Capture et partage d'informations analytiques via Notes

Créez des notes avec des instantanés des données pour capturer un récit personnel et collaborer avec d'autres personnes.

Créez une note privée dans votre espace personnel pour votre propre usage. Créez une note dans un espace partagé ou géré pour collaborer avec votre équipe.

En mode d'analyse en mode feuille, sélectionnez Notes dans le panneau des ressources. Sélectionnez l'espace dans lequel vous souhaitez créer la note, puis  Créer une note.

Vous pouvez également accéder à la page Créer du centre d'activités Analyses et sélectionner Note pour créer une nouvelle note.

Vous pouvez également créer une note à partir d'un instantané. En mode feuille, cliquez sur un graphique avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Notes, puis cliquez sur Créer une note avec un instantané. L'instantané est automatiquement ajouté à la nouvelle note.

Pour plus d'informations, consultez Utilisation de notes.

Autorisations

Votre capacité à afficher, créer, partager et supprimer des notes dépend du type d'espace dans lequel vous travaillez, de vos autorisations dans cet espace et de la configuration de partage définie au niveau de la note.

Création et affichage de notes

Tous les utilisateurs d'un client peuvent créer et partager des notes.

Les notes que vous créez dans un espace personnel sont privées et ne peuvent pas être affichées par d'autres.

Par défaut, vous seul pouvez voir les notes que vous créez dans un espace partagé ou géré. Vous pouvez autoriser d'autres membres individuels de l'espace à afficher et modifier la note. Vous pouvez également rendre la note publique afin que d'autres membres de l'espace puissent la voir.

Pour les notes non publiques, les utilisateurs titulaires du rôle Propriétaire ou Peut gérer dans l'espace peuvent voir que la note existe dans l'espace, mais ne peuvent pas voir son contenu à moins qu'un accès à la note ne leur ait été accordé. Si aucun accès à une note ne leur a été accordé, les utilisateurs titulaires de ces rôles d'espace peuvent partager la note et modifier l'accès des utilisateurs individuels à la note, mais ils ne peuvent pas la rendre publique.

Pour partager une note dans un espace partagé avec un autre membre individuel de l'espace, le membre de l'espace avec lequel vous partagez la note doit disposer d'un des rôles d'espace disponibles à l'exception de Peut consommer des données dans l'espace. Lorsqu'une note dans un espace partagé est rendue publique, tous les membres de l'espace, à l'exception des utilisateurs titulaires uniquement du rôle Peut consommer des données, peuvent ouvrir et afficher la note.

Pour partager une note dans un espace géré avec un autre membre individuel de l'espace, le membre de l'espace avec lequel vous partagez la note doit disposer d'un des rôles d'espace disponibles à l'exception de Peut publier et Peut consommer des données dans l'espace. Lorsqu'une note figurant dans un espace géré est rendue publique, les membres de l'espace titulaires d'un des rôles suivants dans l'espace peuvent ouvrir et afficher la note :

• A une vue restreinte

• Accès en lecture

• Peut contribuer

• Peut gérer

Si le propriétaire d'une note souhaite autoriser d'autres membres de l'espace à modifier les contrôles d'accès de la note, il peut accorder un accès en écriture à la note à ces utilisateurs (en faire des coauteurs).

L'administrateur de clients peut afficher toutes les notes qui ont été créées par d'autres dans le client en sélectionnant Catalogue dans la barre de navigation, puis l'onglet Notes du filtre Types. En revanche, l'administrateur de clients ne peut pas ouvrir ni afficher le contenu d'une note, sauf s'il est membre de l'espace partagé ou géré dans lequel réside la note et s'il lui a été accordé un accès à la note.

L'administrateur de clients peut désactiver les notes. Pour plus d'informations, consultez Activation de la création de notes.

Pour plus d'informations sur le partage de notes dans des espaces partagés et gérés, voir Utilisation de notes.

Instantanés dans des notes

Vous pouvez créer une note à partir d'un instantané ou ajouter des instantanés à une note depuis des feuilles publiques ou privées figurant dans des espaces personnels, partagés ou gérés. Tous les membres de l'espace ayant accès à la note peuvent voir les instantanés de la note. Cependant, étant donné que vous êtes le seul à pouvoir accéder à vos feuilles privées, les autres membres ne seront pas en mesure d'accéder à la feuille en sélectionnant  Lien vers la source sur l'instantané de la note. Pour plus d'informations, voir Rendre public le contenu d'une application dans des espaces partagés.

Suivant l'espace géré dans lequel elle est publiée, une seule application peut avoir différentes versions ou copies dans différents espaces. Cela peut avoir un impact sur l'ensemble de notes à votre disposition. Par exemple, si vous publiez une application d'un espace personnel ou partagé dans un espace géré et si vous ajoutez une note à l'application dans l'espace géré (telle qu'une note incluant un instantané d'un graphique), la note ne sera pas visible dans la copie de l'application qui réside dans l'espace personnel ou partagé.

Niveaux d'accès relatifs aux notes

Pour les notes dans des espaces partagés et gérés, il existe différents niveaux d'accès pour les membres d'espace. Certains d'entre eux peuvent être définis globalement ou individuellement. Les niveaux d'accès possibles à une note sont les suivants, classés dans l'ordre décroissant :

• Propriétaire : il s'agit du propriétaire de la note et de l'utilisateur qui a créé la note. Il est similaire à l'Accès en écriture à la note, mais à quelques exceptions importantes près. Il n'est pas possible de modifier ce niveau d'accès ni de le transférer à un autre membre d'espace. Cet utilisateur dispose d'un contrôle complet pour partager ou non la note avec d'autres membres d'espace et sur la personne à laquelle accorder l'accès initial. Lors de la mention dans une note du propriétaire de la note, le niveau d'accès de l'utilisateur est affiché comme Accès en écriture.

