Werken met rapporttaken
Als rapportontwikkelaar kunt u configuraties maken voor gecentraliseerde rapportgeneratie met rapporttaken. Maak en beheer rapporttaken op het tabblad Rapporttaken in de Rapportage sectie van een applicatie.
Een rapporttaak converteert de rapportsjabloon naar de rapportuitvoer. De taak kan handmatig of volgens een schema worden uitgevoerd.
Een rapporttaak is waar de bouwstenen voor rapportage – sjablonen, filters en distributielijst – samenkomen om de uitvoer te genereren. Wanneer u een rapporttaak maakt, stelt u ook de bestandsnamen van het rapport in, de gebruikers en groepen die de uitvoer ontvangen, de details van de e-mail of uitvoermap en het schema voor wanneer de rapporten worden gegenereerd.
Het tabblad Rapporttaken in de Rapportage sectie van een applicatie
Met behulp van rapportfilters kunt u één rapporttaak gebruiken om een use case voor report bursting te beheren en toe te passen. Met report bursting kunt u rapporten genereren met gevarieerde informatie met verschillende subsets van gegevens voor verschillende ontvangende partijen. Zie voor meer informatie Burst-rapportage met behulp van rapportfilters.
Hoe rapportgeneratie werkt
U moet een distributielijst definiëren voor de applicatie voordat u rapporttaken kunt maken.
In een rapporttaak selecteert u de ontvangers en groepen uit uw distributielijst waarvoor u rapporten wilt genereren. Wanneer u ontvangers toevoegt als ontvangers van de taakuitvoer, voegt u de ontvanger toe als een gebruiker-filterkoppeling die overeenkomt met één filter op ontvangerniveau dat op hen is toegepast in de distributielijst. U kunt niet meerdere filters op ontvangerniveau combineren in hetzelfde gebruikersrapport, maar u kunt elke gebruiker-filterkoppeling afzonderlijk toevoegen in de taakconfiguratie, zodat er voor elk filter een afzonderlijk rapport wordt gegenereerd en naar dezelfde gebruiker wordt verzonden.
Wanneer een rapporttaak wordt uitgevoerd, wordt er een uniek rapport gegenereerd voor elk afzonderlijk filter op ontvangerniveau dat is toegepast op alle gebruikers die aan de rapporttaak zijn toegevoegd.
Een rapporttaak kan maximaal 500 unieke rapporten genereren. Deze limiet wordt geëvalueerd voor alle sjablonen die aan de taak zijn toegevoegd, in plaats van per sjabloon in de taak. Deze limiet geldt ook voor alle rapporttaken, ongeacht of er één of meer cycli worden toegepast.
U kunt ervoor kiezen om de gegenereerde rapporten per e-mail te verzenden, ze op te slaan in een Microsoft SharePoint-map, of beide. Wanneer u rapporten levert via een Microsoft SharePoint-distributiemap, worden rapporten niet rechtstreeks naar ontvangers verzonden en wordt er een afzonderlijk rapport opgeslagen voor elk filter dat is gedefinieerd voor de ontvangers die u in de taak hebt opgenomen. Zie voor meer informatie Rapporten genereren met distributiemappen.
Vereisten voor e-mailbezorging
Om de uitvoer van de rapporttaak per e-mail te verzenden, schakelt u de schakelaar E-mail in onder Distribueren in het dialoogvenster wanneer u de rapporttaak maakt.
Als u de rapporten per e-mail verzendt, moet er een e-mailprovider zijn geconfigureerd voor de Qlik Cloud-tenant. Zie voor instructies over het instellen hiervan E-mail configureren voor rapporten en meldingen.
Vereisten voor het opslaan van rapporten in Microsoft SharePoint-mappen
Als u gegenereerde rapporten automatisch wilt opslaan in een map in uw Microsoft SharePoint-netwerk, schakelt u de schakelaar Map in onder Distribueren in het dialoogvenster wanneer u de rapporttaak maakt.
