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Planification de rapports avec des abonnements

Les rapports d'abonnement vous permettent de planifier des e-mails récurrents contenant vos feuilles ou votre graphique favori(tes). Vous pouvez définir les filtres de votre choix et recevoir un rapport contenant les données les plus récentes dans votre boîte de réception à un moment planifié. Par exemple, vous pouvez recevoir les informations des commandes de la veille au soir dans un e-mail chaque matin. Vous pouvez à tout moment modifier vos propres abonnements.

Rapport d'abonnement distribué par e-mail

Un e-mail de rapport d'abonnement avec une image et un PDF en pièce jointe.

Les abonnements suivent les mêmes règles d'accès que les applications, les données et les espaces. L'accès des propriétaires et des destinataires est limité par Accès de section, les autorisations et les droits d'utilisateur (Professional et Analyzer). Les destinataires recevront uniquement les données auxquelles ils ont accès.

Un e-mail de rapport d'abonnement contient les éléments suivants :

  • Un fichier PDF ou PowerPoint de la visualisation ou des feuilles auxquelles vous êtes abonné en pièce jointe. La résolution d'image sera de 300 ppp.

  • Une image de la visualisation. Si vous vous abonnez à des feuilles, l'e-mail ne contient pas d'image.

  • Un lien vers l'application, afin que vous puissiez voir le point d'analyse d'origine. Si l'abonnement inclut plus d'une feuille, la première feuille de la liste s'ouvre.

  • Un lien vers la page de gestion de vos abonnements.

Cas d'utilisation

Les abonnements sont générés en fonction de la planification que vous définissez. Il est conseillé de créer un abonnement dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez recevoir des mises à jour régulières d'un graphique ou d'un maximum de 10 feuilles.

  • Vous n'avez pas besoin de configurer quelque chose d'aussi complexe, d'un point de vue mathématique, qu'une alerte.

  • Vous pouvez produire un export d'un maximum de 10 feuilles ou d'un graphique en fonction d'une planification.

  • Vos destinataires ont accès à Qlik Cloud.

  • Vos destinataires souhaitent pouvoir ajouter des feuilles ou des graphiques à des fichiers PowerPoint.

Autres méthodes de partage d'informations analytiques tirées des données

Si vous souhaitez recevoir des notifications lorsque certaines conditions sont remplies dans vos données, voir Surveillance des données à l'aide d'alertes. Les alertes sont évaluées en fonction des chargements de données et envoyées en fonction des exceptions de données. Les alertes peuvent également être déclenchées en fonction d'une planification, mais vous devez tout de même créer une condition ou une cible pour enregistrer une alerte. Vous pouvez ajouter des utilisateurs Qlik à une alerte.

Pour générer des rapports personnalisables basés sur une application complète et les envoyer à des destinataires en dehors de votre environnement Qlik Cloud, voir Génération de rapports de Analyses Qlik Cloud avec Automatisation des applications Qlik.

Conditions préalables requises

Les abonnements doivent remplir les conditions suivantes :

Note Informations Le mode Portrait n'est pas pris en charge pour les feuilles émises dans des abonnements ou des automatisations au format PowerPoint. Les feuilles définies en mode Portrait seront converties en mode Paysage. Cependant, vous pouvez utiliser le mode Portrait si vous utilisez l'API Service de génération de rapports Qlik. Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'API pour créer des rapports, voir la documentation du portail des développeurs.
Note Informations Si l'application est supprimée, tout abonnement associé continue à exister. Cependant, sa génération échouera.

Paramètres d'applications enregistrés dans des abonnements

Lorsque vous créez un abonnement, les paramètres suivants sont enregistrés :

  • Sélections

  • Propriétés des visualisations : disposition, couleurs, légendes, étiquettes, etc. Pour plus d'informations sur l'application de ces propriétés, voir Exploration visuelle.

  • Options JavaScript : langues, thèmes, variables ou deviceTypes

    DeviceType peut être auto, touch (tactile) ou desktop (bureau). La valeur dépend de l'activation ou non du mode d'écran tactile dans votre application Qlik Sense. Si le mode d'écran tactile est activé, la valeur de deviceType sera touch. Sinon, elle sera auto ou desktop.

Ces options sont appliquées à chaque génération du rapport. Par exemple : vous créez un abonnement dans une application qui utilise Theme1. Ultérieurement, l'application passe à Theme2. Le rapport d'abonnement continuera à utiliser Theme1.

