Trabajar con tareas de informes
Como desarrollador de informes, puede crear configuraciones para la generación centralizada de informes con tareas de informes. Cree y gestione tareas de informe en la pestaña Tareas de informe dentro de la sección Informes de una app.
Una tarea de informe convierte la plantilla de informe en un informe de salida. La tarea se puede ejecutar manualmente o conforme a una programación.
Una tarea de informe es donde los bloques de construcción de informes: plantilla, filtros y lista de distribución, se unen para generar el resultado. Cuando crea una tarea de informe, también configura los nombres de los archivos del informe, los usuarios y grupos que reciben el resultado, el correo electrónico o los detalles de la carpeta de salida y la programación para generar los informes.
La pestaña Tareas de informes en la sección Informes de una app
Con la ayuda de los filtros de informes, puede utilizar una única tarea de informe para administrar y emplear un caso de uso de generación de informes. La distribución masiva de informes le permite generar informes con información variada con diferentes subconjuntos de datos para diferentes destinatarios. Para obtener más información, consulte Informes en ráfagas mediante filtros de informes.
Cómo funciona la generación de informes
Debe definir una lista de distribución para la app antes de poder crear tareas de informes.
En una tarea de informe, selecciona los destinatarios y grupos de su lista de distribución para los que desea generar informes. Al agregar destinatarios como receptores de la tarea de salida, se agrega el destinatario como un par de filtro de usuario que corresponde a un único filtro a nivel de destinatario que se les ha aplicado en la lista de distribución. No puede combinar varios filtros a nivel de destinatario en el mismo informe de usuario, pero puede agregar cada par de filtro de usuario individualmente en la configuración de la tarea para que se genere y envíe un informe aparte al mismo usuario para cada filtro.
Cuando se ejecuta una tarea de informe, se genera un informe único para cada filtro distinto a nivel de destinatario aplicado a todos los usuarios agregados a la tarea de informe.
Cuando se aplican uno o varios ciclos, una tarea de informe puede generar un máximo de 500 informes únicos. Cuando no se aplican ciclos, la tarea de informe puede generar un máximo de 100 informes únicos.
Puede optar por enviar los informes generados por correo electrónico, almacenarlos en una carpeta de Microsoft SharePoint o ambas cosas. Cuando entrega informes a través de una carpeta de distribución Microsoft SharePoint, los informes no se envían directamente a los destinatarios y se almacena un informe aparte por cada filtro definido en los destinatarios que ha incluido en la tarea. Para obtener más información, consulte Generación de informes con carpetas de distribución..
Requisitos para la entrega por correo electrónico
Para enviar el resultado de la tarea de informe por correo electrónico, active la opción Correo electrónico en Distribuir en el cuadro de diálogo cuando esté creando la tarea de informe.
Si envía los informes por correo electrónico, se debe configurar un servidor SMTP para el espacio empresarial inquilino en Qlik Cloud. Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esto, consulte Configurar el correo electrónico para informes y notificaciones.
Requisitos para almacenar informes en carpetas de Microsoft SharePoint
Si necesita guardar automáticamente los informes generados en una carpeta de Microsoft SharePoint de su red, active la opción Carpeta en Distribuir en el cuadro de diálogo cuando esté creando la tarea de informe.
Para almacenar el informe de salida en una carpeta de Microsoft SharePoint, se debe crear una conexión al conector Office 365 Sharepoint en el espacio. Para obtener más información, consulte Entrega de informes a una carpeta de distribución.
Crear una tarea de informe
Para crear una configuración de informes basada en tareas, siga en orden las secciones que se indican a continuación.
Parte 1: Crear la tarea
Haga lo siguiente:
-
Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de la app de Qlik Sense.
-
Haga clic en Crear tarea de informe. Se abre el cuadro de diálogo de la tarea de informe.
-
Escriba un Título para la tarea de su informe.
-
Añada una Descripción, si lo desea.
Parte 2: Seleccionar una plantilla
A continuación, debe definir la plantilla que se creó con el complemento de Qlik para Microsoft Excel.
Haga lo siguiente:
-
En la pestaña del diálogo Plantilla, haga clic en Añadir plantilla existente. Seleccione una plantilla que ya haya cargado.
Como alternativa, haga clic en Cargar nuevo si aún no ha cargado la plantilla que desea usar.
-
Haga clic en Siguiente. El cuadro de diálogo pasa a la pestaña Salida.
Parte 3: Configurar la salida
La configuración de salida consta de lo siguiente:
-
Definición de las propiedades de los informes generados.
-
Definición de la localización de los elementos del informe (solo para la salida de PDF). Los usuarios que abran un informe de Excel verán el formato dependiente de la región (fechas, números y otra información) según su configuración de Excel.
-
Aplicación de un filtro a nivel de tarea.
-
Aplicar los ciclos.
