Trabajar con tareas de informes
Como desarrollador de informes, puede crear configuraciones para la generación centralizada de informes con tareas de informes. Cree y gestione tareas de informe en la pestaña Tareas de informe dentro de la sección Informes de una app.
Una tarea de informe convierte la plantilla de informe en un informe de salida. La tarea se puede ejecutar manualmente o conforme a una programación.
Una tarea de informe es donde los bloques de construcción de informes: plantillas, filtros y listas de distribución, se unen para generar el resultado final. Cuando crea una tarea de informe, también configura los nombres de los archivos del informe, los usuarios y grupos que reciben el resultado, el correo electrónico o los detalles de la carpeta de salida y la programación para generar los informes.
La pestaña Tareas de informes en la sección Informes de una app
Con la ayuda de los filtros de informes, puede utilizar una única tarea de informe para administrar y emplear un caso de uso de generación de informes. La distribución masiva de informes le permite generar informes con información variada con diferentes subconjuntos de datos para diferentes destinatarios. Para más información, vea Informes en ráfagas mediante filtros de informes.
Cómo funciona la generación de informes
Debe definir una lista de distribución para la aplicación antes de poder crear tareas de informes.
En una tarea de informe, selecciona los destinatarios y grupos de su lista de distribución para los que desea generar informes. Al agregar destinatarios como receptores de la tarea de salida, se agrega el destinatario como un par de filtro de usuario que corresponde a un único filtro a nivel de destinatario que se les ha aplicado en la lista de distribución. No puede combinar varios filtros a nivel de destinatario en el mismo informe de usuario, pero puede agregar cada par de filtro de usuario individualmente en la configuración de la tarea para que se genere y envíe un informe aparte al mismo usuario para cada filtro.
Cuando se ejecuta una tarea de informe, se genera un informe único para cada filtro distinto a nivel de destinatario aplicado a todos los usuarios agregados a la tarea de informe.
Una tarea de informe puede generar un máximo de 500 informes únicos. Este límite se evalúa en todas las plantillas añadidas a la tarea, en lugar de por plantilla en la tarea. Este límite también se aplica a todas las tareas de informe, independientemente de si se aplican uno o más ciclos.
Puede optar por enviar los informes generados por correo electrónico, almacenarlos en una carpeta de Microsoft SharePoint o ambas cosas. Cuando entrega informes a través de una carpeta de distribución Microsoft SharePoint, los informes no se envían directamente a los destinatarios y se almacena un informe aparte por cada filtro definido en los destinatarios que ha incluido en la tarea. Para obtener más información, consulte Generación de informes con carpetas de distribución..
Requisitos para la entrega por correo electrónico
Para enviar el resultado de la tarea de informe por correo electrónico, active la opción Correo electrónico en Distribuir en el cuadro de diálogo cuando esté creando la tarea de informe.
Si va a enviar los informes por correo electrónico, deberá configurar un proveedor de correo electrónico para el espacio empresarial inquilino de Qlik Cloud. Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esto, consulte Configurar el correo electrónico para informes y notificaciones.
Requisitos para almacenar informes en carpetas de Microsoft SharePoint
Si necesita guardar automáticamente los informes generados en una carpeta de Microsoft SharePoint de su red, active la opción Carpeta en Distribuir en el cuadro de diálogo cuando esté creando la tarea de informe.
Para almacenar el informe de salida en una carpeta de Microsoft SharePoint, se debe crear una conexión al conector Office 365 Sharepoint en el espacio. Para más información, vea Entrega de informes a una carpeta de distribución.
Crear una tarea de informe
Para crear una configuración de informes basada en tareas, siga en orden las secciones que se indican a continuación.
Parte 1: Crear la tarea
Haga lo siguiente:
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Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de la app de Qlik Sense.
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Haga clic en Crear tarea de informe. Se abre el cuadro de diálogo de la tarea de informe.
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Escriba un Título para la tarea de su informe.
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Añada una Descripción, si lo desea.
Parte 2: Seleccione una o varias plantillas
A continuación, debe definir las plantillas.
Haga lo siguiente:
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En la pestaña del diálogo Plantilla, haga clic en Agregar plantilla actual. Seleccione una plantilla que ya haya creado.
Alternativamente, haga clic en Cargar nuevo si aún no ha añadido la plantilla que desea utilizar.
