Abilitazione della creazione di note
Nel centro attività Amministrazione, gli amministratori tenant possono impostare l'accesso utente alla funzionalità Note configurando le autorizzazioni in User Default e nei ruoli personalizzati.
L'interruttore globale per abilitare e disabilitare le Note nel centro attività Amministrazione è stato deprecato. Per sostituire questa impostazione di controllo della funzionalità, migrare alla configurazione delle autorizzazioni dei ruoli predefiniti e personalizzati dell'utente per controllare il controllo dell'accesso alle Note del proprio tenant. Questo argomento della guida ti guida attraverso questo processo.
Per informazioni su come creare note, vedere Acquisizione e condivisione di informazioni strategiche usando le Note.
L'amministratore tenant può visualizzare tutte le note nel tenant da Catalogo selezionando Note dal filtro Tipi. Tuttavia, per visualizzare il contenuto di una nota, l'amministratore tenant ha bisogno di uno dei seguenti elementi:
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Il ruolo corretto nello spazio in cui si trova la nota.
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Uno dei due elementi seguenti:
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L'accesso tramite il contenuto della nota è disponibile per tutti i membri dello spazio.
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Accesso esplicito per la visualizzazione o la modifica tramite la condivisione della nota.
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Gestione dell'accesso utente alle Note
L'autorizzazione Gestione note è utilizzata per controllare l'accesso dell'utente alla funzionalità Note. Questa autorizzazione è controllata a livello di tenant dagli amministratori tenant.
Per l'autorizzazione Gestione note, sono disponibili le seguenti opzioni:
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Consentito: gli utenti possono creare, visualizzare, aggiornare, eliminare e condividere le note nei centri di attività e nelle applicazioni.
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Non consentito: gli utenti non possono creare, visualizzare, aggiornare, eliminare o condividere le note nei centri di attività e nelle applicazioni.
L'autorizzazione Gestione note viene assegnata nel centro attività Amministrazione seguendo i due processi seguenti:
Processo 1: modificare le autorizzazioni in User Default
Gli amministratori tenant possono regolare le autorizzazioni User Default. Per impostazione predefinita, le autorizzazioni User Default consentono a tutti gli utenti del tenant di utilizzare Note. Se si desidera limitare l'accesso solo ad alcuni o a nessun utente, è possibile modificare l'impostazione.
Procedere come indicato di seguito:
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Nel centro attività Amministrazione, andare a Gesttisci utenti.
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Andare alla scheda Autorizzazioni.
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Fare clic su User Default.
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In Autorizzazioni, espandere Tipi di contenuto.
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Espandere Note.
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Per Gestione note, modificare il valore dell'autorizzazione utilizzando il menu a discesa.
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Fare clic su Conferma.
Processo 2: creare un ruolo personalizzato
Gli amministratori tenant possono creare ruoli personalizzati per elevare le autorizzazioni di alcuni utenti per il ruolo User Default. In qualità di amministratore, è possibile limitare le autorizzazioni di Note in User Default e creare un ruolo personalizzato per fornire le autorizzazioni a Note per un gruppo specifico di utenti.
Procedere come indicato di seguito:
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Nel centro attività Amministrazione, andare a Gesttisci utenti.
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Passare alla scheda Autorizzazioni e fare clic su Crea nuovo per creare un nuovo ruolo personalizzato.
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Inserire un Nome e, facoltativamente, una Descrizione per il nuovo ruolo.
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In Autorizzazioni, espandere Tipi di contenuto.
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Espandere Note.
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Se necessario, modificare il valore dell'autorizzazione Gestione note utilizzando il menu a discesa.
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Fare clic su Conferma.
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Tornare alla scheda Tutti gli utenti.
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Selezionare le caselle di controllo degli utenti per cui si desidera modificare le autorizzazioni.
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Fare clic su Gestisci ruoli.
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Assegnare il nuovo ruolo personalizzato a utenti specifici e fare clic su Salva.
Protezione dati
Gli autori delle note possono aggiungere uno snapshot a una nota da qualsiasi dato a cui possono accedere. Ciò include dati sensibili che potrebbero essere limitati ad altri utenti in base alle regole di Section access. Se la nota si trova in uno spazio condiviso o gestito, tutti gli altri membri dello spazio che dispongono di accesso alla nota possono visualizzare gli snapshot presenti inclusi. Gli autori delle note devono prestare sempre attenzione quando si condividono dati che altri utenti potrebbero non essere autorizzati a vedere.