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Programar informes con suscripciones

Los informes de suscripción le permiten programar correos electrónicos recurrentes que contienen sus hojas o gráficos preferidos. Puede configurar los filtros que desee y recibir un informe con los datos más recientes en su bandeja de entrada a una hora programada. Por ejemplo, podría recibir información sobre pedidos durante la noche en un correo electrónico todas las mañanas. Puede editar en cualquier momento las suscripciones de su propiedad.

Informe de suscripción entregado por correo electrónico

Un correo electrónico de informe de suscripción con imagen y archivo PDF adjunto.

Las suscripciones siguen las mismas reglas del acceso que las apps, los datos y los espacios. Los propietarios y destinatarios están sujetos a restricciones en función de la sección de acceso, los permisos y los derechos de usuario (Profesional y Analizador). Los destinatarios solo recibirán los datos a los que tengan acceso.

Un correo electrónico de informe de suscripción contiene:

  • Un archivo PDF o PowerPoint de la visualización u hojas suscritas como archivo adjunto. La resolución de la imagen será de 300 DPI.

  • Una imagen de la visualización. No hay imagen si se suscribe a hojas.

  • Un enlace a la app, para que pueda ver el punto de análisis original. Si la suscripción incluye más de una hoja, se abre la primera hoja de la lista.

  • Un enlace a su página de gestión de suscripciones.

Cuándo se utiliza

Las suscripciones se generan de acuerdo con la programación que creó. Debería crear una suscripción si:

  • Desea recibir actualizaciones periódicas sobre un gráfico o hasta 10 hojas.

  • No necesita configurar algo tan complejo en términos matemáticos como una alerta.

  • Desea producir una exportación de hasta 10 hojas o un gráfico conforme a un horario programado.

  • Sus destinatarios tienen acceso a Qlik Cloud.

  • Sus destinatarios desean poder agregar hojas o gráficos a los archivos de PowerPoint.

Otras formas de compartir la información de los datos

Si desea recibir notificaciones cuando se cumplan determinadas condiciones en sus datos, vea Supervisar los datos mediante alertas. Las alertas se evalúan en función de las recargas de datos y se envían en función de las excepciones de datos. Las alertas también pueden activarse conforme a una programación horaria, pero debe crear una condición o un objetivo para guardar una alerta. Puede añadir a usuarios de Qlik a una alerta.

Si desea generar informes personalizables basados en una app completa y enviarlos a destinatarios fuera de su entorno Qlik Cloud, vea Capacidades de informes Qlik Cloud Analítica con Automatización de aplicaciones de Qlik.

Requisitos previos

Las suscripciones tienen los siguientes requisitos previos:

Nota informativa El diseño vertical no es compatible con las hojas que se exportarán a suscripciones o automatizaciones en formato de PowerPoint. Las hojas configuradas en formato vertical se convertirán en horizontal. No obstante, puede usar el diseño vertical si está usando la API de Servicio de informes de Qlik. Para más información sobre el uso de API para crear informes, vea la documentación del Portal del desarrollador.
Nota informativa Si se elimina la app, todas las suscripciones relacionadas con ella seguirán existiendo. No obstante, no se generarán.

Configuración de la app guardada en suscripciones

Cuando crea una suscripción, se guardan las siguientes configuraciones:

  • Las selecciones

  • Propiedades de visualización: diseño, colores, leyenda, etiquetas y más. Para obtener información sobre la aplicación de estas propiedades, vea Exploración visual.

  • Opciones de JavaScript: idiomas, plantillas, variables o tipos de dispositivos

    El tipo de dispositivo puede ser automático, táctil o de escritorio. El valor depende del modo de pantalla táctil en su app de Qlik Sense. Si el modo de pantalla táctil está activado, el tipo de dispositivo será táctil. Si no, será automático o de escritorio.

Estas opciones se aplican cada vez que se genera el informe. Por ejemplo: crea una suscripción en una aplicación que usa la plantilla Theme1. La app se modifica después a la plantilla Theme2. El informe de suscripción seguirá utilizando Theme1.