Création d'un abonnement

Vous pouvez créer un abonnement basé sur une visualisation ou une feuille. Lorsque vous créez un abonnement, vous en devenez le propriétaire. Si vous êtes titulaire d'un abonnement, vous pouvez lui ajouter des destinataires. Pour plus d'informations, voir Partage d'un abonnement. Si vous créez un abonnement basé sur une feuille, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 feuilles à l'abonnement.

  1. Ouvrez la feuille en mode d'analyse. Procédez de l'une des manières suivantes :

    • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une visualisation et sélectionnez S'abonner.

    • Dans la barre supérieure, cliquez sur Navigation et sélectionnez S'abonner à la feuille.

  2. Titre

    Saisissez un Titre pour l'abonnement. Il sera utilisé comme objet de l'e-mail.

  3. Description

    Ce champ est facultatif. Cela apparaîtra dans le corps de l'e-mail. Cette section peut être utilisée pour distinguer des abonnements similaires.

    Par exemple : Ventes hebdomadaires - Côte est et Ventes hebdomadaires - Côte ouest.

  4. Format

    Faites votre choix entre PDF et Microsoft PowerPoint. Si vos rapports sont distribués sous forme de fichiers PowerPoint, leurs destinataires peuvent les modifier.

  5. Feuilles

    Si vous avez basé l'abonnement sur une feuille, vous pouvez ajouter davantage de feuilles à l'abonnement. Le nombre maximal de feuilles est de 10.

    Vous pouvez trier les feuilles pour modifier leur ordre d'affichage dans l'e-mail.

  6. Envoyer un e-mail

    Sélectionnez la fréquence à laquelle l'abonnement générera un rapport. Le moment que vous définissez est le moment où la génération du rapport commence et non celui de la réception du rapport :

    • Tous les jours : sélectionnez l'heure de génération du rapport chaque jour.

    • Toutes les semaines : sélectionnez les jours de la semaine où le rapport sera envoyé. Vous pouvez sélectionner autant de jours que vous le souhaitez.

    • Tous les mois : sélectionnez les jours du mois où le rapport sera envoyé. Vous pouvez sélectionner autant de jours que vous le souhaitez.

  7. Heure

    Sélectionnez l'heure du jour à laquelle l'abonnement enverra un rapport.

    Il s'agit de l'heure à laquelle le rapport sera ajouté à la file d'attente à des fins de génération. Il ne s'agit pas de l'heure à laquelle vous recevrez le rapport. Pour en savoir plus sur les heures de génération des rapports, voir E-mails de rapport ne parvenant pas à destination en fonction de la planification.

  8. Activez Ajouter des utilisateurs à l'abonnement pour ajouter des destinataires à l'abonnement.

  9. Cliquez sur S'abonner.

Note AvertissementUn utilisateur peut avoir accès à la visibilité de tous les autres utilisateurs au sein du même client - cette visibilité peut inclure (mais sans s'y limiter) : noms d'utilisateur, adresses e-mail et sujet de l'utilisateur, à savoir, une chaîne unique utilisée pour identifier l'utilisateur, fournie à Qlik Cloud par le fournisseur d'identité configuré.

Partage d'un abonnement

Vous pouvez ajouter des destinataires à un abonnement dans les cas suivants :

  • Vous êtes propriétaire de l'abonnement.

  • Les feuilles sont publiques.

  • Le destinataire a accès à l'application. S'il n'y a pas accès, il sera ajouté à l'abonnement, mais il ne recevra pas de rapports. Une fois qu'il sera autorisé à accéder à l'application, vous pourrez modifier l'abonnement et ajouter cet utilisateur.

Lorsque des destinataires sont ajoutés à un abonnement ou lorsqu'ils en sont supprimés, ils n'en sont pas informés par notification.

Gestion de vos abonnements

Cliquez sur Abonnements depuis le panneau gauche du hub pour afficher une liste de vos abonnements ainsi que des abonnements auxquels vous avez été ajouté comme destinataire. Vous pouvez également accéder à la section Abonnements depuis le menu de profil utilisateur dans le coin supérieur droit de l'application.

Section Abonnements du hub de cloud

Page dédiée aux abonnements, accessible depuis le hub de cloud.

