Distribution de rapports par e-mail

Vous pouvez distribuer tous les types de rapport sous forme de pièce jointe d'e-mail.

Il est possible d'incorporer directement les rapports HTML et les rapports sur les entités Qlik dans le corps des e-mails. Autrement dit, les utilisateurs peuvent rapidement passer en revue votre rapport sans devoir télécharger et ouvrir une pièce jointe. Vous pouvez, par ailleurs, incorporer un récapitulatif de vos données dans le corps du message et inclure le rapport complet sous forme de pièce jointe.

Remarque: Vous devez configurer votre serveur de messagerie SMTP afin qu'il envoie les e-mails à partir de Qlik NPrinting. Voir : Configuration du serveur SMTP.

Création d'un message électronique

Vous avez la possibilité de personnaliser les e-mails envoyés aux utilisateurs et aux groupes. Vous pouvez inclure du texte dynamique au moyen de balises.

Procédez comme suit :

  1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Tâches, puis choisissez Tâches de publication.
  2. Choisissez une tâche de publication existante ou créez-en une nouvelle.
  3. Cliquez sur Rapports dans le menu principal des tâches.
  4. Cliquez sur Ajouter un rapport à droite.
    1. Sélectionnez un rapport dans la liste déroulante Choisir un rapport.
    2. Laissez tel quel le Nom convivial proposé.

    3. Sélectionnez un type sous Format de sortie. La liste déroulante affiche uniquement les formats compatibles avec le type de rapport sélectionné.
    4. Utilisez l'option Qualité pour définir la résolution des images.
    5. Laissez la case à cocher Joindre à l'e-mail sélectionnée.

      Avertissement: Par défaut, Qlik NPrinting joint tous les rapports aux messages électroniques, y compris ceux pour lesquels l'option Joindre à l'e-mail est désactivée. Pour obliger Qlik NPrinting à ne joindre au message que les rapports dont la case Joindre à l'e-mail est cochée, sélectionnez Choisir les pièces jointes dans la liste déroulante Pièces jointes disponible sous l'onglet E-mail.
    6. Laissez la case à cocher Activé sélectionnée.

      Si vous désactivez cette case, le rapport sera ajouté, mais il sera ignoré par le planificateur.

    7. Cliquez sur Ajouter un rapport pour confirmer l'opération.
  5. Cliquez sur Message électronique dans le menu principal des tâches.
    1. Dans la zone De, sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Utilisateur : sélectionnez l'adresse e-mail de l'expéditeur dans la liste déroulante. Vous pouvez également utiliser la zone de recherche pour filtrer la liste.
      • Personnaliser : saisissez une adresse e-mail valide.

        Remarque:

        Si vous souhaitez configurer des adresses d'expéditeur personnalisées, vérifiez que les paramètres du serveur SMTP autorisent les utilisateurs à envoyer des e-mails à partir d'autres adresses e-mail que celle qui leur a été attribuée.

    2. Dans la liste déroulante À, vous pouvez décider d'envoyer les e-mails aux Utilisateurs sélectionnés ou aux Utilisateurs sélectionnés et Cc/Cci. Les adresses e-mail des destinataires mis en Cc/Cci doivent être saisies manuellement et séparées par des points-virgules.
    3. Renseignez le champ Objet.
    4. Sous Format de l'e-mail, cliquez sur le type HTML, qui prend en charge le texte mis en forme, ou sur le type Texte.

      Si vous souhaitez ajouter des balises afin de créer du texte dynamique ou incorporer des rapports HTML et des rapports sur les entités Qlik, sélectionnez HTML.

    5. Dans la section Corps, en plus des outils de mise en forme, vous trouverez les options suivantes :
      • Basculer HTML/texte enrichi : permet d'alterner entre l'éditeur HTML et l'éditeur de texte enrichi.
      • Insérer une image : permet d'insérer une image dans le texte de l'e-mail. Vous pouvez uniquement insérer une image sous forme d'adresse URL.
      • Insérer/éditer un lien : permet d'insérer une adresse URL dans le texte de l'e-mail.
    6. Cliquez sur Utilisateurs pour insérer une balise utilisateur dynamique, puis sélectionnez l'une des balises disponibles dans la liste. La balise sélectionnée, par exemple %%User_Company%%, est automatiquement insérée dans le corps du message et remplacée par la valeur appropriée, comme le nom de l'entreprise du destinataire, au cours de la génération de l'e-mail.
      Conseil: Vous pouvez également insérer des balises utilisateur dans l'objet de l'e-mail. Une fois que vous avez sélectionné la balise utilisateur souhaitée, telle que %%User_Company%%, il vous suffit de la copier dans le champ de l'objet à partir du corps du message.
    7. Cliquez sur Rapports pour insérer une balise de nom de rapport dynamique, puis sélectionnez l'une des balises disponibles sous Incorporer les rapports ou Incorporer les noms des rapports. La balise sélectionnée est automatiquement insérée dans le corps du message et remplacée par la valeur appropriée au cours de la génération de l'e-mail.
    8. Conseil: Vous pouvez également insérer des balises de nom de rapport dans l'objet de l'e-mail. Une fois que vous avez sélectionné la balise de rapport souhaitée, il vous suffit de la copier dans le champ de l'objet à partir du corps du message.
    9. Dans la liste déroulante Pièces jointes, vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
      • Tous les rapports joints
      • Aucun rapport joint
      • Choisir les pièces jointes

        Si vous sélectionnez Choisir les pièces jointes, cliquez sur le trombone à gauche afin de sélectionner les pièces jointes à inclure. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer. La liste des pièces jointes incluses s'affiche en bas.

