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Planification de rapports avec des abonnements

Les rapports d'abonnement vous permettent de planifier des e-mails récurrents contenant un PDF de votre feuille ou de votre graphique favori(te). Vous pouvez définir les filtres de votre choix et recevoir un rapport PDF contenant les données les plus récentes dans votre boîte de réception à un moment planifié. Par exemple, vous pouvez recevoir les informations des commandes de la veille au soir dans un e-mail chaque matin. Vous pouvez à tout moment éditer vos propres abonnements.

Les rapports planifiés suivent les mêmes règles d'accès que les applications, les données et les espaces. L'accès des propriétaires et des destinataires est limité par Section Access, les autorisations et les affectations d'utilisateur.

Un e-mail de rapport d'abonnement contient les éléments suivants :

  • Un PDF de la visualisation ou de la feuille en pièce jointe.

  • Une image de la visualisation. Si vous vous abonnez à une feuille, l'e-mail ne contient pas d'image.

  • Un lien vers l'application, afin que vous puissiez voir le point d'analyse d'origine.

  • Un lien vers la page de gestion de vos abonnements.

    A subscription report email with image and PDF attachment.

Cas d'utilisation

Les rapports sont générés en fonction de la planification de votre choix. Cela est différent des alertes. Les conditions d'alerte sont généralement évaluées en fonction des chargements de données et envoyées en fonction des exceptions de données. Les alertes peuvent également être déclenchées en fonction d'une planification, mais vous devez tout de même créer une condition ou une cible pour enregistrer une alerte. Pour des informations sur les alertes, voir Surveillance des données à l'aide d'alertes (uniquement en anglais).

Il est conseillé de créer un abonnement dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez recevoir des mises à jour régulières concernant un graphique ou une feuille sans avoir à vous connecter à Qlik Sense.

  • Vous n'avez pas besoin de configurer quelque chose d'aussi complexe, d'un point de vue mathématique, qu'une alerte.

  • Vous pouvez produire un export d'une feuille ou d'un graphique en fonction d'une planification.

Conditions préalables requises

Les abonnements doivent remplir les conditions suivantes :

  • Les abonnements doivent être activés par un administrateur Qlik Sense. Pour plus d'informations, voir Gestion des abonnements aux rapports.
  • Vous avez besoin d'une adresse e-mail valide configurée dans Qlik Sense.

  • Vous devez disposer d'autorisations d'affichage sur l'application dans laquelle vous créez des abonnements.

Remarque: Si l'application est supprimée, tout abonnement associé continue à exister. Cependant, sa génération échouera.

Paramètres d'applications enregistrés dans des abonnements

Lorsque vous créez un abonnement, les paramètres suivants sont enregistrés :

  • Sélections

  • Propriétés des visualisations : disposition, couleurs, légendes, étiquettes, etc. Pour plus d'informations sur l'application de ces propriétés, voir Exploration visuelle.

  • Options JavaScript  : langues, thèmes, variables ou deviceTypes

    DeviceType peut être auto, touch (tactile) ou desktop (bureau). La valeur dépend de l'activation ou non du mode d'écran tactile dans votre application Qlik Sense. Si le mode d'écran tactile est activé, la valeur de deviceType sera touch. Sinon, elle sera auto ou desktop.

Ces options sont appliquées à chaque génération du rapport. Par exemple : vous créez un abonnement dans une application qui utilise Theme1. Ultérieurement, l'application passe à Theme2. Le rapport d'abonnement continuera à utiliser Theme1.

Création d'un abonnement

Vous pouvez créer un abonnement basé sur une visualisation ou une feuille. Lorsque vous créez un abonnement, vous en devenez le propriétaire. Si vous êtes titulaire d'un abonnement, vous pouvez lui ajouter des destinataires. Pour plus d'informations, voir Partage d'un abonnement.

  1. Ouvrez la feuille en mode d'analyse. Procédez de l'une des manières suivantes :

    • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une visualisation et sélectionnez S'abonner.

    • Dans la barre supérieure, cliquez sur Navigation et sélectionnez S'abonner à la feuille.

  2. Saisissez un titre pour l'abonnement. Il sera utilisé comme objet de l'e-mail.

  3. Saisissez une description (facultative) Elle apparaîtra dans le corps de l'e-mail. Cette section peut être utilisée pour distinguer des abonnements similaires.

    Par exemple : Ventes hebdomadaires - Côte est et Ventes hebdomadaires - Côte ouest.

  4. Sélectionnez la fréquence de génération de l'abonnement. Le moment que vous définissez est le moment où la génération du rapport commence et non celui de la réception du rapport :

    • Tous les jours : sélectionnez l'heure de génération du rapport chaque jour.

