Habilitar la creación de notas
En el centro de actividades Administración, los administradores de un espacio empresarial inquilino pueden configurar el acceso de los usuarios a la funcionalidad de Notas mediante la configuración de permisos en User Default y roles personalizados.
El interruptor global para habilitar y deshabilitar las Notas en el centro de actividades Administración ha quedado obsoleto. Para reemplazar este parámetro de control de funciones, migre a la configuración de permisos de los roles de usuario predeterminado y personalizados para controlar el acceso a las notas de su espacio empresarial inquilino. Este tema de ayuda le guiará en este proceso.
Para obtener información sobre cómo crear notas, vea Capturar y compartir información con las Notas.
El administrador del espacio empresarial inquilino puede ver todas las notas del espacio empresarial inquilino en Catálogo seleccionando Notas en el filtro Tipos. Sin embargo, para ver el contenido de una nota, el administrador del espacio empresarial inquilino necesita:
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El rol adecuado en el espacio donde se encuentra la nota.
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Cualquiera de los siguientes:
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El acceso a través del contenido de la nota es accesible a todos los miembros del espacio.
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Acceso explícito de visualización o edición a través de una nota compartida.
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Administrar el acceso de los usuarios a las notas
El permiso Administrar notas sirve para controlar el acceso de los usuarios a la función Notas. Este permiso se controla a nivel de espacio empresarial inquilino por los administradores del espacio empresarial inquilino.
Para el permiso Administrar notas, dispone de las siguientes opciones:
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Permitido: los usuarios pueden crear, ver, actualizar, eliminar y compartir notas en centros de actividades y aplicaciones.
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No permitido: los usuarios no pueden crear, ver, actualizar, eliminar y compartir notas en centros de actividades y aplicaciones.
El permiso Administrar notas se asigna en el centro de actividades Administración mediante los dos procesos siguientes:
Proceso 1: cambiar los permisos en User Default
Los administradores de un espacio empresarial inquilino pueden ajustar los permisos de User Default. De manera predeterminada, los permisos de User Default permiten a todos los usuarios del espacio empresarial inquilino trabajar con las Notas. Esto se puede cambiar si desea restringir el acceso a solo algunos usuarios o a ninguno.
Haga lo siguiente:
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En el centro de actividades Administración, vaya a Administrar usuarios.
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Cambie a la pestaña Permisos.
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Haga clic en User Default.
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En Permisos, expanda los Tipos de contenido.
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Expanda las Notas.
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En Administrar notas, cambie el valor del permiso utilizando el menú desplegable.
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Haga clic en Confirmar.
Proceso 2: crear un rol personalizado
Los administradores de un espacio empresarial inquilino pueden crear roles personalizados para elevar los permisos de ciertos usuarios por encima de lo otorgado en User Default. Como administrador, es posible que desee restringir los permisos de Notas en el User Default, y luego crear un rol personalizado para proporcionar permisos de Notas a un conjunto específico de usuarios.
Haga lo siguiente:
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En el centro de actividades Administración, vaya a Administrar usuarios.
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Vaya a la pestaña Permisos y haga clic en Crear nuevo para crear un nuevo rol personalizado.
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Escriba un Nombre y, si lo desea, una Descripción para el nuevo rol.
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En Permisos, expanda Tipos de contenido.
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Expanda las Notas.
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Si es necesario, cambie el valor del permiso Administrar notas utilizando el menú desplegable.
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Haga clic en Confirmar.
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Vaya atrás a la pestaña Todos los usuarios.
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Seleccione las casillas de verificación de los usuarios cuyos permisos desea modificar.
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Haga clic en Administrar roles.
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Asigne el nuevo rol personalizado a usuarios específicos y haga clic en Guardar.
Seguridad de datos
Los autores de las notas pueden agregar una captura de imagen a una nota desde cualquier dato al que tengan acceso. Esto incluye datos confidenciales que podrían restringirse a otros usuarios según las reglas de la sección de acceso. Si la nota está en un espacio compartido o administrado, todos los demás miembros del espacio con acceso a la nota pueden ver las capturas de imagen que se encuentran en la nota. Los autores de las notas deben tener cuidado al compartir datos que otros usuarios pueden no estar autorizados a ver.