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Planification de rapports avec des abonnements

Les rapports d'abonnement vous permettent de planifier des e-mails récurrents contenant un PDF de vos feuilles ou de votre graphique favori(tes). Vous pouvez définir les filtres de votre choix et recevoir un rapport PDF contenant les données les plus récentes dans votre boîte de réception à un moment planifié. Par exemple, vous pouvez recevoir les informations des commandes de la veille au soir dans un e-mail chaque matin. Vous pouvez à tout moment éditer vos propres abonnements.

Les abonnements suivent les mêmes règles d'accès que les applications, les données et les espaces. L'accès des propriétaires et des destinataires est limité par Section Access, les autorisations et les affectations d'utilisateur.

Un e-mail de rapport d'abonnement contient les éléments suivants :

  • Un PDF de la visualisation ou des feuilles auxquelles vous êtes abonné en pièce jointe. La résolution du PDF sera de 300 ppp.

  • Une image de la visualisation. Si vous vous abonnez à une ou plusieurs feuilles, l'e-mail ne contient pas d'image.

  • Un lien vers l'application, afin que vous puissiez voir le point d'analyse d'origine. Si l'abonnement inclut plus d'une feuille, la première feuille de la liste s'ouvre.

  • Un lien vers la page de gestion de vos abonnements.

    Un e-mail de rapport d'abonnement avec une image et un PDF en pièce jointe.

Cas d'utilisation

Les abonnements sont générés en fonction de la planification que vous définissez. Il est conseillé de créer un abonnement dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez recevoir des mises à jour régulières d'un graphique ou d'un maximum de 10 feuilles.

  • Vous n'avez pas besoin de configurer quelque chose d'aussi complexe, d'un point de vue mathématique, qu'une alerte.

  • Vous pouvez produire un export d'un maximum de 10 feuilles ou d'un graphique en fonction d'une planification.

  • Vos destinataires ont accès à Qlik Sense.

Autres méthodes de partage d'informations analytiques tirées des données

Si vous souhaitez recevoir des notifications lorsque certaines conditions sont remplies dans vos données, voir Surveillance des données à l'aide d'alertes. Les alertes sont évaluées en fonction des chargements de données et envoyées en fonction des exceptions de données. Les alertes peuvent également être déclenchées en fonction d'une planification, mais vous devez tout de même créer une condition ou une cible pour enregistrer une alerte. Vous pouvez ajouter des utilisateurs Qlik à une alerte.

Pour générer des rapports personnalisables basés sur une application complète et les envoyer à des destinataires en dehors de votre environnement Qlik Sense, voir Génération de rapports automatisée via Service de génération de rapports Qlik.

Conditions préalables requises

Les abonnements doivent remplir les conditions suivantes :

  • Les abonnements doivent être activés par un administrateur Qlik Sense. Pour plus d'informations, voir Gestion des abonnements aux rapports.
  • Vous avez besoin d'une adresse e-mail valide configurée dans Qlik Sense.

  • Vous devez disposer d'autorisations d'affichage sur l'application dans laquelle vous créez des abonnements.

Note Informations Si l'application est supprimée, tout abonnement associé continue à exister. Cependant, sa génération échouera.

Paramètres d'applications enregistrés dans des abonnements

Lorsque vous créez un abonnement, les paramètres suivants sont enregistrés :

  • Sélections

  • Propriétés des visualisations : disposition, couleurs, légendes, étiquettes, etc. Pour plus d'informations sur l'application de ces propriétés, voir Exploration visuelle.

  • Options JavaScript  : langues, thèmes, variables ou deviceTypes

    DeviceType peut être auto, touch (tactile) ou desktop (bureau). La valeur dépend de l'activation ou non du mode d'écran tactile dans votre application Qlik Sense. Si le mode d'écran tactile est activé, la valeur de deviceType sera touch. Sinon, elle sera auto ou desktop.

Ces options sont appliquées à chaque génération du rapport. Par exemple : vous créez un abonnement dans une application qui utilise Theme1. Ultérieurement, l'application passe à Theme2. Le rapport d'abonnement continuera à utiliser Theme1.

