Distribuindo relatórios por e-mail

E-mails podem ser adaptados para que seus relatórios sejam personalizados, consistentes e fáceis de manter. Os destinatários podem acessar relatórios diretamente de sua caixa de entrada, sem precisarem fazer logon no NewsStand.

Você pode distribuir todos os tipos de relatório como anexos de e-mail. Relatórios HTML e relatórios do QlikEntity podem ser inseridos diretamente no corpo de e-mails. Isso significa que os usuários podem verificar rapidamente seu relatório sem precisarem fazer o download de um anexo e abri-lo em seguida. Você também pode inserir um resumo dos seus dados no corpo do e-mail e incluir o relatório completo como anexo.

Limitações

• Você deve configurar seu servidor de e-mail SMTP para enviar e-mails do Qlik NPrinting. Consulte: Configurando o servidor SMTP (somente em inglês).
• Por padrão, os campos Para, CC e CCo podem conter apenas 100 endereços de e-mail. É possível alterar essa limitação editando o arquivo webengine.config. Consulte: Configurando os limites de endereço de e-mail.

• Se você deseja configurar um endereço de remetente personalizado, as configurações do seu servidor do SMTP devem permitir que os usuários enviem e-mails usando endereços diferentes daqueles que lhes foram atribuídos.

• Usuários que são membros exclusivos da função Desenvolvedor não podem receber e-mails.

• Por padrão, o Qlik NPrinting anexará todos os relatórios a mensagens de e-mail, incluindo aqueles com a opção Anexar ao e-mail desabilitada. Para forçar o Qlik NPrinting a anexar apenas relatórios com a caixa de seleção Anexar ao e-mail marcada, é necessário selecionar Escolher anexos na lista suspensa Anexos da guia E-mail.

  Nota informativaAlguns provedores do SMTP impõem limites de tamanho nos anexos de e-mail. O tamanho máximo permitido varia entre os provedores. Se o tamanho de um arquivo anexado exceder o limite, o e-mail não será entregue. Um aviso é adicionado nos logs.
  Nota informativaDevido a limitações dos sistemas de arquivos do Windows, não é possível anexar arquivos com nomes com mais de 255 caracteres para e-mails do Qlik NPrinting. Se você anexar um arquivo com um nome muito longo, os destinatários verão uma mensagem listando quais relatórios não foram gerados. A seguinte mensagem de erro será adicionada nos logs do Qlik NPrinting: "O caminho com o nome do valor está excedendo as limitações do Windows, o nome do arquivo totalmente qualificado deve ter menos de 260 caracteres."

Sobre texto dinâmico e variáveis em e-mails

Variáveis

Você pode adicionar variáveis aos seguintes campos:

• Para
• CC
• CCO
• Assunto
• Corpo

Você pode inserir variáveis criadas no Qlik Sense ou no QlikView. O aplicativo Qlik NPrinting que contém a tarefa de publicação também deve conter conexões para o aplicativo Qlik Sense ou o documento QlikView que contém a variável. Se você criar uma nova variável, terá que recarregar os metadados da conexão.

Cadeias de variável são substituídas automaticamente pelos valores das variáveis correspondentes quando e-mails são gerados. Essa substituição ocorre depois que os filtros associados a usuários e tarefas foram aplicados.

Nos campos Destinatário

Você pode clicar no botão Adicionar variável ao lado dos campos Para, CC e CCO. Você pode escolher o seguinte na lista suspensa:

• E-mail do usuário: Obtido dos perfis dos usuários.
• E-mail alternativo 1: Obtido dos perfis dos usuários.
• E-mail alternativo 2: Obtido dos perfis dos usuários.
• E-mail alternativo 3: Obtido dos perfis dos usuários.
• Variável do Qlik. Isso exibirá as variáveis criadas no Qlik Sense ou no QlikView. Consulte: Variáveis (somente em inglês)

Para obter informações sobre como criar ou editar perfis de usuários, consulte: Criando usuários (somente em inglês).

Nos campos Assunto e Corpo

Quando você adiciona uma variável a um e-mail, pode usar a caixa de pesquisa para encontrar uma variável na lista. Você também pode aplicar um filtro de usuário ou tarefa à variável.

Por exemplo:

Você tem uma variável QlikView chamada vTotalSales com um valor de =money(sum(Sales),'$ #,##0.00'). Você adiciona a variável %%Variable_User_SalesDemo_vTotalSales%% a uma mensagem de e-mail. Quando você enviar o e-mail para seus destinatários, os filtros de destinatários serão aplicados antes que o valor da variável seja calculado. Se seus destinatários tiverem filtros com base em seus territórios de vendas, a expressão =money(sum(Sales),'$ #,##0.00') mostrará as vendas no território apropriado para cada vendedor.

Quando um valor de variável é extraído do QlikView ou do Qlik Sense, as seguintes configurações são usadas dependendo da seleção feita pelo usuário:

Você não pode adicionar filtros de relatório, porque vários relatórios podem ser adicionados à mesma tarefa.

