Création de tâches de publication

Les tâches de publication permettent de garantir que vos rapports sont distribués au bon endroit, au bon destinataire.

Avant de distribuer les rapports, Qlik NPrinting peut appliquer des filtres de tâches, de rapports et d'utilisateurs. Chaque destinataire reçoit des rapports dont les données ont été filtrées à son intention. Les rapports peuvent être publiés dans NewsStand, dans des dossiers, dans le hub de Qlik Sense et par e-mail. Vous pouvez également configurer une planification de distribution.

Sur la page Tâches de publication, vous pouvez trier par ordre alphabétique les éléments répertoriés dans les colonnes en cliquant sur le triangle noir placé à côté des en-têtes de colonne.

Les heures des tâches de publication sont affichées par rapport au fuseau horaire de l'utilisateur connecté. Il arrive qu'elles soient différentes du fuseau horaire de Qlik NPrinting Server. Pour modifier le fuseau horaire, cliquez sur votre nom d'utilisateur en haut à droite, puis sélectionnez Paramètres.

Rechargement des métadonnées de connexion

Il convient de mettre à jour les métadonnées dès que vous modifiez la structure des données ou le contenu de documents QlikView ou d'applications Qlik Sense connectés à Qlik NPrinting. Cette opération permet de garantir que Qlik NPrinting a intégré ces modifications.

Création de tâches de publication

Procédez comme suit :

1. Sélectionnez Tâches, puis choisissez Tâches de publication.
2. Cliquez sur Créer une tâche.
3. Renseignez le champ Nom de la tâche.
4. Sélectionnez une application dans la liste déroulante.

5. Conservez la valeur 1 pour l'option Jours à conserver.

   Il s'agit du nombre de jours de conservation des rapports sur le serveur.

6. Conservez la valeur 1 pour l'option Rapports à conserver.

   Il s'agit du nombre de versions des rapports qui sont conservées sur le serveur.

7. Sous Sécurité des rapports, vous pouvez renseigner les champs Mot de passe d'accès en lecture, Mot de passe d'accès en écriture ou les deux.
8. Sous Notifications, vous pouvez sélectionner Envoyer des notifications de tâche. Voir : Notifications d'exécution des tâches
9. Cliquez sur Créer.

   D'autres boutons de tâche s'affichent.

Description des options Jours à conserver et Rapports à conserver

Les options Jours à conserver et Rapports à conserver contrôlent le nombre de copies d'un rapport qui restent visibles dans NewsStand et la durée pendant laquelle elles restent visibles.

Règles :

• Toutes les 30 minutes, Qlik NPrinting recherche les rapports à supprimer et les supprime au besoin.
• Si, dans la période définie par l'option Jours à conserver, le nombre de rapports générés est supérieur au nombre fixé par l'option Rapports à conserver, une suppression aura lieu lors de la première vérification après minuit du jour défini par la formule Jours à conserver plus un.
• Si, dans la période définie par l'option Jours à conserver, le nombre de rapports générés est inférieur au nombre fixé par l'option Rapports à conserver, une suppression aura lieu lors de la première vérification après que le nombre défini par la formule Rapports à conserver plus un est atteint.
• Si le nombre de rapports généré est inférieur à la valeur définie par l'option Rapports à conserver, tous les rapports sont conservés, même après que la limite fixée par l'option Jours à conserver est atteinte.
• Les plus anciens rapports dépassant le nombre maximal de l'option Rapports à conserver sont supprimés.
• Il est impossible de supprimer manuellement les rapports stockés dans NewsStand. La suppression du fichier de rapports dans le dossier de stockage n'entraîne pas celle des rapports dans NewsStand. Il faut attendre le moment de la suppression automatique.

• Tout rapport dans des formats différents est considéré comme un rapport unique. Par exemple, si une tâche exécute le même rapport aux formats PDF et Excel et que l'option Rapports à conserver est définie sur 1, seul un des rapports est enregistré dans NewsStand. L'autre rapport est considéré comme étant une copie. Pour publier les deux rapports, l'option Rapports à conserver doit être définie sur 2.

