informe.

Permisos para tareas de informes

Adminnistrar las tareas de informes de una aplicación requiere roles específicos. Los requisitos en cuanto a los permisos varían en función del tipo de espacio en el que se encuentre su aplicación.

Requisitos para aplicaciones en espacios compartidos

Necesita el acceso Puede editar en el espacio para poder realizar las siguientes acciones en una tarea de informe desde la aplicación:

• Ver

• Crear

• Ejecutar

• Eliminar

• Habilitar

• Deshabilitar

Para más información, vea Administrar permisos en espacios compartidos.

Requisitos para aplicaciones en espacios administrados

Los usuarios con el derecho Propietario (derecho Profesional, Full User o Analizador), los roles de espacio Puede administrar (derecho Profesional, Full User o Analizador) o Puede operar (solo Derechos de usuario total o profesional) en el espacio administrado, pueden realizar las siguientes acciones en una tarea de informe desde dentro de la aplicación:

• Ver

• Crear

• Ejecutar

• Eliminar

• Habilitar

• Deshabilitar

Para más información, vea Gestionar permisos en espacios administrados.

Requisitos para una aplicación en su espacio personal

Debe tener el rol de usuario Private Analytics Content Creator en el espacio empresarial inquilino para ver, crear, editar y eliminar tareas de informes.

Administrar tareas de informes en la Consola de gestión

Como administrador, usted gestiona las tareas de informes en la sección Suscripciones de la Consola de gestión. Vea Administrar informes y suscripciones de usuarios.