Erstellen einer Verteilerliste für Ihren Bericht

Bevor Sie eine Berichtsaufgabe erstellen, müssen Sie die Verteilerliste für die Qlik Sense App definineren, die die Grundlage für Ihren Bericht darstellt. Die Verteilerliste enthält alle Empfänger und Gruppen von Empfängern, die Empfänger der Berichtsaufgaben einer App sein können.

Verwenden Sie die Verteilerliste, um die Personen zu konfigurieren, an die Berichte gesendet werden sollen. Beim Konfigurieren einer Berichtsaufgabe wählen Sie aus Ihrer Verteilerliste die Empfänger und Gruppen aus, die die Ausgabe dieser konkreten Berichtsaufgabe erhalten.

Die Verteilerliste enthält die folgenden Details:

Alle Empfänger der anhand der App generierten tabellarischen Berichte, einschließlich Namen, E-Mail-Adressen, angewandte Filter und Gruppen, zu denen sie gehören.
Alle Gruppen (Sammlungen von mehr als einem Empfänger), die anhand der App generierte Berichte erhalten können.

Wenn Sie eine Quelldatei als Verteilerliste hochladen, wird sie auf den Registerkarten Empfänger und Gruppen im Abschnitt Berichterstellung der App angezeigt.

Die Registerkarten „Empfänger“ und „Gruppen“ im Abschnitt „Berichterstelllung“ der App — Die Registerkarten Empfänger und Gruppen

Nur eine Quelldatei kann zu einer App hinzugefügt werden. Wenn Sie Änderungen an der Quelldatei vornehmen müssen, bearbeiten Sie die Datei (oder Datenquelle), die Sie ursprünglich hochgeladen hatten, und laden Sie sie erneut hoch. Wenn Sie stattdessen Datenverbindungen zum Definieren der Verteilerliste verwenden, bearbeiten Sie stattdessen das Skript wie erforderlich. Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall entsprechende Änderungen an der Konfiguration der Berichtsaufgabe und den Filtern vornehmen müssen.

An wen kann ich tabellarische Berichte senden?

Sie können sowohl interne als auch externe Empfänger in die Verteilerliste der App aufnehmen. In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Empfängertypen sowie die Inhalte, die diese in ihren Berichten anzeigen können, beschrieben.

Mögliche Empfänger von E-Mail-Ausgaben der Berichtsaufgaben einer App
Empfängertyp	Beschreibung	Verhalten
Intern	Ein Benutzer im Qlik Cloud Mandaten. Informationen dazu, wie Sie einen Benutzer zum Qlik Cloud Mandanten hinzufügen, finden Sie abhängig vom Abonnementtyp unter Hinzufügen von Benutzern zu Qlik Cloud oder unter Hinzufügen von Benutzern zu Qlik Cloud.	Außer wenn die App Abschnittszugriff verwendet, basieren die in den Bericht dieses Empfängers eingeschlossenen Daten auf der Berechtigung, die der Besitzer der Berichtsaufgabe für die App hat. Informationen zum Abschnittszugriff-Verhalten finden Sie unter Tabellarische Berichte und Abschnittszugriff.
Extern	Ein Benutzer, der nicht zum Qlik Cloud Mandaten gehört.	Die in den Bericht eingeschlossenen Daten basieren immer auf dem Datenzugriff des Besitzers der Berichtsaufgabe.

Wenn Sie stattdessen Berichte über einen Verteilungsordner (Microsoft SharePoint) verteilen, kann jeder Benutzer mit Zugriff auf den angegebenen Speicherort in der jeweiligen Verbindung auf den Bericht zugreifen. Sie müssen dennoch eine Verteilerliste für die App definieren, um mit dem Generieren der Berichtsausgabe zu beginnen, und bestimmen, wie viele Versionen der Berichtsausgabe bei jeder Ausführung der Berichtsaufgabe generiert werden (eine Datei für jeden Empfängerfilter). Weitere Informationen zum Speichern von Berichten in einem Verteilungsordner finden Sie unter Zustellen von tabellarischen Berichten an einen Verteilungsordner.

Wenn die Qlik Sense App Abschnittszugriff verwendet, müssen Sie beachten, wie sich dies darauf auswirkt, wer die Berichte erhält. Weitere Informationen finden Sie unter Tabellarische Berichte und Abschnittszugriff.