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Opcionalmente, añada plantillas adicionales a la tarea siguiendo el procedimiento del primer paso.
Puede añadir hasta cinco instancias de plantillas de informes a una tarea de informe, incluidas las copias de la misma plantilla. Por ejemplo, si añade una plantilla de Excel dos veces a una tarea, con un resultado de salida en .xlsx y otro en PDF, esto cuenta como dos plantillas añadidas a la tarea.
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Haga clic en Siguiente. El cuadro de diálogo pasa a la pestaña Salida.
Parte 3: Configurar el resultado de salida
A continuación, configure el resultado final de salida. El resultado de salida se configura por separado para cada instancia de plantilla que se añade a la tarea. El resultado de salida consiste en:
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Una definición de las propiedades de los informes generados.
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Una definición de donde se ubican los elementos del informe (solo para el resultado de salida en PDF). Los usuarios que abran un informe en formato de Excel verán el formato dependiente de la región (fechas, números y otra información) según su configuración en Excel.
Aplicación de un filtro a nivel de tarea.
Aplicar los ciclos.
Haga lo siguiente:
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En la pestaña del diálogo de Salida, expanda una instancia de plantilla que haya añadido.
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Escriba un Nombre de archivo para el informe de salida. Se utiliza en el nombre de archivo de los informes, junto con el ciclo y el formato de fecha-hora.
Nota informativaLos caracteres especiales no se permiten en el Nombre de archivo que escriba aquí. Además, se eliminan los espacios en blanco antes y después del Nombre de archivo introducido.
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Si ha seleccionado la salida de PDF, defina los ajustes del formato regional para PDF. Este ajuste controla la configuración regional con la que se da formato a las fechas, los números y otra información que se muestra en los informes.
Si necesita realizar otras configuraciones para preparar el PDF o imprimir el resultado de salida, vuelva a la creación de plantillas.
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Opcionalmente, seleccione un Filtro para aplicar a los informes.
Este filtro se aplica a todos los informes generados a partir de la instancia de plantilla, a diferencia de los filtros que se añaden a destinatarios individuales. Para obtener más información sobre cómo interactúan entre sí los filtros a nivel de tarea y a nivel de destinatario, consulte Utilizar filtros en los informes.
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En Ciclo, seleccione hasta tres dimensiones para utilizarlas en el ciclo. La adición de ciclos generará una versión única de los informes para cada valor único de la dimensión. Para más información, vea Informes cíclicos.
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Seleccione un formato de fecha-hora: Se utiliza en los nombres de archivo de los informes, junto con el ciclo y el Nombre del archivo.
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Repita el procedimiento anterior para cualquier otra instancia de plantilla que haya añadido a la tarea.
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Haga clic en Siguiente para pasar a la pestaña del cuadro de diálogo Distribuir.
Parte 4: Configurar la distribución
Ahora debería encontrarse en la pestaña Distribuir del cuadro de diálogo.
Haga lo siguiente:
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Agregue los destinatarios y grupos de su lista de distribución que recibirán el resultado del informe. Tenga en cuenta que debe añadirse un destinatario distinto para cada filtro de nivel de destinatario para el que desee generar informes. Vea Cómo funciona la generación de informes.
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Especifique cómo desea distribuir y entregar sus informes. Active al menos una de las siguientes opciones:
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Para enviar sus informes por correo electrónico, deje el Correo electrónico habilitado. Este es el método de entrega predeterminado.
Para las plantillas de Excel y PixelPerfect de la tarea, los informes se incluirán como archivos adjuntos al correo electrónico. Para las plantillas de HTML en la tarea, puede elegir adjuntar los informes como archivos, incrustar un informe en el propio mensaje de correo electrónico o ambas opciones. Para más información, vea Incrustar contenido del informe en un mensaje de correo electrónico.
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Para entregar sus informes a una carpeta de Microsoft SharePoint, active la opción Carpeta.
Para obtener detalles específicos sobre la configuración de opciones de carpetas de distribución y correo electrónico, vea Requisitos para la entrega por correo electrónico y Requisitos para almacenar informes en carpetas de Microsoft SharePoint.
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Rellene los campos requeridos para la salida Correo electrónico o Carpeta según sea necesario.
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Haga clic en Siguiente para ir a la pestaña del cuadro de diálogo Programación.
