Distribuir informes por correo electrónico

Los correos electrónicos se pueden personalizar para que sus informes sean singulares, coherentes y fáciles de mantener. Los destinatarios pueden acceder a los informes directamente desde su bandeja de entrada, sin tener que iniciar sesión en NewsStand.

Puede distribuir todos los tipos de informes como archivos adjuntos de correo electrónico. Los informes HTML e informes de entidades QlikEntity se pueden insertar directamente en el cuerpo de los correos electrónicos. Esto significa que los usuarios pueden explorar rápidamente su informe sin tener que descargar y abrir un archivo adjunto. También puede insertar un resumen de sus datos en el cuerpo del correo electrónico e incluir el informe completo como un archivo adjunto.

Limitaciones

• Debe configurar su servidor de correo SMTP para que envíe correos electrónicos desde Qlik NPrinting. Vea: Configurar el servidor SMTP.
• De forma predeterminada, los campos Para, CC y CCO solo pueden contener 100 direcciones de correo electrónico. Puede cambiar esta limitación editando el archivo webengine.config. Vea: Configurar los límites de las direcciones de correo electrónico.

• Si desea configurar una dirección de remitente personalizada, la configuración de su servidor SMTP debe permitir a los usuarios enviar correos electrónicos utilizando direcciones distintas de su dirección de correo electrónico asignada.

• Los usuarios que son exclusivamente miembros del rol de desarrollador no pueden recibir correos electrónicos.

• De manera predeterminada, Qlik NPrinting adjuntará todos los informes a los mensajes de correo electrónico, incluidos aquellos con la casilla Adjuntar al correo electrónico deshabilitada. Para obligar a Qlik NPrinting a que adjunte únicamente informes que tengan la casilla Adjuntar al correo electrónico seleccionada, debe seleccionar Elegir adjuntos en la lista desplegable Adjuntos de la pestaña Correo electrónico.

  Nota informativaAlgunos proveedores de SMTP imponen límites de tamaño a los archivos adjuntos de correo electrónico. El tamaño máximo permitido varía entre los proveedores. Si el tamaño de un archivo adjunto excede el límite, el correo electrónico no se entrega. Se agrega una advertencia en los registros.
  Nota informativaDebido a las limitaciones de los sistemas de archivos de Windows, no puede adjuntar archivos con nombres de archivo que superen los 255 caracteres a los correos electrónicos de Qlik NPrinting. Si adjunta un archivo con un nombre demasiado largo, los destinatarios verán una mensaje con un listado de los informes que no se generaron. El siguiente mensaje de error se agrega a los registros de Qlik NPrinting: "La ruta con el nombre del valor excede las limitaciones de Windows, el nombre de archivo completo debe tener menos de 260 caracteres".

Acerca del texto dinámico y las variables en correos electrónicos

Variables

Puede agregar variables a los siguientes campos:

• Para
• CC
• CCO
• Asunto
• Cuerpo

Puede insertar variables creadas en Qlik Sense o QlikView. La app de Qlik NPrinting que contiene la tarea de publicación también debe contener conexiones a la app de Qlik Sense o el documento de QlikView que contiene la variable. Si crea una nueva variable, tendrá que volver a cargar los metadatos de su conexión.

Las cadenas de variables se reemplazan automáticamente por los valores de las variables correspondientes al generarse los correos electrónicos. Este reemplazo ocurre después de que se hayan aplicado los filtros asociados con los usuarios y las tareas.

En los campos de destinatario

Puede hacer clic en el botón Añadir variable junto a los campos Para, CC y CCO. Puede elegir lo siguiente en el menú desplegable:

• Email del usuario: Tomado de los perfiles de usuario.
• Email alternativo 1: Tomado de los perfiles de usuario.
• Email alternativo 2: Tomado de los perfiles de usuario.
• Email alternativo 3: Tomado de los perfiles de usuario.
• Variable de Qlik: Esto mostrará las variables creadas en Qlik Sense o QlikView. Vea: Variables

Para obtener información sobre cómo crear o editar perfiles de usuario, vea: Crear usuarios.

En los campos Asunto y Cuerpo

Cuando agrega una variable a un correo electrónico, puede usar el cuadro de búsqueda para encontrar una variable en la lista. También puede aplicar un filtro de usuario o de tarea a la variable.

Por ejemplo:

Tiene una variable de QlikView denominada vTotalSales con un valor de =money(sum(Sales),'$ #,##0.00'). Agrega la variable %%Variable_User_SalesDemo_vTotalSales%% a un mensaje de correo electrónico. Cuando envíe el correo electrónico a sus destinatarios, se aplicarán filtros de destinatarios antes de calcular el valor de la variable. Si sus destinatarios tienen filtros basados en sus territorios de ventas, la expresión =money(sum(Sales),'$ #,##0.00') mostrará las ventas en el territorio apropiado para cada agente comercial.

Cuando se extrae un valor de una variable de QlikView o Qlik Sense, se emplean las siguientes configuraciones, dependiendo de la selección realizada por el usuario:

No puede agregar filtros de informe, ya que se podrían agregar varios informes a la misma tarea.

