Aktivieren der Notizenerstellung
Im Aktivitätscenter Administration können Mandantenadministratoren den Benutzerzugriff auf die Notizen-Funktion festlegen, indem sie Berechtigungen im User Default und benutzerdefinierte Rollen konfigurieren.
Der globale Schalter zum Aktivieren und Deaktivieren von Notizen im Aktivitätscenter Administration ist veraltet. Um diese Funktionssteuerungseinstellung zu ersetzen, migrieren Sie zur Konfiguration von Berechtigungen für Benutzerstandardrollen und benutzerdefinierte Rollen, um die Notizen-Zugriffssteuerung Ihres Mandanten zu steuern. Dieses Hilfethema führt Sie durch diesen Prozess.
Informationen zum Erstellen von Notizen finden Sie unter Erfassen und Teilen von Einblicken mit Notizen.
Der Mandantenadministrator kann alle Notizen im Mandanten über den Katalog, indem er im Filter Typen die Option Notizen auswählt. Um den Inhalt einer Notiz einzusehen, benötigt der Mandantenadministrator jedoch:
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Die richtige Rolle in dem Bereich, in dem sich die Notiz befindet.
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Eine der folgenden Optionen:
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Zugriff, weil der Inhalt der Notiz für alle Mitglieder des Bereichs zugänglich ist.
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Expliziter Anzeige- oder Bearbeitungszugriff über eine Notizfreigabe.
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Verwalten des Benutzerzugriffs auf Notizen
Die Berechtigung Notizen verwalten wird verwendet, um den Benutzerzugriff auf die Notizen-Funktion zu steuern. Diese Berechtigung wird auf Mandanten-Ebene von Mandantenadministratoren gesteuert.
Für die Berechtigung Notizen verwalten stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:
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Zulässig: Benutzer können Notizen in Aktivitätscentern und Anwendungen erstellen, anzeigen, aktualisieren, löschen und teilen.
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Nicht zulässig: Benutzer können keine Notizen in Aktivitätscentern und Anwendungen erstellen, anzeigen, aktualisieren, löschen und teilen.
Die Berechtigung Notizen verwalten wird im Aktivitätscenter Administration über die folgenden beiden Prozesse zugewiesen:
Prozess 1: Berechtigungen im User Default ändern
Mandantenadministratoren können User Default-Berechtigungen anpassen. Standardmäßig erlauben die User Default-Berechtigungen allen Benutzern des Mandanten, mit Notizen zu arbeiten. Dies kann geändert werden, wenn Sie den Zugriff auf einige oder keine Benutzer beschränken möchten.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
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Gehen Sie im Aktivitätscenter Administration zu Benutzer verwalten.
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Wechseln Sie zur Registerkarte Berechtigungen.
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Klicken Sie auf User Default.
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Erweitern Sie unter Berechtigungen die Option Inhaltstypen.
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Erweitern Sie Notizen.
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Ändern Sie für Notizen verwalten den Wert der Berechtigung über das Dropdown-Menü.
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Klicken Sie auf Bestätigen.
Prozess 2: Benutzerdefinierte Rolle erstellen
Mandantenadministratoren können benutzerdefinierte Rollen erstellen, um die Berechtigungen für bestimmte Benutzer über User Default hinaus höher zu stufen. Als Administrator möchten Sie vielleicht die Notizen-Berechtigungen in User Default einschränken und dann eine benutzerdefinierte Rolle erstellen, um einer bestimmten Gruppe von Benutzern Notizen-Berechtigungen zu gewähren.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
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Gehen Sie im Aktivitätscenter Administration zu Benutzer verwalten.
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Wechseln Sie zur Registerkarte Berechtigungen und klicken Sie auf Neu erstellen, um eine neue benutzerdefinierte Rolle zu erstellen.
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Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung für die neue Rolle ein.
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Erweitern Sie unter Berechtigungen die Option Inhaltstypen.
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Erweitern Sie Notizen.
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Ändern Sie bei Bedarf den Wert der Berechtigung Notizen verwalten über das Dropdown-Menü.
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Klicken Sie auf Bestätigen.
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Wechseln Sie zurück zur Registerkarte Alle Benutzer.
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Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Benutzer, deren Berechtigungen Sie ändern möchten.
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Klicken Sie auf Rollen verwalten.
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Weisen Sie die neue benutzerdefinierte Rolle bestimmten Benutzern zu und klicken Sie auf Speichern.
Datensicherheit
Ersteller von Notizen können einen Schnappschuss zu einer Notiz über beliebige Daten hinzufügen, auf die sie Zugriff haben. Dazu zählen vertrauliche Daten, die basierend auf Section Access-Regeln für andere Benutzer eingeschränkt sein könnten. Wenn sich die Notiz in einem freigegebenen oder verwalteten Bereich befindet, können alle anderen Bereichsmitglieder mit Zugriff auf die Notiz die Schnappschüsse in der Notiz anzeigen. Ersteller von Notizen sollten immer vorsichtig verfahren, wenn sie Daten freigeben, zu deren Anzeige andere Benutzer möglicherweise nicht berechtigt sind.