Qlik Answers-Anwendungsfall: Dokumentationsassistent

Qlik Answers-Wissensassistenten können für eine Vielzahl von Zwecken innerhalb von Qlik Cloud in einer Organisation eingesetzt werden. Dieser Anwendungsfall zeigt, wie Qlik Answers genutzt werden kann, um Qlik Cloud Benutzern einen Dokumentationsassistenten zur Verfügung zu stellen.

Ein Dokumentationsteam in einem Unternehmen wurde damit beauftragt, einen Assistenten zu erstellen, der auf Informationen aus der Hilfe-Site des Produkts zurückgreifen kann.

Die Zielgruppe sind interne Benutzer wie der Support und das Produktmanagement, die schnell Informationen finden müssen. Diese Benutzer müssen in der Lage sein, schnell Fragen zu stellen und Antworten aus den Inhalten der Hilfe-Site zu erhalten sowie Zusammenfassungen der Hilfe-Site-Informationen zu bekommen.

Darüber hinaus hat das Dokumentationsteam dies als Gelegenheit erkannt, Feedback von internen Benutzern zur Dokumentation zu erhalten, das dann für Verbesserungen genutzt werden kann.

Um dies zu erreichen, beschließt das Dokumentationsteam, bei jedem Erstellungsvorgang an der Hilfe-Site eine Kopie der Hilfe-Site-Dateien an einen Amazon S3-Bucket zu senden. Über eine Amazon S3 V2-Verbindung in Qlik Cloud können die Dateien dann einem Qlik Answers-Assistenten zur Verfügung gestellt werden.

Benutzerrollen in diesem Anwendungsfall

Für dieses Projekt bezieht das Dokumentationsteam die folgenden Benutzer ein:

• Dokumentationsingenieur: Der Dokumentationsingenieur gibt die Dokumentationsinhalte an einen Amazon S3-Bucket zur Verwendung in einer Wissensdatenbank aus.

• Mandantenadministrator: Der Mandantenadministrator legt die Benutzerrollenberechtigungen fest, um die Erstellung und Nutzung des Assistenten und der Wissensdatenbank zu ermöglichen.

• Assistentenbesitzer: Der Assistentenbesitzer erstellt, konfiguriert und verwaltet den Assistenten und die Wissensdatenbank.

• Audit-Administrator: Der Audit-Administrator überprüft das Feedback des Assistenten.

• Assistentenbenutzer: Die Zielgruppe für den Dokumentationsassistenten.

Erstellen des Dokumentationsassistenten

Um den Dokumentationsassistenten zu erstellen, geht das Team wie folgt vor:

• Hilfe-Site auf den Export in den Speicher vorbereiten

• Rollen in der Verwaltung vorbereiten

• Bereiche in Qlik Cloud vorbereiten

• Die Wissensdatenbank für die Dokumentation erstellen

• Den Dokumentationsassistenten erstellen

• Den Assistenten testen

• Den verfügbaren Assistenten mit anderen Benutzern teilen

• Benutzerfeedback prüfen

Außerdem überwacht der Mandantenadministrator die Nutzung für den Dokumentationsassistenten und andere Assistenten in der Organisation mithilfe der Answers Analyzer for Qlik Cloud-Anwendung.

Vorbereiten der Hilfe-Site auf den Export in den Speicher – Dokumentationsingenieur

Der erste Schritt besteht darin, die Hilfe-Site so einzurichten, dass sie Inhalte zur Verwendung in der Wissensdatenbank in den Online-Speicher exportiert.

Der Dokumentationsingenieur ändert den Veröffentlichungs-Workflow der Hilfe-Site so, dass die Hilfe-Site-Themen jedes Mal, wenn die Hilfe-Site erstellt und freigegeben wird, in einen Amazon S3-Bucket exportiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Quelldateien für die Wissensdatenbank immer aktuell sind.

Erstellen der Wissensdatenbank für die Dokumentation – Assistentenbesitzer

Im verwalteten Bereich Assistentendaten kann der Assistentenbesitzer seine Wissensdatenbank erstellen. Er erstellt eine Wissensdatenbank und eine Verbindung zum Amazon S3-Bucket. Dann verwendet er dynamische Regeln, um alle Dateien aus den Ordnern abzurufen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie im Aktivitätscenter Analysen zur Mini-Startseite Antwort.

2. Kicken Sie auf Neu erstellen > Wissensdatenbank.

3. Geben Sie nach Name den Begriff Dokumentations-Wissensdatenbank ein.

4. Wählen Sie nach dem Bereich den Eintrag Assistentendaten aus.

5. Wählen Sie Wissensdatenbank öffnen aus und klicken Sie auf Erstellen.

   Jetzt können Sie die Verbindung erstellen.

6. Klicken Sie auf Verbindung verwenden.

7. Klicken Sie auf Verbindung erstellen und konfigurieren Sie eine Verbindung zum Amazon S3-Bucket mit einem Amazon S3 V2-Konnektor.

8. Wählen Sie die Verbindung aus und klicken Sie auf Weiter.

9. Wählen Sie Dynamische Regeln aus.

10. Ändern Sie die Ordnertiefe so, dass sie der Tiefe der Ordnerstruktur der Hilfe-Site entspricht.

    Da die Hilfe-Site in diesem Anwendungsfall über eine tiefe Ordnerhierarchie verfügt, wählt der Assistentenbesitzer 20 aus.