Exemple

• Une tâche comportant un rapport exécuté manuellement plusieurs fois par jour.
• L'option Jours à conserver est définie sur 2.
• L'option Rapports à conserver est définie sur 50.

 

Sélection de rapports à ajouter

Procédez comme suit :

1. Cliquez sur Rapports dans le menu principal des tâches.
2. Cliquez sur Ajouter un rapport, à droite.
3. Sélectionnez un rapport dans la liste déroulante Choisir un rapport.

4. Laissez tel quel le Nom convivial proposé.

   Ce texte servira à identifier le rapport associé à cette tâche dans l'interface utilisateur.

5. Sélectionnez un type sous Format de sortie. La liste déroulante affiche uniquement les formats compatibles avec le type de rapport sélectionné.
6. Utilisez Qualité pour définir la résolution globale du rapport.

7. Laissez la case Joindre à l'e-mail cochée si vous souhaitez envoyer ce rapport en tant que pièce jointe électronique.

   Par défaut, Qlik NPrinting joint tous les rapports au message électronique, y compris ceux pour lesquels l'option Joindre à l'e-mail est désactivée. Pour obliger Qlik NPrinting à ne joindre au message que les rapports dont la case Joindre à l'e-mail est cochée, sélectionnez Choisir les pièces jointes dans la liste déroulante Pièces jointes disponible sous l'onglet E-mail.

   Vous pouvez désactiver les pièces jointes lorsque, par exemple, vous souhaitez ajouter un rapport HTML qui sera incorporé dans le corps du message.

8. Laissez la case à cocher Activé sélectionnée.

   Si vous désactivez cette case, le rapport sera ajouté, mais il sera ignoré par le planificateur.

9. Cliquez sur Ajouter un rapport pour confirmer l'opération.

Le nombre de rapports qu'il est possible d'ajouter est illimité. Vous pouvez également ajouter le même rapport plusieurs fois dans des formats de sortie ou des niveaux de qualité différents.

Ajout d'utilisateurs et de groupes

Vous pouvez ajouter à une tâche autant d'utilisateurs et de groupes que vous le souhaitez. La sortie filtrée en fonction de chaque destinataire est ensuite générée. Vous devez créer les utilisateurs et les groupes avant d'effectuer cette procédure. Voir : Création d'utilisateurs.

Si vous souhaitez choisir un utilisateur Qlik NPrinting comme destinataire de rapports dans un hub Qlik Sense, vous devez le connecter à un compte de domaine, afin de lui donner accès aux applications Qlik Sense. Cette étape est obligatoire, car Qlik Sense se base sur le compte de domaine pour identifier l'utilisateur et Qlik NPrinting a besoin d'emprunter l'identité de l'utilisateur Qlik Sense lors de l'ouverture des applications (activation des paramètres de sécurité, Section Access, etc.).

Procédez comme suit :

1. Cliquez sur Utilisateurs/groupes dans le menu principal des tâches.
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur ou un groupe.
3. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe dans la liste déroulante Choisir un destinataire.

4. Laissez la case à cocher Activé sélectionnée.

   Si vous désactivez cette case, l'utilisateur ou le groupe sera ajouté, mais il sera ignoré par le planificateur.

5. Laissez la case Destination NewsStand cochée si vous souhaitez publier le rapport dans le profil NewsStand de l'utilisateur et du groupe sélectionnés.
6. Cochez la case Destination de l'e-mail pour envoyer le rapport par e-mail à l'utilisateur et au groupe sélectionnés.
7. Cliquez sur Ajouter un destinataire.

Ajout de filtres

Vous pouvez ajouter à la tâche autant de filtres que nécessaire. La sortie complète de la tâche sera filtrée à l'aide des filtres de tâches. Ce filtrage vient s'ajouter aux filtres de rapports et aux filtres d'utilisateurs appliqués à des rapports et/ou utilisateurs particuliers.

Vous devez créer des filtres avant d'effectuer cette procédure.

