Freigabe von Apps an Benutzer, die keine Bereichsmitglieder sind

Mit detaillierter Zugriffssteuerung können Sie eine App in einem freigegebenen oder verwalteten Bereich für Benutzer oder Benutzergruppen freigeben, ohne sie zu Mitgliedern des Bereichs zu machen. Indem Sie die freizugebende App und die Empfänger der App auswählen, können Sie den Verwaltungsaufwand für den Bereich reduzieren und vereinfachen. Die ausgewählten Benutzer erhalten nur Zugriff auf die App, die für sie freigegeben wurde.

Freigabe einer App für Benutzer, die keine Bereichsmitglieder sind

Bereichsmitglieder und Benutzer mit der Rolle Kann verwalten für den Bereich können Apps über einen freigegebenen oder verwalteten Bereich freigeben. Wenn Sie eine App freigeben, können Sie den Benutzern auch Rollen zuweisen, um zu bestimmen, was sie mit der App tun können. In einem freigegebenen Bereich können Sie nur die Rolle Kann anzeigen zuweisen. In einem verwalteten Bereich können Sie Kann anzeigen und Kann beitragen zuweisen. Sie können keine Apps aus einem persönlichen Bereich freigeben.

Wenn Ihr Mandantenadministrator Gruppen aktiviert hat, können Sie Apps auch an Gruppen von Benutzern freigeben. Wenn ein Benutzer eine individuelle Berechtigung und eine Gruppenberechtigung für eine App hat, wird die höchste Berechtigungsstufe angewendet. Benutzergruppen werden im Identitätsanbieter erstellt.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in einem freigegebenen oder verwalteten Bereich auf in der App, die freigegeben werden soll, und wählen Sie Freigeben aus.

2. Suchen Sie nach Benutzernamen oder E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Benutzergruppe.

3. Wählen Sie Berechtigungen für den Benutzer aus.

4. Klicken Sie auf Teilen.

Berechtigungsdetails

Eine detaillierte Beschreibung der Berechtigungen der einzelnen Rollen in Bereichen und Apps finden Sie unter:

Verwalten von Berechtigungen in freigegebenen Bereichen

Verwalten von Berechtigungen in verwalteten Bereichen

Wenn die Rollen für die App-Freigabe nicht Ihren Bedürfnissen entsprechen, können Sie den Benutzer auch zum Bereichsmitglied machen. Für Bereichsmitglieder sind mehr Rollen verfügbar.

Verwalten von Benutzern freigegebener Apps in einem Bereich

Sie verwalten die Benutzer einer freigegebenen App im Mitgliederabschnitt des Bereichs. Benutzer von freigegebenen Apps sind keine Bereichsmitglieder, haben aber Zugriff auf eine oder mehrere Apps im Bereich.

Sie können auf drei verschiedene Weisen Zugriff auf eine App erhalten:

• als Mitglied des Bereichs

• als Benutzer, für die die App freigegeben wurde

• als Mitglied einer Gruppe, für die die App freigegeben wurde

In der Regel sollte ein Benutzer nicht auf verschiedene Weisen Zugriff auf die gleiche App erhalten, aber die Optionen bieten Flexibilität und vereinfachen die Verwaltung.

Was der Benutzer einer freigegebenen App mit der App tun kann, wird nicht nur durch die zugewiesene Rolle bei der App-Freigabe bestimmt. Der Zugriff (Professional oder Analyzer) eines Benutzers wirkt sich ebenfalls auf die Berechtigungen aus, ebenso wie alle vorherigen Bereichsberechtigungen, die dem Benutzer zugewiesen wurden. Was ein App-Benutzer tun kann, wird immer durch die höchste App-Berechtigungsstufe bestimmt. Wenn Sie eine App an einen Benutzer freigeben und nur die Berechtigung Kann anzeigen zuweisen, behält der Benutzer dennoch alle vorhandenen höheren App-Berechtigungen bei, z. B. Kann beitragen. App-Berechtigungen, die beim Freigeben einer App erteilt werden, überschreiben nie bereits vorhandene Berechtigungen einer höheren Stufe.

