Comenzar a usar el complemento de Qlik para Microsoft Excel

Este tema le ayuda a familiarizarse con información básica sobre el complemento de Qlikpara Microsoft Excel, como activarlo, abrirlo y conectarse a contenidos deQlik Sense. Para obtener información sobre cómo añadir contenido a su plantilla, consulte Usar el complemento Qlik para Microsoft Excel y temas relacionados.

El complemento debe instalarse antes de poder empezar a trabajar con él. Si desea obtener información, consulte Implementar e instalar el complemento de Qlik para Microsoft Excel.

Requisitos para utilizar el complemento

Con el fin de utilizar el complemento y generar una plantilla de informe para una app de Qlik Sense en un espacio compartido, debe tener los permisos de visualización Puede ver en ese espacio.

Con el fin de utilizar el complemento y generar una plantilla de informe para una app de Qlik Sense en un espacio administrado, debe tener como mínimo los permisos Tiene una vista restringida en ese espacio.

Si trabaja con una versión web de Microsoft Excel para Microsoft Outlook 365, debe permitir las ventanas emergentes en la configuración de su navegador. No obstante, mantenga almacenados el historial de navegación y las cookies. De lo contrario, deberá instalar el complemento nuevamente cada vez que abra Excel.

Activar el complemento

Después de que un administrador de Microsoft haya instalado el complemento de Qlik para su organización, podrá activarlo y usarlo si se le ha dado acceso.

Dependiendo de su versión de Microsoft Excel, estos pasos podrían variar ligeramente. Consulte la documentación oficial de Microsoft para ver todos los detalles.

Haga lo siguiente:

1. Abra la versión web o de escritorio de Excel.

2. Vaya a Inicio > Complementos > Obtener complementos.

3. En la pestaña ADMINISTRADO POR ADMIN del cuadro de diálogo, seleccione el complemento Qlik.

El icono del complemento de Qlik se agrega a la barra de su cinta de opciones.

Ver, administrar e instalar complementos para programas de Microsoft Outlook 365

Abrir el complemento

Para abrir el complemento, haga clic en el icono de Qlik en la cinta de opciones de la pestaña Inicio.

Conectarse al espacio empresarial inquilino e iniciar sesión

Cuando abra el complemento, se le pedirá que se conecte al espacio empresarial inquilino de Qlik Cloud para el que se instaló el complemento. Recuerde que una única instalación del complemento lo configura para un espacio empresarial inquilino específico. Haga clic en Conectar.

Se requiere una configuración de cliente OAuth para instalar el complemento.

Se le pedirá que inicie sesión la primera vez que se conecte, o si la conexión se cierra en el lado del servidor. Cuando utilice una versión web de Excel, es posible que tenga que volver a iniciar sesión más adelante si no guarda el historial de navegación y las cookies.

Haga lo siguiente:

1. Cuando se le pida que inicie sesión, siga el procedimiento de inicio de sesión de su cuenta de Qlik, utilizando la configuración del proveedor de identidad de su espacio empresarial inquilino, según proceda.

2. En el cuadro de diálogo de autorización de la app, autorice la app con el cliente OAuth haciendo clic en Aprobar. Solo debe hacerlo tras su primer acceso al espacio empresarial inquilino.

Seleccionar la app de Qlik Sense para la plantilla

Tras iniciar sesión, debe seleccionar el espacio de Qlik Sense y la app que desee utilizar como fuente para la plantilla que está creando. Una plantilla de informe utiliza una única app. Solo podrá añadir objetos de una app de Qlik Sense a cada archivo de plantilla de Excel.

Haga lo siguiente:

1. En Espacio, seleccione el espacio de Analítica de Qlik Cloud.

2. En App, seleccione la app de Qlik Sense desde el espacio.

3. Haga clic en Guardar.

Una vez cargada la app y rellenados sus metadatos en el archivo, puede hacer clic en para abrir la app de origen en Qlik Cloud.