Parte 5: Programar la entrega de informes
Haga lo siguiente:
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En la pestaña del diálogo Programar, configure el programa de distribución de informes. Los informes se pueden enviar cada vez que se actualizan los datos o según un programa diario, semanal, mensual o anual.
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Haga clic en Guardar.
Su informe se enviará a sus destinatarios a la hora programada. También puede enviar el resultado de la tarea del informe en cualquier momento. Vea Enviar informes manualmente.
Enviar informes manualmente
Puede ejecutar una tarea de informe manualmente cuando necesite que los destinatarios reciban los informes inmediatamente.
Esto también es útil cuando prueba la configuración de su informe.
Haga lo siguiente:
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Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
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Haga clic en
junto a la tarea de informe que desea ejecutar. -
Pulse
Enviar ahora.
Requisitos para que una tarea de informe se ejecute correctamente
El creador de la plantilla de informe crea una plantilla en función de su acceso al contenido de la app. Sin embargo, una tarea de informe se ejecuta según el acceso a la app del propietario de la tarea de informe. Por lo tanto, si un usuario crea una plantilla basada en una hoja de app que es privada para él, la tarea de informe no se puede ejecutar correctamente.
También existen requisitos relacionados con la propiedad de la tarea de informe.Para obtener más información, consulte Propiedad de las tareas de informes.
Edición de tareas de informes
Puede cambiar la configuración de la tarea de informe una vez creada.
Haga lo siguiente:
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Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
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Haga clic en
junto a la tarea de informe. -
Haga clic en
Editar.
Eliminar una tarea de informe
Haga lo siguiente:
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Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
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Haga clic en
junto a la tarea de informe que desea eliminar. -
Haga clic en
Eliminar.
Los administradores del espacio empresarial inquilino pueden eliminar y gestionar las tareas de informes en la sección Suscripciones del centro de actividades Administración. Vea Administración de informes y suscripciones.
Habilitar o deshabilitar una tarea de informe
Una tarea de informe se puede habilitar o deshabilitar. Cuando está habilitada, la tarea de informe genera resultados según el programa configurado y se puede ejecutar manualmente según sea necesario. Cuando está deshabilitada, la tarea de informe no puede generar resultados según la programación, pero todavía se puede ejecutar manualmente si es necesario.
Es posible que desee habilitar o deshabilitar la tarea de informe manualmente. También hay situaciones en las que una tarea de informe se desactivará automáticamente.
Haga lo siguiente:
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Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
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Haga clic en
junto a la tarea de informe que desea activar o desactivar. -
Haga clic en
Habilitar o 
Deshabilitar.
Si es administrador de un espacio empresarial inquilino, puede activar y desactivar la tarea de informe en la sección Suscripciones del centro de actividades Administración. Para más información, vea Administración de informes y suscripciones.
Cancelar una tarea de informe actualmente en ejecución
Puede haber un momento en el que se esté ejecutando una tarea de informe, pero deba cancelarla. Esto puede ocurrir cuando hay un error en el servidor o cuando la tarea lleva demasiado tiempo.
Haga lo siguiente:
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Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
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Haga clic en
junto a la tarea de informe que desea cancelar. -
Haga clic en
Cancelar.
Visualización del historial de ejecuciones de una tarea de informe
Puede ver el historial de cuándo se ejecutó la tarea de informe. Utilice la vista Historial para ver más información sobre los errores que hayan podido producirse durante la ejecución de la tarea.
Haga lo siguiente:
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En una app, abra la sección Informes.
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En la pestaña Tareas de informe, haga clic en
junto a una tarea de informe. -
Seleccione
Historial.
Para más información, vea Visualización del historial de ejecuciones de las tareas de informe.
Configuración de varios resultados de salida para la misma plantilla
Puede añadir hasta cinco instancias de plantillas de informes a una tarea de informe, incluidas las copias de la misma plantilla. Por ejemplo, si añade una plantilla de Excel dos veces a una tarea, con un resultado de salida en .xlsx y otro en PDF, esto cuenta como dos plantillas añadidas a la tarea.
Los siguientes son casos de uso común para añadir la misma plantilla más de una vez a una misma tarea de informe:
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Generación de informes en dos formatos de archivo diferentes: por ejemplo, una copia en .xlsx y otra en PDF de un mismo informe.
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Incrustando el informe en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico, pero incluyendo también una copia HTML del mismo informe como archivo adjunto.