Vous pouvez filtrer et trier les abonnements sur la page Abonnements. Vous pouvez affiner votre liste par propriétaire (tout le monde, vous ou d'autres) ou rechercher des abonnements appartenant à un utilisateur spécifique. Il est possible de trier les abonnements de la liste en fonction de l'heure du dernier envoi, de l'heure planifiée pour le prochain envoi ou dans l'ordre alphabétique en fonction du nom.

Cliquez sur un abonnement pour afficher plus de détails. Le menu Action à droite de chaque abonnement permet d'effectuer plusieurs opérations.

Si vous recevez un abonnement, mais que vous n'en êtes pas le propriétaire, vous disposez des options suivantes :

  • Détails : Affichez les détails de l'abonnement tels que la dernière date d'envoi, la planification et la date de création. Vous pouvez également afficher une liste de toutes les feuilles incluses dans l'abonnement et les ouvrir dans l'application.

  • Afficher dans l'application : Ouvrez la feuille ou le graphique dans l'application. Si l'abonnement inclut plus d'une feuille, la première feuille da la liste s'ouvre.

  • Se désabonner : Supprimez-vous vous-même d'un abonnement.

Si vous êtes propriétaire de l'abonnement, vous disposez des options suivantes :

  • Détails : Affichez les détails de l'abonnement tels que la dernière date d'envoi, la planification et la date de création. Les propriétaires peuvent également utiliser cette section pour modifier, envoyer, activer/désactiver ou supprimer l'abonnement.
  • Destinataires : Affichez et éditez la liste des destinataires.

  • Éditer : Modifiez les détails ou la planification de l'abonnement.

  • Envoyer maintenant : Envoyez immédiatement le rapport.

  • Afficher dans l'application : Ouvrez la feuille ou le graphique dans l'application. Si l'abonnement inclut plus d'une feuille, la première feuille da la liste s'ouvre.

  • Activer/Désactiver : Activez et désactivez les e-mails planifiés. Vous pouvez tout de même envoyer un rapport via Envoyer maintenant.

  • Supprimer : Supprimez l'abonnement. Cela est irréversible.

Mode d'affichage des fuseaux horaires pour les alertes et les abonnements avec des planifications récurrentes

Dans le hub, l'heure ou le fuseau horaire affiché correspond généralement au fuseau horaire que vous avez défini dans les paramètres Profil. Une exception à cela est la planification à intervalles récurrents des alertes et des abonnements.

Si vous regardez la page Détails d'une alerte ou d'un abonnement, vous voyez la prochaine exécution planifiée sous Planifié. L'heure indiquée sous Planifié reflète votre fuseau horaire. Si vous survolez l'icône Infos à l'aide de la souris, une info-bulle apparaît, indiquant la fréquence d'envoi de l'abonnement ou de l'alerte.

Cette image montre à quoi cela ressemble lorsque le créateur et le destinataire se trouvent dans le même fuseau horaire :

  • La prochaine exécution planifiée aura lieu à la date suivante : 3 avril 2023 à 14h15.

  • L'info-bulle gris foncé indique la fréquence d'envoi de l'abonnement : Toutes les semaines, le lundi et le mercredi à 14h15.

Page de détails d'un abonnement, telle qu'affichée à un destinataire qui se trouve dans le même fuseau horaire que celui du créateur.

Page de détails d'un abonnement montrant une info-bulle avec la planification de l'abonnement.

Cependant, l'info-bulle affichera une icône Avertissement si l'alerte ou l'abonnement a été créé dans un fuseau horaire différent de celui du destinataire. Dans ce cas, la planification sera affichée dans le fuseau horaire dans lequel l'alerte ou l'abonnement a été créé.

Par exemple, un utilisateur à Toronto, au Canada (GMT-4), crée un abonnement. Il ajoute un destinataire qui se trouve à Stockholm, en Suède (GMT+2). Il y a six heures de différence entre les deux. Le destinataire suédois consulte la page Détails pour voir la fréquence à laquelle il recevra cet abonnement. Sous Planifié, l'heure affichée est indiquée dans le fuseau horaire correct : Stockholm, Suède. Cependant, si le destinataire survole l'icône Infos à l'aide de la souris, l'info-bulle indique la planification complète de l'abonnement dans le fuseau horaire canadien :

  • La prochaine exécution planifiée aura lieu le 13 mars 2023 à 15h30.

  • L'info-bulle gris foncé indique la planification de l'abonnement, mais dans le fuseau horaire canadien : Avertissement Créé dans (GMT -4:00) Amérique/Toronto : Toutes les semaines, les lundi, mercredi et vendredi à 9h30.