Verteilerliste, Empfängerfilter und Aufgabenausgabe

Die Verteilerliste steuert die Berichtsfilter, die auf jeden Empfänger einzeln angewendet werden. Wenn Sie die Verteilerliste zur App hinzufügen, wird für jeden Filter, den Sie anwenden, ein getrennter Empfänger erstellt. Wenn Sie eine Berichtsaufgabe konfigurieren, fügen Sie jeden Empfänger als Benutzer-Filter-Paar hinzu, das einem einzelnen Filter entspricht.

Beispiel: Wenn Sie Filter A und B auf einen Empfänger namens Benutzer1 anwenden, werden der App zwei Empfänger hinzugefügt: Benutzer1 mit Filter A und Benutzer1 mit Filter B.

Weitere Informationen zum Konfigurieren der Berichtsaufgabe und dem Generieren der erforderlichen Ausgabe finden Sie unter:

Überlegungen zum Besitzer eines Ladeplans

Verteilerlisten funktionieren über automatische oder manuelle Änderungen am Ladeskript einer App. Wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausführen, werden Sie möglicherweise zum neuen Besitzer des Ladeplans der App:

Hochladen einer Quelldatei als Verteilerliste
Löschen der Verteilerliste
Vornehmen von manuellen Bearbeitungen am Ladeskript

Diese Szenarios müssen beim Laden nach einem Zeitplan berücksichtigt werden, da der Besitzer des Plans über den erforderlichen Zugriff auf die App und deren Datenquellen verfügen muss. Andernfalls wird die App nicht geladen.

Weitere Informationen finden Sie unter Besitz von Ladeplänen.

Hinzufügen der Verteilerliste

Fügen Sie die Verteilerliste mit einer der beiden folgenden Methoden hinzu:

Quelldatei hochladen
Empfänger und Gruppen manuell im Ladeskript definieren

Jede Methode wird in den Abschnitten unten erläutert.

Hinzufügen der Verteilerliste durch Hochladen einer Quelldatei

Sie können eine Verteilerliste definieren, indem Sie eine Quelldatei mit den erforderlichen Informationen hochladen. Diese Datei muss eine spezifische Formatierung und Struktur enthalten. Am einfachsten erstellen Sie eine Quelldatei, indem Sie die Beispieldatei herunterladen und sie mit Ihren Empfänger- und Gruppeninformationen ändern.

Durch das Hochladen einer Quelldatei als Verteilerliste wird die vorhandene Quelldatei ersetzt, falls vorhanden. Nur eine Quelldatei kann auf eine App angewendet werden. Wenn Sie eine Quelldatei hochladen, ersetzt die Datei die zuvor in die App hochgeladene Quelldatei, falls vorhanden. Dies kann dazu dführen, dass vorhandene Berichtsaufgaben fehlschlagen, wenn die alte und die neue Datei nicht übereinstimmen.

Wenn Sie eine Verteilerliste durch Hochladen einer Quelldatei hinzufügen, wird automatisch ein neuer Abschnitt (Distribution List) im Ladeskript der App erstellt, und die App wird neu geladen. In diesem Skriptabschnitt werden die Empfänger und Gruppen für die App aufgelistet. Auf die Details in der Verteilungsdatei kann dann vom Datenmodell der App aus zugegriffen werden.

Wenn Sie eine Quelldatei als Verteilerliste hochladen, wird die Datei auch als Datendatei zu dem Bereich hinzugefügt, der die App enthält. Der Skriptabschnitt Distribution List referenziert diese Datei als Element innerhalb des Bereichs.

Wenn Sie nicht möchten, dass die Felder in Ihrer hochgeladenen Verteilungsdateiliste zugänglich sind, wenn App-Benutzer Visualisierungen und Berichtsfilter erstellen, verwenden Sie die Systemvariable HidePrefix im Skript. Damit können Sie die Felder ausblenden, aber im Datenmodell beibehalten. Weitere Informationen finden Sie unter HidePrefix.