Om de rapportuitvoer op te slaan in een Microsoft SharePoint-map, moet er een verbinding met de Office 365 Sharepoint-connector worden gemaakt in de ruimte. Zie voor meer informatie Rapporten aan een distributiemap leveren.
Een rapporttaak maken
Om een op taken gebaseerde rapportconfiguratie te maken, moet u de onderstaande secties in volgorde volgen.
Voordat u begint
Voordat u rapporttaken kunt maken, moet u een distributielijst definiëren. Zie Een distributielijst voor uw rapport maken.
Deel 1: De taak maken
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de Rapportage sectie van de Qlik Sense applicatie.
-
Klik op Rapporttaak maken. Het dialoogvenster voor de rapporttaak wordt geopend.
-
Voer een Titel in voor uw rapporttaak.
-
Voeg optioneel een Beschrijving toe.
Deel 2: Een of meer sjablonen selecteren
Vervolgens moet u de sjablonen definiëren.
Doe het volgende:
-
Klik op het tabblad Sjabloon in het dialoogvenster op Bestaande sjabloon toevoegen. Selecteer een sjabloon die u al hebt gemaakt.
U kunt ook klikken op Nieuwe uploaden als u de sjabloon die u wilt gebruiken nog niet hebt toegevoegd.
-
Voeg optioneel extra sjablonen toe aan de taak met behulp van de procedure in de eerste stap.
U kunt maximaal vijf exemplaren van rapportsjablonen aan een rapporttaak toevoegen, inclusief kopieën van dezelfde sjabloon. Als u bijvoorbeeld twee keer een Excel-sjabloon aan een taak toevoegt, met één .xlsx- en één PDF‑uitvoer, dan telt dit als twee sjablonen die aan de taak zijn toegevoegd.
-
Klik op Volgende. Het dialoogvenster gaat naar het tabblad Uitvoer.
Deel 3: De uitvoer configureren
Configureer vervolgens de uitvoer. De uitvoer wordt afzonderlijk geconfigureerd voor elke sjablooninstantie die u aan de taak toevoegt. De uitvoer bestaat uit:
-
Het definiëren van de eigenschappen van de gegenereerde rapporten.
-
Het definiëren van lokalisatie van rapportelementen (alleen voor PDF-uitvoer). Gebruikers die een rapport openen in Excel, PowerPoint of Word-indeling, zien regio-afhankelijke opmaak (datums, getallen en andere informatie) volgens hun instellingen in de respectievelijke Microsoft Office-applicatie.
-
Het toepassen van een filter op taakniveau.
-
Het toepassen van cycli.
Doe het volgende:
-
Vouw in het tabblad Uitvoer van het dialoogvenster een sjablooninstantie uit die u hebt toegevoegd.
-
Typ een Bestandsnaam voor de rapportuitvoer. Dit wordt gebruikt in de bestandsnaam van de rapporten, samen met de cyclus en Tijdstempelindeling.
InformatieSpeciale tekens zijn niet toegestaan in de Bestandsnaam die u hier invoert. Ook worden spaties voor en na uw ingevoerde Bestandsnaam verwijderd.
-
Als u PDF-uitvoer hebt geselecteerd, definieert u de Regionale opmaakinstellingen voor de PDF. Deze instelling bepaalt de landinstelling waarin datums, getallen en andere informatie in de rapporten worden opgemaakt.
Als u andere configuraties moet uitvoeren ter voorbereiding op PDF of afgedrukte uitvoer, keert u terug naar het maken van de sjabloon.
-
Selecteer optioneel een Filter om toe te passen op de rapporten.
Dit filter is van toepassing op alle rapporten die zijn gegenereerd op basis van de sjablooninstantie, in tegenstelling tot filters die u toevoegt aan individuele ontvangers. Zie voor meer informatie over hoe filters op taakniveau en op ontvangerniveau met elkaar interageren Werken met rapportfilters.
-
Selecteer onder Cyclus maximaal drie dimensies om als cycli te gebruiken. Het toevoegen van cycli genereert een unieke versie van de rapporten voor elke unieke waarde in de dimensie. Zie voor meer informatie Rapporten met cycli.