Création d'un abonnement

Vous pouvez créer un abonnement basé sur une visualisation ou une feuille. Lorsque vous créez un abonnement, vous en devenez le propriétaire. Si vous êtes titulaire d'un abonnement, vous pouvez lui ajouter des destinataires. Pour plus d'informations, voir Partage d'un abonnement. Si vous créez un abonnement basé sur une feuille, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 feuilles à l'abonnement.

  1. Ouvrez la feuille en mode d'analyse. Procédez de l'une des manières suivantes :

    • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une visualisation et sélectionnez S'abonner.

    • Dans la barre supérieure, cliquez sur Navigation et sélectionnez S'abonner à la feuille.

  2. E-mail

    Saisissez un Titre pour l'abonnement. Il sera utilisé comme objet de l'e-mail.

    Vous pouvez également saisir une Description. Elle apparaîtra dans le corps de l'e-mail. Cette section peut être utilisée pour distinguer des abonnements similaires.

    Par exemple : Ventes hebdomadaires - Côte est et Ventes hebdomadaires - Côte ouest.

  3. Feuilles

    Si vous avez basé l'abonnement sur une feuille, vous pouvez ajouter davantage de feuilles à l'abonnement. Le nombre maximal de feuilles est de 10.

    Vous pouvez trier les feuilles afin de contrôler leur ordre d'affichage dans l'e-mail.

  4. Envoyer un e-mail

    Sélectionnez la fréquence à laquelle l'abonnement générera un rapport. Le moment que vous définissez est le moment où la génération du rapport commence et non celui de la réception du rapport :

    • Tous les jours : sélectionnez l'heure de génération du rapport chaque jour.

    • Toutes les semaines : sélectionnez les jours de la semaine où le rapport sera envoyé. Vous pouvez sélectionner autant de jours que vous le souhaitez.

    • Tous les mois : sélectionnez les jours du mois où le rapport sera envoyé. Vous pouvez sélectionner autant de jours que vous le souhaitez.

  5. Heure

    Sélectionnez l'heure du jour à laquelle l'abonnement enverra un rapport.

    Il s'agit de l'heure à laquelle le rapport sera ajouté à la file d'attente à des fins de génération. Il ne s'agit pas de l'heure à laquelle vous recevrez le rapport. Pour en savoir plus sur les heures de génération des rapports, voir E-mails de rapport ne parvenant pas à destination en fonction de la planification.

  6. Activez Ajouter des utilisateurs à l'abonnement pour ajouter des destinataires à l'abonnement.

  7. Cliquez sur S'abonner.

Partage d'un abonnement

Vous pouvez ajouter des destinataires à un abonnement dans les cas suivants :

  • Vous êtes propriétaire de l'abonnement.

  • Les feuilles sont publiques.

  • Le destinataire a accès à l'application. S'il n'y a pas accès, il sera ajouté à l'abonnement, mais il ne recevra pas de rapports. Une fois qu'il sera autorisé à accéder à l'application, vous pourrez éditer l'abonnement et ajouter cet utilisateur.

Lorsque des destinataires sont ajoutés à un abonnement ou lorsqu'ils en sont supprimés, ils n'en sont pas informés par notification.

Gestion de vos abonnements

Cliquez sur Subscriptions depuis le panneau gauche du hub pour afficher une liste de vos abonnements ainsi que des abonnements auxquels vous avez été ajouté comme destinataire. Vous pouvez également accéder à la section Abonnements depuis le menu de profil utilisateur dans le coin supérieur droit de l'application.

Section Abonnements du hub de cloud

Page dédiée aux abonnements, accessible depuis le hub de cloud.

Vous pouvez filtrer et trier les abonnements sur la page Abonnements. Vous pouvez affiner votre liste par propriétaire (tout le monde, vous ou d'autres) ou rechercher des abonnements appartenant à un utilisateur spécifique. Il est possible de trier les abonnements de la liste en fonction de l'heure du dernier envoi, de l'heure planifiée pour le prochain envoi ou dans l'ordre alphabétique en fonction du nom.

