Planification de rapports avec des abonnements

Les rapports d'abonnement vous permettent de planifier des e-mails récurrents contenant vos feuilles ou votre graphique favori(tes). Vous pouvez définir les filtres de votre choix et recevoir un rapport contenant les données les plus récentes dans votre boîte de réception à un moment planifié. Par exemple, vous pouvez recevoir les informations des commandes de la veille au soir dans un e-mail chaque matin. Vous pouvez à tout moment modifier vos propres abonnements.

Les abonnements suivent les mêmes règles d'accès que les applications, les données et les espaces. L'accès des propriétaires et des destinataires est limité par Accès de section, les autorisations et les droits d'utilisateur (Professional et Analyzer). Les destinataires recevront uniquement les données auxquelles ils ont accès.

Un e-mail de rapport d'abonnement contient les éléments suivants :

• Un fichier PDF ou PowerPoint de la visualisation ou des feuilles auxquelles vous êtes abonné en pièce jointe. La résolution d'image sera de 300 ppp.

• Une image de la visualisation. Si vous vous abonnez à des feuilles, l'e-mail ne contient pas d'image.

• Un lien vers l'application, afin que vous puissiez voir le point d'analyse d'origine. Si l'abonnement inclut plus d'une feuille, la première feuille de la liste s'ouvre.

• Un lien vers la page de gestion de vos abonnements.

Prérequis

Les abonnements doivent remplir les conditions suivantes :

• Les abonnements doivent être activés par un administrateur Qlik Cloud. Pour plus d'informations, consultez Activation et désactivation de la génération de rapports, des abonnements et des fonctions de partage .

• Vous avez besoin d'une adresse e-mail valide configurée dans Qlik Cloud.

• Vous devez disposer d'autorisations d'affichage sur l'application dans laquelle vous créez des abonnements.

Création d'un abonnement

Vous pouvez créer un abonnement basé sur une visualisation ou une feuille. Lorsque vous créez un abonnement, vous en devenez le propriétaire. Si vous êtes titulaire d'un abonnement, vous pouvez lui ajouter des destinataires. Pour plus d'informations, consultez Partage d'un abonnement. Si vous créez un abonnement basé sur une feuille, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 feuilles à l'abonnement.

Procédez comme suit :

1. Ouvrez la feuille en mode d'analyse. Procédez de l'une des manières suivantes :

   • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une visualisation et sélectionnez S'abonner.

   • Dans la barre supérieure, cliquez sur et sélectionnez S'abonner à la feuille.

2. Titre

   Saisissez un Titre pour l'abonnement. Il sera utilisé comme objet de l'e-mail.

3. Description

   Ce champ est facultatif. Cela apparaîtra dans le corps de l'e-mail. Cette section peut être utilisée pour distinguer des abonnements similaires.

   Par exemple : Ventes hebdomadaires - Côte est et Ventes hebdomadaires - Côte ouest.

4. Format

   Faites votre choix entre PDF et Microsoft PowerPoint. Si vos rapports sont distribués sous forme de fichiers PowerPoint, leurs destinataires peuvent les modifier.

5. Données

   Configurez les données utilisées par l'abonnement. Les Variables de l'abonnement sont gérées via les fonctionnalités de favoris. Contrôlez les données des variables à l'aide du paramètre Utiliser l'état des variables, qui est l'équivalent du paramètre Enregistrer l'état de toutes les variables dans Favoris.

   Les états des variables peuvent tout de même être inclus si le créateur de l'application a activé l'option Inclure dans les favoris pour des variables de son application. Pour plus d'informations, consultez Inclusion des états des variables dans les favoris et les rapports et Création de favoris.

   Si vous activez le paramètre Utiliser l'état des variables, les valeurs des variables seront incluses dans le favori qui sera appliqué lors de la génération de rapports.

6. Feuilles

   Si vous avez basé l'abonnement sur une feuille, vous pouvez ajouter davantage de feuilles à l'abonnement. Le nombre maximal de feuilles est de 10.

   Vous pouvez trier les feuilles pour modifier leur ordre d'affichage dans l'e-mail.

7. Envoyer un e-mail

   Sélectionnez la fréquence à laquelle l'abonnement générera un rapport. Le moment que vous définissez est le moment où la génération du rapport commence et non celui de la réception du rapport :

   • Tous les jours : sélectionnez l'heure de génération du rapport chaque jour.

   • Toutes les semaines : sélectionnez les jours de la semaine où le rapport sera envoyé. Vous pouvez sélectionner autant de jours que vous le souhaitez.

   • Tous les mois : sélectionnez les jours du mois où le rapport sera envoyé. Vous pouvez sélectionner autant de jours que vous le souhaitez.

8. Heure

   Sélectionnez l'heure du jour à laquelle l'abonnement enverra un rapport.

   Il s'agit de l'heure à laquelle le rapport sera ajouté à la file d'attente à des fins de génération. Il ne s'agit pas de l'heure à laquelle vous recevrez le rapport. Pour en savoir plus sur les heures de génération des rapports, voir E-mails de rapport ne parvenant pas à destination en fonction de la planification.

9. Activez Ajouter des utilisateurs à l'abonnement pour ajouter des destinataires à l'abonnement.

10. Cliquez sur Aperçu pour télécharger une copie du rapport sous forme d'aperçu. Vos sélections actives dans l'application sont appliquées dans l'aperçu.

11. Cliquez sur S'abonner.

Gestion de vos abonnements

Cliquez sur Abonnements dans le centre d'activités Analyses pour afficher une liste de vos abonnements ainsi que des abonnements auxquels vous avez été ajouté comme destinataire. Vous pouvez également accéder à la section Abonnements depuis le menu de profil utilisateur dans le coin supérieur droit de l'application.

