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メールでのレポートの配信

メールをカスタマイズして、レポートを個人用に設定し、一貫性を持たせて、メンテナンスを簡単にすることができます。受信者は自分の受信トレイから直接レポートにアクセスでき、NewsStand にログインする必要はありません。

すべてのレポート タイプを、メールの添付ファイルとして配信できます。HTML レポートおよび QlikEntity レポートは、メールの本文に直接埋め込むことができます。つまり、ユーザーはダウンロードしたり添付ファイルを開いたりする必要なくレポートを素早くスキャンすることができます。また、データのサマリーをメールの本文に埋め込み、完全版レポートを添付ファイルとして含めることもできます。

制限

  • Qlik NPrinting からメールを送信するには、SMTP メール サーバーを設定する必要があります。参照先: 「SMTP サーバーの設定」を参照してください。
  • カスタム差出人アドレスを設定する場合は、SMTP サーバー設定で、ユーザーが自身に割り当てられたメール アドレス以外のアドレスを使用してメールを送信できるように許可する必要があります。

  • 開発者ロールのメンバーのみになっているユーザーは、メールを受信しません。
  • 既定では、Qlik NPrinting はすべてのレポートをメール メッセージに添付します ([メールに添付] が無効になっているものを含む)。[メールに添付] チェック ボックスが選択されているレポートのみを添付するように Qlik NPrinting を強制するには、[メール] タブの [添付] ドロップダウン リストで [添付ファイルの選択] を選択する必要があります。

    注: 一部の SMTP プロバイダーは電子メールの添付ファイルにサイズ制限を課しています。許可される最大サイズはプロバイダーにより異なります。添付ファイルのサイズが制限を超えている場合、その電子メールは配信されません。ログに警告が追加されます。

    注: Windows ファイル システムの制限により、ファイル名が 255 文字を超えるファイルを Qlik NPrinting のメールに添付することはできません。名前が長過ぎるファイルを添付した場合、受信者には生成に失敗したレポートがリストされたメッセージが示されます。Qlik NPrinting ログに次のエラーメッセージが追加されます。「Path with value name is exceeding windows limitations, the fully qualified file name must be less than 260 characters.」(パスの長さが Windows の制限を超えています。ファイルの完全修飾名は 260 文字未満でなければなりません。)

メールの動的テキストと変数について

変数

次のフィールドに変数を追加できます。

  • 宛先
  • CC
  • BCC
  • 件名
  • 本文

Qlik Sense または QlikView で作成された変数を挿入できます。タスクの公開を含む Qlik NPrinting アプリは、変数を含む Qlik Sense アプリまたは QlikView ドキュメントへの接続も含んでいる必要があります。新しい変数を作成する場合、その接続のメタデータをロードする必要があります。

メールが生成されると、自動的に変数の文字列が対応する文字列の値に置き換えられます。この置き換えは、ユーザーおよびタスクに関連付けられたフィルターが適用された後に行われます。

受信者フィールド

[宛先] 、 [CC] 、および [BCC] フィールドの横にある [変数の追加] ボタンをクリックできます。ドロップダウンから次を選択できます。

  • ユーザー メールユーザー プロファイルから取得。
  • 別のメール 1: ユーザー プロファイルから取得。
  • 別のメール 2: ユーザー プロファイルから取得。
  • 別のメール 3: ユーザー プロファイルから取得。
  • Qlik 変数: これにより、Qlik Sense または QlikView で作成された変数が表示されます。参照先: 変数

ユーザー プロファイルの作成または編集については、次を参照してください。ユーザーの作成

Email message recipient options in a publish task.

件名フィールドと本文フィールド

メールに変数を追加する場合は、検索ボックスを使用してリストから変数を検索できます。ユーザー フィルターまたはタスク フィルターを変数に適用することもできます。

例:

vTotalSales という QlikView の変数に、=money(sum(Sales),'$ #,##0.00') の値が付加されています。変数 %%Variable_User_SalesDemo_vTotalSales%% をメール メッセージに追加します。メールを受信者に送信すると、受信者のフィルターが適用された後、変数の値が計算されます。受信者について販売地域に基づくフィルターがある場合、式 =money(sum(Sales),'$ #,##0.00') は各営業担当者の該当する地域の売上を示します。

変数値が QlikView または Qlik Sense から抽出されると、ユーザーが行った選択に応じて以下の設定が使用されます。

変数の ID およびフィルターの設定
変数フィルター設定 適用済みのフィルター 適用済みの ID
フィルターなし 空のフィルターのシーケンス 接続の既定の ID。
タスク フィルター タスク フィルター 接続の既定の ID。
ユーザー フィルター タスク フィルターとユーザー フィルター

