Aanmaken van opmerkingen inschakelen
In het Beheer activiteitencentrum kunnen tenantbeheerders gebruikerstoegang tot de Notities-functionaliteit instellen door machtigingen te configureren in de User Default en aangepaste rollen.
De globale schakelaar om Notities in en uit te schakelen in het Beheer activiteitencentrum is afgeschaft. Om deze functiebeheerinstelling te vervangen, migreer naar het configureren van machtigingen voor standaard- en aangepaste gebruikersrollen om de toegangscontrole voor Notities van uw tenant te beheren. Dit helponderwerp begeleidt u door dit proces.
Zie Inzichten vastleggen en delen met behulp van opmerkingen voor informatie over het maken van notities.
De tenantbeheerder kan alle opmerkingen in de tenant zien in de Catalogus door Opmerkingen te selecteren in het filter Typen. Om de inhoud van een opmerking te bekijken, heeft de tenantbeheerder echter het volgende nodig:
-
De juiste rol in de ruimte waar de opmerking zich bevindt.
-
Een van de volgende:
-
Toegang doordat de inhoud van de opmerkingen toegankelijk is voor alle ruimteleden.
-
Expliciete kijk- of bewerkingstoegang via een gedeelde opmerking.
-
Gebruikerstoegang tot Notities beheren
De Notities beheren-machtiging wordt gebruikt om gebruikerstoegang tot de notitiemogelijkheid te beheren. Deze machtiging wordt op tenant-niveau beheerd door tenantbeheerders.
Voor de Notities beheren-machtiging zijn de volgende opties beschikbaar:
-
Toegestaan: gebruikers kunnen opmerkingen maken, weergeven, bijwerken, verwijderen en delen in activiteitencentra en applicaties.
-
Niet toegestaan: gebruikers kunnen geen opmerkingen maken, weergeven, bijwerken, verwijderen of delen in activiteitencentra en applicaties.
De Notities beheren-machtiging wordt toegewezen in het Beheer activiteitencentrum met behulp van de volgende twee processen:
Proces 1: Wijzig de machtigingen in de User Default
Tenantbeheerders kunnen User Default machtigingen aanpassen. Standaard staan de User Default machtigingen toe dat alle tenantgebruikers met notities kunnen werken. Dit kan worden gewijzigd als u de toegang wilt beperken tot slechts enkele — of geen — gebruikers.
Doe het volgende:
-
Ga in het Beheer-activiteitencentrum naar Gebruikers beheren.
-
Ga naar het tabblad Machtigingen.
-
Klik op User Default.
-
Onder Machtigingen vouwt u Inhoudstypen uit.
-
Uitvouwen Notities.
-
Voor Notities beheren, wijzig de machtigingswaarde met behulp van het vervolgkeuzemenu.
-
Klik op Bevestigen.
Proces 2: Aangepaste rol maken
Tenantbeheerders kunnen aangepaste rollen maken om de machtigingen voor bepaalde gebruikers te verhogen boven de User Default. Als beheerder wilt u misschien Notities-machtigingen beperken in de User Default, en dan een aangepaste rol maken om Notities-machtigingen te geven aan een specifieke set gebruikers.
Doe het volgende:
-
Ga in het Beheer-activiteitencentrum naar Gebruikers beheren.
-
Ga naar het tabblad Machtigingen en klik op Nieuwe maken om een nieuwe aangepaste rol te maken.
-
Voer een Naam in en optioneel een Beschrijving voor de nieuwe rol.
-
Onder Machtigingen, vouw Inhoudstypen uit.
-
Vouw Notities uit.
-
Indien nodig, wijzig de Notities beheren machtigingswaarde met behulp van het vervolgkeuzemenu.
-
Klik op Bevestigen.
-
Ga terug naar het tabblad Alle gebruikers.
-
Schakel de selectievakjes in voor de gebruikers waarvan u de machtigingen wilt wijzigen.
-
Klik op Rollen beheren.
-
Wijs de nieuwe aangepaste rol toe aan specifieke gebruikers en klik op Opslaan.
Gegevensbeveiliging
Auteurs van opmerkingen kunnen een momentopname aan een opmerking toevoegen van alle gegevens waartoe zij toegang hebben. Dit geldt ook voor gevoelige gegevens die niet toegankelijk zijn voor andere gebruikers op basis van regels van Section Access. Als de opmerking zich in een gedeelde of beheerde ruimte bevindt, kunnen alle leden in de groep met toegang tot de opmerking de momentopnamen in de opmerking bekijken. Auteurs van opmerkingen moeten er bij het delen van gegevens rekening mee houden dat andere gebruikers deze gegevens mogelijk niet mogen zien.