Apps delen met gebruikers die geen lid zijn van een ruimte

Met afgestemd toegangsbeheer kunt u een app delen in een gedeelde of beheerde ruimte met gebruikers of gebruikersgroepen zonder ze lid te maken van de ruimte. Selecteer de app die u wilt delen en de ontvangers van de app, dit zorgt voor minder administratie en vereenvoudigt het beheer van de ruimte. De geselecteerde gebruikers hebben alleen toegang tot de app die met hen is gedeeld.

Een app delen met personen die geen lid zijn van een ruimte

Eigenaren van een ruimte en gebruikers met de rol Kan beheren voor de ruimte kunnen apps delen vanuit een gedeelde of beheerde ruimte. Als u een app wilt delen, wijst u ook rollen toe aan de gebruikers om te bepalen wat ze met de app kunnen doen. In een gedeelde ruimte kunt u alleen de rol Kan bekijken toewijzen. In een beheerde ruimte kunt u ook de rollen Kan bekijken en Kan bijdragen toewijzen. U kunt geen apps uit een persoonlijke ruimte delen.

Als uw tenantbeheerder groepen heeft ingeschakeld, kunt u uw app delen met groepen gebruikers. Als voor een gebruiker in een app individuele machtigingen en groepsmachtigingen zijn toegewezen, wordt het hoogste machtigingsniveau toegepast. Gebruikersgroepen worden gemaakt in de identiteitsprovider.

Doe het volgende:

1. Klik in een gedeelde of beheerde ruimte op in de app die u wilt delen en selecteer Delen.

2. Zoek naar de gebruikersnaam of het e-mailadres van de gebruiker of gebruikersgroep.

3. Selecteer machtigingen voor de gebruiker.

4. Klik op Delen.

Machtigingsdetails

Voor een gedetailleerde omschrijving van de machtigingen die bij verschillende rollen horen in ruimten en apps, raadpleegt u:

Machtigingen in gedeelde ruimtes beheren

Rechten in beheerde ruimtes beheren

Als de rollen voor het delen van een app niet overeenkomen met uw eisen, overweeg dan om de gebruiker lid te maken van de ruimte. Er zijn meer rollen beschikbaar voor leden van een ruimte.

Gebruikers van een gedeelde app in een ruimte beheren

U kunt gebruikers van een gedeelde app beheren in de sectie Leden van de ruimte. Gebruikers van een gedeelde app zijn geen lid van de ruimte, maar hebben toegang tot één of meer apps in de ruimte.

U kunt op drie manieren toegang hebben tot een app:

• als lid van de ruimte

• als gebruiker waarmee de app is gedeeld

• als onderdeel van een groep waarmee de app is gedeeld

Normaal gesproken wilt u niet dat een gebruiker op verschillende manieren toegang heeft tot een app, maar deze opties bieden flexibiliteit en vereenvoudigen het beheer.

Wat een gebruiker van een gedeelde app kan doen met de app wordt niet uitsluitend bepaald door de rol die is toegewezen wanneer de app wordt gedeeld. Het recht van de gebruiker (Professional of Analyzer) is ook van invloed op de rechten, net als andere ruimterechten die aan de gebruiker zijn toegewezen. Het hoogste machtigingsniveau voor een app bepaalt altijd wat een appgebruiker kan doen. Als u een app deelt met gebruikers en alleen de machtiging Kan bekijken toewijst, behouden ze eventuele hogere appmachtigingen, zoals Kan bijdragen. Appmachtigingen die zijn toegewezen bij het delen van een app overschrijven nooit al bestaande machtigingen op een hoger niveau.

Een gebruiker van een gedeelde app kan de ruimte met de gedeelde apps openen, maar ziet alleen de gedeelde apps en niet alle apps in de ruimte. De gebruiker kan ook de details van de ruimte bekijken, maar niet de sectie Leden.

De ledenlijst openen

Doe het volgende:

1. Klik op en selecteer Analyseservices.

2. Open Catalogus.

3. In de lijst Ruimten selecteert u de ruimte die u wilt beheren.

4. Klik op Ruimtedetails en selecteer Leden.

De ledenlijst toont de leden van een ruimte en de gebruikers van een gedeelde app. Leden worden weergegeven met een ruimtepictogram, gedeelde gebruikers met een app-pictogram. Op de volgende afbeelding kunt u zien dat Anna lid is van een ruimte, maar dat er ook twee apps met haar zijn gedeeld. Ze heeft meerdere rollen, die worden weergegeven als haar profiel wordt uitgevouwen (zie afbeelding Uitgevouwen profiel van Anna).

Ali is lid van een ruimte en heeft de machtiging Kan beheren in de ruimte en geen gedeelde apps. Als een gebruiker verschillende machtigingen heeft, wordt de hoogste machtiging weergegeven.

Anna 2 is geen lid van een ruimte en heeft alleen via de machtiging Kan bekijken toegang tot "Demo-app - Zelfstudie voor beginners". Ze kan geen andere apps openen in de ruimte.

In het uitgevouwen profiel van Anna kunt u zien dat ze de eigenaar is van de ruimte en daarom apps uit deze ruimte kan delen met gebruikers die geen lid zijn van de ruimte. Er zijn twee apps met haar gedeeld en zelfs als alleen de rol Kan bekijken aan haar is toegewezen, kan ze meer acties uitvoeren dan het openen van apps en het bekijken van inhoud omdat ze de eigenaar van de ruimte is.

Gebruikers van een gedeelde apps kunnen dezelfde acties uitvoeren in de apps als leden van de ruimte met de bijbehorende machtigingen. Dit geldt alleen niet voor opmerkingen, want gebruikers van een gedeelde app kunnen deze alleen maken in persoonlijke ruimten.

De ledenlijst bewerken

Ruimte-eigenaren en gebruikers met de machtiging Kan beheren kunnen de ledenlijst bewerken. Naast de zoekfunctie, kunt u met de filteropties op rol en toegang filteren en gemakkelijker gebruikers of groepen vinden om te bewerken.

Acties die van invloed zijn op gebruikers van een gedeelde app

In het menu Meer acties () kunt u gebruikers van een gedeelde app bewerken.

In een gedeelde ruimte kunt u de gebruiker toevoegen als lid van een ruimte of de toegang tot de app intrekken. U kunt de rol Kan bekijken niet bewerken.

In een beheerde ruimte kunt u de gebruiker toevoegen als lid van een ruimte of de toegang tot de app intrekken. U kunt de rollen bewerken, maar de gebruiker moet minimaal één rol hebben.

Bij gebruikers die lid zijn van een ruimte en gedeelde apps hebben, kunt u ze verwijderen als lid van de ruimte en ze behouden als gebruiker van een gedeelde app, of andersom. U kunt ook de toegang tot een aantal van de gedeelde apps verwijderen.

Een gedeelde app is niet meer toegankelijk voor gebruikers waarmee de app is gedeeld als:

• de app is verwijderd

• de app is verplaatst naar een andere ruimte

• de app is gedupliceerd en de originele app is verwijderd

Beperkingen voor delen per ruimte

De volgende beperkingen bestaan per ruimte voor het delen van apps. Als het limiet is bereikt voor afzonderlijke gebruikers, overweeg dan om ze toe te voegen als lid van de gebruikersgroep of van de ruimte.