メールでのレポートの配信

メールをカスタマイズして、レポートを個人用に設定し、一貫性を持たせて、メンテナンスを簡単にすることができます。受信者は自分の受信トレイから直接レポートにアクセスでき、NewsStand にログインする必要はありません。

すべてのレポート タイプを、メールの添付ファイルとして配信できます。HTML レポートおよび QlikEntity レポートは、メールの本文に直接埋め込むことができます。つまり、ユーザーはダウンロードしたり添付ファイルを開いたりする必要なくレポートを素早くスキャンすることができます。また、データのサマリーをメールの本文に埋め込み、完全版レポートを添付ファイルとして含めることもできます。

制限

  • Qlik NPrinting からメールを送信するには、SMTP メール サーバーを設定する必要があります。参照先: 「SMTP サーバーの設定」を参照してください。
  • カスタム差出人アドレスを設定する場合は、SMTP サーバー設定で、ユーザーが自身に割り当てられたメール アドレス以外のアドレスを使用してメールを送信できるように許可する必要があります。

  • 開発者ロールのメンバーのみになっているユーザーは、メールを受信しません。
  • 既定では、Qlik NPrinting はすべてのレポートをメール メッセージに添付します ([メールに添付] が無効になっているものを含む)。[メールに添付] チェック ボックスが選択されているレポートのみを添付するように Qlik NPrinting を強制するには、[メール] タブの [添付] ドロップダウン リストで [添付ファイルの選択] を選択する必要があります。

    注: 一部の SMTP プロバイダーは電子メールの添付ファイルにサイズ制限を課しています。許可される最大サイズはプロバイダーにより異なります。添付ファイルのサイズが制限を超えている場合、その電子メールは配信されません。ログに警告が追加されます。

    注: Windows ファイル システムの制限により、ファイル名が 255 文字を超えるファイルを Qlik NPrinting のメールに添付することはできません。名前が長過ぎるファイルを添付した場合、受信者には生成に失敗したレポートがリストされたメッセージが示されます。Qlik NPrinting ログに次のエラーメッセージが追加されます。「Path with value name is exceeding windows limitations, the fully qualified file name must be less than 260 characters.」(パスの長さが Windows の制限を超えています。ファイルの完全修飾名は 260 文字未満でなければなりません。)

メールの動的テキストと変数について

メールの件名または本文に、動的テキストおよび変数を追加できます。

動的テキスト

ユーザー プロファイルまたはレポート名に関連付けた動的テキストを追加できます。

たとえば、ユーザー タグ「User company」を追加すると、「%%User_Company%%」という文字列が表示されます。メールが生成されると、これが受信者の会社の名前で置き換えられます。

レポート名タグは、レポート名の設定に基づきます。たとえば、レポート名、日付、およびユーザー名を含む動的命名を使用する「Sales Demo」レポートがあるとします。動的命名では「%%Report_Name%%YYYY-MM-DD%%User_Name%%」のように表記されます。メール本文にこのレポート名を埋め込むと、「%%ReportName_SalesDemo_f7a6494a-d5d6-4d3f-a363-e5605fdb9d10%%」という文字列が表示されます。ただし、受信者である Jane Doe に対しては、メールに「SalesDemo_20190524_JaneDoe」と表示されます。参照先: 「レポートの動的命名」を参照してください。

変数

Qlik Sense または QlikView で作成された変数を挿入できます。タスクの公開を含む Qlik NPrinting アプリは、変数を含む Qlik Sense アプリまたは QlikView ドキュメントへの接続も含んでいる必要があります。新しい変数を作成する場合、その接続のメタデータをロードする必要があります。

メールに変数を追加する場合は、検索ボックスを使用してリストから変数を検索できます。ユーザー フィルターまたはタスク フィルターを変数に適用することもできます。

メールが生成されると、自動的に変数の文字列が対応する文字列の値に置き換えられます。この置き換えは、ユーザーおよびタスクに関連付けられたフィルターが適用された後に行われます。

例:

vTotalSales という QlikView の変数に、=money(sum(Sales),'$ #,##0.00') の値が付加されています。変数 %%Variable_User_SalesDemo_vTotalSales%% をメール メッセージに追加します。メールを受信者に送信すると、受信者のフィルターが適用された後、変数の値が計算されます。受信者について販売地域に基づくフィルターがある場合、式 =money(sum(Sales),'$ #,##0.00') は各営業担当者の該当する地域の売上を示します。

