Användningsfall för Qlik Answers: Dokumentationsassistent

Qlik Answers-kunskapsassistenter kan användas för en mängd olika ändamål inom Qlik Cloud i en organisation. Detta användningsfall handlar om hur Qlik Answers kan användas för att tillhandahålla en dokumentationsassistent till Qlik Cloud-användare.

Ett dokumentationsteam i en organisation har fått i uppdrag att ta fram en assistent som kan hämta information från produktens hjälpwebbplats.

Målgruppen är interna användare, t.ex. support och produktledning, som snabbt behöver hitta information. Dessa användare behöver snabbt kunna ställa frågor och få svar via innehållet på hjälpwebbplatsen samt få sammanfattningar av information på hjälpwebbplatsen.

Dessutom har dokumentationsteamet identifierat detta som en möjlighet att få feedback från interna användare om dokumentationen som sedan kan användas för att driva förbättringar.

För att åstadkomma detta beslutar dokumentationsteamet att skicka en kopia av sina hjälpwebbplatsfiler till en Amazon S3-bucket när hjälpwebbplatsen byggs. Med hjälp av en Amazon S3 V2-koppling i Qlik Cloud kan filerna sedan göras tillgängliga för en Qlik Answers-assistent.

Användarroller i detta användningsfall

För det här projektet involverar dokumentationsteamet följande användare:

• Dokumentationsingenjör: Dokumentationsingenjören matar ut dokumentationsinnehållet till en Amazon S3-bucket för användning i en kunskapsbas.

• Klientorganisationens administratör: Klientorganisationens administratör anger behörigheterna för användarrollen för att göra det möjligt att skapa och använda assistenten och kunskapsbasen.

• Assistentägare: assistentägaren skapar, konfigurerar och hanterar assistenten och kunskapsbasen.

• Granskningsadministratör: granskningsadministratören går igenom återkopplingen från assistenten.

• Assistentanvändare: den avsedda målgruppen för dokumentationsassistenten.

Skapa dokumentationsassistenten

För att skapa dokumentationsassistenten ska teamet göra följande:

• Förbereda hjälpsidan för att exportera till lagring

• Förbereda roller inom administration

• Förbereda utrymmen i Qlik Cloud

• Skapa en kunskapsbas för dokumentation

• Skapa dokumentationsassistenten

• Testa assistenten

• Dela den tillgängliga assistenten med andra användare

• Granskning av återkoppling från användare

Dessutom övervakar klientorganisationens administratör användningen av dokumentationsassistenten och andra assistenter i organisationen som använder applikationen Answers Analyzer for Qlik Cloud.

Förbereda hjälpwebbplatsen för att exportera till lagring - Dokumentationsingenjör

Det första steget är att konfigurera hjälpwebbplatsen för att exportera innehåll till onlinelagring för användning i kunskapsbasen.

Dokumentationsingenjören ändrar arbetsflödet för publicering på hjälpwebbplatsen så att ämnena på hjälpwebbplatsen exporteras till en Amazon S3-bucket varje gång hjälpwebbplatsen byggs och släpps. På så sätt säkerställs att källfilerna för kunskapsbasen alltid är uppdaterade.

Skapa en kunskapsbasen för dokumentation - Assistentägare

I det hanterade utrymmet för Assistentdata kan Assistentägaren skapa sin kunskapsbas. Denne skapar en kunskapsbas och en koppling till Amazon S3-bucket. Denne använder sedan dynamiska regler för att hämta alla filer från mapparna.

Gör följande:

1. I aktivitetscentret för Analyser går du till ministartsidan Svar.

2. Klicka på Skapa ny > Kunskapsbas.

3. Ange Dokumentations-KB efter Namn.

4. Efter Utrymme väljer du Assistentdata.

5. Med Öppna kunskapsbas markerad klickar du på Skapa.

   Nu kan du skapa kopplingen.

6. Klicka på Använd koppling.

7. Klicka på Skapa koppling och konfigurera en koppling till Amazon S3-bucket med hjälp av en Amazon S3 V2-koppling.

8. Välj kopplingen och klicka på Nästa.

9. Välj Dynamiska regler.

10. Ändra mappdjupet så att det motsvarar djupet i mappstrukturen för hjälpwebbplatsen.

    I det här fallet väljer Assistentägaren20, eftersom hjälpwebbplatsen har en djup mapphierarki.