Texto dinámico

Puede agregar texto dinámico relacionado con perfiles de usuario o con nombres de informes al asunto o cuerpo del correo electrónico.

Por ejemplo, si agrega la etiqueta de usuario "User company", verá esta cadena: %%User_Company%%. Se reemplaza por el nombre de la empresa del destinatario al generar el correo electrónico.

Las etiquetas de nombres de informe se basan en la configuración del nombre de su informe. Por ejemplo, puede tener un informe de "Demostración de ventas" que utilice nombres dinámicos que incluyan el nombre del informe, la fecha y el nombre del usuario. El nombre dinámico se verá así: %%Report_Name%%YYYY-MM-DD%%User_Name%%. Verá esta cadena cuando inserte el nombre del informe en el cuerpo del correo electrónico: %%ReportName_SalesDemo_f7a6494a-d5d6-4d3f-a363-e5605fdb9d10%%. Pero su destinatario Peter Doe verá "DemoVentas_20190524_PeterDoe" en el correo electrónico. Vea: Nombres dinámicos en los informes.

Crear un mensaje de correo electrónico

Puede personalizar los correos electrónicos que se envían a usuarios y grupos. Puede incluir texto dinámico mediante el uso de etiquetas y variables.

Haga lo siguiente:

1. En el menú superior seleccione Tareas y después seleccione Publicar tareas.
2. Elija una tarea de publicación previa o cree una nueva.
3. Haga clic en Informes, en el menú principal de tareas.
4. Haga clic en Añadir informe a la derecha.
   1. Seleccione un informe de la lista desplegable Elegir informes.

   2. El Nombre descriptivo es el nombre de archivo que verán los destinatarios. Se puede personalizar.

   3. Seleccione un Formato de salida. La lista desplegable muestra solo formatos que son compatibles con el tipo de informe seleccionado.
   4. Utilice Calidad para definir la resolución de la imagen.

   5. Deje la casilla Adjuntar al correo electrónico seleccionada.

   6. Deje la opción Habilitado seleccionada.

      Si desmarca la casilla, el informe se añadirá pero será ignorado por el programador.

   7. Haga clic en Añadir informe para confirmar.
5. Haga clic en Mensaje de correo electrónico, en el menú principal de tareas.
   1. En De, seleccione una de las opciones siguientes:
      • Emisor por defecto: Los administradores pueden configurar el Emisor por defecto en Admin > Configuración> Correo electrónico.
      • Usuario: Seleccione una dirección de correo electrónico del emisor en la lista desplegable. También puede utilizar el formulario de búsqueda para filtrar la lista.

      • Personalizado: Escriba una dirección de correo electrónico válida.

   2. En Para, CC y CCO puede insertar direcciones de correo electrónico manualmente, separadas por punto y coma. O puede hacer clic en Añadir variable para agregar una lista de correo dinámica o variable.
   3. Escriba un Asunto.

   4. Seleccione el Formato de correo electrónico haciendo clic en HTML, que admite texto con formato, o en Texto.

      Debe seleccionar HTML si desea agregar texto dinámico o variables, o si desea insertar informes de HTML e informes de QlikEntity.

   5. En Cuerpo, verá herramientas de formato y las siguientes opciones:
   • Alternar HTML/Rich Text: cambie entre HTML y un editor de texto enriquecido.
   • Insertar imagen: inserte una imagen en el texto del correo electrónico. Únicamente puede insertar una imagen como dirección URL.
   • Insertar/editar enlace: inserte una dirección URL.
   • Contador de Palabras y de Caracteres
   6. Puede agregar etiquetas y variables dinámicas:
      • Usuarios: inserte una etiqueta de usuario dinámica de una lista.
      • Informes: inserte una etiqueta de nombre de informe dinámico. Seleccione una de las etiquetas disponibles en Insertar nombres de informe.
      • Variables: inserte una variable desde una conexión Qlik Sense o QlikView que exista en su app de Qlik NPrinting.
   Nota de sugerenciaPuede insertar etiquetas dinámicas y variables en el asunto del correo electrónico. Una vez que seleccione la etiqueta o variable deseada, simplemente cópiela del cuerpo del correo electrónico y péguela en el campo del asunto. Asegúrese de incluir los delimitadores %%.
   7. En Adjuntos, puede seleccionar:
      • Todos los informes adjuntos
      • No hay informes adjuntos
      • Adjuntos seleccionados

        Haga clic en el clip a la izquierda para seleccionar qué archivos adjuntos incluir. Haga clic en Cerrar cuando haya terminado. Verá la lista de adjuntos incluidos en la parte inferior.

6. Haga clic en Guardar.

Ahora estará en el menú General, donde puede hacer clic en el botón Ejecutar ahora para publicar su informe.

Insertar informes HTML y QlikEntity en los correos electrónicos

Puede insertar informes HTML y QlikEntity directamente en los correos electrónicos. Se puede insertar el mismo informe varias veces. Por ejemplo, puede que desee insertar un informe en .jpg y .png, a diferentes niveles de DPI.

