Qlik Answers gebruiksscenario: documentatie-assistent
Qlik Answers-kennisassistenten kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt binnen Qlik Cloud in een organisatie. In dit gebruiksscenario wordt bekeken hoe Qlik Answers kan worden gebruikt om een documentatie-assistent te bieden aan Qlik Cloud-gebruikers.
Een documentatieteam in een organisatie heeft de taak gekregen om een assistent te leveren die informatie van de helpsite van hun product kan gebruiken.
De doelgroep zijn interne gebruikers, zoals Support en Product Management, die snel informatie moeten kunnen vinden. Deze gebruikers moeten snel vragen kunnen stellen en antwoorden krijgen van helpsite-inhoud en samenvattingen van helpsite-informatie.
Daarnaast heeft het documentatieteam dit gezien als een kans om feedback van interne gebruikers te krijgen over de documentatie, die vervolgens gebruikt kan worden om verbeteringen aan te brengen.
Om dit te bereiken, besluit het documentatieteam om een kopie van hun helpsite-bestanden naar een Amazon S3-bucket te sturen wanneer de helpsite wordt gebouwd. Met behulp van een Amazon S3 V2-verbinding in Qlik Cloud kunnen de bestanden vervolgens beschikbaar worden gemaakt voor een Qlik Answers-assistent.
Gebruikersrollen in dit gebruiksscenario
Voor dit project zijn de volgende gebruikers bij het documentatieteam betrokken:
-
Documentatie-engineer: de documentatie-engineer levert de documentatie-inhoud aan een Amazon S3-bucket voor gebruik in een kennisbank.
-
Tenantbeheerder: de tenantbeheerder stelt de machtigingen van de gebruikersrol in om het aanmaken en gebruiken van de assistent en kennisbank mogelijk te maken.
-
Assistent-eigenaar: de assistant-eigenaar maakt, configureert en beheert de assistent en kennisbank.
-
Auditbeheerder: de auditbeheerder beoordeelt de feedback van de assistent.
-
Assistent-gebruikers: het beoogde publiek voor de documentatie-assistent.
De documentatie-assistent maken
Om de documentatie-assistent te maken, doet het team het volgende:
-
De helpsite voorbereiden op exporteren naar opslag
-
Rollen voorbereiden in Beheer
-
Ruimten voorbereiden in Qlik Cloud
-
De kennisbank voor documentatie maken
-
De documentatie-assistent maken
-
De assistent testen
-
De beschikbare assistent delen met andere gebruikers
-
Feedback van gebruiker controleren
Daarnaast controleert de tenantbeheerder het gebruik van de documentatie-assistent en andere assistenten in de organisatie die de Answers Analyzer for Qlik Cloud-applicatie gebruiken.
De helpsite voorbereiden voor export naar opslag - documentatie-engineer
De eerste stap is het instellen van de helpsite om inhoud naar de online opslag te exporteren voor gebruik in de kennisbank.
De documentatie-engineer wijzigt de publiceerworkflow van de helpsite om de helpsite-onderwerpen te exporteren naar een Amazon S3-bucket telkens wanneer de helpsite wordt gebouwd en vrijgegeven. Dit zorgt ervoor dat de bronbestanden voor de kennisbank altijd up-to-date zijn.
Rollen voorbereiden in Beheer - tenantbeheerder
In Beheer beheert de tenantbeheerder rollen om het volgende toe te staan:
-
De assistent-eigenaar kan assistenten en kennisbanken aanmaken
De assistent-eigenaar heeft de volgende machtigingen nodig:
-
Inhoudstypen > Assistenten beheren: Toegestaan
-
Inhoudstypen > Kennisbanken > Kennisbanken beheren: Toegestaan
-
Inhoudstypen > Kennisbanken > Kennisbanken indexeren: Toegestaan
-
Inhoudstypen > Kennisbanken > Kennisbanken zoeken: Toegestaan
-
-
De assistent-gebruikers om de assistent te gebruiken.