Una vez que la plantilla esté conectada a una app de origen, puede volver a la pestaña del complemento para cambiar la app. Para obtener más información, consulte Cambiar la app de Qlik Sense conectada.

Disponibilidad de hojas en la app

Cuando inicie sesión en el complemento de Qlik para Microsoft Excel, solo verá el contenido al que tiene acceso en la app de origen de Qlik Sense. Por ejemplo, para una app de su espacio personal, puede acceder a todo el contenido. Para una app de un espacio compartido, solo puede ver y usar contenido que sea público en la app o privado para usted. El contenido de la hoja privada de otro usuario en una app de un espacio compartido no se puede ver ni utilizar.

Vista previa del informe

Cuando desarrolle una plantilla, puede que necesite comprobar que el resultado final que creará es lo que desea. Previsualice el informe para ver qué aspecto tendrá sin tener que configurar las tareas de informe y enviárselas por correo electrónico.

Para obtener una vista previa de su informe, haga clic en el icono en la barra de herramientas superior, a la derecha del complemento. Tiene las siguientes opciones:

• Ver vista previa como Excel (.xlsx)

• Ver vista previa como PDF

Al abrir la vista previa de un informe en formato PDF, el informe utiliza el idioma actual de su configuración de Excel para aplicar el formato regional (para fechas, números, etc.).

Dependiendo de la configuración de su navegador, su informe aparecerá en una ventana del navegador o se descargará en su equipo informático. Si no ve un informe, verifique que haya permitido las ventanas emergentes en su navegador.

Abra el archivo generado para comprobar los resultados.

Preparación para PDF y salida impresa

Si su informe se generará en formato PDF o se imprimirá, es posible que deba ajustar la configuración de impresión en su plantilla. Utilice las funciones nativas de Microsoft Excel para preparar la plantilla. Es probable que estas configuraciones se encuentren en Diseño de página.

Algunas de estas opciones de configuración de página pueden incluir:

• Tamaño de papel

• Orientación de la página

• Área de impresión seleccionada

• Saltos de página

La experiencia de navegación para configurar el área de impresión y la configuración de la página dependerá de su versión de Excel, sistema operativo y posiblemente de su navegador web. Para obtener más información sobre estas funciones de Excel, consulte la documentación de Microsoft Excel de su entorno específico.

Más adelante, cuando configure el informe de salida, podrá definir la configuración regional para el formato dependiente de la región en los informes. Esto incluye el formato de fechas, números y otra información. El lugar donde configurar este ajuste dependerá de su caso de uso:

• Informes basados en tareas: Configuración del formato regional al configurar una tarea de informe.

  Parte 3: Configurar la salida

• Generación de informes bajo demanda: Configuración del idioma preferido en Ajustes del perfil.

  Formato dependiente de la región

• Al abrir la vista previa de un informe en formato PDF, el informe utiliza el idioma actual de su configuración de Excel para aplicar el formato regional (para fechas, números, etc.).

Abrir el objeto fuente en Qlik Sense

Si desea ver el objeto de origen en Qlik Sense, seleccione el elemento en el libro de trabajo de Excel. A continuación, en App de origen en el complemento, haga clic en .

Si el objeto de origen es un gráfico, se le guiará a la app de Qlik Sense para ver la hoja correspondiente. Es posible que tenga que volver a Qlik Cloud de nuevo para que la app se abra.

Guardar su trabajo

Guarde el libro de trabajo de Excel como lo haría normalmente. Puede volver a abrir el archivo de .xlsx como de costumbre y verá su plantilla.

Encontrar la versión del complemento y la dirección del servidor conectado

Puede encontrar la versión del complemento y la dirección del Qlik Cloud espacio empresarial inquilino (servidor).

Haga lo siguiente:

1. En la ventana del complemento, haga clic en la pestaña de la barra de herramientas.

2. Junto a App de origen, haga clic en .

3. Haga clic en Acerca de.

4. Vea la URL del espacio empresarial inquilino y la versión del complemento de Office, así como el espacio y el nombre de la app de Qlik Sense.