変数値が QlikView または Qlik Sense から抽出されると、ユーザーが行った選択に応じて以下の設定が使用されます。

変数の ID およびフィルターの設定
変数フィルター設定 適用済みのフィルター 適用済みの ID
フィルターなし 空のフィルターのシーケンス 接続の既定の ID。
タスク フィルター タスク フィルター 接続の既定の ID。
ユーザー フィルター タスク フィルターとユーザー フィルター

[レポートのユーザー section access を適用] が選択されている場合: ユーザー ドメイン アカウント。その他の場合: 接続の既定の ID。

同じタスクに複数のレポートが追加されている可能性があるため、レポート フィルターを追加することはできません。

メール メッセージの作成

ユーザーまたはグループに送信されるメールをカスタマイズできます。タグおよび変数を使用して動的テキストを含めることができます。

以下を実行します。

  1. 一番上のメニューから、[タスク] を選択し、[タスクの公開] を選択します。
  2. 既存の公開タスクを選択するか、新しいタスクを作成します。
  3. メイン タスク メニューで [レポート] をクリックします。
  4. 右の [レポートの追加] をクリックします。
    1. [レポートの選択] ドロップダウン リストからレポートを選択します。
    2. [表示名] は、受信者に表示されるファイル名です。これはカスタマイズ可能です。

    3. [出力形式] を選択します。ドロップダウン リストには選択されたレポートのタイプと互換性のある形式のみが表示されます。
    4. [品質] を使用して画像解像度を設定します。
    5. [メールに添付] チェック ボックスは選択されたままにします。

    6. [有効] チェック ボックスは選択されたままにします。

      チェック ボックスを選択解除すると、レポートは追加されますが、スケジューラから無視されます。

    7. [レポートの追加] をクリックして確定します。
  5. メイン タスク メニューで [メール メッセージ] をクリックします。
    1. [送信元] で以下のいずれかを選択します。
      • 既定の差出人: 管理者は、[既定の差出人] を [管理] > [設定] > [メール] から設定できます。
      • ユーザー: ドロップダウン リストから差出人メールを選択します。検索フォームを使用してリストをフィルターすることもできます。
      • [カスタム]: 有効なメール アドレスを入力します。

    2. [宛先] では、メールの送信先を [選択されたユーザー] または [選択されたユーザーと CC/BCC] に決められます。CC/BCC メール アドレスは手動で入力し、セミコロンで区切る必要があります。
    3. [件名] を入力します。
    4. メールの [形式] を [HTML] (書式付きテキストをサポート) または [テキスト] をクリックして選択します。

      動的テキストまたは変数を追加するか、HTML レポートおよび QlikEntity レポートを埋め込む場合は、[HTML] を選択します。

    5. [本文] には、書式設定ツールおよび以下のオプションが表示されています。
      • HTML/リッチ テキストの切替: HTML とリッチ テキスト エディターを切り替えます。
      • 画像を挿入: 画像をメール テキストに挿入します。画像は URL アドレスとしてのみ挿入できます。
      • リンクの挿入/編集: URL アドレスを挿入します。
      • [単語] と [文字] の数
    6. 動的タグおよび変数を追加できます。
      • ユーザー: リストから動的ユーザー タグを挿入します。
      • レポート: 動的なレポート名タグを挿入します。[埋め込みレポート名] で使用可能なタグの 1 つを選択します。
      • 変数: Qlik NPrinting アプリに存在する Qlik Sense または QlikView の接続から変数を挿入します。
    7. ヒント: 電子メールの件名に動的タグおよび変数を挿入できます。希望のタグまたは変数を選択すると、電子メール本文から件名フィールドにコピーされます。必ず区切り文字 %% を含めてください。
    8. [添付] で次を選択できます。
      • すべてのレポートを添付
      • レポートを添付しない
      • 選択済みの添付

        左のクリップをクリックして、含める添付ファイルを選択します。終わったら [閉じる] をクリックします。含まれる添付ファイルのリストが下部に表示されます。

  6. [保存] をクリックします。

これで [概要] メニューに戻るので、[今すぐ実行] ボタンをクリックしてレポートを公開できます。

HTML レポートや QlikEntity レポートのメールへの埋め込み

HTML レポートや QlikEntity レポートをメールに直接埋め込むことができます。同じレポートを複数回埋め込めます。たとえば、.jpg および .png に、異なる DPI レベルでレポートを埋め込みたい場合があります。

