Activation de la création de notes
Dans le centre d'activités Administration, les administrateurs de clients peuvent définir l'accès des utilisateurs à la fonctionnalité Notes en configurant des autorisations dans User Default et les rôles personnalisés.
L'interrupteur global permettant d'activer et de désactiver Notes dans le centre d'activités Administration est obsolète. Pour remplacer ce paramètre de contrôle de fonction, migrez vers la configuration des autorisations d'utilisateur par défaut et de rôles personnalisés afin de pouvoir contrôler l'accès aux Notes de votre client. Cette rubrique d'aide vous guide tout au long de ce processus.
Pour des informations sur la création de notes, consultez Capture et partage d'informations analytiques via Notes.
L'administrateur de clients peut afficher toutes les notes du client dans Catalogue en sélectionnant Notes dans le filtre Types. Cependant, pour afficher le contenu d'une note, l'administrateur de clients doit disposer des autorisations suivantes :
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Le rôle propre de l'espace dans lequel se trouve la note.
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L'une ou l'autre des options suivantes :
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Accès via le contenu de la note accessible à tous les membres de l'espace.
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Accès en lecture ou en écriture explicite via un partage de note.
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Gestion de l'accès des utilisateurs à Notes
L'autorisation Gérer les notes est utilisée pour contrôler l'accès des utilisateurs à la fonctionnalité Notes. Cette autorisation est contrôlée au niveau du client par les administrateurs de clients.
Pour l'autorisation Gérer les notes, les options suivantes sont disponibles :
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Accordé : les utilisateurs peuvent créer, afficher, mettre à jour, supprimer et partager des notes dans des centres d'activités et des applications.
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Non accordé : les utilisateurs ne peuvent pas créer, afficher, mettre à jour, supprimer ni partager de notes dans des centres d'activités et des applications.
L'autorisation Gérer les notes est attribuée dans le centre d'activités Administration en suivant les deux processus suivants :
Processus 1 : modifiez les autorisations dans User Default
Les administrateurs de clients peuvent ajuster les autorisations User Default. Par défaut, les autorisations User Default permettent à tous les utilisateurs de clients d'avoir recours à Notes. Cela peut être modifié si vous souhaitez restreindre l'accès à certains utilisateurs ou l'interdire à tous.
Procédez comme suit :
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Dans le centre d'activités Administration, accédez à Gérer les utilisateurs.
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Accédez à l'onglet Autorisations.
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Cliquez sur User Default.
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Sous Autorisations, développez Types de contenu.
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Développez Notes.
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Pour Gérer les notes, modifiez la valeur de l'autorisation à l'aide du menu déroulant.
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Cliquez sur Confirmer.
Processus 2 : créez un rôle personnalisé
Les administrateurs de clients peuvent créer des rôles personnalisés afin de relever le niveau des autorisations de certains utilisateurs au-delà du rôle User Default. En tant qu'administrateur, vous pouvez souhaiter restreindre les autorisations Notes dans User Default, puis créer un rôle personnalisé pour accorder des autorisations Notes à un ensemble spécifique d'utilisateurs.
Procédez comme suit :
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Dans le centre d'activités Administration, accédez à Gérer les utilisateurs.
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Accédez à l'onglet Autorisations et cliquez sur Créer pour créer un nouveau rôle personnalisé.
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Saisissez un Nom et, si vous le souhaitez, une Description pour le nouveau rôle.
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Sous Autorisations, développez Types de contenu.
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Développez Notes.
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Si nécessaire, modifiez la valeur de l'autorisation Gérer les notes à l'aide du menu déroulant.
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Cliquez sur Confirm (Confirmer).
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Revenez à l'onglet Tous les utilisateurs.
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Cochez les cases des utilisateurs dont vous souhaitez modifier les autorisations.
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Cliquez sur Gestion des rôles.
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Affectez le nouveau rôle personnalisé à des utilisateurs spécifiques, puis cliquez sur Enregistrer.
Sécurité des données
Notez que les auteurs peuvent ajouter un instantané à une note de toutes les données auxquelles ils peuvent accéder. Cela inclut des données sensibles susceptibles de ne pas être accessibles par d'autres utilisateurs en fonction des règles Section Access. Si la note se trouve dans un espace partagé ou géré, tous les autres membres de l'espace ayant accès à la note peuvent voir les instantanés figurant dans la note. Notez que les auteurs doivent faire attention lorsqu'ils partagent des données que d'autres utilisateurs ne sont peut-être pas autorisés à voir.