Los informes cíclicos se pueden insertar en los correos electrónicos. Sin embargo, la funcionalidad de informes cíclicos puede crear una gran cantidad de informes y adjuntarlos puede hacer que el tamaño del correo sea demasiado grande para algunos clientes de correo electrónico. Vea: Informes cíclicos.

El procedimiento para crear correos electrónicos con objetos insertados es similar al anterior, con algunas excepciones.

Haga lo siguiente:

1. Seleccione Tareas y después seleccione Publicar tareas.
2. Elija una tarea de publicación existente o cree una nueva.
3. Haga clic en Informes, en el menú principal de tareas.
4. Haga clic en Añadir informe a la derecha.
   1. Seleccione un informe de la lista desplegable Elegir informes. Debe seleccionar un informe HTML o QlikEntity.
   2. El Nombre descriptivo es el nombre de archivo que verán los destinatarios. Se puede personalizar.
   3. Seleccione un Formato de salida.
      • Para informes HTML: seleccione HTML o HTM.
      • Para informes de entidades QlikEntity: seleccione JPEG o PNG.
   4. Utilice Calidad para definir la resolución de la imagen.
   5. Deje la casilla Adjuntar al correo electrónico seleccionada, si también desea enviar este informe como un adjunto al correo electrónico. Puede que desee deshabilitar esto si está insertando un informe de grandes dimensiones directamente en el cuerpo del correo electrónico.
   6. Deje la opción Habilitado seleccionada.
   7. Haga clic en Añadir informe para confirmar.
5. Haga clic en Mensaje de correo electrónico, en el menú principal de tareas.
   1. Rellene los campos igual que antes. Asegúrese de seleccionar HTML en Formato.
   2. Haga clic en el cuerpo del correo electrónico, donde desee insertar su informe. Haga clic en el botón Informes.
   3. En Insertar informes, haga clic en el informe que desee. Esta pantalla solo mostrará informes compatibles.

      Verá una secuencia de código en su correo electrónico. Esto se mostrará como una imagen, o bien como HTML/HTM cuando se envíe el correo electrónico. No puede dar formato a esta secuencia con las herramientas de formato de correo electrónico. Por ejemplo, no puede usar el botón Centrar para centrar una entidad QlikEntity .jpeg.

   4. Para insertar el nombre del informe, haga clic de nuevo en el botón Informes y después haga clic en Insertar nombre del informe.

      Verá una secuencia de código en su correo electrónico. Esta será reemplazada por el nombre del informe.

   5. En Adjuntos, sus opciones son las mismas que las anteriores.
   6. Haga clic en Guardar.

Ahora estará en el menú General, donde puede hacer clic en el botón Ejecutar ahora para publicar su informe.

Enviar correos electrónicos si los informes fallan

De manera predeterminada, si la generación de informes falla, los destinatarios siguen recibiendo correos electrónicos programados. En lugar del informe, los usuarios ven un mensaje de error e instrucciones para comunicarse con un administrador. Los administradores pueden deshabilitar este comportamiento para que los correos electrónicos no se envíen cuando los informes fallen. El fallo del informe aparecerá como un error en los archivos de registro.

Si deshabilita este comportamiento, los correos electrónicos se seguirán enviando si al menos un informe se creó correctamente.

Por ejemplo:

Tiene 3 usuarios en una sola tarea. La tarea tiene 2 informes para cada usuario, los cuales se envían por correo electrónico.

• Usuario A: generación de informes satisfactoria.
• Usuario B: un informe falla al generarse.
• Usuario C: todos los informes fallan al generarse.

En este caso:

• El usuario A recibe el correo electrónico con los dos archivos adjuntos.
• El usuario B recibe el correo electrónico con un solo archivo adjunto. No habrá mención del informe que falló.
• El usuario C no recibirá ningún correo electrónico.

Haga lo siguiente:

1. En el menú principal, vaya a Admin > Configuración.
2. Haga clic en el botón Tarea.
3. En Enviar por correo electrónico los errores de distribución, vaya a Cuando una tarea de publicación no pueda generar uno o más informes. Elija entre las siguientes opciones:

   • Los destinatarios recibirán los informes correctos y un mensaje con una lista de los informes que fallaron.

   • Los destinatarios recibirán los informes correctos, sin mensajes de error.

     Nota informativaSi todos los informes fallan, los destinatarios no recibirán un correo electrónico.
4. Haga clic en Actualizar.

Configurar los límites de las direcciones de correo electrónico

De forma predeterminada, solo puede insertar 100 direcciones de correo electrónico en los campos Para, CC y CCO. Puede cambiar esto editando un archivo de configuración.

Haga lo siguiente:

1. Abra el archivo webengine.config.

   De forma predeterminada, se almacena en: %Archivos de programa Files%\NPrintingServer\NPrinting\WebEngine\webengine.config.

2. Busque esta sección:

   <!-- The maximum number of emails on email list input fields. The value 0 means unlimited. -->

   <!--<add key="email-list-limit" value="100"/>-->

3. Cambie el número que viene detrás de value="

4. Guarde el archivo y reinicie el servicio del motor web.