        Remarque: Certains fournisseurs SMTP imposent des limites de taille aux pièces jointes des e-mails. La taille maximale autorisée varie d'un fournisseur à l'autre. Si la taille du fichier joint dépasse la limite définie par le fournisseur SMTP, le message électronique n'est pas remis et un avertissement est consigné dans les journaux NPrinting.
        Avertissement: En raison des limitations des systèmes de fichiers Windows, Qlik NPrinting n'envoie pas les pièces jointes des e-mails dont le nom de fichier comprend plus de 255 caractères. Si son nom est trop long, le fichier n'est pas joint à l'e-mail et un message répertoriant les rapports n'ayant pas pu être générés est ajouté au texte de l'e-mail. Le message d'erreur suivant est ajouté dans les journaux NPrinting : « Path with value name is exceeding windows limitations, the fully qualified file name must be less than 260 characters. » (Le chemin incluant le nom de la valeur dépasse les limitations de Windows, le nom du fichier complet doit comporter moins de 260 caractères.)
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Dans le menu Vue d'ensemble qui s'affiche à présent, vous pouvez cliquer sur le bouton Exécuter maintenant afin de publier votre rapport.

Incorporation de rapports HTML et sur les entités Qlik dans les e-mails

Vous pouvez incorporer des rapports HTML et sur les entités Qlik directement dans les e-mails. Le même rapport peut être incorporé plusieurs fois. Par exemple, il peut s'avérer intéressant d'incorporer un rapport aux formats .jpg et .png, selon différents niveaux PPP.

Il est possible d'incorporer des cycles de rapports dans les e-mails. Cependant, la fonction de cycle peut entraîner la création de nombreux rapports, dont l'incorporation risque d'augmenter la taille de l'e-mail au point de dépasser la limite de certains clients de messagerie. Voir : Définition de cycles de rapports.

Remarque: La sortie finale d'un e-mail comprenant des objets incorporés varie en fonction des clients de messagerie et des autorisations du destinataire. Certains systèmes bloquent automatiquement les images ou affichent celles-ci en tant que pièces jointes.

La procédure de création d'e-mails comportant des objets incorporés est similaire à celle décrite ci-dessus, à quelques exceptions près.

Procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Tâches, puis choisissez Tâches de publication.
  2. Choisissez une tâche de publication existante ou créez-en une nouvelle.
  3. Cliquez sur Rapports dans le menu principal des tâches.
  4. Cliquez sur Ajouter un rapport à droite.
    1. Sélectionnez un rapport dans la liste déroulante Choisir un rapport. Vous devez sélectionner un rapport HTML ou un rapport sur les entités Qlik.
    2. Laissez tel quel le Nom convivial proposé.
    3. Sélectionnez un type sous Format de sortie.
      • Pour les rapports HTML : sélectionnez HTML ou HTM.
      • Pour les rapports sur les entités Qlik : sélectionnez JPEG ou PNG.
    4. Utilisez l'option Qualité pour définir la résolution des images.
    5. Laissez la case Joindre à l'e-mail cochée si vous souhaitez envoyer ce rapport en tant que pièce jointe électronique. Vous souhaiterez peut-être la désactiver si vous incorporez un rapport volumineux directement dans le corps du message.
    6. Laissez la case à cocher Activé sélectionnée.
    7. Cliquez sur Ajouter un rapport pour confirmer l'opération.
  5. Cliquez sur Message électronique dans le menu principal des tâches.
    1. Renseignez les mêmes champs que précédemment. Assurez-vous de sélectionner HTML sous Format.
    2. Dans le corps du message, cliquez à l'emplacement où vous souhaitez incorporer le rapport. Cliquez sur le bouton Rapports.
    3. Sous Incorporer des rapports, cliquez sur le rapport souhaité. Cet écran affiche uniquement les rapports compatibles.

      Une chaîne de code est visible dans l'e-mail. Elle s'affiche sous forme d'image ou de code HTML/HTM lorsque l'e-mail est envoyé. Vous ne pouvez pas mettre en forme cette chaîne à l'aide des outils de mise en forme de la messagerie. Par exemple, il n'est pas possible d'utiliser le bouton Centrer pour centrer une entité Qlik .jpeg.

    4. Pour incorporer uniquement le nom du rapport, cliquez à nouveau sur le bouton Rapports, puis sur Incorporer le nom du rapport.

      Une chaîne de code est visible dans l'e-mail. Elle sera remplacée par le nom du rapport.

    5. Dans la liste déroulante Pièces jointes, vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
      • Tous les rapports joints
      • Aucun rapport joint
      • Choisir les pièces jointes

        Si vous sélectionnez Choisir les pièces jointes, cliquez sur le trombone à gauche afin de sélectionner les pièces jointes à inclure. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer. La liste des pièces jointes incluses s'affiche en bas.

    6. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Dans le menu Vue d'ensemble qui s'affiche à présent, vous pouvez cliquer sur le bouton Exécuter maintenant afin de publier votre rapport.