-
Selecteer een Tijdstempelindeling. Dit wordt gebruikt in de bestandsnamen van de rapporten, samen met de cyclus en Bestandsnaam.
-
Herhaal de bovenstaande procedure voor eventuele andere sjablooninstanties die u aan de taak hebt toegevoegd.
-
Klik op Volgende om door te gaan naar het tabblad Distribueren in het dialoogvenster.
Deel 4: Distributie configureren
U zou zich nu op het tabblad Distribueren in het dialoogvenster moeten bevinden.
Doe het volgende:
-
Voeg de ontvangers en groepen uit uw distributielijst toe die de rapportuitvoer zullen ontvangen. Houd er rekening mee dat er een afzonderlijke ontvanger moet worden toegevoegd voor elk filter op ontvangerniveau waarvoor u rapporten wilt genereren. Zie Hoe rapportgeneratie werkt.
-
Geef op hoe u uw rapporten wilt distribueren en leveren. Schakel ten minste een van de volgende opties in:
-
Om uw rapporten per e-mail te leveren, laat u de schakelaar E-mail ingeschakeld. Dit is de standaard leveringsmethode. De levering is als volgt:
-
Voor HTML-sjablonen in de taak kunt u ervoor kiezen om rapporten als bestanden bij te voegen, een rapport in het e-mailbericht zelf in te sluiten, of beide. Zie voor meer informatie Rapportinhoud in een e-mailbericht insluiten.
-
Voor sjablonen van alle andere typen binnen de taak worden rapporten als e-mailbijlagen opgenomen.
-
-
Om uw rapporten te leveren aan een Microsoft SharePoint-map, schakelt u de schakelaar Map in.
Zie voor specifieke informatie over het configureren van opties voor e-mail en distributiemappen Vereisten voor e-mailbezorging en Vereisten voor het opslaan van rapporten in Microsoft SharePoint-mappen.
-
-
Vul de vereiste velden in voor E-mail en/of Map-uitvoer naar behoefte.
-
Klik op Volgende om door te gaan naar het tabblad Schema in het dialoogvenster.
Deel 5: Rapportlevering plannen
Doe het volgende:
-
Configureer in het tabblad Schema van het dialoogvenster het schema voor rapportdistributie. Rapporten kunnen worden verzonden wanneer gegevens worden vernieuwd, of volgens een dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks schema.
-
Klik op Opslaan.
Uw rapport wordt op de geplande tijd naar uw ontvangers verzonden. U kunt de uitvoer van de rapporttaak ook op elk gewenst moment verzenden. Zie Rapporten handmatig verzenden.
Rapporten handmatig verzenden
U kunt een rapporttaak handmatig uitvoeren wanneer u wilt dat ontvangers de rapporten onmiddellijk ontvangen.
Dit is ook handig wanneer u uw rapportconfiguratie test.
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de Rapportage sectie van een applicatie.
-
Klik op
naast de rapporttaak die u wilt uitvoeren. -
Klik op
Nu verzenden.
Vereisten voor het succesvol uitvoeren van een rapporttaak
De maker van de rapportsjabloon maakt een sjabloon op basis van diens toegang tot de applicatie-inhoud. Een rapporttaak wordt echter uitgevoerd op basis van de applicatietoegang van de eigenaar van de rapporttaak. Daarom, als een gebruiker een sjabloon maakt op basis van een applicatiewerkblad dat privé is voor hen, kan de rapporttaak niet succesvol worden uitgevoerd.
Er zijn ook vereisten met betrekking tot het eigendom van rapporttaken. Zie voor meer informatie Eigendom van rapporttaken.
Rapporttaken bewerken
U kunt de configuratie van de rapporttaak wijzigen nadat deze is gemaakt.
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de Rapportage sectie van een applicatie.
-
Klik op
naast de rapporttaak. -
Klik op
Bewerken.
Een rapporttaak verwijderen
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de Rapportage sectie van een applicatie.
-
Klik op
naast de rapporttaak die u wilt verwijderen. -
Klik op
Verwijderen.
