Distribuzione di report tramite email

È possibile distribuire ogni tipo di report come allegato di email.

I report HTML e i report entità di Qlik possono essere inseriti direttamente nel corpo dell'email. In questo modo gli utenti potranno dare una rapida occhiata al report senza dover scaricare e aprire un allegato. È anche possibile inserire nel corpo dell'email una sintesi dei dati e includere l'intero report come allegato.

Nota: È necessario configurare il server di posta SMTP per l'invio di email da Qlik NPrinting. Vedere: Configurare il server SMTP.

Creazione di un messaggio email

Le email inviate a utenti e gruppi possono essere personalizzate. È possibile includere testo dinamico utilizzando i tag.

Procedere come segue:

  1. Nel menu superiore, selezionare Attività, quindi selezionare Attività di pubblicazione.
  2. Scegliere un'attività di pubblicazione esistente o crearne una nuova.
  3. Fare clic su Report nel menu principale dell'attività.
  4. Fare clic su Aggiungi report sul lato destro.
    1. Selezionare un report nell'elenco a discesa Scegli report.
    2. Inserire il Nome amichevole proposto.

    3. Selezionare un Formato di output. L'elenco a discesa visualizza soltanto i formati compatibili con il tipo di report selezionato.
    4. Utilizzare Qualità per impostare la risoluzione delle immagini.
    5. Lasciare selezionata la casella di controllo Allega all'email.

      Avviso: Per impostazione predefinita, Qlik NPrinting allegherà tutti i report ai messaggi email, compresi quelli con l'opzione Allega all'email disabilitata. Per forzare Qlik NPrinting ad allegare solo i report con la casella Allega all'email selezionata, è necessario selezionare Scegli allegati nell'elenco a discesa Allegati della scheda Email.
    6. Verificare che la casella di controllo Abilitato sia selezionata.

      Se questa casella viene deselezionata, il report verrà aggiunto ma ignorato dal pianificatore.

    7. Fare clic su Aggiungi report per confermare.
  5. Fare clic su Messaggio email nel menu principale dell'attività.
    1. In Da, selezionare una delle seguenti opzioni:
      • Utente: selezionare l'email del mittente dall'elenco a discesa. È inoltre possibile utilizzare il modulo di ricerca per filtrare l'elenco.
      • Personalizzato: inserire un indirizzo email valido.

        Nota:

        Se si intende configurare indirizzi mittente personalizzati, le impostazioni del server SMTP devono consentire agli utenti di inviare email utilizzando indirizzi email diversi da quello assegnato.

    2. Nell'elenco a discesa A è possibile decidere di inviare email a Utenti selezionati o Utenti selezionati e CC/CCN. Gli indirizzi email CC/CCN devono essere inseriti manualmente e separati da un punto e virgola.
    3. Inserire un Oggetto.
    4. Selezionare il Formato dell'email facendo clic su HTML, che supporta testo formattato, o Testo.

      Se si desidera aggiungere tag per creare testo dinamico o si desidera incorporare report HTML e report entità di Qlik, è necessario selezionare HTML.

    5. Nella sezione Corpo, oltre agli strumenti di formattazione sono disponibili le seguenti opzioni:
      • Alterna HTML/Rich Text: passa dall'editor HTML all'editor Rich Text e viceversa.
      • Inserisci immagine: inserisce un'immagine nel testo dell'email. È possibile inserire solo un'immagine come indirizzo di URL.
      • Inserisci/modifica link: inserisce un indirizzo di URL nel testo dell'email.
    6. Fare clic su Utenti per inserire un tag utente dinamico, quindi selezionare uno dei tag disponibili nell'elenco. Il tag selezionato, ad esempio %%User_Company%%, viene aggiunto automaticamente nel corpo dell'email e sostituito con il valore appropriato, ad esempio il nome dell'azienda del destinatario, durante la generazione dell'email.
      Suggerimento: È possibile aggiungere tag Utente anche nell'oggetto dell'email. Una volta selezionato il tag utente desiderato, ad esempio %%User_Company%%, è sufficiente copiarlo dal corpo dell'email nel campo dell'oggetto.
    7. Fare clic su Report per inserire un tag Nome report dinamico, quindi selezionare uno dei tag disponibili in Incorpora report o Incorpora nomi report. Il tag selezionato viene aggiunto automaticamente nel corpo dell'email e sostituito con il valore appropriato durante la generazione dell'email.
    8. Suggerimento: È possibile aggiungere tag Nome report anche nell'oggetto dell'email. Una volta selezionato il tag Report desiderato, è sufficiente copiarlo dal corpo dell'email nel campo dell'oggetto.
    9. Nell'elenco a discesa Allegati discesa, è possibile selezionare:
      • Tutti i report allegati
      • Nessun report allegato
      • Scegli allegati

        Se si seleziona Scegli allegati, fare clic sulla graffetta a sinistra per selezionare gli allegati da includere. Fare clic su Chiudi una volta terminato. L'elenco degli allegati verrà visualizzato in basso.