Procédez comme suit :

1. Cliquez sur Filtres dans le menu principal des tâches.
2. Sélectionnez un ou plusieurs filtres dans la colonne Éléments disponibles. Vous pouvez effectuer des sélections multiples à l'aide de la touche Maj ou Ctrl.
3. Cliquez sur pour déplacer les filtres sélectionnés vers la colonne Éléments sélectionnés.

4. L'option Priorité de filtrage vous permet de définir l'ordre dans lequel Qlik NPrinting appliquera les filtres.

   Notez que l'application des mêmes filtres dans un ordre différent peut produire des résultats différents.

   Pour vérifier le résultat, ouvrez le fichier .qvw à l'aide de QlikView Desktop et appliquez les filtres manuellement. Sélectionnez le filtre à déplacer, puis faites-le glisser et déposez-le à son emplacement final.

5. Cliquez sur Ajouter des filtres pour stocker les filtres.

Définition des destinations

L'onglet Destinations vous permet de personnaliser le mode de remise des rapports à chaque utilisateur ou groupe. La page comprend au moins deux colonnes, NewsStand et E-mail, ainsi qu'une ligne associée à chaque utilisateur et chaque groupe sélectionné. Cochez ou désélectionnez les cases pour activer ou désactiver le mode de remise des rapports à chaque utilisateur ou groupe.

Les destinations de rapport disponibles sont les suivantes :

• Vue d'ensemble de NewsStand
• Distribution de rapports par e-mail
• Distribution des rapports dans les dossiers
• Distribution des rapports vers le hub Qlik Sense

Création d'une planification de distribution

Vous pouvez créer des déclencheurs afin de planifier l'exécution automatique de tâches de publication.

Procédez comme suit :

1. Cliquez sur Déclencheurs dans le menu principal des tâches.
2. Cliquez sur Créer un déclencheur.
3. Renseignez le champ Nom.
4. Dans la section Planification, sélectionnez un Type de planification :
   • Une fois : la tâche sera exécutée une seule fois, selon les valeurs spécifiées dans les champs Heure et Date de début.
   • Quotidien : la tâche sera exécutée tous les (n) jours ou chaque jour de la semaine à l'heure indiquée dans la section Fréquence quotidienne :
     • Une fois : la tâche sera exécutée à l'heure indiquée.
     • Plusieurs fois : la tâche sera exécutée après l'heure indiquée, entre les heures de début et de fin précisées.
   • Hebdomadaire : la tâche sera exécutée les jours de la semaine indiqués.
   • Mensuel : la tâche sera exécutée le jour du mois indiqué.
   • Annuel : la tâche sera exécutée le jour de l'année indiqué.
5. Dans la section Début, vous pouvez définir les options Date de début et Fuseau horaire des heures indiquées dans le déclencheur.
6. Dans la section Fin, vous pouvez définir le moment auquel l'exécution de la tâche doit prendre fin :

   • Nombre d'événements : la planification sera arrêtée après le nombre d'exécutions indiqué.

     Note Informations

     L'activation, la désactivation ou la modification du nombre d'événements concernant une tâche ne réinitialisent pas le nombre de fois que la tâche a été déclenchée. Si vous souhaitez augmenter le nombre d'exécutions d'une tâche, vous devez incrémenter le nombre actuel du nombre voulu d'exécutions supplémentaires.

   • Date de fin et Heure de fin : la planification sera arrêtée aux date et heure indiquées.
7. Cliquez sur Créer pour enregistrer le nouveau déclencheur dans le référentiel.

Le nombre de déclencheurs qu'il est possible d'ajouter à une tâche est illimité.

Exécution manuelle de la tâche de publication

Vous pouvez publier manuellement vos rapports. Cette étape peut s'ajouter aux tâches de publication déjà planifiées.

Procédez comme suit :

1. Cliquez sur Vue d'ensemble dans le menu principal des tâches.
2. Cliquez sur Exécuter maintenant. Un message vous informe lorsque la tâche a démarré.

Test d'une tâche de publication

Il se peut que vous souhaitiez tester une tâche de publication avant d'envoyer des rapports à des destinataires. Par exemple, il se peut que vous souhaitiez vérifier le bon fonctionnement des autorisations.