Crear una suscripción

Puede crear una suscripción basada en una visualización o en una hoja. Cuando crea una suscripción, se convierte en su propietario. Si posee una suscripción, puede agregar destinatarios a la misma. Para más información, vea Compartir una suscripción. Si crea una suscripción basada en una hoja, puede agregar hasta 10 hojas a la suscripción.

  1. Abra la hoja en modo de análisis. Tome una de las opciones siguientes:

    • Haga clic con el botón derecho en una visualización y seleccione Suscribirse.

    • En la barra superior, haga clic en Navegación y seleccione Suscribirse a la hoja.

  2. Título

    Inserte un Título para la suscripción. Se utilizará como asunto del correo electrónico.

  3. Descripción

    Este campo es opcional. Esto es lo que aparecerá en el cuerpo del correo electrónico. Esta sección se puede utilizar para diferenciar suscripciones que sean similares.

    Por ejemplo: Ventas semanales - Costa Este y Ventas semanales - Costa Oeste.

  4. Formato

    Elija entre PDF o Microsoft PowerPoint. Si sus informes se distribuyen como archivos de PowerPoint, sus destinatarios pueden editarlos.

  5. Hojas

    Si crea una suscripción basada en una hoja, puede agregar más hojas a la suscripción. El número máximo de hojas es 10.

    Puede ordenar las hojas para controlar en qué orden se muestran en el correo electrónico.

  6. Enviar correo electrónico

    Elija la frecuencia con la que la suscripción generará un informe. La hora que establezca es cuando comenzará la generación del informe, no cuando se recibirá el informe:

    • Diaria: elija a qué hora se generará el informe cada día.

    • Semanal: elija en qué días de la semana se enviará el informe. Puede seleccionar tantos días como desee.

    • Mensual: elija qué días del mes se enviará el informe. Puede seleccionar tantos días como desee.

  7. Hora

    Elija la hora del día en la que la suscripción enviará un informe.

    Esta es la hora en que se agregará el informe a la cola para su generación. No es la hora a la que recibirá el informe. Para conocer los tiempos de generación de informes, vea Los correos electrónicos de informes no llegan cuando está programado.

  8. Active Añadir usuarios a la suscripción para agregar destinatarios a la suscripción.

  9. Haga clic en Suscribirse.

Nota de avisoUn usuario puede tener acceso a la visibilidad de todos los demás usuarios dentro del mismo espacio empresarial inquilino; dicha visibilidad puede incluir (entre otros): nombres de usuario, direcciones de correo electrónico y el asunto del usuario, que es una cadena de texto única utilizada para identificar al usuario proporcionado a Qlik Cloud por el proveedor de identidad configurado.

Compartir una suscripción

Puede añadir destinatarios a una suscripción si:

  • Es el propietario de la suscripción.

  • Las hojas son públicas.

  • El destinatario tiene acceso a la app. Si no tiene acceso, se agregará a la suscripción, pero no recibirá informes. Cuando obtenga permiso para acceder a la app, podrá editar la suscripción y añadirlo.

Los destinatarios no reciben una notificación cuando se les añade o elimina de una suscripción.

Administrar sus suscripciones

Haga clic en Suscripciones, en el panel a la izquierda en el centro de control, para ver una lista de las suscripciones de su propiedad, así como las suscripciones a las que se le ha agregado como destinatario. También puede acceder a Suscripciones desde el menú de perfil de usuario en la esquina superior derecha de la aplicación.

Sección Suscripciones del centro de control en la nube

Página dedicada a la sección Suscripciones disponible desde el centro de control en la nube.

Puede filtrar y ordenar las suscripciones en la página Suscripciones. Puede refinar su lista por propietario (cualquier usuario, usted u otros), o bien puede buscar suscripciones que sean propiedad de usuarios específicos. Las suscripciones de la lista se pueden ordenar según la hora del último envío, la hora a la que tienen programado el siguiente envío o según el orden alfabético por nombre.