Tenantbeheerders kunnen rapporttaken verwijderen en beheren in de Abonnementen sectie van het Beheer-activiteitencentrum. Zie Rapportage en abonnementen beheren.
Een rapporttaak in- of uitschakelen
Een rapporttaak kan worden in- of uitgeschakeld. Wanneer deze is ingeschakeld, genereert de rapporttaak uitvoer volgens het geconfigureerde schema en kan deze indien nodig handmatig worden uitgevoerd. Wanneer deze is uitgeschakeld, kan de rapporttaak geen uitvoer genereren volgens het schema, maar kan deze indien nodig nog steeds handmatig worden uitgevoerd.
Mogelijk wilt u de rapporttaak handmatig in- of uitschakelen. Er zijn ook situaties waarin een rapporttaak automatisch wordt uitgeschakeld.
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de Rapportage sectie van een applicatie.
-
Klik op
naast de rapporttaak die u wilt in- of uitschakelen. -
Klik op
Inschakelen of 
Uitschakelen.
Als u een tenantbeheerder bent, kunt u de rapporttaak in- en uitschakelen in de Abonnementen sectie van het Beheer-activiteitencentrum. Zie voor meer informatie Rapportage en abonnementen beheren.
Een momenteel actieve rapporttaak annuleren
Het kan voorkomen dat een rapporttaak momenteel wordt uitgevoerd, maar dat u deze moet annuleren. Dit kan het geval zijn wanneer er een serverfout is of wanneer de taak te lang duurt.
Doe het volgende:
-
Open het tabblad Rapporttaken in de Rapportage sectie van een applicatie.
-
Klik op
naast de rapporttaak die u wilt annuleren. -
Klik op
Annuleren.
De uitvoeringsgeschiedenis voor een rapporttaak bekijken
U kunt de geschiedenis bekijken van wanneer de rapporttaak is uitgevoerd. Gebruik de weergave Geschiedenis om meer informatie te bekijken over fouten die mogelijk zijn opgetreden tijdens de uitvoering van de taak.
Doe het volgende:
-
Open in een applicatie de sectie Rapporten.
-
Klik in het tabblad Rapporttaken op
naast een rapporttaak. -
Selecteer
Geschiedenis.
Zie voor meer informatie Uitvoeringsgeschiedenis voor rapporttaken bekijken.
Meerdere uitvoeren instellen voor dezelfde sjabloon
U kunt maximaal vijf exemplaren van rapportsjablonen aan een rapporttaak toevoegen, inclusief kopieën van dezelfde sjabloon. Als u bijvoorbeeld twee keer een Excel-sjabloon aan een taak toevoegt, met één .xlsx- en één PDF‑uitvoer, dan telt dit als twee sjablonen die aan de taak zijn toegevoegd.
Hieronder volgen veelvoorkomende use cases voor het meer dan eens toevoegen dezelfde sjabloon aan één rapporttaak:
-
Rapporten genereren in twee verschillende bestandsindelingen, bijvoorbeeld een .xlsx- en PDF-kopie van één rapport.
-
Het rapport insluiten in de hoofdtekst van een e-mailbericht, maar ook een HTML-kopie van hetzelfde rapport opnemen als e-mailbijlage.
-
Rapporten genereren met twee verschillende lokalisatie-instellingen.
Om deze uitvoer van dezelfde sjabloon te verkrijgen, voegt u deze twee keer (of vaker) toe aan de rapporttaak.
Doe het volgende:
-
Selecteer in het tabblad Sjabloon van het dialoogvenster bij het configureren van een rapporttaak de sjabloon die u wilt gebruiken, of klik op Nieuwe uploaden om deze te uploaden.
-
Klik na het toevoegen van de eerste sjablooninstantie op Bestaande sjabloon toevoegen.
-
Selecteer dezelfde sjabloon opnieuw.
-
Klik op Volgende.
-
Stel in de instellingen voor Uitvoer een andere Bestandsnaam in voor elke sjablooninstantie. Dit is vereist om de gegenereerde rapporten van elkaar te onderscheiden.
