Qlik Answers ユース ケース: 文書化アシスタント
Qlik Answers ナレッジ アシスタントは、組織内の Qlik Cloud でさまざまな目的で使用することができます。このユース ケースでは、Qlik Answers を使用して、Qlik Cloud ユーザーに文書化アシスタントを提供する方法を見ていきます。
ある組織の文書化チームは、自社製品のヘルプサイトから情報を引き出すことができるアシスタントを提供する任務を負っています。
対象読者は、サポートや製品管理など、情報を素早く見つける必要のある社内ユーザーです。このようなユーザーは、ヘルプサイトのコンテンツに素早く質問し、回答を得るだけでなく、ヘルプサイトの情報の要約を得る必要があります。
さらに、文書化チームは、この機会を、文書化に関する社内ユーザーからのフィードバックを得て、改善につなげる機会として位置づけています。
これを達成するために、文書化チームは、ヘルプサイトが構築されるたびに、ヘルプサイトのファイルのコピーを Amazon S3 バケットに送信することにしました。Qlik Cloud の Amazon S3 V2 接続を使用して、Qlik Answers アシスタントがファイルを利用できるようにします。
このユース ケースにおけるユーザーのロール
このプロジェクトでは、文書化チームには以下のユーザーが参加します:
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文書化エンジニア: 文書化エンジニアは、ナレッジ ベースで使用するために、文書化コンテンツを Amazon S3 バケットに出力します。
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テナント管理者: テナント管理者は、アシスタントとナレッジ ベースの作成と利用を許可するユーザー ロール権限を設定します。
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アシスタント オーナー: アシスタント オーナーはアシスタントとナレッジ ベースを作成、設定、管理します。
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監査管理者: 監査管理者は、アシスタントからのフィードバックを確認します。
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アシスタント ユーザー: 文書化アシスタントの対象者。
文書化アシスタントの作成
文書化アシスタントを作成するために、チームは以下を行います:
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ストレージにエクスポートするためのヘルプサイトの準備
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管理部門におけるロールの準備
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Qlik Cloud のスペースの準備
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文書化ナレッジ ベースの作成
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文書化アシスタントの作成
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アシスタントのテスト
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他のユーザーとのアシスタントの共有
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ユーザー フィードバックの確認
さらに、テナント管理者は、Answers Analyzer for Qlik Cloud アプリケーションを使用している文書化アシスタントや組織内の他のアシスタントの使用状況を監視します。
ストレージにエクスポートするヘルプサイトの準備 - 文書化エンジニア
最初のステップは、ナレッジ ベースで使用するコンテンツをオンライン ストレージにエクスポートするためのヘルプサイトの設定です。
文書化エンジニアは、ヘルプサイトが構築されリリースされるたびに、ヘルプサイト トピックを Amazon S3 バケットにエクスポートするように、ヘルプサイト公開ワークフローを変更します。これにより、ナレッジ ベースのソース ファイルは常に最新の状態に保たれます。
管理 でロールを準備 - テナント管理者
管理 で、テナント管理者がロールを管理して以下を許可します:
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アシスタント オーナーがアシスタントとナレッジ ベースを作成する
アシスタント オーナーには以下の権限が必要です:
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[コンテンツ タイプ] > [アシスタントの管理: 許可]
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[コンテンツ タイプ] > [ナレッジ ベース] > [ナレッジ ベースの管理: 許可]
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[コンテンツ タイプ] > [ナレッジ ベース] > [ナレッジ ベースのインデックス: 許可]
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[コンテンツ タイプ] > [ナレッジ ベース] > [ナレッジ ベースの検索: 許可]
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アシスタント ユーザーがアシスタントを使用する。
アシスタント ユーザーには以下の権限が必要です:
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[コンテンツ タイプ] > [アシスタントの管理: アシスタントを表示]
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[コンテンツ タイプ] > [ナレッジ ベース] > [ナレッジ ベースの検索: 許可]
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監査管理者がアシスタントのフィードバックを閲覧・確認する。
監査管理者には以下の権限が必要です:
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[コンテンツ タイプ] > [アシスタントの管理: アシスタントを表示]
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[コンテンツ タイプ] > [ナレッジ ベース] > [ナレッジ ベースの検索: 許可]
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[コンテンツ タイプ] > [ナレッジ ベース] > [ナレッジ ベースの表示: 許可]
さらに、監査管理者は [監査管理者] のユーザー ロールも必要です。
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テナント管理者は、カスタム ロールを作成するか、すべてのロールのデフォルトを変更するか、または両方を組み合わせて使用することができます。
Qlik Cloud でスペースを準備 - アシスタント オーナー
次に、アシスタントとナレッジ ベースのためのスペースを準備しなければなりません。他のユーザーと共有されるアシスタントのベスト プラクティスとして、アシスタントとナレッジ ベースは別々のスペースに保管されます。これにより、ナレッジ ベース データとアシスタント自体に対して、よりきめ細かいアクセス制御が可能になります。
[作成] から、アシスタント オーナーは以下のスペースを作成します:
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管理されたスペースであるアシスタント データ。
データへの接続はこのスペースに追加されます。
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管理されたスペースであるアシスタント。
文書化アシスタントはこのスペースに追加されます。
アシスタントの準備ができたら、アシスタント ユーザーと監査管理者がスペースに追加されます。
文書化ナレッジ ベースの作成 - アシスタント オーナー
アシスタント データ管理スペースでは、アシスタント オーナーがナレッジ ベースを作成できます。ナレッジ ベースと Amazon S3 バケットへの接続を作成します。そして、動的ルールを使用して、フォルダからすべてのファイルを取得します。
次の手順を実行します。