Texto dinâmico

Você pode adicionar texto dinâmico relacionado a perfis de usuários ou nomes de relatórios ao assunto ou corpo do e-mail.

Por exemplo, se você adicionar a tag de usuário "Empresa do usuário", verá esta cadeia: %%User_Company%%. Ele é substituído pelo nome da empresa do destinatário quando o e-mail é gerado.

As tags de nome de relatório são baseadas nas configurações de nome do relatório. Por exemplo, você tem um relatório "Demonstração de vendas" que usa nomes dinâmicos que incluem o nome do relatório, a data e o nome de usuário. O nome dinâmico ficará assim: %%Report_Name%%YYYY-MM-DD%%User_Name%%. Você verá esta cadeia ao incorporar o nome do relatório no corpo do e-mail: %%ReportName_SalesDemo_f7a6494a-d5d6-4d3f-a363-e5605fdb9d10%%. Mas seu destinatário Jane Doe verá "SalesDemo_20190524_JaneDoe" no e-mail. Consulte: Nomes de relatórios dinâmicos (somente em inglês).

Criando uma mensagem de e-mail

É possível configurar os e-mails que serão enviados para usuários e grupos. É possível incluir texto dinâmico usando tags e variáveis.

Faça o seguinte:

1. No menu superior, selecione Tarefas e, em seguida, Tarefas de publicação.
2. Escolha uma tarefa de publicação existente ou crie uma nova.
3. Clique em Relatórios no menu de tarefa principal.
4. Clique em Incluir relatório à direita.
   1. Selecione um relatório na lista suspensa Escolher relatórios.

   2. O Apelido é o nome do arquivo que os destinatários veem. Pode ser personalizado.

   3. Selecione um Formato de saída. A lista suspensa apenas exibe formatos compatíveis com o tipo de relatório selecionado.
   4. Use Qualidade para definir a resolução da imagem.

   5. Deixe a caixa de seleção Anexar ao e-mail marcada.

   6. Deixe a caixa de seleção Habilitado selecionada.

      Se você limpar a caixa de seleção, o relatório será adicionado, mas será ignorado pelo agendador.

   7. Clique em Incluir relatório para confirmar.
5. Clique em Mensagem de e-mail no menu da tarefa principal.
   1. Em De, selecione uma das seguintes opções:
      • Remetente padrão: Os administradores podem definir o Remetente padrão em Administração > Configurações > E-mail.
      • Usuário: Selecione o e-mail do remetente na lista suspensa. É possível usar o formulário de pesquisa para filtrar a lista.

      • Personalizar: Insira um endereço de e-mail válido.

   2. Em Para, CC e CCO, você pode inserir endereços de e-mail manualmente, separados por um ponto e vírgula. Ou você pode clicar em Adicionar variável para adicionar uma lista de e-mails ou uma variável.
   3. Digite um Assunto.

   4. Selecione o Formato do e-mail, clicando em HTML, que é compatível com texto formatado, ou em Texto.

      Você deve selecionar HTML se quiser adicionar texto dinâmico ou variáveis se quiser inserir relatórios do HTML e do QlikEntity.

   5. Em Corpo, você verá ferramentas de formatação e as seguintes opções:
   • Alternar HTML/Rich Text: alterne entre HTML e o editor de rich text.
   • Inserir imagem: insira uma imagem no texto do e-mail. Você só pode inserir uma imagem como endereço do URL.
   • Inserir/editar link: insira um endereço do URL.
   • Contagem de palavras e caracteres
   6. Você pode adicionar tags dinâmicas e variáveis:
      • Usuários: insira uma tag de usuário dinâmica em uma lista.
      • Relatórios: insira uma tag dinâmica de nome de relatório. Selecione uma das tags disponíveis em Inserir nomes de relatórios.
      • Variáveis: insira uma variável de uma conexão do Qlik Sense ou do QlikView que existe em seu aplicativo Qlik NPrinting.
   Nota de dicaVocê pode inserir tags dinâmicas e variáveis no assunto do e-mail. Depois de selecionar a tag ou variável desejada, copie-a do corpo do e-mail para o campo de assunto. Certifique-se de incluir os delimitadores %%.
   7. Em Anexos, você pode selecionar:
      • Todos os relatórios anexados
      • Não há relatórios anexados
      • Anexos selecionados

        Clique no clipe de papel à esquerda para selecionar os anexos a serem incluídos. Clique em Fechar quando finalizar. Você verá a lista de anexos incluídos abaixo.

6. Clique em Salvar.

Você estará agora no menu Visão geral, no qual pode clicar no botão Executar agora para publicar seu relatório.

Inserindo relatórios HTML e do QlikEntity em e-mails

Você pode inserir relatórios HTML e do QlikEntity diretamente em e-mails. O mesmo relatório pode ser inserido várias vezes. Por exemplo, você pode querer incorporar um relatório em .jpg e .png, em diferentes níveis de DPI.

