Crear tareas de publicación

Las tareas de publicación garantizan que sus informes se distribuyan al sitio correcto y a las personas adecuadas.

Qlik NPrinting puede aplicar filtros de tarea, de informe y de usuario antes de enviar los informes. Cada destinatario recibe informes con datos que han sido filtrados para cada destinatario. Los informes se pueden publicar en NewsStand, en carpetas, en el centro de control de Qlik Sense y por correo electrónico. También puede configurar una programación de distribución automática.

En la página Tareas de publicación, puede hacer clic en los triángulos negros junto a los títulos de cabecera de cualquier columna para ordenar los elementos de las columnas alfabéticamente.

Los tiempos de las tareas de publicación se muestran en relación con la zona horaria del usuario que ha iniciado sesión. Estas pueden diferir respecto de la zona horaria del Qlik NPrinting Server. Puede cambiar su zona horaria haciendo clic en su nombre de usuario en la parte superior derecha y seleccionando Configuración.

Recargar los metadatos de la conexión

Los metadatos se deben actualizar cada vez que cambie la estructura de datos o el contenido de los documentos QlikView o apps de Qlik Sense conectadas a Qlik NPrinting. Esto asegura que Qlik NPrinting esté al tanto de estos cambios.

Crear nuevas tareas de publicación

Haga lo siguiente:

1. Seleccione Tareas y después seleccione Publicar tareas.
2. Haga clic en Crear tarea.
3. Introduzca un Nombre para la tarea.
4. Seleccione una App en la lista desplegable.

5. Deje Días que mantener en 1.

   Este es el número de días que los informes se conservan en el servidor.

6. Deje Informes que mantener en 1.

   Este es el número de versiones de los informes que se conservan en el servidor.

7. En Seguridad de informes, puede introducir una Contraseña para abrir, una Contraseña para escribir o ambas.
8. En Notificaciones, puede seleccionar Enviar notificaciones de tarea. Vea: Notificaciones de ejecución de tareas
9. Haga clic en Crear.

   Aparecen más botones de tareas.

Explicación de Días que mantener e Informes que mantener

Días que mantener e Informes que mantener controlan cuántas copias de un informe deberán mantenerse visibles en NewsStand y durante cuánto tiempo.

Reglas:

• Cada 30 minutos Qlik NPrinting busca informes que deban eliminarse y los elimina si es necesario.
• Si en el período de Días que mantener se produjeran más informes que lo especificado en Informes que mantener, se eliminarán algunos informes en la primera comprobación tras la media noche de lo especificado en Días que mantener más uno.
• Si en el período de Días que mantener se produjeran menos informes que lo indicado en Informes que mantener, se eliminarán algunos en la primera comprobación tras llegar al número de Informes que mantener más uno.
• Si se produjeran menos informes de lo especificado en Informes que mantener, se conservarán todos, no se eliminará ninguno, aunque haya pasado el límite especificado en Días que mantener.
• Los informes más antiguos que superen la cantidad máxima especificada en Informes que mantener se eliminarán.
• No podemos eliminar manualmente informes almacenados en NewsStand. Eliminar el archivo de informes de la carpeta de almacenamiento no elimina los informes de NewsStand. Debemos esperar a su eliminación automática.

• Un informe en diferentes formatos se considera un único informe. Por ejemplo, si una tarea ejecuta el mismo informe en los formatos PDF y Excel y la opción Informes que mantener está configurada en 1, solo uno de los informes se guardará en NewsStand. El otro informe se considera una copia del mismo informe. Para publicar ambos informes, la opción Informes que mantener debe configurarse en 2.

Ejemplo

• Una tarea con un informe que se ejecuta manualmente varias veces al día.
• Días que mantener especifica 2.
• Informes que mantener especifica 50.

 

Seleccionar informes que añadir

Haga lo siguiente:

1. Haga clic en Informes, en el menú principal de tareas.
2. Haga clic en Añadir informe a la derecha.
3. Seleccione un informe de la lista desplegable Elegir informes.

4. Deje el Nombre descriptivo propuesto.

   Este es el texto que se mostrará en la interfaz de usuario para identificar este informe para esta tarea.

5. Seleccione un Formato de salida. La lista desplegable muestra solo formatos que son compatibles con el tipo de informe seleccionado.
6. Utilice Calidad para establecer la calidad general del informe.

7. Deje la casilla Adjuntar al correo electrónico seleccionada, si desea enviar este informe como un adjunto al correo electrónico.

   De manera predeterminada, Qlik NPrinting adjuntará todos los informes al mensaje de correo electrónico, incluidos aquellos con la casilla Adjuntar al correo electrónico deshabilitada. Para obligar a Qlik NPrinting a adjuntar únicamente informes que tengan la casilla Adjuntar al correo electrónico seleccionada, debe seleccionar Elegir adjuntos en la lista desplegable Adjuntos de la pestaña Correo electrónico.

   Puede deshabilitar los adjuntos, por ejemplo, si está añadiendo un informe HTML que se insertará en el cuerpo del correo electrónico.

8. Deje la casilla Habilitado seleccionada.

   Si desmarca la casilla, el informe se añadirá pero será ignorado por el programador.

9. Haga clic en Añadir informe para confirmar.

Puede añadir todos los informes que desee. También puede añadir el mismo informe muchas veces y generar distintos formatos de salida o niveles de calidad.