[レポートのユーザー section access を適用] が選択されている場合: ユーザー ドメイン アカウント。その他の場合: 接続の既定の ID。

同じタスクに複数のレポートが追加されている可能性があるため、レポート フィルターを追加することはできません。

動的テキスト

ユーザー プロファイルまたはレポート名に関連付けた動的テキストをメールの件名または本文に追加できます。

たとえば、ユーザー タグ「User company」を追加すると、「%%User_Company%%」という文字列が表示されます。メールが生成されると、これが受信者の会社の名前で置き換えられます。

レポート名タグは、レポート名の設定に基づきます。たとえば、レポート名、日付、およびユーザー名を含む動的命名を使用する「Sales Demo」レポートがあるとします。動的命名では「%%Report_Name%%YYYY-MM-DD%%User_Name%%」のように表記されます。メール本文にこのレポート名を埋め込むと、「%%ReportName_SalesDemo_f7a6494a-d5d6-4d3f-a363-e5605fdb9d10%%」という文字列が表示されます。ただし、受信者である Jane Doe に対しては、メールに「SalesDemo_20190524_JaneDoe」と表示されます。参照先:動的レポート名

メール メッセージの作成

ユーザーまたはグループに送信されるメールをカスタマイズできます。タグおよび変数を使用して動的テキストを含めることができます。

以下を実行します。

  1. 一番上のメニューから、[タスク] を選択し、[タスクの公開] を選択します。
  2. 既存の公開タスクを選択するか、新しいタスクを作成します。
  3. メイン タスク メニューで [レポート] をクリックします。
  4. 右の [レポートの追加] をクリックします。
    1. [レポートの選択] ドロップダウン リストからレポートを選択します。
    2. [表示名] は、受信者に表示されるファイル名です。これはカスタマイズ可能です。

    3. [出力形式] を選択します。ドロップダウン リストには選択されたレポートのタイプと互換性のある形式のみが表示されます。
    4. [品質] を使用して画像解像度を設定します。
    5. [メールに添付] チェック ボックスは選択されたままにします。

    6. [有効] チェック ボックスは選択されたままにします。

      チェック ボックスを選択解除すると、レポートは追加されますが、スケジューラから無視されます。

    7. [レポートの追加] をクリックして確定します。
  5. メイン タスク メニューで [メール メッセージ] をクリックします。
    1. [送信元] で以下のいずれかを選択します。
      • 既定の差出人: 管理者は、[既定の差出人] を [管理] > [設定] > [メール] から設定できます。
      • ユーザー: ドロップダウン リストから差出人メールを選択します。検索フォームを使用してリストをフィルターすることもできます。
      • [カスタム]: 有効なメール アドレスを入力します。

    2. [宛先] 、 [CC] 、および [BCC] で、セミコロンで区切って手動でメール アドレスを入力できます。または、 [変数の追加] をクリックして、動的なメール リストまたは変数を追加できます。
    3. [件名] を入力します。
    4. メールの [形式] を [HTML] (書式付きテキストをサポート) または [テキスト] をクリックして選択します。

      動的テキストまたは変数を追加するか、HTML レポートおよび QlikEntity レポートを埋め込む場合は、[HTML] を選択します。

    5. [本文] には、書式設定ツールおよび以下のオプションが表示されています。
      • HTML/リッチ テキストの切替: HTML とリッチ テキスト エディターを切り替えます。
      • 画像を挿入: 画像をメール テキストに挿入します。画像は URL アドレスとしてのみ挿入できます。
      • リンクの挿入/編集: URL アドレスを挿入します。
      • [単語] と [文字] の数
    6. 動的タグおよび変数を追加できます。
      • ユーザー: リストから動的ユーザー タグを挿入します。
      • レポート: 動的なレポート名タグを挿入します。[埋め込みレポート名] で使用可能なタグの 1 つを選択します。
      • 変数: Qlik NPrinting アプリに存在する Qlik Sense または QlikView の接続から変数を挿入します。
    7. ヒント: 電子メールの件名に動的タグおよび変数を挿入できます。希望のタグまたは変数を選択すると、電子メール本文から件名フィールドにコピーされます。必ず区切り文字 %% を含めてください。
    8. [添付] で次を選択できます。
      • すべてのレポートを添付
      • レポートを添付しない
      • 選択済みの添付

        左のクリップをクリックして、含める添付ファイルを選択します。終わったら [閉じる] をクリックします。含まれる添付ファイルのリストが下部に表示されます。

  6. [保存] をクリックします。

これで [概要] メニューに戻るので、[今すぐ実行] ボタンをクリックしてレポートを公開できます。

HTML レポートや QlikEntity レポートのメールへの埋め込み

HTML レポートや QlikEntity レポートをメールに直接埋め込むことができます。同じレポートを複数回埋め込めます。たとえば、.jpg および .png に、異なる DPI レベルでレポートを埋め込みたい場合があります。