Überlegungen

Vor dem Hochladen einer Quelldatei sollten Sie Folgendes beachten:

Der neue Skriptabschnitt Distribution List wird dem Skript als letzter Abschnitt hinzugefügt. Daher führen jegliche Skriptformatierungsprobleme im letzten Abschnitt vor Distribution List zu einem Ladefehler. Das kann z. B. vorkommen, wenn ein Semikolon am Ende der letzten zu ladenden Tabelle fehlt.
Ändern Sie die SubField-Funktionsformeln im automatisch erstellten Skriptabschnitt Distribution List nicht. Diese Formeln sind erforderlich, um kommagetrennte Werte für Ihre Filter und Gruppen zu unterstützen.
SubField([Filters],',') AS [DL_DISTRIBUTION_FILTERS], SubField([Groups],',') AS [DL_DISTRIBUTION_GROUP_NAMES]
Da beim Hochladen der Quelldatei Daten in Ihre App geladen werden, zählt dies auch für das gekaufte Datenladevolumen, das im Qlik Cloud Abonnement definiert ist (gilt nur für kapazitätsbasierte Abonnements). Weitere Informationen finden Sie unter Kapazitätsbasierte Abonnements bei Qlik Cloud.

Herunterladen der Beispieldatei

Die Beispielquelldatei ist eine Excel-Arbeitsmappe, die Sie ändern können, bevor Sie sie in die App hochladen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Registerkarte Empfänger oder Gruppen im Abschnitt Berichterstellung einer App.
Klicken Sie auf Empfänger und Gruppen hinzufügen.
Wählen Sie Beispiel herunterladen aus.

Anklicken der Schaltfläche auf der Registerkarte „Empfänger“, um die Beispielquelldatei herunterzuladen — Herunterladen der Verteilerlisten-Beispieldatei

Nachdem Sie die Beispieldatei heruntergeladen haben, können Sie sie ändern, um die Empfänger und Gruppen für die App hinzuzufügen.

Hinzufügen von Empfängern

Öffnen Sie die Beispieldatei, die Sie soeben heruntergeladen haben, und vergewissern Sie sich, dass das folgende Arbeitsblatt geöffnet ist:

DL_DISTRIBUTION_SVC_USERS_QCS

Dann müssen Sie die Daten im Arbeitsblatt durch Ihre eigenen Empfänger ersetzen. Die erste Zeile, die die Spaltenüberschriften enthält, darf nicht geändert oder entfernt werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Geben Sie in der Spalte Name den Namen des Empfängers ein.
Geben Sie in der Spalte E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Beachten Sie, dass diese Spalte automatisch als Hyperlink mit einem E-Mail-Adressenziel formatiert wird.
Fügen Sie in der Spalte Filter die Filtergruppen hinzu, die denen entsprechen, die im Abschnitt Berichterstellung der App zur Registerkarte Filter hinzugefügt wurden. Trennen Sie Filtergruppen mit Kommas.
Fügen Sie in der Spalte Gruppen die Gruppen hinzu, zu denen die Empfänger gehören. Trennen Sie jede Gruppe mit einem Komma.

Hinzufügen von Gruppen

In der Quelldatei sind Gruppen im Arbeitsblatt mit diesem Titel definiert:

DL_DISTRIBUTION_SVC_GROUPS_QCS

Öffnen Sie dieses Arbeitsblatt und ersetzen Sie die Daten, um die Gruppen in der Verteilerliste zu erstellen. Die erste Zeile, die die Spaltenüberschriften enthält, darf nicht geändert oder entfernt werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Fügen Sie in der Spalte Name den Namen der Gruppe hinzu.
Fügen Sie in der Spalte Beschreibung die Beschreibung der Gruppe hinzu.

Hochladen der Verteilerlistendatei

Nachdem Sie die Quelldatei erstellt haben, laden Sie sie im Abschnitt Berichterstellung der App in die Registerkarten Empfänger oder Gruppen hoch. Daraufhin wird die App neu geladen, und die entsprechenden Abschnitte werden mit den Empfängern und Gruppen ausgefüllt.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Registerkarte Empfänger bzw. Gruppen.
Klicken Sie auf Empfänger und Gruppen hinzufügen.
Wählen Sie Neue Version (.xlsx) hochladen aus.

