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Programar informes con suscripciones

Los informes de suscripción le permiten programar correos electrónicos recurrentes que contienen un PDF con sus hojas o gráfico preferidos. Puede configurar los filtros que desee y recibir un informe en PDF con los datos más recientes en su bandeja de entrada a una hora programada. Por ejemplo, podría recibir información sobre pedidos durante la noche en un correo electrónico todas las mañanas. Puede editar en cualquier momento las suscripciones de su propiedad.

Las suscripciones siguen las mismas reglas del acceso que las apps, los datos y los espacios. Los propietarios y destinatarios están sujetos a restricciones en función de la sección section access, los permisos y las asignaciones de usuario.

Un correo electrónico de informe de suscripción contiene:

  • Un PDF de la visualización u hojas adjuntas. La resolución del PDF será de 300 DPI.

  • Una imagen de la visualización. No hay una imagen si se suscribe a una o más hojas.

  • Un enlace a la app, para que pueda ver el punto de análisis original. Si la suscripción incluye más de una hoja, se abre la primera hoja de la lista.

  • Un enlace a su página de gestión de suscripciones.

    Un correo electrónico de informe de suscripción con imagen y archivo PDF adjunto.

Cuándo se utiliza

Las suscripciones se generan de acuerdo con la programación que creó. Debería crear una suscripción si:

  • Desea recibir actualizaciones periódicas sobre un gráfico o hasta 10 hojas.

  • No necesita configurar algo tan complejo en términos matemáticos como una alerta.

  • Desea producir una exportación de hasta 10 hojas o un gráfico conforme a un horario programado.

  • Sus destinatarios tienen acceso a Qlik Sense.

Otras formas de compartir la información de los datos

Si desea recibir notificaciones cuando se cumplan determinadas condiciones en sus datos, vea Supervisar los datos mediante alertas. Las alertas se evalúan en función de las recargas de datos y se envían en función de las excepciones de datos. Las alertas también pueden activarse conforme a una programación horaria, pero debe crear una condición o un objetivo para guardar una alerta. Puede añadir a usuarios de Qlik a una alerta.

Si desea generar informes personalizables basados en una app completa y enviarlos a destinatarios fuera de su entorno Qlik Sense, vea Informes automatizados utilizando Servicio de informes de Qlik.

Requisitos previos

Las suscripciones tienen los siguientes requisitos previos:

  • Un administrador de Qlik Sense debe activar las suscripciones. Para más información, vea Administrar las suscripciones a informes.
  • Necesita una dirección de correo electrónico válida configurada en Qlik Sense.

  • Debe tener permisos de visualización para la app en la que desee crear suscripciones.

Nota informativa Si se elimina la app, todas las suscripciones relacionadas con ella seguirán existiendo. No obstante, no se generarán.

Configuración de la app guardada en suscripciones

Cuando crea una suscripción, se guardan las siguientes configuraciones:

  • Las selecciones

  • Propiedades de visualización: diseño, colores, leyenda, etiquetas y más. Para obtener información sobre la aplicación de estas propiedades, vea Exploración visual.

  • Opciones de JavaScript : idiomas, temas, variables o tipos de dispositivos

    El tipo de dispositivo puede ser automático, táctil o de escritorio. El valor depende del modo de pantalla táctil en su app de Qlik Sense. Si el modo de pantalla táctil está activado, el tipo de dispositivo será táctil. Si no, será automático o de escritorio.

Estas opciones se aplican cada vez que se genera el informe. Por ejemplo: crea una suscripción en una aplicación que usa la plantilla Theme1. La app se modifica después a la plantilla Theme2. El informe de suscripción seguirá utilizando Theme1.

Crear una suscripción

Puede crear una suscripción basada en una visualización o en una hoja. Cuando crea una suscripción, se convierte en su propietario. Si posee una suscripción, puede agregar destinatarios a la misma. Para más información, vea Compartir una suscripción. Si crea una suscripción basada en una hoja, puede agregar hasta 10 hojas a la suscripción.

  1. Abra la hoja en modo de análisis. Tome una de las opciones siguientes:

    • Haga clic con el botón derecho en una visualización y seleccione Suscribirse.

    • En la barra superior, haga clic en Navegación y seleccione Suscribirse a la hoja.

  2. Correo electrónico

    Inserte un Título para la suscripción. Se utilizará como asunto del correo electrónico.

    También puede escribir una Descripción. Esto es lo que aparecerá en el cuerpo del correo electrónico. Esta sección se puede utilizar para diferenciar suscripciones que sean similares.

    Por ejemplo: Ventas semanales - Costa Este y Ventas semanales - Costa Oeste.

  3. Hojas

    Si crea una suscripción basada en una hoja, puede agregar más hojas a la suscripción. El número máximo de hojas es 10.

    Puede ordenar las hojas para controlar en qué orden se muestran en el correo electrónico.