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分析アクティビティ センターで、[回答] ミニ ホームに移動します。
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[新規作成] > [ナレッジ ベース] をクリックします。
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[名前] の後に「文書化 KB」と入力します。
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[スペース] の後に、[アシスタント データ] を選択します。
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[ナレッジ ベースを開く] を選択した状態で、[作成] をクリックします。
これで接続を作成できます。
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[接続を使用] をクリックします。
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[接続を作成] をクリックし、Amazon S3 V2 コネクタを使用して Amazon S3 バケットへの接続を構成します。
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接続を選択し、 [次へ] をクリックします。
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[動的ルール] を選択します。
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ヘルプサイトのフォルダ構造の深さをカバーするように、フォルダの深さを変更します。
このユース ケースでは、ヘルプサイトのフォルダ階層が深いため、アシスタント オーナーは 20 を選択します。
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[選択] をクリックします。
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[すべてをインデックス] をクリックします。
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インデックスが完成したら、
> [スケジュールを設定] をクリックします。 -
[日単位インデックス スケジュール] をオンにし、開始時刻とタイムゾーンを設定します。
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[保存] をクリックします。
アシスタントの作成 - アシスタント オーナー
アシスタント オーナーは、アシスタント管理スペースにアシスタントを作成します。文書化 KB ナレッジ ベースを追加し、アシスタントの会話のスターターや設定をカスタマイズします。
次の手順を実行します。
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分析アクティビティ センターで、[回答] ミニ ホームに移動します。
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[新規作成] > [アシスタント] をクリックします。
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[名前] の後に「文書化アシスタント」と入力します。
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[スペース] の後に、[アシスタント] を選択します。
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[Create] (作成)をクリックします。
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[概要] で、 [ナレッジ ベースを追加] をクリックします。
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[文書化 KB] を選択し、[選択] をクリックします。
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[会話のスターター] では、ユーザーがアシスタントに尋ねられる質問の種類を理解できるように、3 つから 5 つの会話のスターターを追加します。
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[設定] で、アシスタントのアバター アイコンとようこそメッセージをカスタマイズします。
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オプションで、アシスタントのエラー メッセージをカスタマイズできます。
これでアシスタントはテストの準備ができました。
アシスタントのテスト
アシスタント オーナーは、アシスタントが期待される回答と対象分野を網羅しているかどうかを確認するために、アシスタントをテストします。答えが分かっている質問を使用して、アシスタントの回答を検証します。アシスタント オーナーは、不正確または役に立たない回答を追跡し、ソース資料を調整して解決できるかどうかを確認します。
テストが完了したら、アシスタントを他のユーザーと共有することができます。
アシスタントを他のユーザーと共有する - アシスタント オーナー
アシスタント オーナーは、文書化アシスタントを他のユーザーと共有できるようになりました。テナントのメンバーを共有スペースや管理スペースに追加する必要があります:
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アシスタント データ管理スペースでは、すべてのテナント ユーザーがデータについて質問できるようにするため、[メンバー] で、[<名前> テナントの誰でも] の後に、[データ消費可能] を選択します。
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アシスタント管理スペースの [メンバー] で、[<名前> テナントの誰でも] の後に、[データ消費可能] および [ビューが制限されています] を選択します。
両方のスペースに追加すると、ユーザーはアシスタントに質問をして、ヘルプサイトのコンテンツを使用して回答を得ることができます。
ユーザー フィードバックの確認 - 監査管理者
文書化アシスタントが稼働すると、監査管理者は [レビュー] でフィードバックを確認できます。監査管理者は、週に 1 回フィードバックを確認し、文書化チームにタスクを作成します。
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肯定的なフィードバックについては、監査管理者が回答を検証し、文書化チームが FAQ 作成時に回答を利用したり、文書に追加したりするためのタスクを作成する場合があります。
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否定的なフィードバックについては、監査管理者が分類し、会話、回答、および含まれているコメントを確認します。対処可能な問題がある場合、監査管理者は、文書化チームがその問題を調査または解決するためのタスクを作成します。
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回答されていない質問については、監査管理者がその質問がアシスタントの対象範囲内であるかどうかを検証します。対象範囲内である場合、監査管理者は、アシスタント オーナーがナレッジ ベースでソースを調査するためのタスクをログに記録します。ソース ファイルにギャップがあるかもしれません。
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アシスタントの対象範囲外の質問については、監査管理者が、アシスタントの詳細、説明、またはサンプル質問の一部を調整して、ユーザーにとってアシスタントの範囲がより明確になるかどうかを判断します。
監査管理者は、フィードバックを CSV ファイルとしてエクスポートし、分析アプリに追加して、最も肯定的なフィードバックと否定的なフィードバックの多いソースなどの傾向を追跡します。
Qlik Answers 使用状況の管理 - テナント管理者
テナント管理者は、Qlik Automate から利用可能な Qlik Cloud Answers Analyzer アプリケーションを使用して、テナント全体の Qlik Answers 使用状況を追跡します。Qlik Cloud Answers Analyzer は、テナント管理者が、文書化アシスタントおよびナレッジ ベース、ならびに組織内の他のアシスタントおよびナレッジ ベースでの Qlik Answers 使用状況を追跡するのを支援します。
詳細については、「Qlik Answers 使用状況の監視」を参照してください。