Mode d'affichage des fuseaux horaires pour les alertes et les abonnements avec des planifications récurrentes

Dans les centres d'activités Qlik Cloud, l'heure ou le fuseau horaire affiché correspond généralement au fuseau horaire que vous avez défini dans les paramètres Profil. Une exception à cela est la planification à intervalles récurrents des alertes et des abonnements.

Si vous regardez la page Détails d'une alerte ou d'un abonnement, vous voyez la prochaine exécution planifiée sous Planifié. L'heure indiquée sous Planifié reflète votre fuseau horaire. Si vous survolez l'icône à l'aide de la souris, une infobulle apparaît, indiquant la fréquence d'envoi de l'abonnement ou de l'alerte.

Cette image montre à quoi cela ressemble lorsque le créateur et le destinataire se trouvent dans le même fuseau horaire :

• La prochaine exécution planifiée aura lieu le : 3 avril 2023 at 14h15.

• L'infobulle gris foncé indique la fréquence d'envoi de l'abonnement : toutes les semaines, le lundi et le mercredi à 14h15.

Cependant, l'infobulle affichera une icône si l'alerte ou l'abonnement a été créé dans un fuseau horaire différent de celui du destinataire. Dans ce cas, la planification sera affichée dans le fuseau horaire dans lequel l'alerte ou l'abonnement a été créé.

Par exemple, un utilisateur à Toronto, au Canada (GMT-4), crée un abonnement. Il ajoute un destinataire qui se trouve à Stockholm, en Suède (GMT+2). Il y a six heures de différence entre les deux. Le destinataire suédois consulte la page Détails pour voir la fréquence à laquelle il recevra cet abonnement. Sous Planifié, l'heure affichée est indiquée dans le fuseau horaire correct : Stockholm, Suède. Cependant, si le destinataire survole l'icône à l'aide de la souris, l'infobulle indique la planification complète de l'abonnement dans le fuseau horaire canadien :

• La prochaine exécution planifiée aura lieu le 13 mars 2023 à 15h30.

• L'infobulle gris foncé indique la planification de l'abonnement, mais dans le fuseau horaire canadien : Créé dans (GMT -4h00) Amérique/Toronto : toutes les semaines, le lundi, le mercredi et le vendredi à 9h30.

Limitations

• Vous pouvez créer un maximum de 100 abonnements.

• Vous pouvez inclure jusqu'à 10 feuilles.

• Un abonnement peut avoir jusqu'à 100 destinataires.

• Si la génération d'un abonnement échoue trois fois, cet abonnement est désactivé.

• Si l'export échoue pour une ou plusieurs feuilles de l'abonnement, le rapport ne sera pas généré. Causes possibles :

  • Le destinataire n'a pas accès à toutes les feuilles de l'abonnement.

  • Une feuille a été supprimée.

• Vous ne pouvez pas vous abonner aux éléments suivants :

  • Objets Volet de filtre

  • Objets Conteneur d'onglets. Vous pouvez vous abonner à des objets à l'intérieur d'un conteneur d'onglets.

  • Extensions Dashboard bundle
  • Extensions Visualization bundle
  • Graphiques dynamiques
  • Extensions et boutons d'action tiers

• Cette fonctionnalité est une forme de génération de rapports dans Qlik Cloud Analytics. Parmi toutes les formes de génération de rapports, un client peut lancer un maximum de 30 000 requêtes associées à la génération de rapports par jour.

• Lorsque vous utilisez une police personnalisée dans votre application, vous êtes supposé disposer de la licence requise pour utiliser cette police dans la sortie de Qlik Sense. Pour être sûr de disposer des licences appropriées pour vos polices, utilisez les différentes polices open source disponibles dans Qlik Sense pour définir le style du contenu de l'application.

  Si vous disposez des licences requises pour une police non disponible dans les thèmes Qlik Sense par défaut, voir Création de thèmes avec des polices personnalisées pour savoir comment ajouter la police à un thème personnalisé.

• Lorsque des caractères non compatibles dans la police sélectionnée sont utilisés dans le contenu d'une application, ils sont affichés dans la sortie via une police qui les prend en charge. Si une police personnalisée est utilisée, le comportement peut être différent.

• Si vous utilisez un thème personnalisé dans votre application pour définir l'utilisation de polices (par exemple, en ajoutant un fichier de police directement au thème), il se peut que les polices affichées dans les différentes sorties ne soient pas les mêmes que celles utilisées dans votre application.

• Les ombres appliquées aux objets de graphique de l'application n'apparaissent pas dans le rapport d'abonnement généré.

Dépannage

E-mails de rapport ne parvenant pas à destination en fonction de la planification

Un abonnement à un rapport est défini pour commencer à une heure spécifique, mais il ne parvient dans la boîte de réception de votre messagerie que des heures plus tard.

 

L'heure définie dans l'abonnement est l'heure de début de génération du rapport et non l'heure à laquelle le rapport parvient dans votre boîte de réception. Le temps qu'il faut pour générer un rapport dépend de plusieurs facteurs. Essentiellement des facteurs suivants :

• Nombre d'utilisateurs Qlik Cloud actifs

• Nombre de processus actifs ou en file d'attente : alertes, chargements de données, abonnements

 

Définissez votre abonnement de sorte qu'il s'exécute pendant les heures creuses. Si vous et vos destinataires commencez à travailler à 9h, définissez vos abonnements de sorte qu'ils s'exécutent à 6h.