  4. Enviar correo electrónico

    Elija la frecuencia con la que la suscripción generará un informe. La hora que establezca es cuando comenzará la generación del informe, no cuando se recibirá el informe:

    • Diaria: elija a qué hora se generará el informe cada día.

    • Semanal: elija en qué días de la semana se enviará el informe. Puede seleccionar tantos días como desee.

    • Mensual: elija qué días del mes se enviará el informe. Puede seleccionar tantos días como desee.

  5. Hora

    Elija la hora del día en la que la suscripción enviará un informe.

    Esta es la hora en que se agregará el informe a la cola para su generación. No es la hora a la que recibirá el informe. Para conocer los tiempos de generación de informes, vea Los correos electrónicos de informes no llegan cuando está programado.

  6. Active Añadir usuarios a la suscripción para agregar destinatarios a la suscripción.

  7. Haga clic en Suscribirse.

Compartir una suscripción

Puede añadir destinatarios a una suscripción si:

  • Es el propietario de la suscripción.

  • Las hojas son públicas.

  • El destinatario tiene acceso a la app. Si no tiene acceso, se agregará a la suscripción, pero no recibirá informes. Cuando obtenga permiso para acceder a la app, podrá editar la suscripción y añadirlo.

Los destinatarios no reciben una notificación cuando se les añade o elimina de una suscripción.

Administrar sus suscripciones

Seleccione Suscripciones en el menú de perfil del centro de control para administrar las suscripciones.

Haga clic en una suscripción para ver más detalles. El menú acción que aparece a la derecha de cada suscripción contiene diversas acciones.

Si recibe una suscripción pero no es el propietario, podrá elegir una de las opciones siguientes:

  • Detalles: Vea los detalles de la suscripción, como el último informe enviado, programado y creado. También puede ver una lista de todas las hojas que están incluidas en la suscripción y abrirlas en la app.

  • Ver en la app: Abra la hoja o el gráfico en la app. Si la suscripción incluye más de una hoja, se abre la primera hoja de la lista.

  • Darse de baja: Elimínese de una suscripción.

Si es el propietario de la suscripción, podrá elegir una de las opciones siguientes:

  • Detalles: Vea los detalles de la suscripción, como el último informe enviado, programado y creado. Los propietarios también pueden utilizar esta sección para editar, enviar, habilitar/deshabilitar o eliminar la suscripción.
  • Destinatarios: Vea y edite la lista de destinatarios.

  • Editar: Modifique los detalles o la programación de la suscripción.

  • Enviar ahora: Envía el informe de inmediato.

  • Ver en la app: Abra la hoja o el gráfico en la app. Si la suscripción incluye más de una hoja, se abre la primera hoja de la lista.

  • Habilitar/Deshabilitar: Activa y desactiva los correos electrónicos programados. Aún puede enviar un informe mediante Enviar ahora.

  • Eliminar: Elimina la suscripción. Esto no se puede deshacer.

Limitaciones

  • Puede crear hasta 100 suscripciones.

  • Puede incluir hasta 10 hojas.

  • Una suscripción puede tener hasta 20 destinatarios.

  • Si una suscripción no logra generarse por tres veces, se desactivará.

  • Si falla la exportación de una o más hojas de la suscripción, no se generará el informe. Posibles causas:

    • El destinatario no tiene acceso a todas las hojas de la suscripción.

    • Se ha eliminado una hoja.

  • No puede suscribirse a:

Tenga en cuenta las siguientes limitaciones que se aplican a la suscripción a contenido de la app. Estos límites se comprueban al hacer clic en Suscribirse. Si excede algún límite, verá un mensaje de error.

  • Número máximo de campos en las selecciones: 125

  • Número máximo de valores de campo en las selecciones: 150.000 valores de campo en total, en uno o varios campos

  • Número máximo de estados alternos: 125

  • Número máximo de parches: 100

  • Número máximo de variables: 1.100

  • Tamaño máximo de imagen: 4.000 x 4.000 píxeles

  • Tamaño mínimo de imagen: 5 x 5 píxeles para gráficos y 20 x 20 píxeles para hojas

Resolución de problemas

Los correos electrónicos de informes no llegan cuando está programado

La suscripción a un informe está configurada para comenzar a una hora específica, pero no llega a la bandeja de entrada de su correo electrónico hasta horas más tarde.

Posible causa  

La hora establecida en la suscripción es la hora a la que comienza la generación del informe, no la hora a la que llega a su bandeja de entrada. El tiempo que tarda en generarse un informe depende de varios factores. Sobre todo los siguientes:

  • Número de usuarios activos de Qlik Sense

  • Número de procesos activos o en cola: alertas, recargas de datos, suscripciones

Acción propuesta  

Configure su suscripción para que se ejecute en un horario no pico. Si usted y sus destinatarios comienzan a trabajar a las 9 am, configure sus suscripciones para que se ejecuten a las 6 am.