Cliquez sur un abonnement pour afficher plus de détails. Le menu Action à droite de chaque abonnement permet d'effectuer plusieurs opérations.

Si vous recevez un abonnement, mais que vous n'en êtes pas le propriétaire, vous disposez des options suivantes :

  • Détails : Affichez les détails de l'abonnement tels que la dernière date d'envoi, la planification et la date de création. Vous pouvez également afficher une liste de toutes les feuilles incluses dans l'abonnement et les ouvrir dans l'application.

  • Afficher dans l'application : Ouvrez la feuille ou le graphique dans l'application. Si l'abonnement inclut plus d'une feuille, la première feuille da la liste s'ouvre.

  • Se désabonner : Supprimez-vous vous-même d'un abonnement.

Si vous êtes propriétaire de l'abonnement, vous disposez des options suivantes :

  • Détails : Affichez les détails de l'abonnement tels que la dernière date d'envoi, la planification et la date de création. Les propriétaires peuvent également utiliser cette section pour éditer, envoyer, activer/désactiver ou supprimer l'abonnement.
  • Destinataires : Affichez et éditez la liste des destinataires.

  • Éditer : Modifiez les détails ou la planification de l'abonnement.

  • Envoyer maintenant : Envoyez immédiatement le rapport.

  • Afficher dans l'application : Ouvrez la feuille ou le graphique dans l'application. Si l'abonnement inclut plus d'une feuille, la première feuille da la liste s'ouvre.

  • Activer/Désactiver : Activez et désactivez les e-mails planifiés. Vous pouvez tout de même envoyer un rapport via Envoyer maintenant.

  • Supprimer : Supprimez l'abonnement. Cela est irréversible.

Restrictions

  • Vous pouvez créer un maximum de 100 abonnements.

  • Vous pouvez inclure jusqu'à 10 feuilles.

  • Un abonnement peut avoir jusqu'à 20 destinataires.

  • Si la génération d'un abonnement échoue trois fois, cet abonnement est désactivé.

  • Si l'export échoue pour une ou plusieurs feuilles de l'abonnement, le rapport ne sera pas généré. Causes possibles :

    • Le destinataire n'a pas accès à toutes les feuilles de l'abonnement.

    • Une feuille a été supprimée.

  • Vous ne pouvez pas vous abonner aux éléments suivants :

Tenez compte des restrictions suivantes qui s'appliquent à l'abonnement au contenu d'applications. Ces limites sont vérifiées lorsque vous cliquez sur S'abonner. Si vous dépassez une limite, vous verrez apparaître un message d'erreur.

  • Nombre maximal de champs dans les sélections : 125

  • Nombre maximal de valeurs de champ dans les sélections : 150 000 valeurs de champ au total dans un ou plusieurs champs

  • Nombre maximal d'états alternatifs : 125

  • Nombre maximal de correctifs : 100

  • Nombre maximal de variables : 1 100

  • Taille d'image maximale : 4 000 x 4 000 pixels

  • Taille d'image minimale : 5 x 5 pixels pour les graphiques et 20 x 20 pixels pour les feuilles

Dépannage

E-mails de rapport ne parvenant pas à destination en fonction de la planification

Un abonnement à un rapport est défini pour commencer à une heure spécifique, mais il ne parvient dans la boîte de réception de votre messagerie que des heures plus tard.

 

L'heure définie dans l'abonnement est l'heure de début de génération du rapport et non l'heure à laquelle le rapport parvient dans votre boîte de réception. Le temps qu'il faut pour générer un rapport dépend de plusieurs facteurs. Essentiellement des facteurs suivants :

  • Nombre d'utilisateurs Qlik Sense actifs

  • Nombre de processus actifs ou en file d'attente : alertes, chargements de données, abonnements

 

Définissez votre abonnement de sorte qu'il s'exécute pendant les heures creuses. Si vous et vos destinataires commencez à travailler à 9h, définissez vos abonnements de sorte qu'ils s'exécutent à 6h.