Anklicken der Schaltfläche auf der Registerkarte „Empfänger“, um die neu erstellte Quelldatei hochzuladen — Hochladen der Quelldatei

Manuelles Definieren der Verteilerliste im Ladeskript

Durch das Hinzufügen einer Verteilerliste über einen Datei-Upload wird das Ladeskript der App indirekt geändert. Verwenden Sie alternativ das Ladeskript direkt, um Empfänger und Gruppen hinzuzufügen. Das ist eine nützliche Option für erfahrene Benutzer, die sich besonders dann anbietet, wenn Sie Datenquellenverbindungen zum Bereitstellen der Empfänger- und Gruppeninformationen verwenden möchten.

Wenn beispielsweise Ihre Empfänger und Gruppen in einer externen Quelldatei definiert sind oder sich in einer Datenbank oder in einem Personalverwaltungssystem (z. B. Workday) befinden, ermöglicht diese Option eine dynamische Aktualisierung der Empfänger und Gruppen in der App, gestützt auf die verbundene Quelle.

Voraussetzungen

Damit die Felder im Skript als Teil der App-Verteilerliste erkannt werden, müssen Sie Tags auf jedes erforderliche Feld anwenden, das dem erforderlichen Element in der Verteilerliste entspricht. In der nachstehenden Tabelle finden Sie weitere Informationen.

Optionen beim Konfigurieren von Berichtsfiltern
Feld, das ein Tag erfordert	Erforderliches Tag	Beispiel
Empfängername	DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientName	tag field [GetSheetValues.Name] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientName'
Empfänger-E-Mail-Adresse	DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientEmail	tag field [GetSheetValues.Email] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientEmail'
Empfängerfilter	DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientFilters	tag field [GetSheetValues.Filters] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientFilters'
Gruppenname	DL_DISTRIBUTION_SVC__groupsName	tag field [GetSheetValues.Groups] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__groupsName'
Gruppenbeschreibung	DL_DISTRIBUTION_SVC__groupDescription	tag field [GetSheetValues.GroupDescription] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__groupDescription'

Beispielskript

Es folgt ein Beispiel für einen Skriptabschnitt, der eine Verbindung zu Empfängern und Gruppen herstellt:

LIB CONNECT TO 'My_Sample_Connection'; LOAD Name as [GetSheetValues.Name], Email as [GetSheetValues.Email], SubField([Filters],',')AS [GetSheetValues.Filters], SubField([Groups],',') AS [GetSheetValues.Groups]; SELECT Name, Email, Filters, Groups FROM GetSheetValues WITH PROPERTIES ( spreadsheetKey='abc', range='DL_DISTRIBUTION_SVC_USERS_QCS!A1:D100', valueRenderOption='FORMATTED_VALUE', dateTimeRenderOption='FORMATTED_STRING', generatedNumberedColumns='false', skipRows='' ); tag field [GetSheetValues.Name] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientName'; tag field [GetSheetValues.Email] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientEmail'; tag field [GetSheetValues.Filters] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__recipientFilters'; LOAD GroupName as [GetSheetValues.Groups], GroupDescription as [GetSheetValues.GroupDescription]; SELECT GroupName, GroupDescription FROM GetSheetValues WITH PROPERTIES ( spreadsheetKey='abc’, range='DL_DISTRIBUTION_SVC_GROUPS_QCS!A1:B100', valueRenderOption='FORMATTED_VALUE', dateTimeRenderOption='FORMATTED_STRING', generatedNumberedColumns='false', skipRows='' ); tag field [GetSheetValues.Groups] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__groupsName'; tag field [GetSheetValues.GroupDescription] with 'DL_DISTRIBUTION_SVC__groupDescription';

Löschen einer Verteilerliste

Bei Bedarf können Sie alle Empfänger und Gruppen aus der App entfernen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die Registerkarte Empfänger bzw. Gruppen.
Klicken Sie auf neben einem Empfänger oder einer Gruppe und wählen Sie Alle löschen aus.

Das obige Verfahren funktioniert nur, wenn Sie eine Quelldatei als Verteilerliste hochgeladen haben. Wenn Sie Empfänger und Gruppen mit einem alternativen Skripterstellungs-Workflow definiert haben, müssen Sie die Tags aus den Feldern entfernen, um die Identifizierung als zur Verteilerliste gehörend zu entfernen.