Haga lo siguiente:
-
En la pestaña del diálogo Resultado, escriba un Nombre de archivo para el resultado de salida del informe. Se utiliza en el nombre de archivo de los informes, junto con el ciclo y el formato de fecha-hora.
Nota informativaLos caracteres especiales no están permitidos en el Nombre de archivo que introduzca aquí. Además, se eliminan los espacios en blanco antes y después del Nombre de archivo introducido.
-
Si ha seleccionado la salida de PDF, defina los ajustes del formato regional para PDF. Este ajuste controla la configuración regional en la que se formatean las fechas, los números y otra información en los informes.
Si necesita realizar otras configuraciones a fin de prepararse para PDF o imprimir la salida, vuelva a la creación de plantillas. Vea Preparación para PDF y salida impresa.
-
Seleccione un Filtro para aplicarlo a los informes.
Este filtro se aplica a toda la tarea del informe, a diferencia de los filtros que agrega a destinatarios individuales. Para obtener más información sobre cómo interactúan entre sí los filtros a nivel de tarea y a nivel de destinatario, consulte Utilizar filtros en los informes.
-
En Ciclo, seleccione hasta tres dimensiones para utilizarlas en el ciclo. La adición de ciclos generará una versión única de los informes para cada valor único de la dimensión. Para más información, vea Informes cíclicos.
-
Seleccione un formato de fecha-hora: Se utiliza en los nombres de archivo de los informes, junto con el ciclo y el Nombre del archivo.
-
Haga clic en Siguiente para pasar a la pestaña del cuadro de diálogo Distribuir.
Parte 4: Configurar la distribución
Ahora debería encontrarse en la pestaña Distribuir del cuadro de diálogo.
Haga lo siguiente:
-
Agregue los destinatarios y grupos de su lista de distribución que recibirán el resultado del informe. Tenga en cuenta que se debe agregar un destinatario independiente para cada filtro a nivel de destinatario para el que desee generar informes. Vea Cómo funciona la generación de informes.
-
Especifique cómo desea distribuir y entregar sus informes. Active al menos una de las siguientes opciones:
-
Para enviar sus informes por correo electrónico, deje el Correo electrónico habilitado. Este es el método de entrega predeterminado.
-
Para entregar sus informes a una carpeta de Microsoft SharePoint, active la opción Carpeta.
Para obtener detalles específicos sobre la configuración de opciones de carpetas de distribución y correo electrónico, consulte Requisitos para la entrega por correo electrónico y Requisitos para almacenar informes en carpetas de Microsoft SharePoint.
-
-
Rellene los campos requeridos para la salida Correo electrónico o Carpeta según sea necesario.
-
Haga clic en Siguiente para ir a la pestaña del cuadro de diálogo Programación.
Parte 5: Programar la entrega de informes
Haga lo siguiente:
-
En la pestaña del diálogo Programar, configure el programa de distribución de informes. Los informes se pueden enviar cada vez que se actualizan los datos o según un programa diario, semanal, mensual o anual.
-
Haga clic en Guardar.
Su informe se enviará a sus destinatarios a la hora programada. También puede enviar el resultado de la tarea del informe en cualquier momento. Vea Enviar informes manualmente.
Enviar informes manualmente
Puede ejecutar una tarea de informe manualmente cuando necesite que los destinatarios reciban los informes inmediatamente.
Esto también es útil cuando prueba la configuración de su informe.
Haga lo siguiente:
-
Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
-
Haga clic en
junto a la tarea de informe que desea ejecutar. -
Haga clic en
Enviar ahora.
Requisitos para que una tarea de informe se ejecute correctamente
El creador de la plantilla de informe crea una plantilla en función de su acceso al contenido de la app. Sin embargo, una tarea de informe se ejecuta según el acceso a la app del propietario de la tarea de informe. Por lo tanto, si un usuario crea una plantilla basada en una hoja de app que es privada para él, la tarea de informe no se puede ejecutar correctamente.
También existen requisitos relacionados con la propiedad de la tarea de informe.Para obtener más información, consulte Propiedad de las tareas de informes.
Edición de tareas de informes
Puede cambiar la configuración de la tarea de informe una vez creada.
Haga lo siguiente:
-
Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
-
Haga clic en
junto a la tarea de informe. -
Haga clic en
Editar.
Eliminar una tarea de informe
Haga lo siguiente:
-
Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
-
Haga clic en
junto a la tarea de informe que desea eliminar. -
Haga clic en
Eliminar.
Los administradores de un espacio empresarial inquilino pueden eliminar y administrar las tareas de informe en la sección Suscripciones del centro de actividades de Administración. Vea Habilitar y administrar los informes y las suscripciones de usuarios.
