Skapa en distributionslista för din rapport

Innan du skapar en rapportuppgift måste du definiera distributionslistan för Qlik Sense-applikationen som din rapport baseras på. Distributionslistan innehåller alla mottagare och grupper av mottagare som kan vara mottagare av en applikations rapportuppgifter.

Använd distributionslistan för att konfigurera de personer som rapporter skickas till. När du konfigurerar en rapportuppgift väljer du de mottagare och grupper från din distributionslista som kommer att få utdata från den rapportuppgiften.

I distributionslistan finns följande information:

• Alla mottagare av rapporter som genererats från applikationen, inklusive deras namn, e-postadresser, vilka filter som gäller för dem och vilka grupper de tillhör.

• Alla grupper (samlingar av en eller flera mottagare) som kan ta emot rapporter som genererats från applikationen.

Om du laddar upp en källfil som distributionslista visas den i flikarna Mottagare och Grupper i avsnittet Rapporter i applikationen.

Endast en källfil kan läggas till i en applikation. Om du behöver göra ändringar i källfilen redigerar du den fil (eller datakälla) som du ursprungligen laddade upp och laddar upp den igen. Om du i stället använder datakopplingar för att definiera distributionslistan redigerar du skriptet efter behov. Tänk på att när du gör det så måste rapportuppgiftens konfiguration och filter ändras på motsvarande sätt.

Vem kan få rapporter?

Med rapportering i appen med Qlik Cloud Analytics kan du skicka e-postrapporter till både interna och externa mottagare.

Utdata och avsnittsåtkomst

I tabellen nedan beskrivs varje typ av mottagare och vad de kan förvänta sig att se i sina rapporter. Den här tabellen beskriver beteendet för applikationer med och utan avsnittsåtkomst. Mer information om rapportering i appen och avsnittsåtkomst finns i Rapportering i appen och avsnittsåtkomst.

Microsoft SharePoint-rapportdistribution

Om du i stället distribuerar rapporter via en distributionsmapp (Microsoft SharePoint) kan alla som har åtkomst till den angivna platsen som anges i motsvarande koppling komma åt rapporterna. Identifieringen av interna mottagare fungerar på samma sätt som för utdata via e-post.

Rapportleverans via distributionsmappen för Microsoft SharePoint är inte tillgänglig om applikationen använder delavsnittsåtkomst.

När du skickar rapporter via distributionsmapp måste du fortfarande definiera en distributionslista för att applikationen ska kunna generera rapportutdata. Distributionslistan för appen hjälper fortfarande till med att avgöra hur många versioner av rapportutdata som genereras varje gång rapportuppgiften körs (vanligen en fil för varje enskilt mottagarfilter). Mer information om att lagra rapporter i en distributionsmapp finns i Leverera rapporter till en distributionsmapp.

Distributionslistan, mottagarfilter och utdata från uppgifter

Distributionslistan styr de rapportfilter som tillämpas för varje mottagare individuellt.När du lägger till distributionslistan i applikationen skapas en separat mottagare för varje filter du tillämpar till dem. När du konfigurerar en rapportuppgift lägger du till varje mottagare som en parkoppling mellan användare och filter som motsvarar ett enstaka filter.

Om du exempelvis tillämpar filter A och B till en mottagare benämnd Användare1 läggs två mottagare till i applikationen – Användare1 med filter A och Användare1 med filter B.

Mer information om att konfigurera din rapportuppgift för att generera de utdata som behövs finns i:

• Arbeta med rapportuppgifter

• Arbeta med rapportfilter

• Leverera rapporter till en distributionsmapp

Lägga till distributionslistan

Lägg till distributionslistan med någon av följande två metoder:

• Ladda upp en källfil

• Definiera mottagare och grupper manuellt i laddningsskriptet

Varje metod förklaras i nedanstående avsnitt.

Lägga till distributionslistan genom att ladda upp en källfil

Du kan definiera en distributionslista genom att ladda upp en källfil som innehåller informationen som behövs. Den här filen måste ha en specifik formatering och struktur. Det enklaste sättet att skapa källfilen är att hämta exempelfilen och modifiera den med dina mottagare och gruppinformationen.

Om en källfil laddas upp som distributionslista ersätts den befintliga källfilen, i förekommande fall. Endast en källfil kan tillämpas på en applikation. Om du laddar upp en källfil ersätter den filen den källfil som tidigare laddats upp till applikationen, om någon. Detta kan leda till att befintliga rapportuppgifter misslyckas om den gamla och den nya filen inte matchar.