サイクル化されたレポートは、メールに埋め込むことができます。ただし、サイクル化は多数のレポートを作成することがあるため、それを埋め込むと一部のメール クライアントでメール サイズが大きくなりすぎる場合があります。参照先: 「レポートのサイクル化」を参照してください。

注: 埋め込みオブジェクトを持つメールの最終出力は、メール クライアントや受信者の権限によって異なる場合があります。一部のシステムは、画像を自動的にブロックするか、添付ファイルとして表示します。

埋め込みオブジェクトを持つメールを作成する手順は上記のとおりですが、いくつかの例外があります。

以下を実行します。

  1. [タスク] を選択し、[タスクの公開] を選択します。
  2. 既存の公開タスクを選択するか、新しいタスクを作成します。
  3. メイン タスク メニューで [レポート] をクリックします。
  4. 右の [レポートの追加] をクリックします。
    1. [レポートの選択] ドロップダウン リストからレポートを選択します。HTML または QlikEntity レポートを選択する必要があります。
    2. [表示名] は、受信者に表示されるファイル名です。これはカスタマイズ可能です。
    3. [出力形式] を選択します。
      • HTML レポートの場合: [HTML] または [HTM] を選択します。
      • QlikEntity レポートの場合: [JPEG] または [PNG] を選択します。
    4. [品質] を使用して画像解像度を設定します。
    5. このレポートもメール添付ファイルとして送信する場合は、[メールに添付] チェック ボックスをオンのままにしておきます。メール本文に大きなレポートを直接埋め込む場合、これを無効化することもできます。
    6. [有効] チェック ボックスは選択されたままにします。
    7. [レポートの追加] をクリックして確定します。
  5. メイン タスク メニューで [メール メッセージ] をクリックします。
    1. 上記と同様にフィールドに記入します。[形式] は確実に [HTML] を選択してください。
    2. レポートを埋め込みたいメールの本文をクリックします。[レポート] ボタンをクリックします。
    3. [レポートの埋め込み] で、目的のレポートをクリックします。この画面には、互換性のあるレポートのみが表示されます。

      メールにコードの文字列が表示されます。これは、メールの送信時には、画像または HTML/HTM として表示されます。この文字列の書式をメール書式設定ツールで設定することはできません。たとえば、[中央揃え] ボタンを使用して QlikEntity .jpeg を中央に配置することはできません。

    4. レポート名を埋め込むには、[レポート] ボタンをもう一度クリックしてから [レポート名の埋め込み] をクリックします。

      メールにコードの文字列が表示されます。これがレポート名に置き換えられます。

    5. [添付] のオプションは上記と同じです。
    6. [保存] をクリックします。

これで [概要] メニューに戻るので、[今すぐ実行] ボタンをクリックしてレポートを公開できます。

レポートが失敗したときのメールの送信

既定では、レポートの生成に失敗した場合、受信者は予定されたメールを受け取ります。レポートの代わりに、ユーザーにはエラー メッセージおよび管理者に問い合わせるようにとの指示が表示されます。管理者はこの動作を無効化し、レポートが失敗した場合にメールが送信されないようにすることができます。レポートの失敗は、エラーとしてログ ファイルに表示されます。

この動作を無効化した場合でも、少なくとも 1 つのレポートが正常に作成されたときには、メールが送信されます。

例:

1 つのタスクに 3 人のユーザーがいます。このタスクでは各ユーザーに 2 つのレポートがあり、メールで送信されます。

  • ユーザー A: レポートの生成に成功しました。
  • ユーザー B: 1 つのレポートの生成に失敗しました。
  • ユーザー C: すべてのレポートの生成に失敗しました。

この場合、以下のようになります。

  • ユーザー A は 2 つの添付ファイルが含まれたメールを受け取ります。
  • ユーザー B は 1 つの添付ファイルが含まれたメールを受け取ります。それらで失敗の報告に関する言及はありません。
  • ユーザー C はメールを受け取りません。

以下を実行します。

  1. メイン メニューで [管理] > [設定] を選択します。
  2. [タスク] ボタンをクリックします。
  3. [メール配信エラー] で [タスクの公開が 1 つ以上のレポートを生成できない場合] を選択します。以下のオプションから選択してください。
    • 受信者は、失敗したレポートを一覧表示したメッセージ付きの成功したレポートを受信します

    • 受信者は、エラー メッセージ無しの成功したレポートを受信します

      注: すべてのレポートが失敗した場合、 受信者はメールを受信しません。
  4. [更新] をクリックします。