  Le propriétaire de la note peut supprimer la note de l'espace, contrairement aux autres utilisateurs titulaires d'un Accès en écriture.

• Accès en écriture : les utilisateurs titulaires de ce niveau d'accès sont des coauteurs de notes. Avec ce niveau d'accès, un utilisateur peut modifier le contenu d'une note et définir des configurations de partage pour la note (en rendant la note publique et en gérant l'accès des membres d'espace individuels).

• Accès en lecture : les utilisateurs titulaires de ce niveau d'accès peuvent voir que la note existe et lire son contenu. Ils ne peuvent pas modifier le contenu de la note ni les niveaux d'accès des autres membres de l'espace sur la note.

• Aucun accès : il s'agit du niveau d'autorisation par défaut donné à tous les autres membres d'espace à l'exception du propriétaire de la note lors de la création de la note. À moins d'être titulaires du rôle Propriétaire ou Peut gérer, ils ne peuvent pas voir que la note existe et ne peuvent par conséquent pas afficher son contenu. Si un utilisateur titulaire du niveau d'autorisation Aucun accès est mentionné dans une note, il ne sera pas notifié de la mention.

Suppression de notes

Les utilisateurs suivants peuvent supprimer une note :

• Propriétaire de la note
• Administrateurs et propriétaires d'espaces
• Administrateur de clients

Sécurité des données

Notez que les auteurs peuvent ajouter un instantané à une note de toutes les données auxquelles ils peuvent accéder. Cela inclut des données sensibles susceptibles de ne pas être accessibles par d'autres utilisateurs en fonction des règles Section Access. Si la note se trouve dans un espace partagé ou géré, tous les autres membres de l'espace ayant accès à la note peuvent voir les instantanés figurant dans la note. Notez que les auteurs doivent faire attention lorsqu'ils partagent des données que d'autres utilisateurs ne sont peut-être pas autorisés à voir.

Notifications

Vous pouvez définir vos préférences de notification de note globales (pour le client), au niveau de l'espace et individuellement (pour chaque note). Les paramètres de notification au niveau de l'espace remplacent les paramètres de client globaux et les paramètres de notification individuels remplacent les paramètres globaux et au niveau de l'espace.

Pour les notifications de note globales, vous pouvez gérer les préférences de notification suivantes depuis Paramètres du profil du menu de votre profil :

• Lorsque vous êtes ajouté en tant que collaborateur à une note

• Lorsque vous êtes mentionné dans une note

Au niveau de l'espace, vous pouvez gérer vos notifications de note en cliquant sur Détails de l'espace > Notifications dans la vue Espace au sein de Catalogue. Vous pouvez modifier les paramètres suivants :

• Lorsque vous êtes ajouté en tant que collaborateur à une note

• Lorsqu'une note est créée dans l'espace

• Lorsque vous êtes mentionné dans une note

Vous pouvez également modifier les paramètres de notification d'une note individuelle. Pour une note, vous pouvez décider de recevoir ou non des notifications lorsque vous êtes mentionné dans une note.

Limitations

Limitations générales

• Les notes ne prennent pas en charge les éléments suivants :

  • Espaces de données
  • Application Qlik Sense Mobile SaaS
  • QlikView Applications (documents) dans Qlik Sense
  • Graphiques dynamiques
• 25 utilisateurs au maximum peuvent ouvrir la même note à la fois.
• La création de notes dans des navigateurs sur de petits écrans tels que des appareils mobiles et des tablettes n'est pas supportée. Les notes sont en lecture seule.
• Le paramètre de droite à gauche n'est pas supporté.
• Les sélections depuis des favoris dynamiques ne sont pas supportées dans les instantanés de notes. Les sélections correspondent aux sélections appliquées à la visualisation lors de l'ajout de l’instantané à la note.
• Les sélections précédentes ou suivantes des expressions d'analyse d'ensembles ne sont pas supportées dans les instantanés de notes.
• Les valeurs variables des instantanés de notes sont définies et ne sont pas mises à jour dans les instantanés si elles changent dans l'application source.

• Les ombres appliquées aux objets de graphique de l'application n'apparaissent pas dans les instantanés de graphique que vous pouvez ajouter à une note.

Support des visualisations

Les notes ne prennent pas en charge les visualisations suivantes :

• Bouton
• Conteneur, y compris les graphiques individuels dans des conteneurs
• Extensions personnalisées
• Extensions Dashboard bundle
• Volet de filtre
• Extension Word cloud chart
• Extension Indicateurs ICP multiples
• Extension Trellis container

Limitations du partage de notes

Les limitations suivantes s'appliquent au propriétaire de notes qui partage ses notes avec d'autres utilisateurs dans des espaces partagés et gérés. Si vous dépassez l'une de ces limitations, les utilisateurs peuvent supprimer les notes ou rendre les notes partagées de nouveau privées, libérant ainsi de la capacité pour le partage d'autres notes.

• Il peut être partagé un maximum de 2 000 notes avec chaque utilisateur du client Qlik Cloud.

• Lorsqu'une note est partagée avec d'autres utilisateurs, l'accès de chaque utilisateur (autre que le propriétaire de la note) à cette note est compté comme un partage de note. Dans chaque espace partagé ou géré, il peut exister un maximum de 30 000 partages de notes à la fois.

Limitations techniques pour l'ajout d'instantanés à des notes