Tabellarische Berichte und Abschnittszugriff

Die auf einen Bericht angewendete Datenbestandseinschränkung hängt davon ab, ob die Quell-App Abschnittszugriff verwendet.

Ein interner Berichtsempfänger (Benutzer im Qlik Cloud Mandanten) benötigt Zugriff auf die App und muss in der Abschnittszugriffstabelle für den Bericht enthalten sein, der generiert und an ihn gesendet werden soll. Zudem sind die Daten in der Berichtsausgabe immer noch entsprechend den für diesen Benutzer im Abschnittszugriffsskript definierten Datenzugriffsbeschränkungen gefiltert.

Wenn eine Abschnittszugriffstabelle zur App hinzugefügt oder daraus entfernt wird, wird die Berichtsaufgabe automatisch deaktiviert. Damit kann der Berichtsentwickler beurteilen, ob er mit den Berichtszustellungen fortfahren möchte, basierend auf den Definitionen der Empfänger in der Verteilerliste.

Verwaltung der Datensicherheit mit Section Access

Verteilerlisten in verwalteten Bereichen

Für Apps in verwalteten Bereichen kann die Verteilerliste nicht im Abschnitt Berichtserstellung der App bearbeitet werden. Laden Sie vor dem Veröffentlichen einer App in einem verwalteten Bereich eine Verteilerlisten-Testdatei hoch oder referenzieren Sie die erforderlichen Remote-Quellen im Skript manuell. Es wird empfohlen, bereichsfähige Syntax im Ladeskript zu verwenden. Das heißt, die Referenzen auf die Datenquellen sollten auf den aktuellen Bereich zeigen, in dem sich die App befindet. Abhängig davon, wie Sie die Verteilerliste hinzufügen, wird diese Syntax möglicherweise automatisch verwendet.

Die Datenquellen, die die Verteilerliste bereitstellen, müssen die gleichen Parameternamen (Namen der Verbindungen, Dateien und Felder) wie die Verteilerlistenquellen im Ladeskript der Quell-App verwenden.

Sie laden die aktuellen Datenquellen für die Verteilerliste in den verwalteten Bereich hoch.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Leitfäden:

Berechtigungen für Verteilerlisten

Das Verwalten der Verteilerliste in einer Qlik Sense App erfordert spezifische Rollen. Die Berechtigungsanforderungen variieren je nach Typ des Bereichs, in dem sich die App befindet.

Anforderungen für Apps in freigegebenen Bereichen

Die folgenden Anforderungen gelten für Apps in freigegebenen Bereichen:

Um die Verteilerliste im Abschnitt Berichtserstellung der App anzuzeigen, benötigen Sie die Berechtigung Kann bearbeiten im Bereich.
Um die Verteilerliste zu bearbeiten, erneut hochzuladen oder zu löschen benötigen Sie die Berechtigung Kann Daten in Apps bearbeiten im Bereich.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Berechtigungen in freigegebenen Bereichen.

Anforderungen für Apps in verwalteten Bereichen

Die Verteilerliste kann in einem verwalteten Bereich nicht direkt konfiguriert werden. Das Ladeskript referenziert die Datenquellen, die zum Laden der Verteilerliste verwendet werden. Um diese Datenquellen zum Bereich hinzuzufügen, benötigen Sie die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen und Verwalten von Datenquellen in einem verwalteten Bereich. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Berechtigungen in verwalteten Bereichen.

Weitere Informationen zu tabellarischen Berichten in verwalteten Bereichen finden Sie unter Tabellarische Berichte in verwalteten Bereichen.

Anforderungen für eine App in Ihrem persönlichen Bereich

Sie benötigen die Benutzerrolle Private Analytics Content Creator im Mandanten, um vollständige Kontrolle über die Verteilerliste zu haben.

Einschränkungen der Verteilerliste

Sie können keine Kommas in den Feldern verwenden, die Namen von Empfängern und Gruppen oder E-Mail-Adressen der Empfänger enthalten. Diese Einschränkung gilt sowohl für das Hochladen der Verteilerliste als Datei als auch für deren manuelle Definition im Ladeskript.
Sie können maximal 1000 Empfänger und 1000 Gruppen zur Verteilerliste einer App hinzufügen.

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