Compartir apps con usuarios que no son miembros de un espacio

Con un control de acceso detallado, puede compartir una app en un espacio compartido o administrado con usuarios o grupos de usuarios sin tener que convertirlos en miembros del espacio. Seleccionar la app que desea compartir y los destinatarios de la app reduce la administración y simplifica la gestión del espacio. Los usuarios seleccionados solo tendrán acceso a la aplicación que se haya compartido con ellos.

Compartir una app con miembros que no son del espacio

Los propietarios de espacios y los usuarios con el rol Puede administrar en el espacio, pueden compartir aplicaciones desde un espacio compartido o administrado. Cuando comparte una aplicación, también asigna roles a los usuarios para determinar qué pueden hacer con esa aplicación. En un espacio compartido solo puede asignar el rol Puede ver. En un espacio administrado, puede asignar los roles Puede ver y Puede contribuir. No puede compartir apps desde un espacio personal.

Si el administrador de su espacio empresarial de inquilinos ha habilitado los grupos, también puede compartir apps con grupos de usuarios. Si un usuario tiene permisos individuales y permisos de grupo en una app, se aplica el nivel de permiso más alto. Los grupos de usuarios se crean en el proveedor de identidad.

Haga lo siguiente:

1. En un espacio compartido o administrado, haga clic en en la app que desea compartir y seleccione Compartir.

2. Busque el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico del usuario o grupo de usuarios.

3. Seleccione los permisos para el usuario.

4. Haga clic en Compartir.

Detalles de los permisos

Para una descripción detallada de los permisos que incluyen los distintos roles en los espacios y aplicaciones, respectivamente, consulte:

Administrar permisos en espacios compartidos

Gestionar permisos en espacios administrados

Si los roles para compartir aplicaciones no responden a sus necesidades, considere convertir al usuario en miembro del espacio. Hay más roles disponibles para los miembros del espacio.

Administrar los usuarios de apps compartidas en un espacio

Los usuarios de apps compartidas se administran en la sección de miembros del espacio. Los usuarios de apps compartidas no son miembros del espacio, pero tienen acceso a una o más apps en el espacio.

Puede tener acceso a una app de tres maneras diferentes:

• como miembro del espacio

• como un usuario con quien se ha compartido la app

• como parte de un grupo con el que se ha compartido la app

Por lo general no desearemos que un usuario tenga acceso a una misma app de varias maneras diferentes, pero las opciones ofrecen flexibilidad y simplifican la administración.

Lo que un usuario de una app compartida puede hacer con una app no viene determinado únicamente por el rol asignado cuando se comparte la app. Los derechos del usuario (Profesional o Analizador) también afectan a los permisos, al igual que cualquier permiso anterior que se haya asignado al usuario en el espacio. Siempre es el nivel de permiso más alto de la aplicación lo que determina lo que un usuario puede hacer con la aplicación. Si comparte una app con un usuario y solo asigna el permiso Puede ver, todavía conservará cualquier permiso superior de aplicación, por ejemplo, Puede contribuir. Los permisos de app otorgados al compartir una aplicación nunca anulan ningún permiso de nivel superior ya existente.

Un usuario de una app compartida puede abrir el espacio con las apps compartidas, pero solo verá las apps compartidas, no todas las apps del espacio. El usuario también puede ver los detalles del espacio, pero no la sección de miembros.

Abrir la lista de miembros

Haga lo siguiente:

1. Haga clic en y seleccione Servicios de analítica.

2. Abra Catálogo.

3. En la lista de Espacios, seleccione el espacio que desee administrar.

4. Haga clic en Detalles del espacio y seleccione Miembros.

La lista de miembros muestra tanto los miembros del espacio como los usuarios de apps compartidas. A los miembros se les presenta con un icono de espacio, a los usuarios de apps compartidas con un icono de app. En la imagen siguiente puede ver que Anna es un miembro del espacio, pero también tiene dos apps que se han compartido con ella. Tiene múltiples roles, que se muestran al expandir su perfil (ver imagen del perfil expandido de Anna).

Ali es un miembro del espacio con permisos Puede administrar en el espacio y ninguna app compartida. Cuando un usuario tiene diferentes permisos, se muestra el más alto.

Anna 2 no es miembro del espacio y solo tiene un tipo de acceso Puede ver a la "App de demo: Tutorial para principiantes". No puede abrir ninguna otra app en el espacio.

En el perfil ampliado de Anna, puede ver que ella es la propietaria del espacio y, como tal, puede compartir apps de este espacio con miembros que no pertenecen al espacio. Se han compartido dos apps con ella, e incluso si el rol que se le ha asignado solo es Puede ver, ella puede, como propietaria del espacio, realizar muchas más acciones que abrir las apps y ver el contenido.

Un usuario de una app compartida puede realizar las mismas acciones en la aplicación que un miembro del espacio con los permisos correspondientes. La única excepción son las notas, que los usuarios de apps compartidas solo pueden crear notas en espacios personales.

Editar la lista de miembros

Los propietarios de espacios y los usuarios con permisos Puede administrar pueden editar la lista de miembros. Además de la búsqueda, las opciones de filtrado por rol y acceso facilitan la búsqueda de usuarios o grupos para su edición.

Acciones que afectarán a los usuarios de apps compartidas

En el menú Más acciones (), puede realizar ediciones en los usuarios de aplicaciones compartidas.

En un espacio compartido, puede agregar al usuario como miembro del espacio o eliminar el acceso del usuario a la app. No puede editar el rol Puede ver.

En un espacio administrado, puede agregar al usuario como miembro del espacio o eliminar el acceso del usuario a la aplicación. Puede editar los roles, pero el usuario debe tener al menos un rol.

Para aquellos usuarios que son a la vez miembros del espacio y tienen aplicaciones compartidas, puede eliminarlos como miembros del espacio pero mantenerlos como usuarios de apps compartidas, o al revés. También puede eliminar su acceso solo a algunas de las apps compartidas.

Una app compartida se volverá inaccesible para los usuarios con quienes se haya compartido cuando:

• se borre la app

• se mueva la app a otro espacio

• se duplique la app y se elimine la app original

Limitaciones de uso compartido por espacio

Existen los siguientes límites por espacio para compartir aplicaciones. Si se alcanza el límite para usuarios individuales, considere convertirlos en miembros de un grupo de usuarios o del espacio.