Distribuzione di report tramite email

È possibile personalizzare le email in modo da gestire i report nel modo più adeguato, coerente e facile da mantenere. I destinatari possono accedere ai report direttamente dalla loro posta in arrivo, senza dover accedere a NewsStand.

È possibile distribuire tutti i tipi di report come allegati email. I report HTML e QlikEntity possono essere inseriti direttamente nel corpo dell'email. In questo modo gli utenti potranno dare una rapida occhiata al report senza dover scaricare e aprire un allegato. È anche possibile inserire nel corpo dell'email una sintesi dei dati e includere l'intero report come allegato.

Limitazioni

  • È necessario configurare il server di posta SMTP per l'invio di email da Qlik NPrinting. Vedere: Configurare il server SMTP.
  • Se si intende configurare un indirizzo mittente personalizzato, le impostazioni del server SMTP devono consentire agli utenti di inviare email utilizzando indirizzi diversi da quello assegnato.

  • Gli utenti che sono esclusivamente membri del ruolo Sviluppatore non possono ricevere email.
  • Per impostazione predefinita, Qlik NPrinting allegherà tutti i report ai messaggi email, compresi quelli con l'opzione Allega all'email disabilitata. Per forzare Qlik NPrinting ad allegare solo i report con la casella di controllo Allega all'email selezionata, è necessario selezionare Scegli allegati nell'elenco a discesa Allegati della scheda Email.

    Nota: Alcuni provider di servizi SMTP impongono limiti di dimensioni agli allegati email. La dimensione massima consentita varia in base al provider. Se la dimensione di un file allegato supera il limite, l'email non viene consegnata e viene aggiunto un avviso nei registri.

    Nota: A causa di limitazioni del file system di Windows, non è possibile allegare file con nomi più lunghi di 255 caratteri a email di Qlik NPrinting. Se si allega un file con un nome troppo lungo, i destinatari vedranno un messaggio contenente i report che non sono stati generati. Il messaggio di errore seguente viene aggiunto ai registri di Qlik NPrinting: "Path with value name is exceeding windows limitations, the fully qualified file name must be less than 260 characters." (Percorso con nome eccedente le limitazioni di Windows. Il nome completo del file deve contenere meno di 260 caratteri.)

Informazioni sul testo dinamico e le variabili nelle email

È possibile aggiungere testo dinamico e variabili nell'oggetto o nel corpo delle email.

Testo dinamico

È possibile aggiungere testo dinamico relativo ai profili utente o ai nomi dei report.

Ad esempio, se si aggiunge il tag utente "User company", si vedrà questa stringa: %%User_Company%%, che verrà sostituita dal nome dell'azienda del destinatario quando verrà generata l'email.

I tag dei nomi dei report si basano sulle impostazioni dei nomi dei report. Ad esempio, se si ha un report "Sales Demo" che utilizza un nome dinamico che include nome del report, data e nome utente, il nome dinamico avrà questo aspetto: %%Report_Name%%YYYY-MM-DD%%User_Name%%. Quando si incorporerà il nome del report nel corpo di un'email, si vedrà questa stringa: %%ReportName_SalesDemo_f7a6494a-d5d6-4d3f-a363-e5605fdb9d10%%. Il destinatario Maria Rossi vedrà invece "SalesDemo_20190524_MariaRossi" nell'email. Vedere: Nome file dinamico dei report.

Variabili

È possibile inserire variabili create in Qlik Sense o QlikView. L'app Qlik NPrinting che contiene l'attività di pubblicazione deve contenere anche connessioni all'app Qlik Sense o al documento QlikView che contiene la variabile. Se si crea una nuova variabile, sarà necessario caricare i metadati della connessione.

Quando si aggiunge una variabile a un'email, è possibile utilizzare la casella di ricerca per trovare una variabile nell'elenco. È inoltre possibile applicare alla variabile un filtro utente o un filtro attività.

Le stringhe delle variabili vengono automaticamente sostituite con i valori corrispondenti quando vengono generate le email. Questa sostituzione avviene dopo l'applicazione dei filtri associati agli utenti e alle attività.

Ad esempio:

Si supponga di avere una variabile QlikView chiamata vTotalSales contenente il valore =money(sum(Sales),'$ #,##0.00'). Si aggiunge la variabile %%Variable_User_SalesDemo_vTotalSales%% a un messaggio email. Quando l'email viene inviata ai destinatari, saranno applicati i filtri dei destinatari prima del calcolo del valore della variabile. Se i destinatari hanno filtri basati sulle loro aree di vendita, l'espressione =money(sum(Sales),'$ #,##0.00') mostrerà le vendite nell'area di competenza di ogni addetto alle vendite.