Relatórios em ciclos podem ser inseridos em e-mails. No entanto, a discriminação em ciclos pode criar um grande número de relatórios, e sua incorporação pode tornar o tamanho do e-mail muito grande para alguns clientes de e-mail. Consulte: Discriminando seus relatórios em ciclos (somente em inglês).

O procedimento para criar e-mails com objetos incorporados é semelhante ao acima, com algumas exceções.

Faça o seguinte:

1. Selecione Tarefas e, em seguida, Tarefas publicadas.
2. Escolha uma tarefa de publicação existente ou crie uma nova.
3. Clique em Relatórios no menu de tarefa principal.
4. Clique em Incluir relatório à direita.
   1. Selecione um relatório na lista suspensa Escolher relatórios. Você deve selecionar um relatório HTML ou do QlikEntity.
   2. O Apelido é o nome do arquivo que os destinatários veem. Pode ser personalizado.
   3. Selecione um Formato de saída.
      • Para relatórios HTML: selecione HTML ou HTM.
      • Para relatórios do QlikEntity: selecione JPEG ou PNG .
   4. Use Qualidade para definir a resolução da imagem.
   5. Deixe a caixa de seleção Anexar ao e-mail marcada, caso também queira enviar esse relatório como um anexo de e-mail. Você pode desabilitá-la se estiver inserindo um relatório grande diretamente no corpo do e-mail.
   6. Deixe a caixa de seleção Habilitado marcada.
   7. Clique em Incluir relatório para confirmar.
5. Clique em Mensagem de e-mail no menu da tarefa principal.
   1. Preencha os campos da mesma maneira que acima. Certifique-se de selecionar HTML em Formato.
   2. Clique no corpo do e-mail, no local em que deseja inserir seu relatório. Clique no botão Relatórios.
   3. Em Inserir relatórios, clique no relatório desejado. Essa tela mostrará apenas relatórios compatíveis.

      Você verá uma string de código no seu e-mail. Isso aparecerá como uma imagem ou HTML/HTM quando o e-mail for enviado. Não é possível formatar essa string com as ferramentas de formatação de e-mail. Por exemplo, você não pode usar o botão Centralizar para centralizar um QlikEntity .jpeg.

   4. Para inserir o nome do relatório, clique novamente no botão Relatórios e depois clique em Inserir nome do relatório.

      Você verá uma string de código no seu e-mail. Isso será substituído pelo nome do relatório.

   5. Em Anexos, suas opções são as mesmas que acima.
   6. Clique em Salvar.

Você estará agora no menu Visão geral, no qual pode clicar no botão Executar agora para publicar seu relatório.

Enviando e-mails quando relatórios falharem

Por padrão, se a geração de relatórios falhar, os destinatários ainda receberão e-mails programados. Em vez do relatório, os usuários veem uma mensagem de erro e instruções para contatar um administrador. Os administradores podem desabilitar esse comportamento para que e-mails não sejam enviados quando relatórios falharem. A falha do relatório aparece como um erro nos arquivos de log.

Se você desabilitar esse comportamento, e-mails ainda serão enviados se pelo menos um relatório tiver sido criado com êxito.

Por exemplo:

Você tem 3 usuários em uma única tarefa. A tarefa possui 2 relatórios para cada usuário, que são enviados via e-mail.

• Usuário A: geração de relatórios bem-sucedida.
• Usuário B: um relatório não é gerado.
• Usuário C: nenhum dos relatórios é gerado.

Nesse caso:

• O usuário A recebe o e-mail com os dois anexos.
• O usuário B recebe o e-mail com um único anexo. Não haverá menção ao relatório que falhou.
• O usuário C não receberá e-mails.

Faça o seguinte:

1. No menu principal, acesse Admin > Configurações.
2. Clique no botão Tarefa.
3. Em Erros de distribuição de e-mail, acesse Quando uma tarefa de publicação não puder gerar um ou mais relatórios. Escolha entre as seguintes opções:

   • Os destinatários receberão relatórios bem-sucedidos, com uma mensagem listando os relatórios que falharam

   • Os destinatários receberão relatórios bem-sucedidos, sem mensagem de erro

     Nota informativaSe todos os relatórios falharem, os destinatários não receberão um e-mail.
4. Clique em Atualizar.

Configurando os limites de endereço de e-mail

Por padrão, você só pode inserir 100 endereços de e-mail nos campos Para, CC e CCo. É possível alterar isso editando um arquivo de configuração.

Faça o seguinte:

1. Abra o arquivo webengine.config.

   Por padrão, ele é armazenado em: %Program Files%\NPrintingServer\NPrinting\WebEngine\webengine.config.

2. Encontre esta seção:

   <!-- The maximum number of emails on email list input fields. The value 0 means unlimited. -->

   <!--<add key="email-list-limit" value="100"/>-->

3. Altere o número após value="

4. Salve o arquivo e reinicie o serviço de mecanismo da Web.