De assistent-gebruikers hebben de volgende machtigingen nodig:
-
Inhoudstypen > Assistenten beheren: Assistenten weergeven
-
Inhoudstypen > Kennisbanken > Kennisbanken zoeken: Toegestaan
-
-
De auditbeheerder om feedback van assistenten te bekijken en te beoordelen.
De auditbeheerder heeft de volgende machtigingen nodig:
-
Inhoudstypen > Assistenten beheren: Assistenten weergeven
-
Inhoudstypen > Kennisbanken > Kennisbanken zoeken: Toegestaan
-
Inhoudstypen > Kennisbanken > Kennisbanken weergeven: toegestaan
Bovendien heeft de auditbeheerder de gebruikersrol Auditbeheerder nodig.
-
De tenantbeheerder kan aangepaste rollen aanmaken, de standaardinstellingen voor alle rollen wijzigen of een combinatie van beide gebruiken.
Ruimten voorbereiden in Qlik Cloud - assistent-eigenaar
Vervolgens moeten er ruimten worden voorbereid voor de assistent en de kennisbanken. Als beste praktijk voor assistenten die met andere gebruikers worden gedeeld, worden de assistent en de kennisbank in aparte ruimten bewaard. Dit biedt een geavanceerdere toegangscontrole tot de gegevens van de kennisbank en de assistent zelf.
Vanuit Maken maakt de assistent-eigenaar de volgende ruimten:
-
Assistentgegevens, een beheerde ruimte.
De verbinding met de gegevens wordt aan deze ruimte toegevoegd.
-
Assistenten, een beheerde ruimte.
De documentatie-assistent zal aan deze ruimte worden toegevoegd.
Wanneer de assistent klaar is, worden de assistent-gebruikers en de auditbeheerder toegevoegd aan de ruimten.
De kennisbank voor documentatie maken - assistent-eigenaar
In de beheerde ruimte Assistentgegevens kunnen assistent-eigenaren hun eigen kennisbank maken. Ze maken een kennisbank en een verbinding met de Amazon S3-bucket. Vervolgens gebruiken ze dynamische regels om alle bestanden uit de mappen te halen.
Doe het volgende:
-
Ga in het Analyse-activiteitencentrum naar de mini-startpagina Antwoord.
-
Klik op Nieuwe maken > Kennisbank.
-
Voer na Naam Documentatie KB) in.
-
Selecteer na Ruimte Assistentgegevens.
-
Met Kennisbank openen geselecteerd, klikt u op Maken.
Nu kunt u de verbinding maken.
-
Klik op Verbinding gebruiken.
-
Klik op Verbinding maken en configureer een verbinding met de Amazon S3-bucket met behulp van een Amazon S3 V2-connector.
-
Selecteer een verbinding en klik op Volgende.
-
Selecteer Dynamische regels.
-
Wijzig de mapdiepte om de diepte van de mapstructuur van de helpsite te dekken.
Aangezien de helpsite een diepe mappenhiërarchie heeft, selecteert de assistent-eigenaar in dit geval 20.
-
Klik op Selecteren.
-
Klik op Alles indexeren.
-
Wanneer de index voltooid is, klikt u op
> Schema instellen. -
Schakel Dagelijks indexatieschema in en stel een starttijd en tijdzone in.
-
Klik op Opslaan.
De assistent maken - assistent-eigenaar
De assistent-eigenaar maakt de assistent nu aan in de beheerde ruimte Assistenten. Ze voegen de Documentation KB kennisbank toe en passen de gespreksstarters en instellingen van de assistent aan.
Doe het volgende:
-
Ga in het Analyse-activiteitencentrum naar de mini-startpagina Antwoord.
-
Klik op Nieuwe maken > Assistent.
-
Voer na Naam Documentatie-assistent in.
-
Selecteer na Ruimte Assistenten.
-
Klik op Maken.