När du lägger till en distributionslista genom att ladda upp en källfil genereras ett nytt delavsnitt (Distribution List) automatiskt i applikationens laddningsskript, och applikationen laddas om. Detta skriptavsnitt listar mottagarna och grupperna för applikationen. Detaljerna i distributionsfilen blir då tillgängliga i applikationens datamodell.

När du laddar upp en källfil som distributionslista läggs filen också till som en datafil i utrymmet som innehåller applikationen. Skriptavsnittet Distribution List refererar till den här filen som ett element i utrymmet.

Överväganden

Var medveten om följande information som är viktig att känna till innan du laddar upp en källfil:

• Det nya skriptavsnittet med Distribution List läggs till som det sista avsnittet i skriptet. Till följd av detta kommer alla skriptformateringsproblem i det sista avsnittet före Distribution List leda till laddningsfel. Det kan vara sådant som exempelvis att ett semikolon saknas i slutet av den sista tabellen som ska laddas.

• Ändra inte SubField-funktionsuttrycken i det autogenererade Distribution List-skriptavsnittet. De här uttrycken behövs för att du ska kunna använda kommaseparerade värden för dina filter och grupper.

  SubField([Filters],',') AS [DL_DISTRIBUTION_FILTERS], SubField([Groups],',') AS [DL_DISTRIBUTION_GROUP_NAMES]

• Eftersom uppladdning av källfilen fungerar genom att ladda data till din applikation, räknas det också mot den köpta dataladdningsvolymen som definieras i Qlik Cloud-prenumerationen (endast tillämpligt för kapacitetsbaserade prenumerationer). Se Qlik Cloud kapacitetsbaserade prenumerationsmodeller.

Hämta exempelfilen

Exempelkällfilen är en Excel arbetsbok som du kan modifiera innan du laddar upp den till applikationen.

Gör följande:

1. Öppna fliken Mottagare eller Grupper i avsnittet Rapporter i en applikation.

2. Klicka på Lägg till mottagare och grupper.

3. välj Hämta exempel.

När du har hämtat exempelfilen kan du modifiera den och lägga till mottagarna och grupperna för applikationen.

Lägga till mottagare

Öppna exempelfilen som du just hämtade och kontrollera att du har öppnat följande kalkylblad:

DL_DISTRIBUTION_SVC_USERS_QCS

Därefter kan du ersätta uppgifterna i arket med dina egna mottagare. Ändra inte och ta inte bort den första raden med kolumnrubrikerna.

Gör följande:

1. I kolumnen Namn lägger du till mottagarens namn.

2. I kolumnen E-post lägger du till mottagarens e-postadress. Observera att den här kolumnen formateras automatiskt till en hyperlänk med en e-postadress som destination.

3. I Filter-kolumnen lägger du till de filtergrupper som motsvarar dem som har lagts till i fliken Filter i applikationens Rapport-delavsnitt. Separera filtergrupper med komma.

4. I Grupper-kolumnen lägger du till de grupper som mottagaren tillhör. Separera varje grupp med ett komma.

Lägga till grupper

I källfilen defineras grupper i bladet med denna rubrik:

DL_DISTRIBUTION_SVC_GROUPS_QCS

Öppna det här kalkylbladet och ersätt uppgifterna för att skapa grupperna i distributionslistan. Ändra inte och ta inte bort den första raden med kolumnrubrikerna.

Gör följande:

1. I Namn-kolumnen lägger du in namnet på gruppen.

2. I Beskrivning-kolumnen lägger du till en beskrivning av gruppen.

Ladda upp filen med distributionslistan

När du har skapat källfilen laddar du upp den till flikarna Mottagare eller Grupper i delavsnittet Rapportering i applikationen. När du gör detta laddas applikationen om, och mottagarna och grupperna fylls i sina respektive delavsnitt.

Gör följande:

1. Öppna fliken Mottagare eller Grupper.

2. Klicka på Lägg till mottagare och grupper.

3. Välj Ladda upp ny version (.xlsx).

Definiera distributionslistan manuellt i laddningsskriptet

Att lägga till en distributionslista via en filuppladdning modifierar indirekt applikationens laddningsskript. Alternativt kan du använda laddningsskriptet direkt för att lägga till mottagare och grupper. Detta är ett lämpligt alternativ för avancerade användare och är framför allt till hjälp om du vill använda datakällkopplingar för att tillhandahålla information om mottagare och grupper.

