Komma igång med att använda Qlik-tillägget för Microsoft Excel

I det här ämnet får du lära dig några grundläggande saker om Qlik-tillägget för Microsoft Excel, till exempel aktivera det, öppna det och koppla till Qlik Sense-innehåll. Mer information om att lägga till innehåll i din mall finns i Använda Qlik-tillägget för Microsoft Excel och relaterade ämnen.

Tillägget måste vara installerat innan du kan börja arbeta med det. Se Distribuera och installera Qlik-tillägget för Microsoft Excel för information.

Krav för att använda tillägget

För att använda tillägget för att generera en rapportmall för en Qlik Sense-app i ett delat utrymme måste du ha Kan visa-behörigheter i det utrymmet.

För att använda tillägget för att generera en rapportmall för en Qlik Sense-app i ett hanterat utrymme måste du minst ha Har begränsad vy-behörigheter i det utrymmet.

Om du arbetar med en webbversion av Microsoft Excel för Microsoft 365 måste du tillåta popup-fönster i dina webbläsarinställningar. Men fortsätt att spara webbläsarhistoriken och cookies. Annars kommer du att behöva installera om tillägget igen varje gång du öppnar Excel.

Aktivera tillägget

När en Microsoft-administratör har installerat Qlik-tillägget för din organisation kan du aktivera och använda det om du har fått tillgång till det.

Beroende på din version av Microsoft Excel kan de här stegen skilja sig åt något. Se den officiella Microsoft-dokumentationen för fullständig information.

Gör följande:

1. Öppna skrivbords- eller webbversionen av Excel.

2. Gå till Startsida > Tillägg > Hämta tillägg.

3. Välj tillägget Qlik i fliken ADMINHANTERAD på dialogrutan.

Tilläggsikonen för Qlik läggs till i ditt menyfliksområde.

Visa, hantera och installera tillägg för Microsoft 365-program

Öppna tillägget

För att öppna tillägget klickar du på Qlik-ikonen i menyfliksområdet under fliken Startsida.

Koppla till klientorganisationen och logga in

När du öppnar tillägget uppmanas du att koppla till Qlik Cloud-klientorganisationen som tillägget installerades för. Kom ihåg att en enstaka installation av ett tillägg konfigurerar tillägget för en specifik klientorganisation. Klicka på Anslut.

En OAuth-klientkonfigurering krävs för att installera tillägget.

Du ombes att logga in första gången du ansluter, eller om kopplingen stängs på serversidan. När du använder en webbversion av Excel kan du behöva logga in igen vid en senare tidpunkt om du inte fortsätter att spara webbläsarhistoriken och cookies.

Gör följande:

1. När du uppmanas att logga in följer du inloggningsproceduren för ditt Qlik-konto och använder konfigurationen för din klientorganisations identitetsleverantör efter behov.

2. I auktoriseringsdialogen för appen auktoriserar du appen med OAuth-klienten genom att klicka på Godkänn. Du behöver bara göra det efter att du loggar in på klientorganisationen för första gången.

Välja Qlik Sense-appen för mallen

När du loggar in måste du välja Qlik Sense-utrymmet och -appen som du vill använda som källa för den mall som du skapar. En rapportmall använder en enstaka app. Du kommer bara att kunna lägga till objekt från en Qlik Sense-app till varje Excel-mallfil.

Gör följande:

1. Under Utrymme väljer du Qlik Cloud-analys-utrymmet.

2. Under App väljer du Qlik Sense-appen från utrymmet.

3. Klicka på Spara.

När appen har laddats och dess metadata har fyllts i i filen kan du klicka på för att öppna källappen i Qlik Cloud.

Efter att mallen har kopplats till en källapp kan du återgå till -fliken i tillägget för att ändra appen. Mer information finns i Ändra den kopplade Qlik Sense-appen.

Tillgängliga ark i appen

När du loggar in på Qlik-tillägget för Microsoft Excel kommer du bara att se innehåll som du har åtkomst till i Qlik Sense-källappen. För en app i ditt personliga utrymme exempelvis kan har du tillgång till allt innehåll. För en app i ett delat utrymme kan du bara se och använda innehåll som är offentligt i appen eller privat för dig. Innehåll från en annan användares privata ark i en delad utrymmes-app kan inte ses eller användas.

Förhandsgranska rapporten

När du utvecklar en mall kommer du antagligen att behöva kontrollera att de utdata som skapas är de som du är intresserad av. Förhandsgranska rapporten för att se hur det kommer att se ut utan att konfigurera rapportuppgifter och e-posta dem till dig själv.

För att förhandsgranska din rapport klickar du på -ikonen i verktygsraden uppe till höger i tillägget. Du har följande alternativ:

• Förhandsgranska som Excel (.xlsx)

• Förhandsgranska som PDF

När du öppnar en förhandsgranskning av rapport i PDF-format använder rapporten språket som vid tillfället är inställt i Excel för att tillämpa reginal formatering (för datum, siffror och så vidare).

Beroende på din webbläsarkonfiguration kommer din rapport antingen att visas i ett webbläsarfönster, eller hämtas till din dator. Om du inte ser en rapport ska du kontrollera att du tillåter popup-fönster i din webbläsare.

Öppna den genererade filen för att kontrollera resultaten.

Förbereder för PDF och utskrifter

Om din rapport kommer att genereras i PDF-format eller skrivas ut kan du behöva justera utskriftsinställningarna i din mall. Använd de inbyggda funktionerna i Microsoft Excel för att förbereda mallen. De här inställningarna finns antagligen under Sidlayout.