Haga clic en una suscripción para ver más detalles. El menú acción que aparece a la derecha de cada suscripción contiene diversas acciones.

Si recibe una suscripción pero no es el propietario, podrá elegir una de las opciones siguientes:

  • Detalles: Vea los detalles de la suscripción, como el último informe enviado, programado y creado. También puede ver una lista de todas las hojas que están incluidas en la suscripción y abrirlas en la app.

  • Ver en la app: Abra la hoja o el gráfico en la app. Si la suscripción incluye más de una hoja, se abre la primera hoja de la lista.

  • Darse de baja: Elimínese de una suscripción.

Si es el propietario de la suscripción, podrá elegir una de las opciones siguientes:

  • Detalles: Vea los detalles de la suscripción, como el último informe enviado, programado y creado. Los propietarios también pueden utilizar esta sección para editar, enviar, habilitar/deshabilitar o eliminar la suscripción.
  • Destinatarios: Vea y edite la lista de destinatarios.

  • Editar: Modifique los detalles o la programación de la suscripción.

  • Enviar ahora: Envía el informe de inmediato.

  • Ver en la app: Abra la hoja o el gráfico en la app. Si la suscripción incluye más de una hoja, se abre la primera hoja de la lista.

  • Habilitar/Deshabilitar: Activa y desactiva los correos electrónicos programados. Aún puede enviar un informe mediante Enviar ahora.

  • Eliminar: Elimina la suscripción. Esto no se puede deshacer.

Cómo se muestran las zonas horarias para alertas y suscripciones con programaciones recurrentes

En el centro de control, la hora o la zona horaria que se muestra generalmente coincidirá con la zona horaria que haya establecido en la configuración del perfil. Una excepción es el programa de intervalos recurrentes para alertas y suscripciones.

Si busca en la página Detalles una alerta o una suscripción, puede ver el siguiente tiempo de ejecución programado en Programado. La hora en Programado reflejará su zona horaria. Si pasa el cursor sobre Información, aparecerá una información sobre herramientas que muestra la frecuencia con la que se envía la suscripción o alerta.

Esta imagen muestra cómo se ve cuando el creador y el destinatario viven en la misma zona horaria:

  • La siguiente ejecución programada es el: 3 de abril de 2023 a las 14:15.

  • La información sobre herramientas de color gris oscuro muestra con qué frecuencia se envía la suscripción: Cada semana, lunes y miércoles, a las 14:15 h.

Una página de detalles de la suscripción, tal como la ve un destinatario que se encuentra en la misma zona horaria que el creador.

Una página de detalles de suscripción, que muestra información sobre herramientas con la programación de la suscripción.

Sin embargo, la información sobre herramientas mostrará un triángulo de advertencia Advertencia si la alerta o suscripción se creó en una zona horaria diferente a la zona del destinatario. En ese caso, la programación se mostrará en la zona horaria en la que se creó la alerta o la suscripción.

Por ejemplo, un usuario en Toronto, Canadá (GMT-4) crea una suscripción. Agrega un destinatario que vive en Estocolmo, Suecia (GMT+2). Hay una diferencia de tiempo de 6 horas entre ellas. El destinatario sueco consulta la página de detalles para saber con qué frecuencia recibirá esta suscripción. En Programado, la hora que se muestra está en la zona horaria correcta: Estocolmo, Suecia. Sin embargo, si el destinatario pasa el cursor sobre el Información, la información sobre herramientas muestra la programación de suscripción completo en la zona horaria de Canadá:

  • El próximo horario de ejecución programado es el 13 de marzo de 2023 a las 3:30 p.m.

  • La información sobre herramientas de color gris oscuro muestra la programación de la suscripción, pero en la zona horaria canadiense: Advertencia Creado en (GMT -4:00) América/Toronto: Cada semana, lunes, miércoles, viernes 9:30 AM.

La programación de una suscripción creada en Canadá, visto por un destinatario en Suecia.