Planification d'un abonnement créée au Canada, telle qu'affichée à un destinataire qui se trouve en Suède.

Différence entre le fuseau horaire planifié et l'heure à laquelle l'utilisateur recevra un e-mail d'abonnement.

Restrictions

  • Vous pouvez créer un maximum de 100 abonnements.

  • Vous pouvez inclure jusqu'à 10 feuilles.

  • Un abonnement peut avoir jusqu'à 100 destinataires.

  • Si la génération d'un abonnement échoue trois fois, cet abonnement est désactivé.

  • Si l'export échoue pour une ou plusieurs feuilles de l'abonnement, le rapport ne sera pas généré. Causes possibles :

    • Le destinataire n'a pas accès à toutes les feuilles de l'abonnement.

    • Une feuille a été supprimée.

  • Vous ne pouvez pas vous abonner aux éléments suivants :

  • Cette fonctionnalité est une forme de génération de rapports dans Analyses Qlik Cloud. Parmi toutes les formes de génération de rapports, un client peut lancer un maximum de 30 000 requêtes associées à la génération de rapports par jour.

  • Lorsque vous utilisez une police personnalisée dans votre application, vous êtes supposé disposer de la licence requise pour utiliser cette police dans la sortie de Qlik Sense. Pour être sûr de disposer des licences appropriées pour vos polices, utilisez les différentes polices open source disponibles dans Qlik Sense pour définir le style du contenu de l'application.

    Si vous disposez des licences requises pour une police non disponible dans les thèmes Qlik Sense par défaut, voir Création de thèmes avec des polices personnalisées pour savoir comment ajouter la police à un thème personnalisé.

  • Lorsque des caractères non compatibles dans la police sélectionnée sont utilisés dans le contenu d'une application, ils sont affichés dans la sortie via une police qui les prend en charge. Si une police personnalisée est utilisée, le comportement peut être différent.

  • Si vous utilisez un thème personnalisé dans votre application pour définir l'utilisation de polices (par exemple, en ajoutant un fichier de police directement au thème), il se peut que les polices affichées dans les différentes sorties ne soient pas les mêmes que celles utilisées dans votre application.

  • Les ombres appliquées aux objets de graphique de l'application n'apparaissent pas dans le rapport d'abonnement généré.

Tenez compte des restrictions suivantes qui s'appliquent à l'abonnement au contenu d'applications. Ces limites sont vérifiées lorsque vous cliquez sur S'abonner. Si ces limites sont dépassées, vous verrez un message d'erreur. Si ce problème se produit, contactez un utilisateur titulaire de l'autorisation Accès en écriture dans l'application.

Les limitations spécifiques sont répertoriées ci-dessous :

  • Nombre maximal de champs dans les sélections : 125

  • Nombre maximal de valeurs de champ dans les sélections : 150 000 valeurs de champ au total dans un ou plusieurs champs

  • Nombre maximal d'états alternatifs : 125

    Utilisation d'états alternatifs à des fins d'analyse comparative

  • Nombre maximal de correctifs : 100

    Les correctifs sont des propriétés ou des styles appliqués à l'application. Par exemple : Ajout d'un tri à une colonne de table.

  • Nombre maximal de variables : 1 100

    Utilisation des variables dans les expressions

  • Nombre maximal de feuilles dans l'abonnement : 10

  • Taille d'image maximale : 4 000 x 4 000 pixels

  • Taille d'image minimale : 5 x 5 pixels pour les graphiques et 20 x 20 pixels pour les feuilles

Dépannage

E-mails de rapport ne parvenant pas à destination en fonction de la planification

Un abonnement à un rapport est défini pour commencer à une heure spécifique, mais il ne parvient dans la boîte de réception de votre messagerie que des heures plus tard.

 

L'heure définie dans l'abonnement est l'heure de début de génération du rapport et non l'heure à laquelle le rapport parvient dans votre boîte de réception. Le temps qu'il faut pour générer un rapport dépend de plusieurs facteurs. Essentiellement des facteurs suivants :

  • Nombre d'utilisateurs Qlik Cloud actifs

  • Nombre de processus actifs ou en file d'attente : alertes, chargements de données, abonnements

 

Définissez votre abonnement de sorte qu'il s'exécute pendant les heures creuses. Si vous et vos destinataires commencez à travailler à 9h, définissez vos abonnements de sorte qu'ils s'exécutent à 6h.

En savoir plus

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