    • Toutes les semaines : sélectionnez les jours de la semaine où le rapport sera envoyé. Vous pouvez sélectionner autant de jours que vous le souhaitez.

    • Tous les mois : sélectionnez les jours du mois où le rapport sera envoyé. Vous pouvez sélectionner autant de jours que vous le souhaitez.

  5. Sélectionnez l'heure du jour de l'envoi de l'abonnement.

    Il s'agit de l'heure à laquelle le rapport sera ajouté à la file d'attente à des fins de génération. Il ne s'agit pas de l'heure à laquelle vous recevrez le rapport. Pour en savoir plus sur les heures de génération des rapports, voir E-mails de rapport ne parvenant pas à destination en fonction de la planification.

  6. Activez Partager avec d'autres utilisateurs pour ajouter des destinataires à l'abonnement.

  7. Cliquez sur S'abonner.

    Subscription creation dialogue box.

Partage d'un abonnement

Vous pouvez ajouter des destinataires à un abonnement dans les cas suivants :

  • Vous êtes propriétaire de l'abonnement.

  • La feuille est publique.

  • Le destinataire a accès à l'application. S'il n'y a pas accès, il sera ajouté à l'abonnement, mais il ne recevra pas de rapports. Une fois qu'il sera autorisé à accéder à l'application, vous pourrez éditer l'abonnement et ajouter cet utilisateur.

Lorsque des destinataires sont ajoutés à un abonnement ou lorsqu'ils en sont supprimés, ils n'en sont pas informés par notification.

Gestion de vos abonnements

Sélectionnez Abonnements dans le menu de profil du hub pour gérer les abonnements.

Cliquez sur un abonnement pour afficher plus de détails. Le menu action à droite de chaque abonnement permet d'effectuer plusieurs opérations.

Si vous recevez un abonnement, mais que vous n'en êtes pas propriétaire :

  • Détails : Affichez les détails de l'abonnement tels que la dernière date d'envoi, la planification et la date de création.

  • Afficher dans l'application : Ouvrez la feuille ou le graphique dans l'application.

  • Se désabonner : Supprimez-vous vous-même d'un abonnement.

Si vous êtes propriétaire de l'abonnement :

  • Détails : Affichez les détails de l'abonnement tels que la dernière date d'envoi, la planification et la date de création. Les propriétaires peuvent également utiliser cette section pour éditer, envoyer, activer/désactiver ou supprimer l'abonnement.
  • Destinataires : Affichez et éditez la liste des destinataires.

  • Éditer : Modifiez les détails ou la planification de l'abonnement.

  • Envoyer maintenant : Envoyez immédiatement le rapport.

  • Afficher dans l'application : Ouvrez la feuille ou le graphique dans l'application.

  • Activer/Désactiver : Activez et désactivez les e-mails planifiés. Vous pouvez tout de même envoyer un rapport via Envoyer maintenant.

  • Supprimer : Supprimez l'abonnement. Cela est irréversible.

Restrictions

  • Vous pouvez créer un maximum de 100 abonnements.

  • Un abonnement peut avoir jusqu'à 20 destinataires.

  • Si la génération d'un abonnement échoue trois fois, cet abonnement est désactivé.

  • Vous ne pouvez pas vous abonner aux éléments suivants :

  • Si vous utilisez un thème personnalisé, les titres de feuille avec des images ou des couleurs d'arrière-plan ne sont pas affichés.
  • Les feuilles développées et les feuilles de taille personnalisée peuvent avoir une qualité inférieure PDF si la feuille est trop grande pour s'afficher clairement sur une seule page PDF.

Dépannage

E-mails de rapport ne parvenant pas à destination en fonction de la planification

Un abonnement à un rapport est défini pour commencer à une heure spécifique, mais il ne parvient dans la boîte de réception de votre messagerie que des heures plus tard.

Possible cause  

L'heure définie dans l'abonnement est l'heure de début de génération du rapport et non l'heure à laquelle le rapport parvient dans votre boîte de réception. Le temps qu'il faut pour générer un rapport dépend de plusieurs facteurs. Essentiellement des facteurs suivants :

  • Nombre d'utilisateurs Qlik Sense actifs

  • Nombre de processus actifs ou en file d'attente : alertes, chargements de données, abonnements

Proposed action  

Définissez votre abonnement de sorte qu'il s'exécute pendant les heures creuses. Si vous et vos destinataires commencez à travailler à 9h, définissez vos abonnements de sorte qu'ils s'exécutent à 6h.