11. Klicken Sie auf Auswählen.

12. Klicken Sie auf Alles indizieren.

13. Wenn der Index abgeschlossen ist, klicken Sie auf > Plan festlegen.

14. Aktivieren Sie Täglicher Indexzeitplan und legen Sie eine Startzeit und Zeitzone fest.

15. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen des Assistenten – Assistentenbesitzer

Der Assistentenbesitzer erstellt nun den Assistenten im verwalteten Bereich Assistenten. Er fügt die Wissensdatenbank Dokumentations-Wissensdatenbank hinzu und passt die Unterhaltungsstarts und Einstellungen des Assistenten an.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie im Aktivitätscenter Analysen zur Mini-Startseite Antwort.

2. Klicken Sie auf Neu erstellen > Assistent.

3. Geben Sie nach Name den Namen Dokumentationsassistent ein.

4. Wählen Sie nach Bereich den Eintrag Assistenten aus.

5. Klicken Sie auf Erstellen.

6. Klicken Sie in Übersicht auf Wissensdatenbank hinzufügen.

7. Wählen Sie Dokumentations-Wissensdatenbank aus und klicken Sie auf Auswählen.

8. Fügen Sie unter Unterhaltungsstarts drei bis fünf Unterhaltungsstarts hinzu, damit die Benutzer besser verstehen, welche Art von Fragen sie dem Assistenten stellen können.

9. In den Einstellungen können Sie das Avatar-Symbol und die Willkommensnachricht des Assistenten anpassen.

10. Optional können Sie die Fehlermeldungen für den Assistenten anpassen.

Der Assistent ist nun bereit zum Testen.

Testen des Assistenten

Der Assistentenbesitzer testet den Assistenten, um zu bestätigen, dass dieser die erwarteten Antworten liefert und das Thema abdeckt. Er verwendet Fragen, auf die er die Antwort kennt, um die Antworten des Assistenten zu überprüfen. Der Assistentenbesitzer verfolgt fehlerhafte oder wenig hilfreiche Antworten und versucht, diese durch Anpassungen des Quellmaterials zu beheben.

Nachdem die Tests abgeschlossen sind, kann der Assistent mit anderen Benutzern geteilt werden.

Teilen des Assistenten mit anderen Benutzern – Assistentenbesitzer

Der Assistentenbesitzer kann den Dokumentationsassistenten nun mit anderen Benutzern teilen. Er muss die Mitglieder seines Mandanten zu seinen freigegebenen und verwalteten Bereichen hinzufügen:

• Da alle Mandantenbenutzer in der Lage sein sollen, Fragen zu den Daten zu stellen, wählen Sie im verwalteten Bereich Assistentendaten unter Mitglieder nach Jeder im Mandanten <Name> die Option Kann Daten nutzen aus.

• Wählen Sie im verwalteten Bereich Assistenten unter Mitglieder nach Jeder im Mandanten <Name> die Optionen Kann Daten nutzen und Hat eingeschränkte Anzeigerechte aus.

Nachdem sie zu beiden Bereichen hinzugefügt wurden, können Benutzer dem Assistenten Fragen stellen und erhalten Antworten mit Hilfe der Hilfe-Site-Inhalte.

Überprüfen von Benutzerfeedback – Audit-Administrator

Nachdem der Dokumentationsassistent live ist, kann der Audit-Administrator das Feedback unter Prüfen einsehen. Der Audit-Administrator überprüft das Feedback einmal pro Woche und erstellt Aufgaben für das Dokumentationsteam.

• Bei positivem Feedback prüft der Audit-Administrator die Antworten und erstellt möglicherweise Aufgaben für das Dokumentationsteam, um die Antworten bei der Erstellung von FAQs zu verwenden oder sie sogar in die Dokumentation aufzunehmen.

• Bei negativem Feedback wertet der Audit-Administrator die Unterhaltung, die Antworten und alle enthaltenen Kommentare aus. Wenn es Probleme gibt, für die Maßnahmen ergriffen werden können, erstellt der Audit-Administrator Aufgaben für das Dokumentationsteam, um das Problem zu untersuchen oder zu lösen.

• Bei unbeantworteten Fragen prüft der Audit-Administrator die Fragen, um festzustellen, ob sie in den Aufgabenbereich des Assistenten fallen. Wenn dies der Fall ist, protokolliert der Audit-Administrator eine Aufgabe für den Assistentenbesitzer, damit dieser Quellen in der Wissensdatenbank prüfen kann. Möglicherweise gibt es Lücken in den Quelldateien.

• Bei Fragen, die nicht in den Anwendungsbereich des Assistenten fallen, kann der Audit-Administrator beurteilen, ob einige der Assistentendetails, die Beschreibung oder die Beispielfragen angepasst werden können, um den Anwendungsbereich des Assistenten für die Benutzer klarer zu machen.

Der Audit-Administrator exportiert das Feedback auch als CSV-Dateien und fügt diese einer Analyse-App hinzu, um Trends zu verfolgen, z. B. welche Quellen das meiste positive und negative Feedback haben.

Verwalten der Nutzung von Qlik Answers – Mandantenadministrator

Der Mandantenadministrator verfolgt die Nutzung von Qlik Answers im gesamten Mandant mithilfe der Qlik Cloud Answers Analyzer-Anwendung, die über Qlik Automate verfügbar ist. Qlik Cloud Answers Analyzer hilft dem Mandantenadministrator, die Nutzung von Qlik Answers im Dokumentationsassistenten und in der Wissensdatenbank sowie mit anderen Assistenten und Wissensdatenbanken im Unternehmen zu verfolgen.

Weitere Informationen finden Sie unter Überwachen der Nutzung von Qlik Answers.