Quando viene estratto un valore variabile da QlikView o Qlik Sense, vengono utilizzate le impostazioni seguenti a seconda della selezione effettuata dall'utente:

Impostazioni di identità e filtri per le variabili
Impostazioni filtro variabile Filtri applicati Identità applicata
Nessun filtro Sequenza di filtro vuota Identità predefinita della connessione.
Filtro attività Filtri attività Identità predefinita della connessione.
Filtro utente Filtri attività e filtri utente

Se si seleziona "Applica la section access dell'utente ai report": account del dominio utente. Altrimenti: identità predefinita della connessione.

Non è possibile aggiungere filtri per i report, poiché è possibile aggiungere più report alla stessa attività.

Creazione di un messaggio email

È possibile personalizzare le email che vengono inviate a utenti e gruppi. È possibile includere testo dinamico utilizzando tag e variabili.

Procedere come segue:

  1. Nel menu superiore, selezionare Attività, quindi selezionare Attività di pubblicazione.
  2. Scegliere un'attività di pubblicazione esistente o crearne una nuova.
  3. Fare clic su Report nel menu principale dell'attività.
  4. Fare clic su Aggiungi report sul lato destro.
    1. Selezionare un report nell'elenco a discesa Scegli report.
    2. Il Nome amichevole è il nome del file visto dai destinatari. Può essere personalizzato.

    3. Selezionare un Formato di output. L'elenco a discesa visualizza soltanto i formati compatibili con il tipo di report selezionato.
    4. Utilizzare Qualità per impostare la risoluzione delle immagini.
    5. Lasciare selezionata la casella di controllo Allega all'email.

    6. Verificare che la casella di controllo Abilitato sia selezionata.

      Se questa casella viene deselezionata, il report verrà aggiunto ma ignorato dal pianificatore.

    7. Fare clic su Aggiungi report per confermare.
  5. Fare clic su Messaggio email nel menu principale dell'attività.
    1. In Da selezionare una delle opzioni seguenti:
      • Mittente predefinito: gli amministratori possono impostare il Mittente predefinito in Amministratore > Impostazioni > Email.
      • Utente: selezionare un'email del mittente dall'elenco a discesa. È inoltre possibile utilizzare il modulo di ricerca per filtrare l'elenco.
      • Personalizzato: inserire un indirizzo email valido.

    2. In A è possibile decidere di inviare l'email a Utenti selezionati o Utenti selezionati e CC/CCN. Gli indirizzi email CC/CCN devono essere inseriti manualmente e separati da un punto e virgola.
    3. Inserire un Oggetto.
    4. Selezionare il Formato dell'email facendo clic su HTML, che supporta testo formattato, o Testo.

      È necessario selezionare HTML se si desidera aggiungere testo dinamico o variabili o se si intende incorporare report HTML e report QlikEntity.

    5. In Corpo verranno visualizzati strumenti di formattazione e le opzioni seguenti:
      • Alterna HTML/Rich Text: passa dall'editor HTML all'editor Rich Text e viceversa.
      • Inserisci immagine: inserisce un'immagine nel testo dell'email. È possibile inserire solo un'immagine come indirizzo di URL.
      • Inserisci/modifica link: inserisce un indirizzo URL.
      • Numero di Parole e Caratteri
    6. È possibile aggiungere tag dinamici e variabili:
      • Utenti: inserisce un tag Utente dinamico da un elenco.
      • Report: inserisce un tag Nome report dinamico. Selezionare uno dei tag disponibili in Incorpora nomi report.
      • Variabili: inserisce una variabile da un collegamento Qlik Sense o QlikView esistente nell'app Qlik NPrinting.
    7. Suggerimento: È possibile aggiungere tag dinamici e variabili nell'oggetto dell'email. Dopo aver selezionato il tag o la variabile che si desidera inserire, copiare l'elemento dal corpo dell'email nel campo dell'oggetto. Assicurarsi di includere i delimitatori %%.
    8. In Allegati è possibile selezionare:
      • Tutti i report allegati
      • Nessun report allegato
      • Allegati selezionati

        Fare clic sulla graffetta a sinistra per selezionare gli allegati da includere. Fare clic su Chiudi una volta terminato. L'elenco degli allegati verrà visualizzato in basso.

  6. Fare clic su Salva.

A questo punto, nel menu Panoramica è possibile fare clic sul pulsante Esegui ora per pubblicare il report.