-
Voltooi de configuratie voor de rapporttaak.
Overwegingen voor sectietoegang
Als de applicatie sectietoegang gebruikt, werkt het genereren van rapporten anders. Ga voor meer informatie naar In-applicatie rapportage en sectietoegang.
Eigendom van rapporttaken
Wanneer u een rapporttaak maakt, wordt u de eigenaar ervan. Beheerders kunnen de eigenaar van een rapporttaak wijzigen. Zie voor meer informatie Rapportage en abonnementen beheren. Om in een gedeelde ruimte het eigendom van een rapporttaak over te dragen aan een andere gebruiker, moet die gebruiker de machtiging Kan bewerken hebben in de ruimte.
Iedereen die het toegangsrecht Kan bewerken in de ruimte heeft, kan een rapporttaak uitvoeren, maar als de eigenaar van de rapporttaak het toegangsrecht Kan bewerken in de ruimte niet heeft, kan de rapporttaak niet worden uitgevoerd. Als de gebruiker die de eigenaar van een rapporttaak is, het toegangsrecht Kan bewerken verliest, of als deze gebruiker wordt verwijderd uit de ruimte of de tenant, moet het eigendom van de rapporttaak worden gewijzigd of moet de rapporttaak opnieuw worden gemaakt door iemand met de juiste toegangsrechten.
Houd er rekening mee dat als u de eigenaar van een rapporttaak wijzigt voor een applicatie die sectietoegang gebruikt, bepaald gedrag kan worden verwacht. Zie voor meer informatie In-applicatie rapportage en sectietoegang.
Rapportfilters en eigendom van rapporttaken
Rapportfilters hebben ook bijbehorende eigenaren. De maker van een rapportfilter is de eerste eigenaar ervan. Het wijzigen van de eigenaar van een rapporttaak verandert niets aan de eigenaar van eventuele rapportfilters die door de rapporttaak worden gebruikt.
Machtigingen voor rapporttaken
Het beheren van de rapporttaken van een applicatie vereist specifieke rollen. De vereisten voor machtigingen variëren afhankelijk van het type ruimte waarin uw applicatie zich bevindt.
Om met rapporttaken voor een applicatie te werken, hebt u het volgende nodig:
-
Machtigingen die u zijn toegewezen door een tenantbeheerder. Voor meer informatie kan een beheerder Machtigingen instellen voor functies voor rapportage op basis van verbruik raadplegen.
-
Voor informatie over ruimtemachtigingen voor rapportage, gaat u naar Machtigingen voor Qlik Rapportageservice .
Ruimtemachtigingen
Het beheren van de rapporttaken voor een applicatie vereist specifieke ruimterollen. De vereisten zijn afhankelijk van het type ruimte waarin uw applicatie zich bevindt.
Vereisten voor applicaties in gedeelde ruimten
U hebt de toegang Kan bewerken tot de ruimte nodig om de volgende acties uit te voeren op een rapporttaak vanuit de applicatie:
-
Bekijken
-
Maken
-
Uitvoeren
-
Verwijderen
-
Inschakelen
-
Uitschakelen
Zie voor meer informatie Machtigingen in gedeelde ruimtes beheren.
Vereisten voor applicaties in beheerde ruimten
Gebruikers met de rollen Eigenaar, Kan beheren of Kan bedienen in een beheerde ruimte kunnen de volgende acties uitvoeren op een rapporttaak vanuit de applicatie:
-
Bekijken
-
Maken
-
Uitvoeren
-
Verwijderen
-
Inschakelen
-
Uitschakelen
Zie voor meer informatie Rechten in beheerde ruimten beheren.
Vereisten voor een applicatie in uw persoonlijke ruimte
U moet de gebruikersrol Private Analytics Content Creator hebben in de tenant om rapporttaken te bekijken, maken, bewerken en verwijderen.
Rapporttaken beheren in het Beheer-activiteitencentrum
Als beheerder beheert u rapporttaken in de Abonnementen sectie van het Beheer-activiteitencentrum. Zie Rapportage en abonnementen beheren.