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Generación de informes con dos configuraciones de localización diferentes.
Para obtener este resultado de salida de una misma plantilla añádala dos veces (o más de dos) a la tarea de informe.
Haga lo siguiente:
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En la pestaña de diálogo Plantilla al configurar una tarea de informe, seleccione la plantilla que desea utilizar o haga clic en Cargar nueva plantilla para cargarla.
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Tras añadir la primera instancia de plantilla, haga clic en Agregar plantilla actual.
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Seleccione de nuevo la misma plantilla.
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Haga clic en Siguiente.
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En la configuración de Salida, escriba un nombre de archivo diferente para cada instancia de la plantilla. Esto es necesario para distinguir los informes generados.
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Complete la configuración de la tarea de informe.
Consideraciones sobre la sección de acceso
Si la aplicación utiliza sección de acceso, la generación de informes funciona de manera diferente. Para más información, vea Informes dentro de la app y acceso a secciones.
Propiedad de las tareas de informes
Cuando crea una tarea de informe, se convierte en su propietario. Los administradores pueden cambiar el propietario de una tarea de informe. Para más información, vea Administración de informes y suscripciones. En un espacio compartido, para transferir la propiedad de una tarea de informe a otro usuario, ese usuario debe tener los permisos Puede editar en el espacio.
Cualquier persona con un acceso Puede editar al espacio puede ejecutar una tarea de informe, pero si el propietario de la tarea de informe no tiene el acceso Puede editar en el espacio, la tarea de informe no se podrá ejecutar correctamente. Por lo tanto, si el usuario propietario de una tarea de informe pierde el acceso Puede editar o es eliminado del espacio o del espacio empresarial inquilino, es necesario cambiar la propiedad de la tarea de informe o alguien con permisos suficientes debe volver a crear la tarea de informe.
Tenga en cuenta que si cambia el propietario de una tarea de informe para una aplicación que utiliza sección de acceso, cabe esperar ciertos comportamientos. Para más información, vea Informes dentro de la app y acceso a secciones.
Filtros de informes y propiedad de tareas de informes
Los filtros de informes también tienen sus correspondientes propietarios. El creador de un filtro de informe es su primer propietario. Cambiar el propietario de una tarea de informe no cambia el propietario de ningún filtro de informe utilizado por la tarea de informe.
Permisos para tareas de informes
Administrar las tareas de informes de una app requiere poseer roles específicos. Los requisitos en cuanto a los permisos varían en función del tipo de espacio en el que se encuentre su aplicación.
Para trabajar con tareas de informe para una app, necesita:
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Permisos que le ha asignado un administrador del espacio empresarial inquilino. Para obtener más información, un administrador puede consultar Configuración de permisos para las funciones de medición de informes.
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Para obtener más información sobre los permisos de espacio para la elaboración de informes, consulte Permisos de Servicio de informes de Qlik.
Permisos de espacio
La gestión de las tareas de informe de una app requiere determinados roles de espacio específicos. Los requisitos dependen del tipo de espacio en el que esté ubicada su app.
Requisitos para aplicaciones en espacios compartidos
Necesita el acceso Puede editar en el espacio para poder realizar las siguientes acciones en una tarea de informe desde la app:
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Ver
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Crear
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Ejecutar
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Eliminar
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Habilitar
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Deshabilitar
Para más información, vea Administrar permisos en espacios compartidos.
Requisitos para aplicaciones en espacios administrados
Los usuarios con el derecho Propietario (derecho Profesional, Full User o Analizador), los roles de espacio Puede administrar (derecho Profesional, Full User o Analizador) o Puede operar (solo Derecho Profesional o Full User) en el espacio administrado, pueden realizar las siguientes acciones en una tarea de informe desde dentro de la app:
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Ver
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Crear
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Ejecutar
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Eliminar
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Habilitar
-
Deshabilitar
Para más información, vea Gestionar permisos en espacios administrados.
Requisitos para una aplicación en su espacio personal
Debe tener el rol de usuario Private Analytics Content Creator en el espacio empresarial inquilino para ver, crear, editar y eliminar tareas de informes.
Administrar tareas de informes en el centro de actividades Administración.
Como administrador, usted gestiona las tareas de informes en la sección Suscripciones del centro de actividades Administración. Vea Administración de informes y suscripciones.