11. Klicka på Välj.

12. Klicka på Indexera alla.

13. När indexet är klart klickar du på > Ange schema.

14. Slå på Dagligt indexeringsschema och ställ in starttid och tidszon.

15. Klicka på Spara.

Skapa assistent - Assistentägare

Assistentägaren skapar nu assistenten i det hanterade utrymmet Assistenter. De lägger till kunskapsbasen Dokumentations-KB och anpassar assistentens konversationsstartare och inställningar.

Gör följande:

1. I aktivitetscentret för Analyser går du till ministartsidan Svar.

2. Klicka på Skapa ny > Assistent.

3. Ange Dokumentationsassistent efter Namn.

4. Efter Utrymme väljer du Assistenter.

5. Klicka på Skapa.

6. I Översikt klickar du på Lägg till kunskapsdatabas.

7. Välj Dokumentations-KB och klicka på Välj.

8. I Konversationsstartare lägger du till tre till fem konversationsstartare för att hjälpa användarna att förstå vilka typer av frågor de kan ställa till assistenten.

9. I Inställningar anpassar du assistentens Avatar-ikon och Välkomstmeddelande.

10. Om så önskas kan du anpassa felmeddelandena för assistenten.

Assistenten är nu redo för testning.

Testa assistenten

Assistentägaren testar assistenten för att bekräfta att den ger de förväntade svaren och täcker ämnet. Denne använder frågor som denne vet svaret på för att validera assistentens responsiva svar. Assistentägaren spårar felaktiga eller ohjälpsamma svar och ser om man kan lösa dem med justeringar av källmaterialet.

När testningen är klar är assistenten redo att delas med andra användare.

Dela assistenten med andra användare - Assistentägare

Assistentägaren kan nu dela dokumentationsassistenten med andra användare. Denne måste lägga till medlemmarna i sin klientorganisation i sina delade och hanterade utrymmen:

• I det hanterade utrymmet Assistentdata, i Medlemmar, efter Alla på <namn>-klientorganisationen, väljer du Kan konsumera data, eftersom alla hyresgästanvändare ska kunna ställa frågor om data.

• I det hanterade utrymmet Assistenter, i Medlemmar, efter Alla hos klientorganisationen <namn> väljer du Kan konsumera data och Har begränsad vy.

När de har lagts till i båda utrymmena kan användarna ställa frågor till assistenten och få svar med hjälp av innehållet på hjälpwebbplatsen.

Granskning av feedback från användare - Granskningsadministratör

När dokumentationsassistenten är i drift kan granskningsadministratören granska återkopplingen i Granska. Granskningsadministratören går igenom feedback en gång i veckan och skapar uppgifter för dokumentationsteamet.

• Vid positiv feedback granskar granskningsadministratören svaren och skapar eventuellt uppgifter för dokumentationsteamet att använda svaren när de skapar vanliga frågor eller till och med för att lägga till i dokumentationen.

• När det gäller negativ feedback triagerar granskningadministratören den genom att granska konversationen, svaren och eventuella kommentarer. Om det finns problem som kan åtgärdas skapar granskningsadministratören uppgifter för dokumentationsteamet för att undersöka eller lösa problemet.

• När det gäller obesvarade frågor granskar granskningsadministratören frågorna för att se om de låg inom assistentens ansvarsområde. Om så är fallet loggar granskningsadministratören en uppgift för assistentägaren att undersöka källorna i kunskapsdatabasen. Det kan finnas luckor i källfilerna.

• För frågor som inte omfattas av assistenten kan granskningsadministratören bedöma om några av assistentens detaljer, beskrivning eller exempelfrågor kan justeras för att göra assistentens omfattning tydligare för användarna.

Granskningsadministratören exporterar också feedbacken som CSV-filer och lägger till dem i en app för analys för att spåra trender, t.ex. vilka källor som har mest positiv och negativ feedback.

Hantera användningen av Qlik Answers - Administratör för klientorganisationen

Klientorganisationens administratör spårar användningen av Qlik Answers i hela klientorganisationen med hjälp av programmet Qlik Cloud Answers Analyzer, som finns tillgängligt via Qlik Automate. Qlik Cloud Answers Analyzer hjälper klientorganisationens administratör att spåra användningen av Qlik Answers i Dokumentationsassistenten och kunskapsbasen, samt med andra assistenter och kunskapsbaser i organisationen.

Mer information finns i Övervaka användning av Qlik Answers.