Incorporamento di report HTML e QlikEntity nelle email

È possibile incorporare report HTML e QlikEntity direttamente in un'email. Lo stesso report può essere incorporato diverse volte. Ad esempio, è possibile incorporare un report in formato .jpg e .png, con diversi livelli DPI.

Nelle email è possibile incorporare report eseguiti come ciclo. L'esecuzione di cicli può tuttavia generare un gran numero di report che, incorporati, possono creare email di dimensioni eccessive per alcuni client di posta. Vedere: Esecuzione di cicli di report.

Nota: Il risultato finale di un'email con oggetti incorporati può differire a seconda dei client di posta e delle autorizzazioni del destinatario. Alcuni sistemi bloccano automaticamente le immagini o le mostrano come allegati.

La procedura per creare email con oggetti incorporati è simile a quella appena descritta, con alcune eccezioni.

Procedere come segue:

  1. Selezionare Attività, quindi selezionare Attività di pubblicazione.
  2. Scegliere un'attività di pubblicazione esistente o crearne una nuova.
  3. Fare clic su Report nel menu principale dell'attività.
  4. Fare clic su Aggiungi report sul lato destro.
    1. Selezionare un report nell'elenco a discesa Scegli report. È necessario selezionare un report HTML o QlikEntity.
    2. Il Nome amichevole è il nome del file visto dai destinatari. Può essere personalizzato.
    3. Selezionare un Formato di output.
      • Per i report HTML: selezionare HTML o HTM.
      • Per i report QlikEntity: selezionare JPEG o PNG.
    4. Utilizzare Qualità per impostare la risoluzione delle immagini.
    5. Lasciare la casella di controllo Allega all'email selezionata se si desidera inviare il report anche come allegato email. È consigliabile disabilitarla se si inserisce un report di grandi dimensioni direttamente nel corpo dell'email.
    6. Verificare che la casella di controllo Abilitato sia selezionata.
    7. Fare clic su Aggiungi report per confermare.
  5. Fare clic su Messaggio email nel menu principale dell'attività.
    1. Compilare i campi come prima descritto. Selezionare HTML come Formato.
    2. Fare clic nel punto del corpo dell'email dove si desidera inserire il report. Fare clic sul pulsante Report.
    3. Sotto Incorpora report fare clic sul report desiderato. La schermata mostrerà soltanto i report compatibili.

      Nell'email sarà visualizzata una stringa di codice. Quando l'email verrà inviata, la stringa sarà visualizzata come immagine o HTML/HTM. Non è possibile formattare la stringa con gli strumenti di formattazione dell'email. Ad esempio, non è possibile usare il pulsante Centra per centrare un'immagine QlikEntity .jpeg.

    4. Per incorporare il nome del report, fare nuovamente clic sul pulsante Report, quindi fare clic su Incorpora nome report.

      Nell'email sarà visualizzata una stringa di codice. La stringa sarà sostituita dal nome del report.

    5. In Allegati le opzioni sono le stesse descritte in precedenza.
    6. Fare clic su Salva.

A questo punto, nel menu Panoramica è possibile fare clic sul pulsante Esegui ora per pubblicare il report.

Invio di email in caso di mancata generazione dei report

Per impostazione predefinita, se la generazione dei report non riesce, i destinatari continuano a ricevere email pianificate. Invece del report, gli utenti vedono un messaggio di errore e istruzioni per contattare un amministratore. Gli amministratori possono disabilitare questo comportamento per evitare l'invio delle email quando i report non vengono generati. La mancata generazione dei report viene visualizzata come errore nei file di registro.

Se si disabilita questo comportamento, le email verranno comunque inviate se almeno un report viene correttamente generato.

Ad esempio:

Si supponga di avere 3 utenti in un'unica attività. Per ogni utente, l'attività ha 2 report, i quali vengono inviati tramite email.

  • Utente A: generazione dei report riuscita.
  • Utente B: errore di generazione di un report.
  • Utente C: nessun report generato.

In questo caso:

  • L'utente A riceve l'email con i due allegati.
  • L'utente B riceve l'email con un solo allegato. Non vi sarà alcun riferimento al report non generato.
  • L'utente C non riceve alcuna email.

Procedere come segue:

  1. Nel menu principale passare ad Amministratore > Impostazioni.
  2. Fare clic sul pulsante Attività.
  3. In Errori di distribuzione email passare a Quando un'attività di pubblicazione non genera uno o più report. Scegliere una delle opzioni seguenti:
    • I destinatari riceveranno i report generati, con un messaggio che elenca i report non generati

    • I destinatari riceveranno i report generati, senza messaggi di errore

      Nota: Se non viene generato alcun report, i destinatari non riceveranno un'email.
  4. Fare clic su Aggiorna.