La diferencia entre la zona horaria programada y la hora en que el usuario recibirá un correo electrónico de suscripción.

Limitaciones

  • Puede crear hasta 100 suscripciones.

  • Puede incluir hasta 10 hojas.

  • Una suscripción puede tener hasta 100 destinatarios.

  • Si una suscripción no logra generarse por tres veces, se desactivará.

  • Si falla la exportación de una o más hojas de la suscripción, no se generará el informe. Posibles causas:

    • El destinatario no tiene acceso a todas las hojas de la suscripción.

    • Se ha eliminado una hoja.

  • No puede suscribirse a:

  • Esta capacidad es una forma de hacer informes en Qlik Cloud Analítica. En todas las formas de presentación de informes, un espacio empresarial inquilino puede realizar un máximo de 30,000 solicitudes relacionadas con informes por día.

  • Cuando utiliza una fuente personalizada en su aplicación, se supone que tiene la licencia requerida para usar esa fuente en el resultado final de Qlik Sense. Para asegurarse de que sus fuentes tengan la debida licencia, utilice las múltiples fuentes de código abierto disponibles para dar estilo al contenido de la app de Qlik Sense.

    Si tiene las licencias necesarias para usar una fuente que no está disponible en las plantillas predeterminadas de Qlik Sense, consulte Crear plantillas con fuentes personalizadas para obtener información sobre cómo agregar la fuente a una plantilla personalizada.

  • Cuando se utilizan caracteres que no son compatibles con la fuente seleccionada en el contenido de la aplicación, estos caracteres se representarán con una fuente en la que sean compatibles. Es posible que se observe un comportamiento diferente si se utiliza una fuente personalizada.

  • Si utiliza una plantilla personalizada en su aplicación para definir el uso de fuentes (por ejemplo, agregar un archivo de fuente directamente a la plantilla), es posible que las fuentes representadas en varios resultados de salida no sean las mismas que usó en su aplicación.

  • Las sombras aplicadas a los objetos gráficos de la app no se muestran en el informe de suscripción generado.

Tenga en cuenta las siguientes limitaciones que se aplican a la suscripción a contenido de la app. Estos límites se comprueban al hacer clic en Suscribirse. Si se exceden estos límites, verá un mensaje de error. Si ocurre este problema, comuníquese con un usuario con el permiso Puede editar en la aplicación.

Las limitaciones específicas se muestran a continuación:

  • Número máximo de campos en las selecciones: 125

  • Número máximo de valores de campo en las selecciones: 150.000 valores de campo en total, en uno o varios campos

  • Número máximo de estados alternos: 125

    Usar estados alternos para el análisis comparativo

  • Número máximo de parches: 100

    Los parches son propiedades o estilos aplicados en la app. Por ejemplo: Agregar una ordenación a una columna de tabla.

  • Número máximo de variables: 1.100

    Utilizar variables en expresiones

  • Número máximo de hojas en la suscripción: 10

  • Tamaño máximo de imagen: 4.000 x 4.000 píxeles

  • Tamaño mínimo de imagen: 5 x 5 píxeles para gráficos y 20 x 20 píxeles para hojas

Resolución de problemas

Los correos electrónicos de informes no llegan cuando está programado

La suscripción a un informe está configurada para comenzar a una hora específica, pero no llega a la bandeja de entrada de su correo electrónico hasta horas más tarde.

Posible causa  

La hora establecida en la suscripción es la hora a la que comienza la generación del informe, no la hora a la que llega a su bandeja de entrada. El tiempo que tarda en generarse un informe depende de varios factores. Sobre todo los siguientes:

  • Número de usuarios activos de Qlik Cloud

  • Número de procesos activos o en cola: alertas, recargas de datos, suscripciones

Acción propuesta  

Configure su suscripción para que se ejecute en un horario no pico. Si usted y sus destinatarios comienzan a trabajar a las 9 am, configure sus suscripciones para que se ejecuten a las 6 am.

Más información

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