Habilitar o deshabilitar una tarea de informe
Una tarea de informe se puede habilitar o deshabilitar. Cuando está habilitada, la tarea de informe genera resultados según el programa configurado y se puede ejecutar manualmente según sea necesario. Cuando está deshabilitada, la tarea de informe no puede generar resultados según la programación, pero todavía se puede ejecutar manualmente si es necesario.
Es posible que desee habilitar o deshabilitar la tarea de informe manualmente. También hay situaciones en las que una tarea de informe se desactivará automáticamente.
Haga lo siguiente:
-
Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
-
Haga clic en
junto a la tarea de informe que desea activar o desactivar. -
Haga clic en
Habilitar o 
Deshabilitar.
Si es administrador de un espacio empresarial inquilino, puede habilitar y deshabilitar la tarea de informes en la sección Suscripciones del centro de actividades de Administración. Para más información, vea Habilitar y administrar los informes y las suscripciones de usuarios.
Cancelar una tarea de informe actualmente en ejecución
Puede haber un momento en el que se esté ejecutando una tarea de informe, pero deba cancelarla. Esto puede ocurrir cuando hay un error en el servidor o cuando la tarea lleva demasiado tiempo.
Haga lo siguiente:
-
Abra la pestaña Tareas de informe en la sección Informes de una app.
-
Haga clic en
junto a la tarea de informe que desea cancelar. -
Haga clic en
Cancelar.
Visualización del historial de ejecuciones de una tarea de informe
Puede ver el historial de cuándo se ejecutó la tarea de informe. Utilice la vista Historial para ver más información sobre los errores que hayan podido producirse durante la ejecución de la tarea.
Haga lo siguiente:
-
En una app, abra la sección Informes.
-
En la pestaña Tareas de informe, haga clic en
junto a una tarea de informe. -
Seleccione
Historial.
Para más información, vea Visualización del historial de ejecuciones de las tareas de informe.
Consideraciones sobre la sección de acceso
Si la aplicación utiliza sección de acceso, la generación de informes funciona de manera diferente. Para más información, vea Informes dentro de la app y acceso a secciones.
Propiedad de las tareas de informes
Cuando crea una tarea de informe, se convierte en su propietario. Los administradores pueden cambiar el propietario de una tarea de informe. Para obtener más información, consulte Habilitar y administrar los informes y las suscripciones de usuarios. En un espacio compartido, para transferir la propiedad de una tarea de informe a otro usuario, ese usuario debe tener los permisos Puede editar en el espacio.
Cualquier persona con un acceso Puede editar al espacio puede ejecutar una tarea de informe, pero si el propietario de la tarea de informe no tiene el acceso Puede editar en el espacio, la tarea de informe no se podrá ejecutar correctamente. Por lo tanto, si el usuario propietario de una tarea de informe pierde el acceso Puede editar o es eliminado del espacio o del espacio empresarial inquilino, es necesario cambiar la propiedad de la tarea de informe o alguien con permisos suficientes debe volver a crear la tarea de informe.
Tenga en cuenta que si cambia el propietario de una tarea de informe para una app que utiliza sección de acceso, cabe esperar ciertos comportamientos. Para obtener más información, consulte Informes dentro de la app y acceso a secciones.
Filtros de informes y propiedad de tareas de informes
Los filtros de informes también tienen sus propietarios correspondientes. El creador de un filtro de informe es su primer propietario. Cambiar el propietario de una tarea de informe no cambia el propietario de ningún filtro de informe utilizado por la tarea de informe.
Permisos para tareas de informes
Administrar las tareas de informes de una app requiere roles específicos. Los requisitos en cuanto a los permisos varían en función del tipo de espacio en el que se encuentre su app.
Requisitos para aplicaciones en espacios compartidos
Necesita el acceso Puede editar en el espacio para poder realizar las siguientes acciones en una tarea de informe desde la app:
Ver
Crear
Ejecutar
Eliminar
Habilitar
Deshabilitar
Para obtener más información, consulte Administrar permisos en espacios compartidos.
Requisitos para aplicaciones en espacios administrados
Los usuarios con el derecho Propietario (derecho Profesional, Full User o Analizador), los roles de espacio Puede administrar (derecho Profesional, Full User o Analizador) o Puede operar (solo Derecho Profesional o Full User) en el espacio administrado, pueden realizar las siguientes acciones en una tarea de informe desde dentro de la app:
Ver
Crear
Ejecutar
Eliminar
Habilitar
Deshabilitar
Para obtener más información, consulte Gestionar permisos en espacios administrados.
Requisitos para una app en su espacio personal
Debe tener el rol de usuario Private Analytics Content Creator en el espacio empresarial inquilino para ver, crear, editar y eliminar tareas de informes.
Administrar tareas de informes en el centro de actividades Administración.
Como administrador, usted gestiona las tareas de informe en la sección Suscripciones del centro de actividades Administración. Vea Habilitar y administrar los informes y las suscripciones de usuarios.