Envío de informes tabulares a una carpeta de distribución

Puede configurar una tarea de informe para generar y entregar la salida a una carpeta de distribución remota en Microsoft SharePoint. Esta opción puede utilizarse junto con, o como alternativa a, la entrega de informes mediante la opción predeterminada de entrega por correo electrónico. El método de entrega predeterminado para los informes generados es el correo electrónico, pero esta opción también le permite almacenar los informes directamente en una carpeta de Microsoft SharePoint en la nube.

Conéctese a las carpetas disponibles mediante su conexión con el conector de Office 365 Sharepoint.

Generación de informes con carpetas de distribución.

La distribución de informes mediante la carpeta de distribución envía el informe de salida a través de la conexión establecida con el conector Office 365 Sharepoint.

Cuando configura una tarea de informe con la intención de entregarla a través de una carpeta de distribución, aún debe incluir destinatarios y grupos como receptores del informe. Esto se hace en la sección Usuarios y grupos del cuadro de diálogo de la tarea de informe (en Distribuir). La entrega del resultado de la tarea del informe a una carpeta de distribución no envía el informe directamente a cada destinatario. En su lugar, cuando se ejecuta la tarea de informe, se genera un archivo de informe independiente y se almacena en la carpeta para cada filtro definido en los destinatarios que ha incluido en la tarea. Cualquier filtro definido a nivel de tarea se aplica a cada archivo e interactúa con los filtros a nivel de destinatario como lo hace para la entrega por correo electrónico.

Para obtener más contexto sobre cómo interactúan los filtros con la generación de archivos a partir de tareas de informes, vea Cómo funciona la generación de informes.

Ejemplo

Supongamos que agrega cuatro destinatarios a su tarea de informe:

• Usuario1, con el filtro A

• Usuario1, con el filtro B

• Usuario2, con el filtro A

• Usuario2, con el filtro C

En este caso, se generan y almacenan en la carpeta tres informes, uno por cada filtro único a nivel de destinatario.

Configuración de la salida a una carpeta de distribución

Antes de comenzar, asegúrese de que hay una conexión al conector Office 365 Sharepoint ya creada en el espacio. Para aprender a crear una conexión con el conector Office 365 Sharepoint, vea Office 365 Sharepoint.

Haga lo siguiente:

1. Inicie el flujo de trabajo habitual para crear o editar una tarea de informe. Vea Crear una tarea de informe.

2. Agregue Usuarios y grupos desde la lista de distribución. Tenga en cuenta que debe añadirse un destinatario distinto para cada filtro de nivel de destinatario para el que desee generar informes. Vea Generación de informes con carpetas de distribución..

3. Cuando llegue a la sección Distribuir del cuadro de diálogo de configuración, active la opción Carpeta.

4. En Conexión, seleccione la conexión de Office 365 Sharepoint en la lista desplegable.

5. En Ruta de carpeta, indique la ruta de la carpeta en la que desea que se almacenen los informes.

   Nota de sugerencia

   Esto puede requerir algo de ensayo y error. El subsitio (proporcionado en la configuración de la conexión) no se incluye en la ruta. La ruta de la carpeta comienza con la carpeta de nivel superior dentro del subsitio. Separe la estructura de carpetas con barras inclinadas.

   Por ejemplo, si su subsitio se llama ParacelCompany, la carpeta de distribución es EnterpriseReports2023 y se encuentra dentro de una carpeta denominada SalesAndRevenue, su ruta a la carpeta es: EnterpriseReports2023/SalesAndRevenue

   

6. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso en la configuración de la tarea de informe.

Permisos

Espacios compartidos

Para una aplicación en un espacio compartido, necesita los permisos Puede editar en el espacio para configurar la tarea del informe, incluida la selección de una carpeta de distribución desde una conexión existente.

Si su aplicación está en un espacio compartido y está creando la conexión de Office 365 Sharepoint desde cero, debe tener los permisos Puede editar en el espacio para crear una conexión.

Para más información sobre permisos en espacios compartidos, vea Administrar permisos en espacios compartidos.

Espacios administrados

Para una aplicación en un espacio administrado, necesita uno de los siguientes roles en el espacio para configurar la tarea del informe, incluida la selección de una carpeta de distribución desde una conexión existente.

• Propietario

• Puede administrar

• Puede operar (solo Derecho Profesional o Full User)

Si su aplicación está en un espacio administrado y está creando la conexión Office 365 Sharepoint desde cero, debe tener Derecho Profesional o Full User, además de los permisos Propietario, Puede administrar o Puede operar en el espacio, para crear una conexión.

Consideraciones sobre la sección de acceso

La entrega de informes a través de la carpeta de distribución de Microsoft SharePoint no está disponible si la app utiliza sección de acceso.

Para obtener información adicional sobre cómo afecta la sección de acceso a los informes tabulares en Analítica de Qlik Cloud, vea Informes tabulares y sección de acceso.