Aktivera stöd för anteckningar
I Administration aktivitetscenter kan klientorganisationsadministratörer ställa in användaråtkomst till Anteckningar-funktionen genom att konfigurera behörigheter i User Default och anpassade roller.
Den globala omkopplaren för att aktivera och inaktivera Anteckningar i Administration aktivitetscenter har tagits bort. För att ersätta denna funktionskontrollinställning, migrera till att konfigurera användarstandard- och anpassade rollbehörigheter för att kontrollera din klientorganisations åtkomstkontroll för anteckningar. Detta hjälpavsnitt vägleder dig genom denna process.
Information om hur du skapar anteckningar finns i Avbilda och dela insikter med anteckningar.
Huvudadministratören kan se alla anteckningar i klientorganisationen från Katalog genom att välja Anteckningar från filtret Typer. Men för att visa innehållet i en anteckning behöver klientorganisationen administratör:
-
Rätta roll i det utrymme där anteckningen finns.
-
Något av följande:
-
Åtkomst via anteckningsinnehållet som är tillgängligt för utrymmets alla medlemmar.
-
Explicit åtkomst till visning eller redigering via en delad anteckning.
-
Hantera användaråtkomst till Anteckningar
Behörigheten Hantera anteckningar används för att styra användarnas tillgång till Anteckningar-funktionen. Denna behörighet kontrolleras på klientorganisationsnivå av klientorganisationsadministratörer.
För behörigheten Hantera anteckningar finns följande alternativ tillgängliga:
-
Tillåtet: Användare kan skapa, visa, uppdatera, ta bort och dela anteckningar i aktivitetscenter och applikationer.
-
Inte tillåtet: Användare kan inte skapa, visa, uppdatera, ta bort eller dela anteckningar i aktivitetscenter och applikationer.
Hantera anteckningar-behörigheten tilldelas i aktivitetscentret Administration med hjälp av följande två processer:
Process 1: Ändra behörigheterna i User Default
Klientorganisationsadministratörer kan justera User Default-behörigheter. Som standard tillåter behörigheterna för User Default alla användare av klientorganisationen att arbeta med Anteckningar. Detta kan ändras om du vill begränsa åtkomsten till endast vissa, eller inga, användare.
Gör följande:
-
Gå till Hantera användare i aktivitetscentret för Administration.
-
Byt till fliken Behörigheter.
-
Klicka på User Default.
-
Utöka Innehållstyper under Behörigheter.
-
Utöka Anteckningar.
-
För Hantera anteckningar, ändra behörighetsvärdet med hjälp av rullgardinsmenyn.
-
Klicka på Bekräfta.
Process 2: Skapa anpassad roll
Klientorganisationens administratörer kan skapa anpassade roller för att höja behörigheterna för vissa användare över User Default. Som administratör kanske du vill begränsa behörigheterna för Anteckningar i User Default, och sedan skapa en anpassad roll för att ge behörigheter för Anteckningar till en viss uppsättning användare.
Gör följande:
-
Gå till Hantera användare i aktivitetscentret för Administration.
-
Byt till fliken Behörigheter och klicka på Skapa nytt för att skapa en ny anpassad roll.
-
Ange ett Namn och, om du vill, en Beskrivning för den nya rollen.
-
Utöka Innehållstyper under Behörigheter.
-
Utöka Anteckningar.
-
Vid behov, ändra behörighetsvärdet för Hantera anteckningar med hjälp av rullgardinsmenyn.
-
Klicka på Bekräfta.
-
Växla tillbaka till fliken Alla användare.
-
Markera kryssrutorna för de användare vars behörigheter du vill ändra.
-
Klicka på Hantera roller.
-
Tilldela den nya anpassade rollen till specifika användare och klicka på Spara.
Datasäkerhet
En antecknings upphovsperson kan skapa en ögonblicksbild av data denna har åtkomst till och lägga till bilden i anteckningen. Detta gäller även känsliga data som andra kanske har begränsad åtkomst till enligt section access-regler. Om anteckningen finns i ett delat eller hanterat utrymme kan alla andra medlemmar i utrymmet som har tillgång till anteckningen se ögonblicksbilderna i anteckningen. Var försiktig när du delar data som andra användare kanske inte är behöriga att se.