        Nota: Alcuni provider di SMTP impongono un limite di dimensioni per tutti gli allegati di email. La dimensione massima consentita varia in base al provider. Se la dimensione del file allegato supera il limite impostato dal provider di SMTP, il messaggio email non viene consegnato e viene aggiunto un avviso ai registri di NPrinting.
        Avviso: A causa di limitazioni del file system di Windows, Qlik NPrinting non invierà allegati email con nomi più lunghi di 255 caratteri. Se si allega un file con un nome troppo lungo, il file non viene allegato all'email, e nel testo dell'email viene aggiunto un messaggio con un elenco dei report che non è stato possibile generare. Il seguente messaggio di errore viene aggiunto ai registri di NPrinting: “Path with value name is exceeding windows limitations, the fully qualified file name must be less than 260 characters.” (Percorso con nome eccedente le limitazioni di Windows. Il nome completo del file deve contenere meno di 260 caratteri.)
  6. Fare clic su Salva.
  7. A questo punto, nel menu Panoramica è possibile fare clic sul pulsante Esegui ora per pubblicare il report.

Incorporazione di report HTML e report entità di Qlik nelle email

È possibile incorporare report HTML e report entità di Qlik direttamente in un'email. Lo stesso report può essere incorporato diverse volte. Ad esempio, è possibile incorporare un report in formato JPG e PNG, con diversi livelli di DPI.

Nelle email è possibile incorporare report eseguiti come ciclo. L'esecuzione di cicli può tuttavia generare un gran numero di report che, incorporati, possono creare email di dimensioni eccessive per alcuni client di posta. Vedere: Esecuzione di cicli di report.

Nota: Il risultato finale di un'email con oggetti incorporati può differire a seconda dei client di posta e delle autorizzazioni del destinatario. Alcuni sistemi bloccano automaticamente le immagini o le mostrano come allegati.

La procedura per creare email con oggetti incorporati è simile a quella appena descritta, con alcune eccezioni.

Procedere come segue:

  1. Selezionare Attività, quindi selezionare Attività di pubblicazione.
  2. Scegliere un'attività di pubblicazione esistente o crearne una nuova.
  3. Fare clic su Report nel menu principale dell'attività.
  4. Fare clic su Aggiungi report sul lato destro.
    1. Selezionare un report nell'elenco a discesa Scegli report. È necessario selezionare un report HTML o un report entità di Qlik.
    2. Inserire il Nome amichevole proposto.
    3. Selezionare un Formato di output.
      • Per i report HTML: selezionare HTML o HTM.
      • Per i report entità di Qlik: selezionare JPEG o PNG.
    4. Utilizzare Qualità per impostare la risoluzione delle immagini.
    5. Lasciare la casella Allega all'email selezionata se si desidera inviare il report come allegato email. È possibile disabilitarla se si inserisce un report di grandi dimensioni direttamente nel corpo dell'email.
    6. Verificare che la casella di controllo Abilitato sia selezionata.
    7. Fare clic su Aggiungi report per confermare.
  5. Fare clic su Messaggio email nel menu principale dell'attività.
    1. Compilare i campi come prima descritto. Selezionare HTML come Formato.
    2. Fare clic nel punto del corpo dell'email dove si desidera inserire il report. Fare clic sul pulsante Report.
    3. Sotto Incorpora report fare clic sul report desiderato. La schermata mostrerà soltanto i report compatibili.

      Nell'email sarà visualizzata una stringa di codice. Quando l'email verrà inviata, la stringa sarà visualizzata come immagine o HTML/HTM. Non è possibile formattare la stringa con gli strumenti di formattazione dell'email. Ad esempio, non è possibile usare il pulsante Centra per centrare un JPEG entità di Qlik.

    4. Per incorporare soltanto il nome del report, fare clic nuovamente sul pulsante Report, quindi fare clic su Incorpora nome report.

      Nell'email sarà visualizzata una stringa di codice. La stringa sarà sostituita dal nome del report.

    5. Nell'elenco a discesa Allegati discesa, è possibile selezionare:
      • Tutti i report allegati
      • Nessun report allegato
      • Scegli allegati

        Se si seleziona Scegli allegati, fare clic sulla graffetta a sinistra per selezionare gli allegati da includere. Fare clic su Chiudi una volta terminato. L'elenco degli allegati verrà visualizzato in basso.

    6. Fare clic su Salva.
  6. A questo punto, nel menu Panoramica è possibile fare clic sul pulsante Esegui ora per pubblicare il report.