サイクル化されたレポートは、メールに埋め込むことができます。ただし、サイクル化は多数のレポートを作成することがあるため、それを埋め込むと一部のメール クライアントでメール サイズが大きくなりすぎる場合があります。参照先: 「レポートのサイクル化」を参照してください。

注: 埋め込みオブジェクトを持つメールの最終出力は、メール クライアントや受信者の権限によって異なる場合があります。一部のシステムは、画像を自動的にブロックするか、添付ファイルとして表示します。

埋め込みオブジェクトを持つメールを作成する手順は上記のとおりですが、いくつかの例外があります。

以下を実行します。

  1. [タスク] を選択し、[タスクの公開] を選択します。
  2. 既存の公開タスクを選択するか、新しいタスクを作成します。
  3. メイン タスク メニューで [レポート] をクリックします。
  4. 右の [レポートの追加] をクリックします。
    1. [レポートの選択] ドロップダウン リストからレポートを選択します。HTML または QlikEntity レポートを選択する必要があります。
    2. [表示名] は、受信者に表示されるファイル名です。これはカスタマイズ可能です。
    3. [出力形式] を選択します。
      • HTML レポートの場合: [HTML] または [HTM] を選択します。
      • QlikEntity レポートの場合: [JPEG] または [PNG] を選択します。
    4. [品質] を使用して画像解像度を設定します。
    5. このレポートもメール添付ファイルとして送信する場合は、[メールに添付] チェック ボックスをオンのままにしておきます。メール本文に大きなレポートを直接埋め込む場合、これを無効化することもできます。
    6. [有効] チェック ボックスは選択されたままにします。
    7. [レポートの追加] をクリックして確定します。
  5. メイン タスク メニューで [メール メッセージ] をクリックします。
    1. 上記と同様にフィールドに記入します。[形式] は確実に [HTML] を選択してください。
    2. レポートを埋め込みたいメールの本文をクリックします。[レポート] ボタンをクリックします。
    3. [レポートの埋め込み] で、目的のレポートをクリックします。この画面には、互換性のあるレポートのみが表示されます。

      メールにコードの文字列が表示されます。これは、メールの送信時には、画像または HTML/HTM として表示されます。この文字列の書式をメール書式設定ツールで設定することはできません。たとえば、[中央揃え] ボタンを使用して QlikEntity .jpeg を中央に配置することはできません。

    4. レポート名を埋め込むには、[レポート] ボタンをもう一度クリックしてから [レポート名の埋め込み] をクリックします。

      メールにコードの文字列が表示されます。これがレポート名に置き換えられます。

    5. [添付] のオプションは上記と同じです。
    6. [保存] をクリックします。

これで [概要] メニューに戻るので、[今すぐ実行] ボタンをクリックしてレポートを公開できます。

レポートが失敗したときのメールの送信

既定では、レポートの生成に失敗した場合、受信者は予定されたメールを受け取ります。レポートの代わりに、ユーザーにはエラー メッセージおよび管理者に問い合わせるようにとの指示が表示されます。管理者はこの動作を無効化し、レポートが失敗した場合にメールが送信されないようにすることができます。レポートの失敗は、エラーとしてログ ファイルに表示されます。

この動作を無効化した場合でも、少なくとも 1 つのレポートが正常に作成されたときには、メールが送信されます。

例:

1 つのタスクに 3 人のユーザーがいます。このタスクでは各ユーザーに 2 つのレポートがあり、メールで送信されます。

  • ユーザー A: レポートの生成に成功しました。
  • ユーザー B: 1 つのレポートの生成に失敗しました。
  • ユーザー C: すべてのレポートの生成に失敗しました。

この場合、以下のようになります。

  • ユーザー A は 2 つの添付ファイルが含まれたメールを受け取ります。
  • ユーザー B は 1 つの添付ファイルが含まれたメールを受け取ります。それらで失敗の報告に関する言及はありません。
  • ユーザー C はメールを受け取りません。

以下を実行します。

  1. メイン メニューで [管理] > [設定] を選択します。
  2. [タスク] ボタンをクリックします。
  3. [メール配信エラー] で [タスクの公開が 1 つ以上のレポートを生成できない場合] を選択します。以下のオプションから選択してください。
    • 受信者は、失敗したレポートを一覧表示したメッセージ付きの成功したレポートを受信します

    • 受信者は、エラー メッセージ無しの成功したレポートを受信します

      注: すべてのレポートが失敗した場合、 受信者はメールを受信しません。
  4. [更新] をクリックします。