Bland inställningarna för sidkonfiguration finns t.ex.:

• Pappersstorlek

• Sidorientering

• Valt utskriftsområde

• Sidbrytningar

Navigeringsupplevelsen vid konfiguration av utskriftsområde och sidinställning beror på din version av Excel, operativsystem och eventuellt din webbläsare. Mer information om dessa funktioner i Excel finns i Microsoft Excel-dokumentationen för din specifika miljö.

När du senare konfigurerar rapportutdata kan du definiera språkinställning för regionsberoende formatering i rapporterna. Det inkluderar formatering av datum, värden och annan information. Var du konfigurerar denna inställning beror på ditt användningsfall:

• Uppgiftsbaserade rapporter: Regionala formatinställningar när du konfigurerar en rapportuppgift.

  Del 3: Konfigurera utdata

• Generera rapporter på begäran: Inställningen Önskat språk i Profilinställningar.

  Regionsberoende formatering

• När du öppnar en förhandsgranskning av rapport i PDF-format använder rapporten språket som vid tillfället är inställt i Excel för att tillämpa reginal formatering (för datum, siffror och så vidare).

Öppna källobjektet i Qlik Sense

Om du vill se källobjektet i Qlik Sense väljer du objektet i Excel-arbetsboken. Därefter klickar du på under Källapp i tillägget.

Om källobjektet är ett diagram tas du till Qlik Sense-appen för att visa motsvarande ark. Du kan behöva logga in på Qlik Cloud igen för att appen ska öppnas.

Spara ditt arbete

Spara Excel-arbetsboken på samma sätt som vanligt. Du kan öppna .xlsx-filen igen som vanligt och du kommer att se din mall.

Sök reda på tilläggsversionen och den kopplade serverns adress

Du kan hitta tilläggsversionen och Qlik Cloud klientorganisationens (serverns) adress.

Gör följande:

1. I tilläggsfönstret klickar du på fliken i verktygsfältet.

2. Bredvid Källapp klickar du på .

3. Klicka på Om.

4. Visa klientorganisationens URL och Office-tilläggets version samt Qlik Sense-appens utrymme och namn.

Synkronisera tillägget med Qlik Cloud-klientorganisationen

Om det finns ändringar i den kopplade Qlik Cloud-klientorganisationen kommer det Excel-dokument som använder tillägget inte att uppdateras automatiskt. Du kan exempelvis behöva uppdatera:

• Listan med tillgängliga utrymmen som du kan arbeta med.

• Listan med tillgängliga appar som du kan arbeta med.

• Listan med tillgängliga element i den valda Qlik Sense-appen.

• Diagrambilder som du har använt i mallen. Exempelvis, om du har gjort urval i Qlik Sense-källappen kan du vilja att dina diagrambilder motsvarar urvalen i bildernas platshållare.

• Statusen för bilder och tabeller som du har använt i mallen (exempelvis eftersom de togs bort eller deras rubriker har ändrats).

Följ nedanstående steg för att uppdatera kopplingens metadata.

Gör följande:

1. I tilläggsfönstret klickar du på fliken i verktygsfältet.

2. Bredvid Källapp klickar du på .

3. Klicka på Uppdatera alla bilder.

Då sker en global uppdatering. Du kan också utföra uppdateringar av vissa individuella element och objekt i de andra flikarna i tillägget. -ikonen visas när de är tillgängliga.

Data och objekt i en mall kommer inte att uppdateras när Qlik Sense-appen redigeras, såvida inte en uppdatering utförs.

Dela Excel-rapportmallfiler

Mallfiler innehåller bara tabelltaggar och förhandsgranskningsbilder. Om en annan användare vill redigera och förhandsgranska mallen måste de ha:

• Qlik-tillägget som är installerat i deras version av Microsoft Excel.

• Åtkomst till Qlik Cloud-klientorganisationen.

• Om appen finns i ett delat utrymme: Kan visa eller högre utrymmesroll i utrymmet, eller till appen (så att de kan ansluta till appen i tillägget och komma åt dess data).

• Om appen finns i ett hanterat utrymme: Har begränsad vy eller högre utrymmesroll i utrymmet, eller till appen (så att de kan ansluta till appen i tillägget och komma åt dess data).

Men en rapportmall är en normal Excel-arbetsbok som innehåller de data som var tillgängliga när förhandsgranskningen skapades. Du kan dela mallfilen med vem du vill, men bara användare med tillgång till källappen kommer att kunna ansluta till den i tillägget och göra uppdateringar. Mer information om globala uppdateringar finns i Synkronisera tillägget med Qlik Cloud-klientorganisationen.

Söka efter Qlik Sense-objekt i tillägget

Du kan hitta ett specifikt Qlik Sense-objekt genom att utöka och bläddra genom listan som visas till höger när du har klickat på lägg till-knappen eller du kan sätta in en sträng i sökformuläret. När du har tryckt på Enter kommer den att söka efter strängen i följande fält på den infogade Qlik Sense-appen.

• Objekt-ID

• Objektnamn (inkluderade ark)

• Typ av diagram

För att hitta rätt objekt snabbt är det viktigt använda rätt namnkonventioner när du utvecklar Qlik Sense-appar.

Få tillgång till felmeddelanden

Det finns inbyggda felmeddelanden i Excel-tillägget För att hjälpa till med felrapportering när du kontaktar Qlik kontrollerar du felmeddelandena i din webbläsares utvecklingsverktyg, i JavaScript-konsolen och nätverksflikarna.

Metodtips vid namngivning av appobjekt

Hur du namnger objekten i din Qlik Sense-app kan påverka effektiviteten och användbarheten för dina rapportmallar. En lista med metodtips finns i Metodtips för tabellrapporter.