Om dina mottagare och grupper exempelvis är definierade i en extern källfil, eller finns i en databas eller i ett HR-system (exempelvis Workday) ger det här alternativet möjlighet för mottagare och grupper i applikationen att dynamiskt uppdateras baserat på den kopplade källan.

Krav

För att fälten i skriptet ska kunna identifieras som tillhörande applikationens distributionslista måste du sätta in taggar för varje nödvändigt fält som motsvarar det nödvändiga elementet i distributionslistan. Se tabellen nedan för mer information.

Exempelskript

Här finns ett exempel på ett skriptavsnitt som kopplar till mottagare och grupper:

Ta bort en distributionslista

Vid behov kan du ta bort alla mottagare och grupper från applikationen.

Gör följande:

1. Öppna fliken Mottagare eller Grupper.

2. Klicka på intill alla mottagare eller grupper och välj Ta bort alla.

Rapportering i applikationen och avsnittsåtkomst

Om applikationen använder delavsnittsåtkomst, fungerar rapportgenerering annorlunda. Mer information finns i Rapportering i appen och avsnittsåtkomst.

Distributionslistor i hanterade utrymmen

För applikationer i hanterade utrymmen kan distributionslistan inte redigeras från avsnittet Rapportering i applikationen. Innan en applikation publiceras i ett hanterat utrymme laddar du upp en testdistributionslista eller hänvisar till den nödvändiga fjärrkällan manuellt i skriptet. Vi rekommenderar att du använder utrymmesmedveten syntax i laddningsskriptet. Med andra ord ska referenserna till datakällorna peka på det aktuella utrymmet där applikationen finns. Beroende på hur du lägger till distributionslistan kan syntaxen användas automatiskt.

De datakällor som tillhandahåller distributionslistan måste innehålla samma parameternamn (namn på kopplingar, filer och fält) som de distributionslistekällor som används i källapplikationens laddningsskript.

Själva datakällorna till distributionslistan laddar du upp till det hanterade utrymmet.

Mer information finns i följande guider:

• Rapportering i appen i hanterade utrymmen

• Datakällor för applikationer i hanterade utrymmen

Behörigheter för distributionslistor

För att hantera distributionslistan för en applikation behöver du:

• Behörigheter tilldelade dig av en klientorganisationsadministratör. En administratör kan se Ställa in behörigheter för mätbara rapporteringsfunktioner för mer information.

• Utrymmesbehörigheter

  Mer information om behörigheter för rapportering i utrymmen finns i Behörigheter för Qlik Reporting Service.

Utrymmesbehörigheter

För att hantera distributionslistan i en Qlik Sense-applikation krävs specifika utrymmesroller. Kraven beror på vilken typ av utrymme din applikation finns i.

Krav för applikationer i delade utrymmen

Följande krav gäller för applikationer i delade utrymmen:

• För att visa distributionslistan i avsnittet Rapporter i applikationen behöver du Kan redigera-åtkomst till utrymmet.

• För att redigera, återuppladda och ta bort distributionslistan måste du ha Kan redigera data i applikationer-åtkomst i utrymmet.

Mer information finns i Hantera behörigheter i delade utrymmen.

Krav för applikationer i hanterade utrymmen

Distributionslistan kan inte konfigureras direkt i ett hanterat utrymme. Laddningsskriptet refererar till de datakällor som kommer att användas för att ladda distributionslistan. För att lägga till de här datakällorna i utrymmet måste du ha de nödvändiga behörigheterna för att lägga till och hantera datakällor i ett hanterat utrymme. Mer information finns i Hantera behörigheter i hanterade utrymmen.

Mer information om rapportering i applikationen i hanterade utrymmen finns i Rapportering i appen i hanterade utrymmen.

Krav för en applikation i ditt personliga utrymme

Du behöver användarrollen Private Analytics Content Creator i klientorganisationen för att fullständig kontroll över distributionslistan.

Begränsningar i distributionslistan

• Du kan inte använda komman i fälten som innehåller namn på mottagare och grupper och e-postadresser till mottagare. Den här begränsningen gäller både vid uppladdning av distributionslistan som fil och vid manuell definiering av den i laddningsskriptet.

• Du kan lägga till maximalt 1000 mottagare och 1000 grupper i distributionslistan för en applikation. Det totala antalet mottagare, oavsett om de ingår i grupper eller inte, får inte vara högre än 1000.