Ein Benutzer freigegebener Apps kann den Bereich öffnen, der die freigegebenen Apps enthält, kann aber nicht alle Apps im Bereich anzeigen, sondern nur die freigegebenen Apps. Zudem kann der Benutzer die Bereichsdetails anzeigen, aber nicht den Mitgliederabschnitt.

Öffnen der Mitgliederliste

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf und wählen Sie Analysedienste aus.

2. Öffnen Sie Katalog.

3. Wählen Sie in der Liste Bereiche den Bereich aus, den Sie verwalten möchten.

4. Klicken Sie auf Bereichsdetails und wählen Sie Mitglieder aus.

Die Mitgliederliste zeigt sowohl die Bereichsmitglieder als auch die Benutzer freigegebener Apps. Mitglieder sind mit einem Bereichssymbol gekennzeichnet, Benutzer freigegebener Apps mit einem App-Symbol. In der folgenden Abbildung sehen Sie, dass Anna Bereichsmitglied ist, aber auch über zwei Apps verfügt, die für sie freigegeben wurden. Sie hat mehrere Rollen, die angezeigt werden, wenn ihr Profil erweitert wird (siehe Abbildung Erweitertes Profil für Anna).

Ali ist ein Bereichsmitglied mit der Berechtigung Kann verwalten im Bereich, und für ihn wurden keine Apps freigegeben. Wenn ein Benutzer verschiedene Berechtigungen hat, wird die höchste angezeigt.

Anna 2 ist kein Bereichsmitglied und hat nur Zugriff Kann anzeigen auf „Demo-App – Tutorial für Anfänger“. Sie kann keine anderen Apps im Bereich öffnen.

Im erweiterten Profil für Anna können Sie sehen, dass sie Bereichsbesitzerin ist und als solche Apps dieses Bereichs für Nichtmitglieder freigeben kann. Zwei Apps wurden für sie freigegeben, und obwohl die ihr zugewiesene Rolle nur Kann anzeigen ist, kann sie als Bereichsbesitzerin viele weitere Aktionen neben dem Öffnen von Apps und Anzeigen von Inhalten durchführen.

Ein Benutzer einer freigegebenen App kann die gleichen Aktionen in der App durchführen wie ein Mitglied des Bereichs mit den entsprechenden Berechtigungen. Die einzige Ausnahme sind Notizen, die Benutzer freigegebener Apps nur in persönlichen Bereichen erstellen können.

Bearbeiten der Mitgliederliste

Bereichsbesitzer und Benutzer mit der Berechtigung Kann verwalten können die Mitgliederliste bearbeiten. Neben der Suche können Benutzer oder Gruppen für die Bearbeitung auch anhand der Filteroptionen nach Rolle und Zugriff leicht gefunden werden.

Aktionen, die sich auf die Benutzer freigegebener Apps auswirken

Im Menü „Weitere Aktionen“ () können Sie Bearbeitungen an Benutzern freigegebener Apps vornehmen.

In einem freigegebenen Bereich können Sie den Benutzer als Bereichsmitglied hinzufügen oder den Zugriff des Benutzers auf die App entfernen. Die Rolle Kann anzeigen kann nicht bearbeitet werden.

In einem verwalteten Bereich können Sie den Benutzer als Bereichsmitglied hinzufügen oder den Zugriff des Benutzers auf die App entfernen. Sie können die Rollen bearbeiten, aber der Benutzer muss mindestens eine Rolle haben.

Für Benutzer, die Bereichsmitglieder sind und freigegebene Apps haben, können Sie die Bereichsmitgliedschaft entfernen, sie aber als Benutzer freigegebener Apps beibehalten, bzw. umgekehrt. Sie können auch den Zugriff auf nur einige der freigegebenen Apps entfernen.

In folgenden Fällen haben Benutzer keinen Zugriff mehr auf eine App, die für sie freigegeben wurde:

• wenn die App gelöscht wurde

• wenn die App in einen anderen Bereich verschoben wurde

• wenn die App dupliziert und die ursprüngliche App gelöscht wurde

Freigabebeschränkungen nach Bereich

Die folgenden Beschränkungen nach Bereich sind für die App-Freigabe vorhanden. Wenn das Limit für einzelne Benutzer erreicht ist, haben Sie noch die Möglichkeit, die Benutzer zu Mitgliedern einer Benutzergruppe oder des Bereichs zu machen.