Añadir usuarios y grupos

Puede añadir tantos usuarios y grupos a una tarea como desee. Se crearán informes específicos para cada destinatario. Tendrá que crear usuarios o grupos antes de iniciar este procedimiento. Vea: Crear usuarios.

Si desea utilizar un usuario Qlik NPrinting como destinatario de informes en el centro de control de Qlik Sense, debe conectarlo con una cuenta de dominio para otorgarle acceso a las apps de Qlik Sense. Esto es obligatorio porque Qlik Sense depende de la cuenta de dominio para identificar al usuario y Qlik NPrinting necesita suplantar al usuario de Qlik Sense cuando abre las apps (aplicar configuraciones de seguridad, acceso a secciones, etc.).

Haga lo siguiente:

1. Haga clic en Usuarios/grupos, en el menú principal de tareas.
2. Haga clic en Añadir usuario o grupo.
3. Seleccione un usuario o un grupo de la lista desplegable Elegir destinatario.

4. Deje la casilla Habilitado seleccionada.

   Si desmarca la casilla, el usuario o grupo se añadirá pero será ignorado por el programador.

5. Deje la casilla de Destino NewsStand seleccionada si desea publicar el informe en el perfil NewsStand del usuario y grupo seleccionado.
6. Marque la casilla Destino del correo electrónico para enviar el informe por correo electrónico al usuario y grupo seleccionado.
7. Haga clic en Añadir destinatario.

Añadir filtros

Puede añadir tantos filtros a su tarea como sea necesario. Todos los elementos de la tarea se filtrarán utilizando los filtros de tarea. Esto se añadirá a los filtros de informe y de usuario, los cuales se aplican de forma específica a informes o usuarios.

Tendrá que crear los filtros antes de iniciar este procedimiento.

Haga lo siguiente:

1. Haga clic en Filtros, en el menú principal de tareas.
2. Seleccione uno o más filtros en la columna Elementos disponibles. Puede usar Mayús o Ctrl para múltiples selecciones.
3. Haga clic en para mover los filtros seleccionados a la columna de Elementos seleccionados.

4. Prioridad de filtro le permite definir el orden en que Qlik NPrinting aplicará los filtros.

   Tenga en cuenta que aplicar los mismos filtros en un orden distinto puede producir diferentes resultados.

   Para comprobarlo, abra el .qvw con QlikView Desktop y aplique los filtros manualmente para probar el resultado. Seleccione el filtro que desee mover y arrastre y suéltelo en su posición final.

5. Haga clic en Añadir filtros para almacenar los filtros.

Definir destinos

La pestaña Destinos le permite personalizar cómo se entregarán los informes a cada usuario o grupo. La página tiene al menos dos columnas, NewsStand y Correo electrónico, y una fila para cada usuario y grupo seleccionado. Marque o desmarque las casillas que le interesen para habilitar o deshabilitar la entrega de informes a cada usuario o grupo.

Estos son los destinos de informes disponibles:

• Vista general de NewsStand
• Distribuir informes por correo electrónico
• Distribuir informes a carpetas
• Distribuir informes al centro de control de Qlik Sense

Crear un programa de distribución

Puede crear disparadores para programar la ejecución automática de tareas de publicación.

Haga lo siguiente:

1. Haga clic en Disparadores, en el menú principal de tareas.
2. Haga clic en Crear disparador.
3. Introduzca un Nombre.
4. En la sección Programación, seleccione el Tipo de programación:
   • Una vez: La tarea se ejecutará una sola vez conforme a lo especificado en Hora y Fecha de inicio.
   • Diariamente: La tarea se ejecutará cada (n) días, o cada día de la semana a la hora especificada en la sección Frecuencia diaria:
     • Una vez: La tarea se ejecutará a la hora especificada.
     • Varias veces: La tarea se ejecutará tras la hora especificada, entre las horas definidas como de inicio y fin.
   • Semanalmente: La tarea se ejecutará los días de la semana especificados.
   • Mensualmente: La tarea se ejecutará el día del mes especificado.
   • Anualmente: La tarea se ejecutará el día del año especificado.
5. En la sección Inicio, puede especificar la Fecha de inicio y la Zona horaria para las horas especificadas en el disparador.
6. En la sección Fin, puede especificar cuándo detener la ejecución de la tarea:

   • Contador de eventos: La programación se detendrá tras el número de ejecuciones especificado aquí.

     Nota informativa

     Habilitar, deshabilitar o cambiar el recuento de eventos de una tarea no restablece el recuento de cuántas veces se desencadenó la tarea. Si desea aumentar el número de veces que se ejecuta una tarea, debe incrementar el número actual en la cantidad adicional de veces que desee que se ejecute la tarea.

   • Fecha de finalización y Hora de finalización: La programación se detendrá en la fecha y hora especificados.
7. Haga clic en Crear para guardar el nuevo disparador en el repositorio.

Puede añadir todos los disparadores que desee a una tarea.

Ejecutar la tarea de publicación de forma manual

Puede publicar sus informes manualmente. Esto se puede hacer además de las tareas de publicación que ha programado.

Haga lo siguiente:

1. Haga clic en General, en el menú principal de tareas.
2. Haga clic en Ejecutar ahora. Un mensaje indica cuándo se ha iniciado la tarea.

Probar una tarea de publicación

Es posible que desee probar una tarea de publicación antes de enviar informes a los destinatarios. Por ejemplo, puede que desee asegurarse de que los permisos funcionan.