Delning av appar med användare som inte är medlemmar i ett utrymme

Med detaljerad åtkomstkontroll kan du dela en app i ett delat eller hanterat utrymme med användare eller användargrupper utan att göra dem till medlemmar i utrymmet. Genom att välja appen som ska delas och mottagarna av appen, minskar du administrationen och förenklar hanteringen av utrymmet. De valda användarna kommer bara att ha tillgång till den app som har delats med dem.

Dela en app med icke-medlemmar av ett utrymme

Utrymmesägare och användare med rollen Kan hantera för utrymmet kan dela appar från ett delat eller hanterat utrymme. När du delar en app tilldelar du också roller till användarna för att avgöra vad de kan göra med appen. I ett delat utrymme kan du endast tilldela rollen Kan visa. I ett hanterat utrymme kan du tilldela Kan visa och Kan bidra. Du kan inte dela appar från ett personligt utrymme.

Om din huvudadministratör har aktiverat grupper kan du dela appar med grupper av användare. Om en användare har både individuella behörigheter och gruppbehörigheter på en app tillämpas den högsta behörighetsnivån. Användargrupper skapas i identitetsleverantören.

Gör följande:

1. I ett delat eller hanterat utrymme klickar du på i appen som ska delas och väljer Dela.

2. Sök efter användarens eller användargruppens användarnamn eller e-postadress.

3. Välj behörigheter för användaren.

4. Klicka på Dela.

Behörighetsuppgifter

En detaljerad beskrivning av vilka behörigheter olika roller inkluderar i utrymmen respektive appar, hittar du i:

Hantera behörigheter i delade utrymmen

Hantera behörigheter i hanterade utrymmen

Om rollerna för delning av appar inte matchar dina behov, kan du överväga att göra användaren till en medlem i utrymmet. Det finns fler roller tillgängliga för utrymmesmedlemmar.

Hantera användare av delade appar i ett utrymme

Du hanterar användare av delade appar i medlemssektionen i utrymmet. Användare av delade appar är inte utrymmesmedlemmar, men har tillgång till en eller flera appar i utrymmet.

Du kan få tillgång till en app på tre olika sätt:

• som en medlem i utrymmet

• som en användare med vilken appen har delats

• som en del av en grupp med vilken appen har delats

Normalt sett vill man inte att en användare ska ha tillgång till en app på flera olika sätt, men alternativen erbjuder flexibilitet och förenklar hanteringen.

Vad en användare av delade appar kan göra med en app bestäms inte enbart av rollen som tilldelas när appen delas. Användarens behörighet (Professional eller Analyzer) påverkar också behörigheterna, såväl som alla tidigare utrymmesbehörigheter som har tilldelats användaren. Det är alltid den högsta appbehörighetsnivån som avgör vad en appanvändare kan göra. Om du delar en app med en användare och bara tilldelar Kan visa-behörighet, behåller de fortfarande eventuell högre appbehörighet, till exempel Kan bidra. Appbehörigheter som ges när du delar en app åsidosätter aldrig en redan befintlig behörighet på högre nivå.

En användare av delad app kan öppna utrymmet med de delade apparna, men ser bara de delade apparna och inte alla appar i utrymmet. Användaren kan också se utrymmesdetaljerna, men inte medlemssektionen.

Öppna medlemslistan

Gör följande:

1. Klicka på och välj Analystjänster.

2. Öppna Katalog.

3. I listan Utrymmen, väljer du det utrymme du vill hantera.

4. Klicka på Detaljerom utrymme och välj Medlemmar.

Medlemslistan visar både utrymmesmedlemmar och användare av delade appar. Medlemmar presenteras med en utrymmesikon, och medlemmar av delade appar med en appikon. På följande bild ser du att Anna är en utrymmesmedlem, men hon har också två appar som har delats med henne. Hon har flera roller, som visas när hennes profil utökas (se bilden Annas utökade profil).

Ali är en utrymmesmedlem med Kan hantera-behörigheter i utrymmet, och har inga delade appar. När en användare har olika behörigheter visas den högsta.

Anna 2 är inte en utrymmesmedlem och har bara Kan visa-åtkomst till "Demo-app – Nybörjarguide". Hon kan inte öppna några andra appar i utrymmet.

I Annas utökade profil kan du se att hon är utrymmets ägare och som sådan kan hon dela appar från detta utrymme med icke-medlemmar av ett utrymme. Två appar har delats med henne, och även om rollen som hon tilldelats endast är Kan visa, kan hon som utrymmesägare utföra många fler åtgärder än att öppna apparna och se innehåll.

En användare av delade appar kan utföra samma åtgärder i appen som en medlem i utrymmet med motsvarande behörigheter. Det enda undantaget är anteckningar, som användare av delade appar bara kan skapa i personliga utrymmen.

Redigera medlemslistan

Utrymmesägare och användare med Kan hantera-behörigheter kan redigera medlemslistan. Förutom sökningen, gör filtreringsalternativen efter roll och åtkomst att det är enkelt att hitta användare eller grupper som ska redigeras.

Åtgärder som påverkar användare av delade appar

I menyn "Fler åtgärder" (), kan du göra ändringar av användare av delade appar.

I ett delat utrymme kan du lägga till användaren som utrymmesmedlem, eller ta bort användarens åtkomst till appen. Du kan inte redigera rollen Kan visa.

I ett hanterat utrymme kan du lägga till användaren som utrymmesmedlem eller ta bort användarens åtkomst till appen. Du kan redigera rollerna, men användaren måste ha minst en roll.

För användare som både är utrymmesmedlemmar och har delade appar kan du ta bort dem som utrymmesmedlemmar men behålla dem som användare av delade appar, eller tvärtom. Du kan också ta bort deras åtkomst till endast några av de delade apparna.

En delad app blir otillgänglig för användare med vilken appen har delats, när:

• appen har raderats

• appen har flyttats till ett annat utrymme

• appen har duplicerats och den ursprungliga appen raderas

Delningsbegränsningar per utrymme

Följande gränser finns per utrymme för appdelning. Om gränsen nås för enskilda användare, bör du överväga att göra dem till medlemmar i en användargrupp eller utrymmet.