Sincronizar el complemento con el espacio empresarial inquilino de Qlik Cloud

Si se producen cambios en el espacio empresarial inquilino de Qlik Cloud conectado, el documento de Excel que utilice el complemento no se actualizará automáticamente. Por ejemplo, puede que necesite actualizar:

• La lista de espacios disponibles con los que puede trabajar.

• La lista de aplicaciones disponibles con las que puede trabajar.

• La lista de entidades disponibles en la app de Qlik Sense seleccionada.

• Las imágenes de gráficos que ha utilizado en la plantilla. Por ejemplo, si ha realizado selecciones en la app de origen de Qlik Sense, es posible que desee que las imágenes de su gráfico reflejen las selecciones en los marcadores de posición de las imágenes.

• El estado de las imágenes y tablas que haya utilizado en la plantilla (por ejemplo, porque fueron eliminadas o sus títulos cambiaron).

Siga los pasos a continuación para actualizar los metadatos de la conexión.

Haga lo siguiente:

1. En la ventana del complemento, haga clic en la pestaña de la barra de herramientas.

2. Junto a App de origen, haga clic en .

3. Haga clic en Actualizar todas las imágenes.

Esto aplica una actualización global. También puede realizar actualizaciones de algunas entidades y objetos individuales en las otras pestañas del complemento. El icono está presente cuando están disponibles.

Los datos y objetos de una plantilla no se actualizarán cuando se edite la app de Qlik Sense, a menos que se aplique una actualización.

Compartir archivos de plantilla de informe de Excel

Los archivos de plantilla solo contienen etiquetas de tabla e imágenes de vista previa. Si otro usuario desea editar y obtener una vista previa de la plantilla, debe tener:

• El complemento de Qlik instalado en su versión de Microsoft Excel.

• Acceso al espacio empresarial inquilino de Qlik Cloud.

• Si la app está en un espacio compartido: el rol Puede ver o superior en el espacio, o en la app (para que puedan conectarse a la app desde el complemento y acceder a sus datos).

• Si la app está en un espacio administrado: el rol Tiene una vista restringida o superior en el espacio, o en la app (para que puedan conectarse a la app desde el complemento y acceder a sus datos).

No obstante, una plantilla de informe es un libro de trabajo normal de Excel que contiene los datos disponibles cuando se creó la vista previa. Puede compartir el archivo de plantilla con cualquiera, pero solo los usuarios con acceso a la app de origen podrán conectarse a ella en el complemento y aplicar actualizaciones. Para obtener más información sobre las actualizaciones globales, consulte Sincronizar el complemento con el espacio empresarial inquilino de Qlik Cloud.

Buscar objetos de Qlik Sense en el complemento

Puede buscar un objeto concreto de Qlik Sense desplegando y desplazándose por la lista que aparece a la derecha tras pulsar el botón de añadir o puede insertar una cadena en el formulario de búsqueda. Tras pulsar Intro, buscará la cadena en los siguientes campos de la app de Qlik Sense insertada:

• ID de objeto

• Nombre del objeto (Hojas incluidas)

• Tipo de gráfico

Para encontrar rápidamente el objeto correcto, es importante utilizar convenciones de nomenclatura correctas al desarrollar aplicaciones de Qlik Sense.

Acceder a mensajes de error

Hay mensajes de error nativos en el complemento de Excel. Para facilitar la notificación de errores al ponerse en contacto con Qlik, revise los mensajes de error en las herramientas de desarrollo de su navegador, en la consola JavaScript y en las pestañas de red.

Mejores prácticas para nombrar objetos de aplicaciones

La forma en que nombra los objetos en su app de Qlik Sense puede afectar a la eficacia y usabilidad de sus plantillas de informes. Para ver una lista de prácticas recomendadas, consulte Prácticas recomendadas para la elaboración de informes tabulares.