-
Klik in Overzicht op Kennisbank toevoegen.
-
Selecteer Documentation KB en klik op Selecteren.
-
Voeg in Gespreksstarters drie tot vijf gespreksstarters toe om gebruikers te helpen begrijpen welke soorten vragen ze aan de assistent kunnen stellen.
-
Pas in Instellingen het avatarpictogram en het welkomstbericht van de assistent aan.
-
Pas optioneel de foutmeldingen voor de assistent aan.
De assistent is nu klaar om getest te worden.
De assistent testen
De assistent-eigenaar test de assistent om te bevestigen dat deze de verwachte antwoorden geeft en het onderwerp dekt. Ze gebruiken vragen waarop ze het antwoord kennen om de antwoorden van de assistent te valideren. De assistent-eigenaar spoort onjuiste of onbehulpzame reacties op en kijkt of hij deze kan oplossen met aanpassingen aan het bronmateriaal.
Zodra het testen voltooid is, is de assistent klaar om gedeeld te worden met andere gebruikers.
De assistent delen met andere gebruikers - assistent-eigenaar
De assistent-eigenaar kan de documentatie-assistent nu delen met andere gebruikers. Zij moeten de leden van hun tenant toevoegen aan hun gedeelde en beheerde ruimten:
-
In de beheerdere ruimte Assistentgegevens willen ze dat alle gebruikers van de tenant vragen kunnen stellen over de gegevens. Selecteer in Leden, na Iedereen in <naam> tenant Kan gegevens gebruiken.
-
In de beheerde ruimte Assistenten, in Leden, na Iedereen in <naam> tenant, selecteert u Kan gegevens gebruiken en Heeft beperkte weergave.
Eenmaal toegevoegd aan beide ruimten, kunnen gebruikers de assistent vragen stellen en antwoorden krijgen met behulp van de inhoud van de helpsite.
Feedback van gebruikers beoordelen - auditbeheerder
Zodra de documentatie-assistent live is, kan de auditbeheerder feedback bekijken in Review. De auditbeheerder bekijkt de feedback één keer per week en maakt taken aan voor het documentatieteam.
-
Bij positieve feedback onderzoekt de auditbeheerder de reacties en maakt eventueel taken aan voor het documentatieteam om de reacties te gebruiken bij het maken van FAQ's of om toe te voegen aan de documentatie.
-
Bij negatieve feedback onderzoekt de auditbeheerder het gesprek, de reacties en eventuele opmerkingen. Als er bruikbare problemen zijn, maakt de auditbeheerder taken voor het documentatieteam om het probleem te onderzoeken of op te lossen.
-
Bij onbeantwoorde vragen onderzoekt de auditbeheerder of de vragen binnen het bereik van de assistent vielen. Als dat zo is, registreert de auditbeheerder een taak voor de assistent-eigenaar om de bronnen in de kennisbank te onderzoeken. Er kunnen gegevens ontbreken in de bronbestanden.
-
Voor vragen die niet binnen het bereik van de assistent vallen, kan de auditbeheerder beoordelen of sommige details, beschrijvingen of voorbeeldvragen van de assistent kunnen worden aangepast om het bereik van de assistent duidelijker te maken voor de gebruikers.
De auditbeheerder exporteert de feedback ook als CSV-bestanden en voegt ze toe aan een analyse-app om trends bij te houden, zoals welke bronnen de meeste positieve en negatieve feedback hebben.
Qlik Answers gebruik beheren - tenantbeheerder
De tenantbeheerder houdt het gebruik van Qlik Answers voor de hele tenant bij met de Qlik Cloud Answers Analyzer-applicatie, die beschikbaar is via Qlik Automate. Qlik Cloud Answers Analyzer helpt de tenantbeheerder het gebruik van Qlik Answers bij te houden in de documentatie-assistent en kennisbank, en met andere assistenten en kennisbanken in de organisatie.
Ga voor meer informatie naar Gebruik van Qlik Answers controleren.